Inwentaryzacje otwarte - arkusze spisu w toku i ich zamknięcie

Rejestr Inwentaryzacje otwarte pokazuje arkusze spisu, które założono, ale jeszcze nie zamknięto. Każdy wiersz oznacza fragment magazynu, dla którego system zapisał stan systemowy i przełączył kartoteki oraz lokalizacje w status inwentaryzacji. Kierownik pilnuje tu, żeby arkusz nie był otwarty dłużej, niż trwa liczenie, i stąd zamyka spis, zamieniając różnice w dokumenty PI i RI.

Ekran ma w systemie tytuł Inwentura bufor - rejestr, bo otwarty arkusz jest zapisem roboczym, tak jak dokument magazynowy przed zatwierdzeniem. W bazie demonstracyjnej rejestr zawiera pięć arkuszy z czerwca 2026 r.: trzy typu ASO oraz po jednym typu LOK i KTR. Kolumny zakresu - Lokalizacja, Kontrahent, Indeks artykułu i Nazwa artykułu - wypełniają się zależnie od typu, więc w każdym wierszu część z nich pokazuje myślnik. Rejestr nie ma filtra przedziału czasowego: widać w nim każdy otwarty arkusz, niezależnie od daty założenia.

Miejsce rejestru w obiegu arkusza

Obieg arkusza obejmuje pięć etapów, a każdy ma własny rejestr. Ten jest jedynym, w którym arkusz można zamknąć albo usunąć.

Nowy arkusz powstaje w kreatorze, który otwiera przycisk Dopisz albo pozycja Nowa inwentaryzacja w menu modułu. Reguły kreatora - dostępne zakresy i kontrolę bufora - zebrano na stronie przegląd modułu Inwentaryzacja w Studio WMS.net.

Typ arkusza i wypełnione kolumny

Kolumna Typ pokazuje zakres wybrany w kreatorze. Od niego zależy, które kolumny rejestru mają wartość i jak duży fragment magazynu arkusz wyłącza z normalnej pracy.

Rejestr pozycji pokazuje różnicę między typami w liczbach. W bazie demonstracyjnej arkusz asortymentowy ma pozycje w pięciu lokalizacjach, bo tyle adresów zajmuje liczony towar, a arkusz lokalizacyjny ma pięć pozycji różnych asortymentów z jednego adresu. Pozycja wskazuje lokalizację, numer palety i numer serii, dlatego jeden asortyment może mieć w arkuszu kilka wierszy. Kolumna Ilość w systemie przechowuje stan z chwili założenia arkusza, a Ilość faktyczna czeka na liczbę z kolektora.

Kolumny rejestru

Kolumn ilościowych rejestr nie ma. Liczby arkusza leżą w jego pozycjach, a nagłówek opisuje tylko zakres i autora arkusza.

Pasek narzędzi

Przycisk z trzema kreskami po lewej stronie paska otwiera funkcje uniwersalne rejestru, m.in. Eksport Excel i Historię zmian. Te same operacje, uzupełnione o Kopiuj tekst i Filtruj wg rekordu, daje prawy przycisk myszy na komórce; Filtruj wg rekordu ustawia filtr na wartość wskazanej komórki.

Zamknięcie arkusza - kolejność czynności

Zamknięcia nie da się cofnąć. Arkusz trafia do archiwum, a dokumenty różnic powstają od razu zatwierdzone, dlatego poprzedza je kontrola pozycji.

1. W rejestrze pozycji w trakcie inwentaryzacji wpisz numer arkusza w filtrze kolumny Numer i sprawdź, czy każda pozycja ma ilość faktyczną.
2. Pozycje z dużą różnicą zleć komisji do ponownego przeliczenia i sprawdź, czy ilość faktyczna w arkuszu odpowiada wynikowi drugiego liczenia.
3. Odśwież rejestr pozycji i porównaj w oknie analizy sumy kolumn Ilość w systemie i Ilość faktyczna.
4. Wróć do rejestru arkuszy otwartych, wskaż arkusz i wybierz Zamknij.
5. Sprawdź wynik w rejestrach nadwyżek i niedoborów oraz na liście arkuszy zamkniętych.

Procedura zamknięcia. Zamknięcie wykonuje procedura składowana SQL Server w jednej transakcji. Różnice dodatnie trafiają do dokumentu PI, ujemne do dokumentu RI; oba dostają od razu status zatwierdzony i numer z licznika miesięcznego, odpowiednio RRRR-MM-NNNNN-PI i RRRR-MM-NNNNN-RI. W tej samej transakcji arkusz przechodzi do zamkniętych, a kartoteki i lokalizacje wracają do statusu aktywnego. Gdy którykolwiek krok zgłosi błąd, transakcja T-SQL zostaje wycofana w całości, a arkusz pozostaje otwarty.

Dokumenty PI i RI są zwykłymi dokumentami magazynowymi. Widoki stanu sumują je razem z przyjęciami i wydaniami, więc stan zatwierdzony i stan dostępny do wydania zmieniają się w chwili zamknięcia, bez dodatkowego zatwierdzania.

Reguła arkusza otwartego

Reguła krótkiego okna spisu. Stan systemowy w arkuszu nie nadąża za ruchem magazynowym. Gdyby po założeniu arkusza ktoś wydał towar z objętej lokalizacji, spis pokazałby brak, zamknięcie dopisałoby dokument RI, a stan spadłby drugi raz - raz o wydanie, drugi raz o niedobór. Arkusz powinien więc być otwarty tylko tak długo, jak trwa liczenie.

Status inwentaryzacji działa w transakcjach, które pracują wyłącznie na lokalizacjach aktywnych. Przykładem jest automatyczne generowanie pozycji WZ ze zlecenia ZWZ: procedura bierze stany tylko z lokalizacji o statusie aktywnym. Zapomniany arkusz o szerokim zakresie potrafi przez to wstrzymać realizację zleceń, choć towar stoi na regale. Ręczne operacje na objętych adresach wstrzymuje się organizacyjnie do zamknięcia arkusza.

Typowe sytuacje przy arkuszach otwartych

Analiza arkuszy w toku

Okno Analiza danych, otwierane pierwszą ikoną po prawej stronie paska, grupuje arkusze po kolumnie Typ albo Zapisał. Widać wtedy, ile spisów prowadzi każda osoba i który zakres dominuje. Obie operacje opisuje strona grupowanie i sumowanie danych w tabeli. Definicję inwentaryzacji magazynowej i pojęć pokrewnych zawiera słownik pojęć WMS i logistyki.