Kontrahenci - rejestr właścicieli towaru i ich ustawień w magazynie 3PL

Rejestr Kontrahenci zawiera kartoteki firm, których towar obsługuje magazyn. W logistyce kontraktowej są to klienci operatora, czyli właściciele zapasu, do których należą kartoteki asortymentu i dokumenty. Z rejestru otwierasz kartę kontrahenta z zapasami i obrotami, listę jego odbiorców oraz cennik usług. Dwa ustawienia kartoteki działają w procesach bezpośrednio: sposób wydawania wyznacza regułę pobrania przy generowaniu wydań, a koszty w rozliczeniu decydują o tym, co trafi do zestawienia kosztów klienta.

Pasek rejestru ma przyciski Dopisz, Edycja, Podgląd, Odbiorcy, Wydruk i Historia. W kolumnie Kontrahent nazwa skrócona stoi pogrubiona nad nazwą pełną, a kolumna Adres pokazuje kod pocztowy z miejscowością nad ulicą. Znacznik w kolumnie Aktywne oznacza kartotekę aktywną, kreska - wyłączoną. Wiersze mają tło i pasek w kolorze przypisanym firmie. W bazie demonstracyjnej rejestr liczy 158 kontrahentów na 6 stronach po 30 wierszy, posortowanych według nazwy skróconej.

Kontrahent w obiegu dokumentów magazynu

Kartoteka kontrahenta nie jest książką adresową. Od wybranego kontrahenta zależy, jakie towary można przyjąć i wydać w dokumencie oraz ile klient zapłaci za obsługę.

Lista kontrahentów w formularzach dokumentów magazynowych i zleceń pokazuje firmy aktywne, z oddziału użytkownika, które mają co najmniej jedną aktywną kartotekę asortymentu w jego magazynie. Kolejność pracy jest więc stała: najpierw kontrahent, potem jego kartoteki towarowe, na końcu dokument. Nowego kontrahenta zakłada przycisk Dopisz albo pozycja Kontrahent w menu NOWY. Pola formularza, sposób wydawania i cennik szczegółowo opisuje strona formularz kartoteki kontrahenta. Przy uruchomieniu magazynu listę firm i ich punktów dostawy wczytuje się z pliku - służy do tego import kontrahentów i odbiorców z Excela.

Kolumny rejestru kontrahentów

Co pokazuje rejestr. Lista obejmuje kartoteki kontrahentów modułu magazynowego z pominięciem kartotek usuniętych. Przewoźnicy mają osobny rejestr i nie pojawiają się na tej liście, choć ich kartoteki mają podobną budowę. Kolor wybrany w polu Kolor wizualizacji zapisuje się w kartotece jako kod koloru, a rejestr rysuje go jako tło wiersza i pasek przy nazwie. Te same kolory oznaczają kontrahenta w rejestrach dokumentów, więc zlecenia jednego klienta widać na liście bez czytania nazw.

Pasek narzędzi i rozwijane menu przycisków

Zaznaczony wiersz ma ramkę, a stopka pokazuje przy etykiecie Rekordy liczbę kontrahentów i przy etykiecie Wskazany klucz zaznaczonej kartoteki. Przyciski ze strzałką rozwijają listę poleceń. Zestaw pozycji ustawia konfiguracja rejestru dla roli, więc w Twojej instalacji może się różnić od opisanego poniżej.

Awizacje i Kalendarz pracy otwierają kalendarze zawężone do jednego kontrahenta. Zapasy i Miejsca składowania to raporty stanu towaru klienta - ogółem i według lokalizacji - a Wizualizacja pokazuje na planie magazynu miejsca, w których leży jego towar.

Karta kontrahenta otwierana z menu podglądu

Karta kontrahenta zbiera dane firmy i jej ruch w magazynie. Nad zakładkami stoją wskaźniki: liczba indeksów w magazynie, łączny zapas z liczbą lokacji, liczba odbiorców, dokumenty z ostatnich 12 miesięcy w podziale na przyjęcia i wydania, waluta z rabatem oraz data ważności ubezpieczenia.

Karta ostrzega o dwóch rzeczach. Gdy w kartotece brakuje numeru REGON albo NIP lub adresu e-mail, pojawia się komunikat o niekompletnych danych rejestrowych z zaleceniem weryfikacji przed pierwszą fakturą. Gdy ubezpieczenie kontrahenta wygasło albo wygasa w ciągu 180 dni, karta pokazuje datę i przypomina o odnowieniu polisy.

Sposób wydawania - reguła pobrania ustawiana dla kontrahenta

Rejestr nie ma kolumny z regułą pobrania. Sprawdza się ją w formularzu kontrahenta: Edycja, Kartoteka, zakładka Dane uzupełniające, pole Sposób wydawania. Do wyboru są FEFO, FIFO, LIFO i reguła dowolna.

Reguła pobrania należy do kontrahenta. Sposób wydawania dotyczy całego towaru kontrahenta, a nie grupy asortymentowej. Działa wtedy, gdy pozycje wydania WZ tworzy przycisk Generuj na podstawie zlecenia ZWZ: system bierze stany z magazynu i oddziału użytkownika, tylko z lokalizacji aktywnych. FEFO uwzględnia wyłącznie stany z terminem ważności, FIFO wybiera paletę z najstarszego przyjęcia, LIFO - z najnowszego, a reguła dowolna zaczyna od lokalizacji z najmniejszą ilością. Przy ręcznym wydaniu WZB i rozchodzie RW operator wskazuje stan sam.

Klient, który wymaga FEFO, potrzebuje kartotek asortymentu z włączonym przełącznikiem Wymagana data ważności. Towar przyjęty bez terminu nie trafi wtedy do automatycznie generowanych wydań, bo reguła nie ma według czego go uszeregować. Zasadę i jej skutki dla towarów z datą przydatności omawia opracowanie strategia FEFO w magazynie.

Koszty w rozliczeniu i odbiorcy klienta 3PL

Rozliczenie kosztów generuje się dla kontrahenta, zakresu dat i oddziału. Procedura liczy tylko te kategorie, które włączono kontrahentowi przyciskiem Koszty w rozliczeniu w formularzu: przyjęcie palet, wydanie palet, magazynowanie, usługi oraz przyjęcia i wydania cross-dock. Stawki pochodzą z cennika kontrahenta, przypisane do kategorii i rodzaju palety, a waluta - z pola Waluta rozliczenia. Magazynowanie system liczy z liczby palet danego rodzaju w poszczególnych dniach okresu.

Odbiorcą jest punkt dostawy powiązany z kontrahentem - sklep albo klient końcowy właściciela towaru. Odbiorcę wybiera się w zleceniu wydania ZWZ i w wydaniu WZ, a dokument WZ podpowiada odbiorcę ze zlecenia. Lista odbiorców w dokumencie zależy od kontrahenta z nagłówka, dlatego nowy adres dostawy trzeba dopisać przyciskiem Odbiorcy, zanim powstanie zlecenie. Model pracy operatora obsługującego wielu właścicieli towaru opisuje artykuł kontraktowa logistyka magazynowa w systemie WMS.

Typowe sytuacje przy pracy z kontrahentami

Kolumny osoba kontaktowa, telefon i e-mail zawierają dane osobowe pracowników kontrahenta. Do kartoteki wpisuj tylko dane służbowe potrzebne do obsługi dostaw - zasadę minimalizacji danych wprowadza rozporządzenie RODO w serwisie EUR-Lex. Każdą zmianę kartoteki zapisuje historia zmian w menu Historia, pozycja Rewizja zmian: z wartością poprzednią i nową, loginem autora i datą.