Inwentaryzacje zamknięte - archiwum arkuszy spisu i ślad dla audytu

Rejestr Inwentaryzacje zamknięte przechowuje arkusze po zamknięciu. Ich różnice są już przeniesione na stan dokumentami PI i RI, a kartoteki i lokalizacje wróciły do pracy. Arkusza nie da się tu zmienić ani otworzyć ponownie - rejestr służy księgowości i biegłemu rewidentowi do odtworzenia, kiedy i w jakim zakresie liczono towar.

Ekran ma w systemie tytuł Inwentura rejestr. Pasek zawiera tylko przyciski Podgląd i Wydruk, a w prawym górnym rogu działa selektor Przedział czasowy. Na zrzucie z bazy demonstracyjnej zakres od 3 lipca do 1 sierpnia 2026 r. nie obejmuje żadnego zamkniętego arkusza, więc zamiast wierszy system pokazuje komunikat Brak rekordów do wyświetlenia i dwa przyciski: Od początku roku oraz Cały okres. Kolumny arkusza powtarzają układ rejestru arkuszy otwartych, a za kolumną Nazwa artykułu dochodzą kolumny komisji.

Co zmienia zamknięcie arkusza

Arkusz trafia do archiwum w chwili zamknięcia. Zamknięcie wykonuje procedura składowana w jednej transakcji bazy danych, dlatego wszystkie zmiany z tabeli poniżej zachodzą razem albo wcale.

Rejestr nie ma przycisku edycji ani ponownego otwarcia, a dokumentów PI i RI nie można usunąć, bo usuwać da się wyłącznie dokumenty w buforze. Pomyłkę wykrytą po zamknięciu koryguje nowy arkusz typu LOK albo ASO dla spornego miejsca czy asortymentu. Jego zamknięcie utworzy dokument różnicy w przeciwnym kierunku. Poprzedni etap obiegu opisuje strona inwentaryzacje otwarte i zamykanie arkusza.

Kolumny rejestru

Domyślny układ ma czternaście kolumn. Kolejność i widoczność zmienia okno Kolumny, a przycisk Zapisz widok utrwala wybrany układ.

Kolumny komisji a kreator nowej inwentaryzacji

Puste kolumny komisji. Kreator nowej inwentaryzacji w wersji 2026.7 pokazuje skład komisji wyłącznie w podsumowaniu i nie zapisuje go w bazie. Kolumny komisji nie dostają więc danych z kreatora i w arkuszach założonych w tej wersji mogą pozostać puste - to cecha programu, a nie błąd użytkownika.

Skład zespołu potwierdza protokół podpisany przez komisję. Jego skan dołącza się do arkusza przez funkcje uniwersalne rejestru, opisane na stronie załączniki dokumentu, a okoliczności spisu, np. przerwę w liczeniu albo ponowne przeliczenie adresu, zapisuje się w uwagach i notatkach rekordu. Instrukcje inwentaryzacyjne firm zwykle nie pozwalają, żeby osoba materialnie odpowiedzialna za towar liczyła go sama: jest obecna przy spisie, a liczy zespół spisowy.

Pasek narzędzi i przedział czasowy

Zapisany widok w przeglądarce. Przycisk Zapisz widok utrwala m.in. zakres dat i sortowanie, ale zapis leży w pamięci przeglądarki. Dotyczy więc tego komputera i tej przeglądarki, a nie konta użytkownika, i nie trafia do bazy. Księgowość, która chce stale widzieć cały okres, zapisuje widok z przedziałem Cały okres osobno na każdym stanowisku.

Zamknięty arkusz w dokumentacji inwentaryzacyjnej

Art. 27 ustawy o rachunkowości wymaga udokumentowania inwentaryzacji i ujęcia jej wyniku w księgach roku obrotowego, na który przypadał termin spisu, a ujawnione różnice trzeba wcześniej wyjaśnić i rozliczyć. Kontroler szuka w systemie odpowiedzi na kilka stałych pytań.

Księgowanie różnic należy do systemu finansowo-księgowego, a archiwum Studio WMS.net dostarcza do niego ilości, numery dokumentów i daty. Sposób dokumentowania spisu w systemie, łącznie z podziałem ról, ustala się przy wdrożeniu - jego etapy opisuje strona wdrożenie systemu WMS w SoftwareStudio.

Pozycje zamkniętych arkuszy

Szczegóły zamkniętego arkusza leżą w rejestrze pozycji po inwentaryzacji. W bazie demonstracyjnej rejestr pokazuje pozycje arkuszy z grudnia 2025 r. i marca 2026 r., łącznie 6163 wiersze. Pierwsza pozycja arkusza z marca ma 100 w kolumnie Ilość w systemie i 105 w kolumnie Ilość faktyczna - taka różnica trafia przy zamknięciu na dokument nadwyżki PI. Wiersze z równymi ilościami zostają tylko w tym rejestrze, bo zgodna pozycja nie tworzy dokumentu.

Analiza zamkniętych spisów

Okno Analiza danych grupuje arkusze po kolumnie Typ i pokazuje, jak w okresie rozkładały się spisy całego magazynu i spisy cząstkowe. Eksport do Excela wykonuje serwer z tymi samymi filtrami i tym samym przedziałem czasowym co na ekranie, z widocznymi kolumnami w kolejności ekranu - szczegóły zawiera strona eksport tabeli do Excela. Wynik spisów w ujęciu wartościowym, z podziałem na nadwyżki i niedobory, podaje raport zgodności inwentaryzacyjnej opisany na stronie raporty magazynowe.