Rozchody RW - rejestr zatwierdzonych rozchodów wewnętrznych i ich kontrola

Rejestr Rozchody RW gromadzi zatwierdzone dokumenty rozchodu wewnętrznego. Każdy wiersz to zmniejszenie stanu bez sprzedaży i bez faktury, uzasadnione powodem wybranym z listy. Przy kontroli magazynu to jeden z pierwszych rejestrów do przejrzenia, bo w jednym miejscu widać straty i zużycie własne.

Pasek ma przyciski Dopisz, Podgląd, Dokumenty, Pobierz plik, Podpis, Usługi i Wydruk - zatwierdzonego rozchodu nie da się tu edytować ani usunąć. Numery mają format RRRR-MM-NNNNN-RW, a lista jest posortowana malejąco po numerze. Filtr kolumny Podpis otwiera kalendarz, a myślnik w tej kolumnie oznacza dokument bez podpisu. Kolumna Powód, widoczna po przewinięciu tabeli w prawo, podaje przyczynę każdego rozchodu.

Rejestr RW w obiegu dokumentów

Zatwierdzenie RW - numer i skutek w stanie

• Numer - RRRR-MM-NNNNN-RW, nadawany wyłącznie przy zatwierdzeniu. Rok i miesiąc pochodzą z daty dokumentu wybranej w formularzu, a pięciocyfrowy licznik jest miesięczny i osobny dla rozchodów RW.
• Stan - stan zatwierdzony spada w chwili zatwierdzenia. Stan dostępny był pomniejszony już wcześniej, gdy pozycje leżały w buforze.
• Blokada zmian - zatwierdzonego dokumentu nie da się zmienić; pasek rejestru nie ma przycisków Edycja ani Usuń, a storno wydania nie obejmuje RW.
• Dziennik zdarzeń - dokument ma własny dziennik, który rejestruje między innymi wysyłkę e-mailem, archiwizację wydruku i usunięcie załącznika.

Zmiana statusu zamiast przenoszenia. Zatwierdzenie nie przenosi pozycji rozchodu do innej tabeli. Zmienia ich status z roboczego na zatwierdzony i wpisuje numer z licznika, a od tej chwili widoki stanu zatwierdzonego liczą te pozycje, zaś rejestr bufora przestaje je pokazywać. Rekordy RW nie są też fizycznie kasowane: dokument usunięty z bufora zostaje w bazie z oznaczeniem usunięcia.

Kolumny rejestru

Pasek narzędzi

Blok Rozchody wewnętrzne w menu Wydania prowadzi do czterech pozycji: nowego rozchodu, bufora z licznikiem dokumentów roboczych, rejestru zatwierdzonych rozchodów i zestawienia pozycji. Storno wydania w bloku Inne działania nie obejmuje RW - transakcja listuje wyłącznie zatwierdzone wydania WZ i WZB z ostatnich 5 dni. Opis wszystkich pozycji menu zawiera strona menu Wydania w sekcji MAGAZYN.

Korekta błędnego rozchodu

Zatwierdzonego RW nie da się edytować ani wystornować. Błąd odwraca się dokumentem przeciwnym: przyjęciem wewnętrznym PW, które przywraca towar na stan. Oba dokumenty zostają w ewidencji, więc kontroler widzi zarówno pomyłkę, jak i jej naprawę.

1. Odszukaj błędny dokument w rejestrze i zapisz jego numer oraz pozycje z karty Podgląd.
2. Wystaw przyjęcie wewnętrzne PW na ten sam asortyment i ilość, do właściwej lokalizacji, z powodem opisującym korektę.
3. W uwagach PW wpisz numer korygowanego rozchodu RW, a potem zatwierdź PW - towar wróci na stan.
4. Do dokumentu RW dodaj notatkę z numerem PW poleceniem Uwagi i notatki z menu Więcej; notatkę da się dodać także do dokumentu zatwierdzonego.

Storno tylko dla wydań zewnętrznych. Błędne wydanie WZ albo WZB koryguje się stornem wydania, a nie ręcznie wystawionym PW. Tylko storno oznacza dokument źródłowy statusem Wystornowany i wiąże go z korektą. Dla rozchodu RW takiego mechanizmu nie ma, dlatego powiązanie RW z korygującym PW trzeba zapisać samodzielnie w uwagach i notatkach.

Rejestr RW przy kontroli i analizie strat

Rozchody wewnętrzne zdejmują towar ze stanu bez faktury, więc każdy dokument musi mieć czytelne uzasadnienie: powód, numer dokumentu wewnętrznego albo opis w uwagach. Kontrola zaczyna się od zawężenia rejestru do okresu i wyszukania dokumentów z myślnikiem w kolumnie Nr dokumentu wewnętrznego.

Okno Grupuj i podsumuj z grupą Powód pokazuje strukturę przyczyn - jaką część rozchodów stanowi zużycie, a jaką likwidacje. Przewaga likwidacji towaru przeterminowanego zwykle wskazuje problem z rotacją zapasu, a nie z samym magazynem. Grupa Kontrahent pokazuje, u którego klienta magazynu 3PL rozchodów jest najwięcej, co daje dane do rozmowy o warunkach składowania. Opis okna zawiera strona grupowanie i sumowanie danych w tabeli, a dobór mierników dla magazynu - artykuł o wskaźnikach KPI w systemie WMS.

Sumy w stopce tabeli liczy serwer funkcjami agregującymi Transact-SQL - SUM, AVG albo COUNT - dla całego przefiltrowanego zbioru, nie tylko dla bieżącej strony. Eksport do Excela zachowuje filtry i widoczne kolumny, obejmuje do 50 000 wierszy i zostawia wpis w dzienniku zdarzeń, co opisuje strona eksport danych tabeli do Excela. Całą procedurę można przećwiczyć na danych przykładowych w bezpłatnym demo Studio WMS.net.