Eksport danych kartotek - kartoteki i stany magazynowe w arkuszu Excel
Menu Eksport kartotek zapisuje do arkusza pełną zawartość kartotek i stany magazynu jednym poleceniem z menu. Z tych plików korzysta się przy uzgodnieniach z systemem ERP, przy przeglądzie jakości danych przed inwentaryzacją albo przy analizach w Excelu, których nie ma w raportach systemu. Drugą drogą jest eksport z tabeli rejestru, który zapisuje dokładnie to, co pokazuje ekran.
Menu ma jeden blok, Eksport kartotek, z licznikiem sześciu pozycji w nagłówku. Trzy pierwsze pozycje dotyczą kartotek - asortymentu (WMS Kartoteki magazynowe), kontrahentów i lokalizacji - a trzy kolejne stanu magazynu. Każdą pozycję oznacza ikona pliku Excel. Nad blokiem działa wyszukiwarka pozycji oraz przełącznik liczby kolumn kafli.
Na tej stronie
- Sześć zestawień w menu eksportu kartotek
- Kolumny pliku z kartotekami asortymentu
- Eksport z tabeli rejestru - Excel i CSV
- Uprawnienia i ochrona danych przy eksporcie
- Który stan trafia do pliku
- Analiza wyeksportowanych plików - przykłady
- Ćwiczenie: wyeksportuj stany szczegółowe i znajdź partie z najkrótszym terminem
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Sześć zestawień w menu eksportu kartotek
| Pozycja menu | Zawartość pliku | Typowe zastosowanie |
|---|---|---|
| WMS Kartoteki magazynowe | Kartoteki asortymentu ze wszystkimi danymi, jeden wiersz na kartotekę. | Uzgodnienie kartotek z systemem ERP, kontrola kompletności danych logistycznych. |
| WMS Kartoteki kontrahenci | Dane kartotek kontrahentów. | Porównanie danych firm z systemem finansowo-księgowym. |
| WMS Lokalizacje | Dane kartoteki lokalizacji. | Przegląd struktury magazynu i porównanie z planem hali. |
| Stany magazynowe | Indeks i nazwa artykułu, stan, magazyn, oddział. | Zestawienie zapasu dla zarządu albo księgowości. |
| Stany magazynowe szczegółowo | Stany asortymentu z terminami ważności, datami produkcji i kodami kreskowymi. | Kontrola terminów przydatności poza raportami systemu. |
| Miejsca składowania | Dane miejsc składowania asortymentu. | Zestawienie towaru według lokalizacji. |
Pliki z kartotekami są punktem wyjścia do uzgodnień z systemem nadrzędnym: indeks magazynowy i numer SAP pozwalają połączyć wiersze obu systemów, a różnice pokazują kartoteki założone tylko po jednej stronie. Sposoby stałej wymiany danych opisuje strona API i integracje Studio WMS.net.
Kolumny pliku z kartotekami asortymentu
Plik z kartotekami asortymentu ma jeden wiersz na kartotekę, a jego kolumny odpowiadają polom opisanym na stronie formularz kartoteki asortymentu.
| Grupa | Kolumny | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Identyfikacja | Indeks magazynowy, Numer artykułu, Nr SAP, EAN | Klucze do połączenia pliku z danymi systemu ERP, np. funkcją wyszukiwania w Excelu. |
| Opis | Nazwa, Opis, Jednostka miary | Kontrola nazw i jednostek przed etykietowaniem towaru. |
| Powiązania | Kontrahent, Dostawca, Producent | Podział kartotek według właściciela towaru. |
| Status | Aktywne | Odfiltrowanie kartotek wycofanych. |
| Gabaryt | Wysokość, Szerokość, Długość (w cm), Objętość | Wyszukanie kartotek bez wymiarów, czyli z niepełnym opisem logistycznym. |
Eksport z tabeli rejestru - Excel i CSV
Rejestry kartotek mają też eksport z poziomu tabeli. Polecenie Eksport Excel leży w menu trzech kresek, w sekcji Funkcje uniwersalne, oraz w menu pod prawym przyciskiem myszy; Eksport CSV - w sekcji Siatka menu trzech kresek. Oba polecenia zapisują rekordy spełniające bieżący filtr, a nie tylko stronę widoczną na ekranie. Pełny opis funkcji zawiera strona eksport tabeli do Excela.
| Cecha | Eksport Excel (XLSX) | Eksport CSV |
|---|---|---|
| Gdzie powstaje plik | Na serwerze aplikacji. | W przeglądarce. |
| Zakres rekordów | Filtry i sortowanie z ekranu, w rejestrach dokumentów także przedział dat. | Cały przefiltrowany zbiór. |
| Postać danych | Kolumny widoczne na ekranie, w ich kolejności; daty i liczby zachowują typ. | Wartości w postaci z ekranu; separator średnik, kodowanie UTF-8 z BOM. |
| Limit | 50 000 wierszy; przy obcięciu system wyświetla komunikat. | 10 000 wierszy. |
| Po eksporcie | Plik pobiera się automatycznie, a eksport zapisuje wpis w dzienniku zdarzeń. | Plik zapisuje przeglądarka. |
Eksport po stronie serwera. Plik XLSX buduje serwer aplikacji z tymi samymi filtrami i sortowaniem, które baza SQL Server stosuje do tabeli, dlatego obejmuje wszystkie strony przefiltrowanego rejestru. Skoroszyt zapisuje się w formacie Office Open XML, w którym daty i liczby zachowują swój typ. CSV jest zwykłym tekstem: plik z tabeli używa średnika, zgodnie z polskimi ustawieniami Excela, podczas gdy specyfikacja CSV w RFC 4180 opisuje wariant z przecinkiem.
W bazie demonstracyjnej rejestr ma 1826 kartotek na 61 stronach po 30 wierszy. Eksport do Excela obejmie wszystkie przefiltrowane rekordy, ale kolumny ukryte w oknie Kolumny... nie trafią do pliku XLSX - przed eksportem ustawia się więc widok z potrzebnymi kolumnami. Menu trzech kresek otwiera przycisk na lewym końcu paska narzędzi, przed przyciskiem Dopisz.
Uprawnienia i ochrona danych przy eksporcie
Eksport przenosi dane poza kontrolę systemu, dlatego w Studio WMS.net jest uprawnieniem konta, a nie funkcją dostępną dla każdego użytkownika. Dotyczy to zwłaszcza kartotek kontrahentów i pracowników.
Dane poza systemem. Plik zapisany na dysku nie podlega już uprawnieniom Studio WMS.net. Prawo do eksportu administrator nadaje jako osobną flagę konta - opisuje to strona uprawnienia użytkowników - a eksport do Excela zostawia wpis w dzienniku zdarzeń. Kartoteki kontrahentów mogą zawierać telefony i adresy e-mail osób kontaktowych, więc do takich plików stosuje się zasady RODO - rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
Który stan trafia do pliku
Studio WMS.net nie przechowuje stanu w osobnej tabeli - liczy go z pozycji dokumentów magazynowych. Rozróżnia przy tym dwa stany, o których trzeba pamiętać przy porównywaniu plików z innymi zestawieniami.
| Stan | Co liczy | Kiedy spada po wydaniu |
|---|---|---|
| Stan zatwierdzony | Tylko pozycje dokumentów zatwierdzonych. | Przy zatwierdzeniu dokumentu wydania. |
| Stan dostępny | Przychody zatwierdzone, rozchody już od zapisu w buforze. | Przy zapisie pozycji wydania w buforze. |
Jeśli suma jednego indeksu w pliku stanów różni się od ilości w innym zestawieniu, pierwszym podejrzanym są wydania zapisane w buforze: pomniejszają stan dostępny, ale jeszcze nie zatwierdzony. Drugim - przyjęcia w buforze, które nie liczą się do żadnego z tych stanów, choć towar stoi już na regale.
Analiza wyeksportowanych plików - przykłady
| Pytanie | Plik | Jak w Excelu |
|---|---|---|
| Które kartoteki nie mają kodu EAN? | WMS Kartoteki magazynowe | Filtr pustych komórek w kolumnie EAN. |
| Którym towarom brakuje wymiarów? | WMS Kartoteki magazynowe | Filtr wartości zero w kolumnach wymiarów. |
| Ile adresów ma każda strefa? | WMS Lokalizacje | Tabela przestawna: wiersze według strefy, wartości jako liczba adresów. |
| Które partie tracą ważność w najbliższym miesiącu? | Stany magazynowe szczegółowo | Filtr dat w kolumnie terminu ważności. |
Gotowe analizy bez wychodzenia z systemu dają raporty magazynowe w sekcji INFORMACJE, np. terminy przydatności w przedziałach do 7, 30, 90 i 180 dni. Zestawienia dokumentów - według kontrahenta, towaru, partii albo palety - zapisuje do arkusza menu eksportu danych do Excela w sekcji INFORMACJE. Kiedy arkusz wystarcza, a kiedy lepiej przenieść pracę do systemu, omawia artykuł o Excelu w magazynie obok systemu WMS.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: wyeksportuj stany szczegółowe i znajdź partie z najkrótszym terminem
Uczeń kontroluje zapas na podstawie pliku z systemu i porównuje wynik z raportem. Eksport tylko odczytuje kartoteki i stany, więc ćwiczenie nie zmienia danych magazynowych we wspólnej bazie demo. Rola w demo: kierownik magazynu. Czas: około 15 minut.
- Otwórz bezpłatne demo Studio WMS.net w roli kierownika magazynu i przejdź do KARTOTEKI, Eksport kartotek.
- Uruchom pozycję Stany magazynowe szczegółowo i otwórz plik w arkuszu kalkulacyjnym.
- Posortuj arkusz po kolumnie terminu ważności rosnąco i wypisz pięć pozycji z najbliższą datą.
- W sekcji INFORMACJE otwórz raport Terminy przydatności (FEFO zbiorczo) i porównaj liczbę pozycji wygasających w ciągu 30 dni z wynikiem z arkusza.
- Pobierz plik WMS Lokalizacje, zbuduj tabelę przestawną z liczbą adresów według strefy i porównaj ją z grupowaniem kolumny Strefa w rejestrze KARTOTEKI, Lokalizacje.
Pytanie kontrolne. Dlaczego suma ilości jednego indeksu w pliku stanów może różnić się od ilości, którą magazynier widzi na liście stanów przy wydaniu?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "kontroluje stan majątku w magazynie i zapasów magazynowych" z kwalifikacji SPL.01 Obsługa magazynów (jednostka SPL.01.6). Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo WMS na zajęciach z gospodarki magazynowej.
Najczęstsze pytania
W jakim formacie powstają pliki eksportu?
Pozycje menu Eksport kartotek tworzą arkusz Excel. Z tabeli rejestru można zapisać plik XLSX, budowany na serwerze, do 50 000 wierszy, albo CSV, tworzony w przeglądarce, do 10 000 wierszy.
Czy eksport z tabeli uwzględnia ustawione filtry?
Tak. Eksport Excel stosuje filtry i sortowanie z ekranu, a w rejestrach dokumentów także przedział dat. Eksport CSV zapisuje cały przefiltrowany zbiór.
Dlaczego w pliku XLSX brakuje części kolumn rejestru?
Eksport do Excela zapisuje tylko kolumny widoczne na ekranie, w ich kolejności. Kolumny ukryte w oknie Kolumny... trzeba przed eksportem włączyć.
Kto może eksportować dane z tabel?
Użytkownik, któremu administrator nadał uprawnienie do eksportu. Flaga eksportu należy do uprawnień konta, obok m.in. drukowania raportów i grupowania.
Czy eksport zostawia ślad w systemie?
Tak. Eksport tabeli do Excela zapisuje wpis w dzienniku zdarzeń, więc da się ustalić, kto i kiedy pobrał dane.
Jak otworzyć plik CSV z polskimi znakami w Excelu?
Wystarczy go otworzyć dwukrotnym kliknięciem. Plik ma kodowanie UTF-8 ze znacznikiem BOM, który Excel rozpoznaje, a separator średnik odpowiada polskim ustawieniom regionalnym.
Słownik pojęć
- Eksport kartotek
- Menu sekcji KARTOTEKI z sześcioma zestawieniami, które zapisują do arkusza kartoteki i stany magazynu.
- XLSX
- Format skoroszytu Excel w standardzie Office Open XML, zachowujący typy danych, takie jak daty i liczby.
- CSV
- Tekstowy format tabeli z polami rozdzielonymi separatorem; eksport z tabeli Studio WMS.net używa średnika i kodowania UTF-8 z BOM.
- Stan zatwierdzony
- Ilość liczona wyłącznie z pozycji dokumentów zatwierdzonych.
- Stan dostępny
- Ilość, którą można wydać: przychody liczone od zatwierdzenia, rozchody już od zapisu w buforze.
- Dziennik zdarzeń
- Zapis czynności wykonanych na danych, m.in. eksportu tabeli do Excela, z loginem i czasem zdarzenia.
- Tabela przestawna
- Narzędzie Excela, które grupuje i sumuje wiersze arkusza według wybranych kolumn.