Przyjęcia PW - rejestr zatwierdzonych przyjęć wewnętrznych
Rejestr Przyjęcia PW gromadzi zatwierdzone dokumenty przyjęcia wewnętrznego. Każdy wiersz to przychód, który zwiększył stan magazynowy bez dokumentu od dostawcy, dlatego przy kontroli zapasów ten rejestr sprawdza się jako jeden z pierwszych. Obok zwrotów z produkcji trafiają tu zatwierdzone dokumenty storna wydań.
Pasek ma sześć przycisków: Dopisz, Pozycje, Podgląd, Eksport XLS, Usługi i Wydruk. Domyślny układ tabeli ma dziewięć kolumn danych, a szeroka kolumna Uwagi zajmuje największą część ekranu. W bazie demonstracyjnej rejestr zawiera trzydzieści trzy dokumenty wyświetlane po 30 na stronie, a najnowszy ma numer 2026-08-00001-PW. Dwa dokumenty w środku listy nie mają numeru dokumentu wewnętrznego ani uwag - to przykład wpisów, które przy kontroli wymagają wyjaśnienia.
Na tej stronie
Miejsce rejestru w obiegu przyjęcia wewnętrznego
| Etap | Ekran w Studio WMS.net | Co się dzieje z danymi |
|---|---|---|
| Powstanie dokumentu | Formularz przyjęcia wewnętrznego albo transakcja Storno wydania | Dokument PW z powodem ze słownika; storno kopiuje pozycje wydania. |
| Kontrola przed zatwierdzeniem | bufor przyjęć wewnętrznych PW | Pozycje robocze; stan bez zmian. |
| Zatwierdzenie | Przyjęcia PW (ta strona) | Numer RRRR-MM-NNNNN-PW, towar w stanie zatwierdzonym i dostępnym; wydanie ze storna dostaje status Wystornowany. |
| Analiza | zestawienie pozycji przyjęć PW | Pozycje wszystkich dokumentów z lokalizacją odłożenia. |
Zatwierdzony dokument PW jest tylko do odczytu. Pasek nie ma przycisków edycji ani usuwania, a dokument otwarty w formularzu wyświetla komunikat, że nie podlega edycji. Numer powstał przy zatwierdzeniu: rok i miesiąc pochodzą z daty dokumentu, a licznik miesięczny jest prowadzony dla typu PW niezależnie od przyjęć PZ i PZB.
Reguła korekty przyjęcia wewnętrznego. Zatwierdzonego dokumentu PW nie wycofuje się stornem - ta operacja dotyczy tylko wydań WZ i WZB. Nadmiarowo przyjętą ilość zdejmuje się ze stanu rozchodem wewnętrznym RW z powodem ze słownika, a w uwagach obu dokumentów dobrze jest zapisać wzajemne odwołanie.
Kolumny rejestru przyjęć PW
Domyślny układ ma dziewięć kolumn. Powodu przyjęcia nie ma wśród nich - kolumna Powód występuje w buforze, a dla dokumentu zatwierdzonego przyczynę pokazuje karta otwierana przyciskiem Podgląd. Uzasadnienie widoczne w samej tabeli niosą więc dwie kolumny: Nr dokumentu wewnętrznego i Uwagi.
| Kolumna | Zawartość | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Nr dokumentu | Numer z licznika w formacie RRRR-MM-NNNNN-PW. | Sortowanie malejąco pokazuje najnowsze przyjęcia. |
| Data | Data dokumentu. | Zakres dat kontroli albo zestawienia dla audytu. |
| Kontrahent | Właściciel towaru, na którego konto wrócił towar. | W magazynie 3PL decyduje o stanie klienta, a klient widzi swoje przyjęcia w panelu klienta w menu Przyjęcia. |
| Liczba pozycji | Liczba linii asortymentowych. | Dokument ze storna ma tyle pozycji, ile wycofane wydanie. |
| Ilość | Suma ilości pozycji. | Suma w stopce obejmuje cały filtr, nie tylko bieżącą stronę. |
| VAS | Liczba usług przy dokumencie. | Usługi przy zwrotach do rozliczenia z kontrahentem. |
| Nr dokumentu wewnętrznego | Numer dokumentu źródłowego w firmie. | Pusta komórka przy dokumencie to sygnał do wyjaśnienia podstawy przyjęcia. |
| Uwagi | Komentarz operatora. | Najszersza kolumna rejestru - czytaj ją przy każdej kontroli. |
| Nr referencyjny | Identyfikator dokumentu nadany przy utworzeniu. | Łączy dokument zatwierdzony z jego wersją roboczą z bufora. |
Pasek narzędzi rejestru
| Przycisk | Działanie | Uwagi |
|---|---|---|
| Dopisz | Otwiera formularz nowego przyjęcia wewnętrznego. | Dokument trafi do bufora albo, po wybraniu Zapisz, od razu do tego rejestru. |
| Pozycje | Lista asortymentu dokumentu. | Kontrola lokalizacji i palet bez otwierania karty. |
| Podgląd | Otwiera kartę dokumentu bez możliwości zmian. | Tu widać powód przyjęcia. |
| Eksport XLS | Plik XLSX przygotowany przez serwer. | Filtry i sortowanie jak na ekranie, tylko widoczne kolumny, do 50 000 wierszy. |
| Usługi | Usługi dodatkowe dokumentu. | Dostępne także po zatwierdzeniu. |
| Wydruk | Szablony wydruku dokumentu. | PDF z serwera raportów SSRS; zaznaczone dokumenty, do 50 naraz, łączą się w jeden plik. |
Menu pod prawym przyciskiem myszy powtarza operacje paska i dodaje polecenia Kopiuj tekst oraz Filtruj wg rekordu. Pozycja Więcej prowadzi do funkcji uniwersalnych, w tym notatek i plików, które można dopisać także do dokumentu zatwierdzonego.
Storno wydań w rejestrze PW
Zatwierdzenie dokumentu PW ze storna zamyka operację wycofania wydania. Wydanie źródłowe WZ albo WZB dostaje powiązanie z dokumentem PW i status Wystornowany, ale nie znika z rejestru wydań i zachowuje pierwotną ilość. W ewidencji zostają oba dokumenty: wydanie z ilością ujemną i przyjęcie PW z tą samą ilością dodatnią. Saldo stanu wraca do wartości sprzed wydania, a historia operacji pozostaje kompletna. Źródłowe wydania odnajdziesz w rejestrze zatwierdzonych wydań bezpośrednich WZB albo w rejestrze wydań WZ.
Raport otwiera się w sekcji INFORMACJE, w pozycji Raporty. Kafelki zbierają sześć wskaźników, m.in. liczbę dokumentów korygujących z 12 miesięcy i średni czas od wydania do korekty. W bazie demonstracyjnej to osiem dokumentów korygujących i 36 sztuk wycofanych z wydań. Pod kafelkami leżą wykresy storn w czasie i storn według kontrahenta, a w nagłówku raportu jest przycisk Eksport. Listę raportów opisuje strona raporty magazynowe w sekcji INFORMACJE.
Kontrola przyjęć wewnętrznych
Przyjęcie wewnętrzne podnosi stan bez faktury i bez listu przewozowego, więc przy kontroli każdy dokument musi mieć czytelną podstawę. Poniższa tabela zbiera sytuacje, które najczęściej wychodzą przy przeglądzie rejestru.
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Dokument bez numeru dokumentu wewnętrznego i bez uwag | Operator nie podał podstawy przyjęcia. | Odczytać powód w podglądzie, ustalić podstawę z operatorem i dopisać notatkę do dokumentu. |
| Seria przyjęć PW tego samego indeksu | Powtarzające się zwroty z produkcji albo storna. | Pogrupować pozycje po indeksie w zestawieniu pozycji PW i szukać przyczyny w procesie. |
| Stan po przyjęciu PW nie zgadza się z tym, co leży na regale | Błędna ilość albo przyjęcie bez fizycznego towaru. | Pojedynczy błąd skorygować rozchodem RW, a przy większej skali przeprowadzić inwentaryzację magazynu, która sama rozliczy różnice. |
| Kontrahent w rejestrze inny niż oczekiwany | Kolumna pokazuje właściciela towaru, a nie dostawcę. | Sprawdzić, na czyje konto miał wrócić towar; błąd koryguje para dokumentów RW i PW. |
| Dokument zatwierdzony przed chwilą nie pojawia się w tabeli | Tabela nie odświeża się sama. | Użyć polecenia Odśwież z menu funkcji uniwersalnych. |
Eksport i analiza dla kontroli
Plik XLSX przygotowuje serwer. Zawiera tylko widoczne kolumny, ułożone jak na ekranie, z tymi samymi filtrami i zakresem dat, a daty i liczby zachowują swoje typy. Limit wynosi 50 000 wierszy, a przy obcięciu system wyświetla komunikat. Eksport CSV z menu z trzema kreskami powstaje w przeglądarce i obejmuje do 10 000 wierszy. Stosuje średnik jako separator i kodowanie UTF-8 z BOM, więc Excel otwiera polskie znaki poprawnie. Ogólne zasady formatu opisuje specyfikacja CSV w dokumencie RFC 4180, która jako separator przyjmuje przecinek.
Eksport zostawia ślad. Eksport do Excela zapisuje wpis w dzienniku zdarzeń, więc przy kontroli wiadomo, kto i kiedy wyciągnął dane z rejestru. Agregaty w stopce tabeli oraz funkcje okna Analiza danych liczą cały przefiltrowany zbiór, a nie tylko wiersze z bieżącej strony. Szczegóły obu formatów opisuje strona eksport danych tabeli do Excela.
Grupowanie po kolumnie Kontrahent z sumą ilości pokazuje, u których właścicieli towaru przyjęcia wewnętrzne zdarzają się najczęściej. Porównanie tej sumy z sumą przyjęć zewnętrznych z tego samego okresu daje wskaźnik, którego wzrost w kolejnych miesiącach sygnalizuje problem z ewidencją albo z kompletacją. Różnice między dokumentami przychodowymi opisuje artykuł o dokumentach magazynowych PZ, WZ, PW, RW i MM.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: przygotuj listę przyjęć wewnętrznych do wyjaśnienia
Uczeń przegląda rejestr tak jak kontroler, który szuka przychodów bez udokumentowanej podstawy. Rola w demo: kierownik magazynu. Czas: około 15 minut.
- Otwórz bezpłatne demo Studio WMS.net w roli kierownika magazynu i przejdź do MAGAZYN, Przyjęcia, Przyjęcia PW. Ustaw przedział czasowy Ostatnie 30 dni.
- Otwórz Analiza danych, wybierz Grupuj i podsumuj po kolumnie Nr dokumentu wewnętrznego. Grupa bez wartości to dokumenty bez podstawy.
- Dla dwóch takich dokumentów otwórz Podgląd i odczytaj powód przyjęcia.
- Pogrupuj rejestr po kolumnie Kontrahent i zapisz sumę ilości dla każdego właściciela towaru.
- Otwórz raport Korekty i storna w sekcji INFORMACJE i porównaj liczbę dokumentów korygujących z liczbą przyjęć PW w rejestrze.
- Przygotuj krótką listę dokumentów do wyjaśnienia: numer, powód, brakująca informacja.
Pytanie kontrolne. Dlaczego dokument PW bez numeru dokumentu wewnętrznego i bez uwag jest ryzykowny przy kontroli zapasów i czym różni się korekta przyjęcia od storna wydania?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "kontroluje stan majątku w magazynie i zapasów magazynowych" z kwalifikacji SPL.01 Obsługa magazynów (jednostka SPL.01.6). Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo WMS na zajęciach z gospodarki magazynowej.
Najczęstsze pytania
Czy zatwierdzony dokument PW można wycofać?
Nie przez edycję ani storno. Nadmiarowo przyjętą ilość zdejmuje się rozchodem wewnętrznym RW z powodem, co zostawia w ewidencji oba dokumenty i czytelny ślad korekty.
Gdzie sprawdzę powód przyjęcia w rejestrze zatwierdzonym?
W karcie dokumentu otwieranej przyciskiem Podgląd. Domyślny układ rejestru zatwierdzonego nie ma kolumny Powód - występuje ona w buforze przyjęć PW.
Jak rozpoznać dokument PW, który powstał ze storna wydania?
W podglądzie dokumentu powodem jest Storno wydania (wycofanie). Wydanie źródłowe WZ albo WZB ma wtedy status Wystornowany i powiązanie z tym dokumentem PW.
Czy przyjęcie PW wchodzi do rozliczenia kosztów?
Usługi dopisane do dokumentu, widoczne w kolumnie VAS, trafiają do rozliczenia kosztów kontrahenta. Pozostałe składniki rozliczenia zależą od rodzajów kosztów włączonych dla danego kontrahenta.
Jak przygotować zestawienie przyjęć wewnętrznych dla kontroli?
Ustaw przedział czasowy, ukryj zbędne kolumny w oknie Kolumny... i użyj przycisku Eksport XLS. Plik odwzoruje filtry i kolejność kolumn z ekranu, a eksport zapisze się w dzienniku zdarzeń.
Słownik pojęć
- Przyjęcie wewnętrzne zatwierdzone
- Dokument PW z numerem z licznika, zablokowany do edycji i liczony do stanu magazynowego.
- Dokument przeciwny
- Dokument o odwrotnym kierunku ruchu, np. RW wobec PW, którym koryguje się zatwierdzony błąd.
- Status Wystornowany
- Oznaczenie wydania WZ albo WZB, którego storno zakończono zatwierdzeniem dokumentu PW.
- Właściciel towaru
- Kontrahent, na którego konto prowadzony jest stan; w magazynie 3PL zwykle klient operatora logistycznego.
- Dziennik zdarzeń
- Zapis operacji na dokumencie, np. zatwierdzenia albo eksportu do Excela, z informacją, kto i kiedy ją wykonał.
- Ślad audytowy
- Komplet informacji, który pozwala odtworzyć, kto, kiedy i dlaczego zmienił stan magazynowy.