Niedobory inwentaryzacyjne - dokumenty RI z zamknięcia spisu

Rejestr Niedobory inwentaryzacyjne zbiera dokumenty RI, które system tworzy przy zamknięciu arkusza spisu z pozycji policzonych poniżej ilości systemowej. Dokument jest zatwierdzony od chwili powstania: stan magazynowy spada w momencie zamknięcia, bez osobnej akceptacji kierownika. Rejestr służy do wyjaśniania braków i do uzgodnienia ich z księgowością oraz z właścicielem towaru.

Pasek ma menu funkcji uniwersalnych i przycisk Wydruk, a po prawej stronie ikony analizy danych i wyboru kolumn, przycisk zapisu widoku oraz selektor przedziału czasowego. Na zrzucie z bazy demonstracyjnej przedział obejmuje dni od 2026-07-03 do 2026-08-01 i nie zawiera żadnego dokumentu. Zamiast tabeli rejestr pokazuje więc komunikat "Brak rekordów do wyświetlenia" z przyciskami Od początku roku i Cały okres. Widać nagłówki pierwszych kolumn: Nr dokumentu, Data, MG, Kontrahent, Indeks, Nazwa, Ilość, J.m., Lokalizacja, Nr partii, Nr palety; pozostałe leżą poza kadrem.

Skąd biorą się dokumenty RI

Dokument RI powstaje tylko w jednym miejscu: przy zamknięciu arkusza przyciskiem Zamknij w rejestrze inwentaryzacji otwartych. Procedura zamknięcia przechodzi przez pozycje arkusza i dla każdej, w której ilość faktyczna jest mniejsza od ilości w systemie, zapisuje pozycję dokumentu RI na różnicę. Wszystkie niedobory jednego arkusza trafiają do jednego dokumentu z numerem w formacie RRRR-MM-NNNNN-RI, nadanym z miesięcznego licznika.

W bazie demonstracyjnej pierwszy wiersz otwartego arkusza ma ilość w systemie 16 i ilość faktyczną 15. Jeśli arkusz zostanie zamknięty w tym stanie, powstanie pozycja dokumentu RI z ilością minus 1, z tą samą lokalizacją i partią. Kilka wierszy niżej arkusz jednej lokalizacji ma pozycję z ilością 10 w systemie i 8 policzonymi, czyli niedobór 2, oraz pozycje z myślnikiem, dla których zamknięcie nie utworzy żadnego dokumentu.

Co dokument RI zmienia w stanie magazynowym

Widoki SQL liczą stan magazynowy z pozycji dokumentów o statusie zatwierdzonym. Dokument RI ma ten status od chwili powstania i ilość ze znakiem minus, więc działa jak rozchód: w tej samej chwili zmniejsza stan zatwierdzony i stan dostępny do wydania. Pozycja RI dziedziczy z arkusza lokalizację i numer palety, a także partię z terminami. Dzięki temu zdejmuje ze stanu dokładnie tę partię w tym miejscu, którą policzono.

Reguła niedoboru. Dokument RI powstaje wyłącznie przy zamknięciu arkusza i od razu jest zatwierdzony. Nie ma bufora niedoborów ani decyzji kierownika dla pojedynczej pozycji. Decyzją jest samo zamknięcie arkusza, a wcześniej ewentualne ponowne przeliczenie spornej lokalizacji.

Zamknięcie jako procedura składowana. Dokument RI zapisuje procedura składowana SQL Server, w jednej transakcji razem z dokumentem nadwyżek PI, zmianą statusu arkusza i zdjęciem blokad. Błąd w którymkolwiek kroku wycofuje całą operację, więc nie powstaje sytuacja, w której niedobór zszedł ze stanu, a arkusz pozostał otwarty. Mechanizm opisuje dokumentacja procedur składowanych w Microsoft Learn.

Kolumny rejestru niedoborów

Domyślny układ ma siedemnaście kolumn - to kolumny pozycji dokumentu magazynowego, wypełnione danymi z zamkniętego arkusza.

Wyjaśnianie niedoboru - od pozycji do przyczyny

Dokument RI zmienia ewidencję, ale nie mówi, dlaczego towaru zabrakło. Część braków okazuje się pozorna: towar stoi w innej lokalizacji, na innej palecie albo pod podobnym indeksem. Zanim niedobór trafi do rozliczenia z księgowością albo z właścicielem towaru, kierownik przechodzi krótką procedurę:

1. Przefiltruj rejestr po indeksie i zapisz lokalizację, numer palety oraz partię pozycji RI.
2. Otwórz rejestr nadwyżek z inwentaryzacji z tym samym dniem zamknięcia i sprawdź, czy ten indeks nie ma nadwyżki w innej lokalizacji. Para PI i RI zwykle oznacza towar odłożony w złe miejsce.
3. Sprawdź w zestawieniu pozycji wydań WZ ostatnie ruchy tej palety i partii przed założeniem arkusza.
4. Zapisz ustalenia w notatkach albo w dyskusji przy dokumencie RI - obie funkcje są w menu trzech kresek.
5. Przekaż wydruk dokumentu RI z wyjaśnieniem do księgowości, a w magazynie 3PL także do właściciela towaru.

Niedobór odnaleziony po zamknięciu. Dokument RI jest zatwierdzony i nie podlega edycji. Jeśli brakujący towar odnajdzie się później, jego powrót na stan ewidencjonuje się osobnym dokumentem - przychodem wewnętrznym PW, który wymaga podania powodu. Dodatkowy rozchód wewnętrzny RW na ten sam brak zdjąłby towar ze stanu drugi raz.

Dokumenty wewnętrzne opisują strony rejestr przyjęć wewnętrznych PW i rejestr rozchodów wewnętrznych RW. Użytkownik wystawia je ręcznie, z powodem ze słownika. Dokument RI różni się od nich źródłem: tworzy go zamknięcie arkusza, a nie użytkownik. Rolę każdego dokumentu w obrocie magazynowym porządkuje opracowanie o dokumentach PW, RW i pokrewnych.

Niedobór w księgach i w magazynie 3PL

Ustawa o rachunkowości wymaga, by różnice między stanem rzeczywistym a ewidencją wyjaśnić i rozliczyć w księgach roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27; zasady spisu - art. 26). Tekst przepisów udostępnia ustawa o rachunkowości w serwisie ISAP. Dokument RI jest zapisem ilościowym tej różnicy w ewidencji magazynowej. Kwalifikacja niedoboru, na przykład jako ubytku naturalnego albo braku zawinionego, oraz jego wycena należą do księgowości i komisji inwentaryzacyjnej.

W magazynie logistyki kontraktowej kolumna Kontrahent wskazuje właściciela towaru. Niedobór towaru klienta rozlicza się według umowy składu, dlatego grupowanie rejestru po kontrahencie jest pierwszym krokiem przed rozmową z klientem.

Pasek narzędzi i przedział czasowy

Rejestr nie ma przycisków Dopisz, Edycja ani Usuń. Dokumentu RI nie da się wystawić ręcznie ani usunąć - powstaje wyłącznie z zamknięcia arkusza. Funkcja Grupuj i podsumuj z sumą kolumny Ilość wskazuje towary, których brakuje najczęściej, a grupowanie po kolumnie Lokalizacja - strefy, w których braki się powtarzają. Szybki wykres z tych danych pokazuje najwyżej 20 grup. Obie funkcje opisuje strona grupowanie i sumowanie danych w tabeli.