Grupowanie i sumowanie danych rejestru - okno analizy danych

Pytanie, ile sztuk czeka w buforze przyjęć albo który dostawca ma najwięcej otwartych zleceń, nie wymaga raportu ani arkusza. Przycisk Analiza danych na pasku rejestru sumuje kolumny liczbowe i grupuje wiersze według wybranej kolumny. Trzecie polecenie rysuje z tych samych danych szybki wykres. Wszystkie liczą cały przefiltrowany zbiór, nie tylko bieżącą stronę, a wynik otwiera się w osobnym oknie - tabela zostaje bez zmian.

Menu rozwija pierwsza z trzech ikon w prawej części paska narzędzi, oznaczona strzałką trendu; obok leżą ikona wyboru kolumn i ikona zapisu widoku. Pozycje Grupuj i podsumuj... oraz Szybki wykres... mają w nazwie wielokropek: przed obliczeniem wskazuje się kolumnę, według której powstaną grupy. Przycisk Analiza danych jest w rejestrach domyślnie włączony.

Polecenia okna analizy i ich wyniki

Każde polecenie odpowiada na inny rodzaj pytania. Sumowanie mówi, ile jest czegoś w całym zbiorze, grupowanie - jak ta ilość rozkłada się między kontrahentów albo dni, a wykres pokazuje ten rozkład w formie graficznej.

Wynik każdego okna zapiszesz do pliku CSV albo wydrukujesz. Wykres dodatkowo zapisuje się jako obraz PNG, który można wkleić do prezentacji albo raportu dla zarządu.

Zakres danych - cały przefiltrowany zbiór

Okno analizy nie ogranicza się do wierszy widocznych na ekranie. Liczy wszystkie wiersze, które spełniają filtry kolumn i przedział czasowy rejestru, także te z dalszych stron tabeli, najwyżej 20 000 wierszy. Przy większym rejestrze zawęź najpierw zakres, np. przedziałem Ten miesiąc zamiast Cały okres.

Najpierw filtr, potem analiza. Okno liczy dokładnie to, co przechodzi przez filtry i przedział czasowy. Suma uruchomiona bez zawężenia obejmie cały zakres dat rejestru - w rejestrze dokumentów domyślnie ostatnie 30 dni, a nie bieżący miesiąc. Przed odczytaniem wyniku sprawdź wiersz filtrów i selektor przedziału.

Filtry ustawisz w wierszu pod nagłówkami albo poleceniem Filtruj wg rekordu - zasady opisuje strona filtrowanie i sortowanie tabel. Kolejność wierszy nie ma dla analizy znaczenia, liczy się tylko ich zbiór.

W bazie demonstracyjnej rejestr ma 62 zlecenia na dwóch stronach po 50 wierszy. Kolumny tekstowe, takie jak Kontrahent albo Odpowiedzialny, wyznaczają grupy, a kolumny liczbowe - Liczba pozycji, Ilość ZPZ, Ilość PZ - dają sumy i średnie. Kolumna Realizacja pokazuje postęp każdego zlecenia paskiem, ale do porównań między dostawcami lepiej zsumować w grupach Ilość ZPZ i Ilość PZ, niż porównywać paski wiersz po wierszu. Rejestr opisuje strona zlecenia ZPZ oczekujące na realizację.

Podsumowania w stopce tabeli

Niezależnie od okna analizy część rejestrów ma zdefiniowane podsumowania w stopce, w formie Nagłówek kolumny: wartość. Są to agregaty SUM, AVG albo COUNT wybranych kolumn, obliczane przez serwer na całym przefiltrowanym zbiorze. Zmiana strony ich nie zmienia, zmiana filtra - tak.

Agregaty liczone w SQL Server. Podsumowanie stopki pochodzi z zapytania, które serwer wykonuje z tymi samymi warunkami filtrowania co tabela, ale bez podziału na strony. Funkcje SUM, AVG i COUNT działają w bazie danych, a SUM i AVG pomijają wartości puste (NULL) - średnia z kolumny, w której część wierszy jest pusta, dotyczy tylko wierszy wypełnionych. Opis funkcji zawiera dokumentacja funkcji agregujących T-SQL w Microsoft Learn.

Przykłady analiz w procesie magazynowym

Dobra analiza zaczyna się od pytania, na które odpowiedź ma zmienić decyzję, np. kogo dołożyć na rampę albo czy zmiana nadąża z zatwierdzaniem dokumentów.

Grupowanie po kolumnie z wieloma różnymi wartościami, np. po numerze dokumentu, daje tyle grup, ile jest wierszy, i niczego nie wyjaśnia. Dobra kolumna grupująca ma niewiele powtarzalnych wartości: kontrahent, osoba odpowiedzialna, magazyn, data. Liczba wypełnionych wartości z polecenia Sumuj kolumny liczbowe pomaga z kolei ocenić jakość danych: jeśli jest mniejsza od liczby wierszy, część dokumentów ma w tej kolumnie puste pole.

Ograniczenia okna analizy

• Brak grupowania w tabeli - wiersze rejestru zawsze tworzą listę płaską; grupy istnieją tylko w oknie analizy.
• Limit 20 000 wierszy - większy zbiór zawęź filtrem albo przedziałem czasowym przed uruchomieniem analizy.
• Najwyżej 20 grup na wykresie - przy większej liczbie kategorii zawęź filtr albo wybierz kolumnę o mniejszej liczbie wartości.
• Brak zapisu w systemie - wynik zachowasz jako CSV, obraz PNG albo wydruk; kolejne otwarcie okna liczy dane od nowa.

Plik XLSX z eksportu tabeli do Excela zawiera wiersze rejestru, a nie grupy. Wynik grupowania przenosi do arkusza zapis CSV z okna analizy. Uprawnienie do grupowania jest jedną z flag konta nadawanych przez administratora - jeśli polecenia brakuje, zajrzyj na stronę uprawnienia użytkowników Studio WMS.net.

Okno analizy a raporty sekcji INFORMACJE

Okno analizy odpowiada na doraźne pytania o dane jednego rejestru. Analizy cykliczne, porównywane z miesiąca na miesiąc, lepiej oprzeć na gotowych opracowaniach: raporty magazynowe w sekcji INFORMACJE mają stałe definicje, a pulpit informacyjny kierownika zbiera wskaźniki dnia z zatwierdzonych dokumentów. Wybór mierników dla magazynu omawia artykuł KPI w magazynie - wskaźniki warte pomiaru w WMS, a raportowanie w systemie - opracowanie wskaźniki KPI i raporty w systemie WMS.