Niedobory inwentaryzacyjne
Rejestr Niedobory inwentaryzacyjne gromadzi pozycje, w których stan policzony okazał się niższy od ewidencyjnego. Każdy wiersz to brakujący towar - wykryty, ale jeszcze niewyjaśniony.
Na tej stronie
Do czego służy rejestr
Rejestr powstaje automatycznie przy zamknięciu spisu i pełni funkcję listy spraw do wyjaśnienia. Zanim niedobór zostanie spisany w straty, warto sprawdzić kilka rzeczy: czy towar nie stoi w sąsiedniej lokalizacji, czy nie został wydany dokumentem pozostawionym w buforze oraz czy nie pomylono podobnych indeksów.
Kolumny Nr partii i Nr palety pozwalają prześledzić drogę brakującego towaru wstecz - przez zestawienia pozycji wydań i przesunięć aż do przyjęcia. W wielu przypadkach niedobór okazuje się błędem ewidencyjnym, a nie fizyczną stratą.
Kolumna Kontrahent ma znaczenie rozliczeniowe. W magazynie 3PL to ona rozstrzyga, na czyje konto zapisać stratę i z kim prowadzić rozmowę o odpowiedzialności.
Widok rejestru
Rejestr pracuje na przedziale czasowym, domyślnie ustawionym na ostatni miesiąc. Przy inwentaryzacji rocznej zakres trzeba poszerzyć, żeby zobaczyć komplet różnic.
Kolumny tabeli
Domyślny układ obejmuje siedemnaście kolumn. Zestaw można zmienić dla własnego konta - opisuje to strona Personalizacja kolumn tabeli.
- Nr dokumentu
- Numer dokumentu magazynowego.
- Data
- Data dokumentu. Filtr tej kolumny udostępnia kalendarz.
- MG
- Symbol magazynu, którego dotyczy dokument.
- Kontrahent
- Właściciel towaru. W magazynie 3PL rozstrzyga, na czyje konto zapisać różnicę inwentaryzacyjną.
- Indeks
- Symbol asortymentu z kartoteki asortymentowej.
- Nazwa
- Pełna nazwa handlowa towaru.
- Ilość
- Ilość objęta zapisem. Wartości ujemne oznaczają rozchód, dodatnie przychód.
- J.m.
- Jednostka miary pozycji - sztuka, opakowanie, kilogram, paleta.
- Lokalizacja
- Adres regałowy objęty spisem. Wypełniony tylko przy inwentaryzacji typu LOK.
- Nr partii
- Numer partii produkcyjnej pozycji.
- Nr palety
- Identyfikator nośnika, na którym leżał liczony towar.
- Data ważności
- Termin przydatności partii.
- Data produkcji
- Data wytworzenia partii.
- Uwagi
- Komentarz operacyjny zapisany przy dokumencie.
- Zapisał
- Login użytkownika albo urządzenia, które zapisało rekord. Wartości typu wms_android albo tablet wskazują operację wykonaną na kolektorze.
- Data zapisu
- Znacznik czasu zapisu, z dokładnością do sekundy.
- Nr referencyjny
- Identyfikator techniczny rekordu, wykorzystywany przy integracjach i przy zgłoszeniach serwisowych.
Kolumna Ilość podaje wielkość niedoboru, a nie stan końcowy. Kolumna Uwagi bywa jedynym miejscem, gdzie komisja zapisała okoliczności wykrycia braku.
Pasek narzędzi
Pasek ma jeden przycisk. Rozliczenie niedoboru wykonuje się dokumentem rozchodu wewnętrznego RW, a nie z poziomu tego rejestru.
- Wydruk
- Generuje protokół niedoborów dla księgowości i komisji; obsługę opisuje strona Podgląd wydruku.
Przycisk z trzema kreskami po lewej stronie paska rozwija menu z funkcjami uniwersalnymi dokumentu oraz poleceniami siatki. Trzy ikony w prawej części paska obsługują kolejno analizę danych, wybór kolumn i zapis układu tabeli.
Menu kontekstowe
Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na dowolnej komórce otwiera menu podręczne z tym samym zestawem operacji co pasek narzędzi, uzupełnionym o polecenia narzędziowe: Eksport Excel, Kopiuj tekst oraz Filtruj wg rekordu, który ustawia filtr na wartość ze wskazanej komórki. Pozycja Więcej rozwija podmenu z uwagami, dyskusją, plikami, zdjęciami i historią zmian. Komplet poleceń opisuje strona Menu kontekstowe tabeli.
Grupowanie, sumowanie i wykresy
Grupowanie po kolumnie Indeks z sumą ilości wskazuje towary najczęściej ginące - to zwykle asortyment drobny, wartościowy albo składowany w miejscach trudno dostępnych. Grupowanie po lokalizacji ujawnia strefy wymagające lepszego nadzoru.
Narzędzia uruchamia pierwsza ikona w prawej części paska narzędzi. Analiza obejmuje rekordy spełniające bieżące kryteria filtrowania, także te z dalszych stron tabeli, dlatego warto najpierw ustawić filtr, a dopiero potem włączyć podsumowanie. Szczegóły opisuje strona Grupowanie, sumowanie i szybkie wykresy.
Funkcje standardowe dostępne w rejestrze
Poza operacjami charakterystycznymi dla tego rejestru tabela udostępnia zestaw funkcji wspólnych dla całego systemu. Działają identycznie w każdym rejestrze Studio WMS.net, dlatego opisano je raz, na osobnych stronach.
- Filtrowanie i sortowanie Pola szukaj pod nagłówkami kolumn oraz sortowanie kliknięciem w nagłówek. Kryteria można łączyć.
- Personalizacja kolumn tabeli Wybór widocznych pól, zmiana kolejności przeciąganiem i zapis własnego układu rejestru.
- Menu kontekstowe tabeli Polecenia prawego przycisku myszy wraz z grupą Więcej i poleceniami narzędziowymi.
- Grupowanie i sumowanie Sumy kolumn liczbowych, zwijanie listy do poziomu grupy i szybki wykres z danych tabeli.
- Eksport do Excela Zapis bieżącego widoku tabeli do arkusza XLS lub pliku CSV, z uwzględnieniem filtrów.
- Podgląd wydruku Wybór szablonu, podgląd dokumentu PDF przed wysłaniem do drukarki i wydruk etykiet.
- Załączniki Pliki powiązane z dokumentem - zamówienia, listy przewozowe, potwierdzenia odbioru.
- Zdjęcia Fotografie dołączone do dokumentu, najczęściej wykonane kolektorem Android.
- Uwagi i notatki Notatki tekstowe przy dokumencie, widoczne dla wszystkich uprawnionych użytkowników.
- Dyskusje Wątek komentarzy prowadzony wewnątrz dokumentu, z datą i autorem wypowiedzi.
- Wysyłka e-mail Wiadomość do kontrahenta z poziomu rejestru, z wydrukiem dokumentu w załączniku.
- Historia zmian Zapis wszystkich modyfikacji dokumentu - kto, kiedy i jaką wartość zmienił.
Stopka rejestru
Pasek pod tabelą pokazuje identyfikator wskazanego dokumentu, numer bieżącej strony i liczbę stron, pole Wiersze określające liczbę rekordów na stronie oraz licznik w formacie od-do z całości. W demonstracyjnym zakresie dat rejestr nie zawiera pozycji; poszerzenie zakresu przywraca dane.
Słownik pojęć
- Niedobór inwentaryzacyjny
- Różnica, w której stan policzony jest niższy od ewidencyjnego.
- Niedobór zawiniony
- Brak towaru, za który odpowiedzialność ponosi konkretna osoba lub podmiot.
- Spisanie w straty
- Formalne usunięcie brakującego towaru z ewidencji dokumentem rozchodu wewnętrznego.
- Błąd ewidencyjny
- Pozorny niedobór wynikający z niezatwierdzonego dokumentu albo pomyłki w adresie.
Najczęstsze pytania
Jak rozliczyć niedobór w systemie?
Dokumentem rozchodu wewnętrznego RW z odpowiednim powodem. Rejestr niedoborów sam nie zmienia stanu magazynowego.
Co sprawdzić przed spisaniem towaru w straty?
Czy nie stoi w sąsiedniej lokalizacji, czy nie został wydany dokumentem z bufora oraz czy nie pomylono podobnych indeksów.
Rejestr jest pusty - czy to znaczy, że nie ma braków?
W wybranym przedziale czasowym nie ma niedoborów. Poszerz zakres selektorem dat, żeby zobaczyć wcześniejsze spisy.
Do czego służą kolumny partii i palety?
Do prześledzenia drogi brakującego towaru wstecz - przez wydania i przesunięcia aż do przyjęcia.
Szukasz systemu WMS do zarządzania magazynem?
Studio WMS.net to system zarządzania magazynem obsługujący przyjęcia, wydania, inwentaryzację i lokalizacje na kolektorach Android. Sprawdź, jak wdrożenie WMS eliminuje błędy i przyspiesza pracę magazynu.
Zamów bezpłatną prezentację systemu