Artykuły w trakcie inwentaryzacji - kartoteki asortymentu objęte spisem
Rejestr pokazuje kartoteki asortymentu, które założenie arkusza spisu przełączyło w status inwentaryzacji. Obok indeksu i nazwy ma identyfikatory, po których komisja rozpoznaje towar przy regale, oraz przeliczniki opakowania zbiorczego i palety. Kierownik sprawdza tu przed liczeniem, czy kartoteki mają dane pozwalające policzyć towar bez przeliczania każdej sztuki.
Ekran ma w systemie tytuł Kartoteki magazynowe w trakcie inwentaryzacji. W bazie demonstracyjnej rejestr liczy 257 kartotek na 9 stronach po 30 wierszy. Wszystkie widoczne wiersze należą do jednego przykładowego kontrahenta - tego, dla którego w rejestrze arkuszy otwartych widać arkusz typu KTR. Kolumna J.m. pokazuje różne jednostki (SZT, OP, KG), a pasek narzędzi ma dwa przyciski: Podgląd i Odśwież.
Na tej stronie
Skąd kartoteka trafia na listę
Kartoteka asortymentu pojawia się w rejestrze, gdy założenie arkusza zmieni jej status z aktywnego na status inwentaryzacji, i znika przy zamknięciu arkusza. Liczba wierszy zależy od typu arkusza. Arkusz ASO obejmuje jedną kartotekę, a zaznaczenie kilku asortymentów w kreatorze daje kilka arkuszy i kilka wierszy. Arkusz KTR obejmuje kartoteki towaru jednego kontrahenta, więc przy dużym kliencie magazynu 3PL lista liczy setki pozycji. Typy arkuszy opisuje rejestr inwentaryzacji otwartych.
Kartoteka w jednym magazynie. Kartoteka asortymentu jest w bazie zakładana osobno dla każdego magazynu i oddziału - pilnuje tego unikalny indeks bazy SQL Server obejmujący symbol asortymentu wraz z magazynem i oddziałem. Status inwentaryzacji zmienia więc kartotekę w magazynie objętym spisem, a kartoteka tego samego asortymentu w innym magazynie firmy ma własny status.
Kolumny rejestru
| Kolumna | Zawartość | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Indeks magazynowy | Symbol kartoteki (SKU). | Filtr zawęża listę do jednego towaru. |
| Nazwa | Nazwa towaru z kartoteki. | Rozpoznanie towaru przez osoby spoza magazynu. |
| J.m. | Jednostka miary, np. SZT, OP albo KG. | W tej jednostce komisja wpisuje ilość faktyczną. |
| Numer artykułu | Numer artykułu zapisany w kartotece. | Identyfikacja towaru po oznaczeniu na opakowaniu. |
| Numer SAP | Drugi indeks towaru, zwykle z systemu ERP. | Uzgodnienie wyniku spisu z systemem nadrzędnym. |
| EAN | Kod kreskowy towaru. | Skanowanie przy regale. |
| Kontrahent | Właściciel towaru z kartoteki. | Filtr oddziela kartoteki arkusza KTR od pozostałych. |
| Grupa towarowa | Symbol grupy z kartoteki. | Grupowanie dzieli pracę między zespoły według kategorii. |
| Ilość w op. zbiorczym | Liczba jednostek w opakowaniu zbiorczym. | Liczenie pełnymi kartonami. |
| Ilość na palecie | Liczba jednostek na pełnej palecie. | Liczenie pełnych, nierozpakowanych palet. |
| Waga jedn. netto | Masa netto jednostki. | Liczenie wagowe drobnego towaru. |
| Nr referencyjny | Identyfikator techniczny kartoteki. | Zgłoszenia serwisowe i integracje. |
Zrzut pokazuje kolumny do Ilości na palecie. Waga jedn. netto i Nr referencyjny są dalej, po przewinięciu tabeli w prawo. Rejestr jest podglądem: przeliczniki i identyfikatory uzupełnia się w kartotece asortymentu.
Formularz ma trzy zakładki: Dane ewidencyjne, Dane uzupełniające i Inne. Na pierwszej leżą identyfikatory widoczne potem w rejestrze spisu - numer artykułu, numer SAP i EAN - oraz jednostka miary, w której system prowadzi stan. Pola z gwiazdką są wymagane, a wskaźnik Wymagane nad formularzem pokazuje, ile z nich już wypełniono. EAN nie jest polem wymaganym, więc część kartotek może go nie mieć - komisja nie rozpozna wtedy towaru skanem i szuka go po indeksie.
Przeliczniki opakowań przy liczeniu
Komisja nie musi liczyć każdej sztuki osobno. Przy regale korzysta z przeliczników zapisanych w kartotece, a do arkusza wpisuje wynik w jednostce kartoteki. Tabela zestawia typowe sytuacje z danymi, których wymagają.
| Sytuacja przy regale | Dane z rejestru | Sposób liczenia |
|---|---|---|
| Pełne kartony jednego towaru | Ilość w op. zbiorczym | Liczba kartonów razy zawartość kartonu plus jednostki luzem. |
| Pełna, nierozpakowana paleta jednorodna | Ilość na palecie | Liczba palet razy ilość na palecie; paletę napoczętą liczy się osobno. |
| Drobny towar w dużej liczbie | Waga jedn. netto | Masa netto partii podzielona przez masę jednostki i sprawdzona przeliczeniem próbki. |
| Brak przelicznika w kartotece | pusta kolumna | Liczenie w jednostce kartoteki; po spisie uzupełnienie przelicznika. |
Jednostka ilości faktycznej. Różnica pozycji powstaje z odjęcia ilości systemowej od policzonej, więc obie liczby muszą być w tej samej jednostce - tej z kolumny J.m. Wpisanie liczby kartonów przy kartotece prowadzonej w sztukach da przy zamknięciu arkusza dokument niedoboru RI na brakujące sztuki, choć towar stoi na miejscu. Taki niedobór trafi do rejestru niedoborów inwentaryzacyjnych jako zatwierdzony dokument.
Kod na kartonie zbiorczym zwykle nie jest tym samym kodem co EAN sztuki. W standardzie GS1 każdy poziom opakowania, który jest przedmiotem handlu, ma własny numer GTIN, więc komisja skanująca karton może nie trafić w kod z kartoteki. Wtedy identyfikuje towar po indeksie albo numerze artykułu. Liczenie na terminalu opisuje strona inwentaryzacja na kolektorze Android.
Pasek narzędzi i podgląd kartoteki
Pasek ma dwa przyciski. Podgląd otwiera kartę asortymentu z danymi ewidencyjnymi, a Odśwież pobiera listę ponownie. Tabela nie odświeża się sama, więc kartoteki z zamkniętego arkusza znikają z listy dopiero po odświeżeniu. Wpisane ilości faktyczne rejestr nie pokazuje - są w pozycjach w trakcie inwentaryzacji, w rozbiciu na pozycje arkusza.
Typowe sytuacje
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Lista liczy setki kartotek, choć otwarto kilka arkuszy | Arkusz KTR obejmuje kartoteki całego kontrahenta. | Filtrem kolumny Kontrahent oddzielić kartoteki arkusza KTR od pozostałych. |
| Komisja nie znajduje towaru po skanie kartonu | Kod na kartonie zbiorczym jest innym numerem GTIN niż EAN w kartotece. | Identyfikować towar po indeksie albo numerze artykułu. |
| Pusty przelicznik opakowania | Kartoteka nie ma zapisanej zawartości kartonu albo palety. | Liczyć w jednostce kartoteki; po spisie uzupełnić przelicznik. |
| Kartoteka została na liście po zamknięciu arkusza | Tabela nie odświeżyła się. | Wybrać Odśwież. |
| Ten sam symbol w innym magazynie pracuje normalnie | Kartoteka jest osobna dla każdego magazynu i oddziału. | Nic nie zmieniać - status dotyczy kartoteki w magazynie objętym spisem. |
Analiza listy przed liczeniem
Sortowanie rosnąco po kolumnie Ilość w op. zbiorczym wyciąga na górę kartoteki z pustym albo zerowym przelicznikiem. Te braki komisja obejdzie liczeniem w jednostkach kartoteki, a przed kolejnym spisem trzeba je uzupełnić. Grupowanie po kolumnie Grupa towarowa w oknie Analiza danych dzieli kartoteki między zespoły według kategorii towaru.
Listę dla komisji przygotowuje się eksportem: serwer tworzy plik XLSX z tymi samymi filtrami i sortowaniem co na ekranie, tylko z widocznymi kolumnami - szczegóły opisuje strona eksport tabeli do Excela. Uzupełnienie kodów EAN i przeliczników w kartotekach przy starcie systemu należy do migracji danych, opisanej na stronie etapy wdrożenia systemu WMS.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: przygotuj dla komisji ściągę przeliczników towaru objętego spisem
Uczeń przygotowuje dane, bez których zespół spisowy liczyłby każdą sztukę osobno. Rola w demo: kierownik magazynu. Czas: około 15 minut.
- W bezpłatnym demo Studio WMS.net wybierz rolę kierownika i otwórz MAGAZYN, Inwentaryzacja, Artykuły w trakcie inwentaryzacji.
- Posortuj tabelę rosnąco po kolumnie Ilość w op. zbiorczym i zapisz, ile kartotek nie ma przelicznika.
- Wybierz pięć kartotek z przelicznikiem i wypisz ich indeks, jednostkę miary, zawartość kartonu i ilość na palecie.
- Dla każdej z nich policz na kartce wynik dla 7 pełnych kartonów i 3 jednostek luzem - jaką liczbę wpiszesz do arkusza?
- Znajdź kartotekę z jednostką KG i opisz, jak zespół ustali jej ilość faktyczną.
Pytanie kontrolne. Co się stanie przy zamknięciu arkusza, jeśli komisja wpisze liczbę kartonów zamiast liczby sztuk dla kartoteki prowadzonej w sztukach?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "stosuje systemy informatyczne w procesie magazynowania" z kwalifikacji SPL.01 Obsługa magazynów (jednostka SPL.01.5), w tym kryterium "obsługuje programy magazynowe". Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo WMS na zajęciach z gospodarki magazynowej.
Najczęstsze pytania
Dlaczego lista liczy setki kartotek, choć otwarto kilka arkuszy?
Arkusz typu KTR obejmuje kartoteki towaru całego kontrahenta. Filtr kolumny Kontrahent pokaże, ile wierszy wnosi taki arkusz, a ile arkusze asortymentowe.
W jakiej jednostce komisja wpisuje ilość faktyczną?
W jednostce miary kartoteki z kolumny J.m. Różnica pozycji powstaje z odjęcia ilości systemowej od policzonej, więc liczba kartonów wpisana przy kartotece prowadzonej w sztukach da fałszywy niedobór.
Czy kartoteka tego samego towaru w innym magazynie też jest objęta spisem?
Nie. Kartoteka asortymentu istnieje osobno dla każdego magazynu i oddziału, a status inwentaryzacji zmienia się tylko w magazynie, w którym założono arkusz.
Do czego służy kolumna Waga jedn. netto?
Pozwala policzyć drobny towar wagowo: masę netto partii dzieli się przez masę jednostki. Z masy brutto na wadze trzeba wcześniej odjąć tarę, czyli opakowanie i nośnik.
Kiedy kartoteka wraca do statusu aktywnego?
W chwili zamknięcia arkusza, w tej samej transakcji, która tworzy dokumenty PI i RI. Na liście zmiana będzie widoczna po odświeżeniu tabeli.
Słownik pojęć
- Kartoteka asortymentu
- Rekord towaru w magazynie i oddziale z indeksem, nazwą, jednostką miary oraz identyfikatorami i przelicznikami opakowań.
- Status inwentaryzacji kartoteki
- Status nadawany kartotece objętej otwartym arkuszem spisu i zdejmowany przy zamknięciu arkusza.
- Opakowanie zbiorcze
- Karton albo zgrzewka z określoną liczbą jednostek; jego zawartość podaje kolumna Ilość w op. zbiorczym.
- Liczenie wagowe
- Ustalanie ilości przez zważenie partii i podzielenie masy netto przez masę jednostki.
- Jednostka miary kartoteki
- Jednostka, w której system prowadzi stan i w której wpisuje się ilość faktyczną, np. SZT albo KG.
- GTIN
- Globalny numer jednostki handlowej GS1; kod EAN-13 na opakowaniu zapisuje numer GTIN-13 z cyfrą kontrolną.