Wysyłka e-mail - dokument magazynowy do kontrahenta przez kolejkę wysyłki

Okno Wyślij e-mail wysyła z systemu wiadomość do osoby spoza magazynu - kontrahenta albo przewoźnika. Do wiadomości można dołączyć wydruk dokumentu w formacie PDF, a temat i treść mogą pochodzić z szablonu, który podstawi dane dokumentu. Wiadomość nie wychodzi w chwili kliknięcia: trafia do kolejki wysyłki, a fakt wysłania zapisuje się w dzienniku zdarzeń dokumentu.

Przeglądarka plików w widoku Archiwum PDF pokazuje wydruki dokumentów przygotowane przez serwer raportów. Panel Szukaj filtruje je po numerze dokumentu WMS, rodzaju dokumentu, kontrahencie, numerze dokumentu kontrahenta, numerze awizo i numerze dowodu. Każdy kafel ma miniaturę pierwszej strony: numer dokumentu z kodem kreskowym, dane kontrahenta, tabelę pozycji z SKU i EAN oraz linie podpisów Towar wydał, Towar przyjął i Sprawdził. Na zrzucie z bazy demonstracyjnej archiwum zawiera dwa wydruki dokumentów WZ. Okno wysyłki nie ma osobnego zrzutu, dlatego pokazujemy wydruk, który dołącza się do wiadomości jako PDF.

Okno wiadomości - pola i limity

Formularz wiadomości ma sześć pól. Dwa z nich są wymagane: bez co najmniej jednego poprawnego adresata i bez tematu wiadomości nie da się wysłać. Pozostałe pola uzupełnia się według potrzeby albo przejmuje z szablonu.

Limit 150 znaków dotyczy całego pola adresowego, a nie pojedynczego adresu. Jeśli w jednym polu wpisujesz kilka adresów, limit wyczerpie się po kilku pozycjach - stałą listę odbiorców kopii można wtedy zapisać w szablonie, który ma własną listę DW. Limit 25 MB obejmuje wszystkie załączniki razem. Skany listów przewozowych zapisane w wysokiej rozdzielczości potrafią zająć dużą część tej wartości, więc przed wysyłką zdjęć i skanów warto sprawdzić ich rozmiar.

Skąd uruchomić wysyłkę

Wiadomość zawsze dotyczy konkretnego rekordu, dlatego przed otwarciem okna trzeba wskazać wiersz w tabeli. Miejsce, z którego uruchamia się wysyłkę, zależy od konfiguracji paska narzędzi dla roli użytkownika.

Wydruk, który trafia do wiadomości, powstaje tak samo jak wydruk na papier: serwer raportów łączy dane dokumentu z szablonem i zwraca plik PDF. Mechanizm opisuje strona podgląd wydruku i wydruk zbiorczy, a budowę raportów - dokumentacja raportów stronicowanych SQL Server Reporting Services. Kopię wydruku można też zachować w archiwum PDF, które przeszukuje się po numerze dokumentu i kontrahencie - opis na stronie archiwum PDF dokumentów magazynowych.

Pasek rejestru wydań ma przyciski Dopisz, Podgląd, Dokumenty, Pobierz plik, Podpis, Usługi i Wydruk, a strzałka przy przycisku Wydruk rozwija listę szablonów wydruku. Kolumna Odbiorca i kolumna Przewoźnik podpowiadają, kto powinien dostać wiadomość o wydaniu. Zaznaczenie kilku wierszy pozwala wydrukować do 50 dokumentów naraz w jednym pliku PDF. Obsługę rejestru opisuje strona rejestr zatwierdzonych wydań WZ.

Szablony wiadomości ze zmiennymi

Szablon zawiera temat i treść wiadomości oraz listę odbiorców kopii (DW). W treści i temacie szablon może mieć zmienne - znaczniki, w których miejsce system wstawia dane wskazanego dokumentu, np. jego numer. Szablony prowadzi administrator w słowniku szablonów e-mail, opisanym na stronie skorowidze systemu w panelu Administratora, a użytkownik wybiera szablon w oknie wiadomości.

O zestawie szablonów decyduje Twoja firma - tabela pokazuje typowe przykłady, a nie gotowe szablony dostarczane z systemem. Jeden szablon na jedną sytuację daje odbiorcom powtarzalny układ wiadomości. Dzięki temu kontrahent szybciej odnajdzie numer dokumentu, a pracownik nie przepisuje go ręcznie z tabeli.

Kolejka wysyłki - dlaczego wiadomość nie wychodzi od razu

Zadanie w bazie zamiast wysyłki z przeglądarki. Polecenie wysłania zapisuje wiadomość w kolejce wysyłki jako zadanie w bazie danych. Wiadomość wychodzi przez serwer poczty w cyklu usługi wysyłkowej, która działa poza przeglądarką użytkownika. Operator nie czeka więc na odpowiedź serwera poczty, a czas między kliknięciem a dostarczeniem zależy od cyklu usługi i od serwera poczty odbiorcy.

Kolejka zmienia sposób sprawdzania, czy wiadomość wyszła. Zdarzenie wysłania zapisuje się w dzienniku zdarzeń dokumentu, razem z innymi zdarzeniami, np. archiwizacją wydruku - dziennik opisuje strona historia zmian i dziennik zdarzeń dokumentu. Panel Administratora ma pozycje harmonogramu zadań oraz komunikatów wychodzących i przychodzących, a zadania cykliczne uruchamia usługa harmonogramu działająca poza aplikacją WWW. Konfigurację wysyłki i połączenie z serwerem poczty Twojej firmy przygotowuje się w ramach wdrożenia systemu Studio WMS.net.

Procedura - wysłanie wydruku WZ do odbiorcy

1. W rejestrze dokumentów WZ kliknij wiersz wydania i sprawdź w stopce tabeli identyfikator po słowie Wskazany.
2. Otwórz wysyłkę przyciskiem lub pozycją menu przewidzianą na pasku dla Twojej roli. Możesz też wysłać wydruk dokumentu, który trafi do wiadomości jako PDF.
3. Wybierz szablon albo wpisz temat - bez tematu wiadomość nie zostanie wysłana.
4. Wpisz adresata, a osoby, które mają dostać kopię, dodaj w polu DW albo UDW. Każde z tych pól mieści do 150 znaków.
5. Sprawdź listę załączników: wydruk PDF i pozostałe pliki razem nie mogą przekroczyć 25 MB.
6. Wyślij wiadomość. Trafi do kolejki wysyłki, a zdarzenie zapisze się w dzienniku zdarzeń dokumentu.

Typowe problemy przy wysyłce

Wiadomość e-mail nie służy do rozmów wewnątrz magazynu. Pytania między biurem a halą zadaje się w dyskusji przy dokumencie, gdzie odpowiedzi zostają przy rekordzie. Przebieg wydania, które kończy się wysłaniem dokumentu do odbiorcy, opisuje artykuł wydanie magazynowe towaru - procedury i automatyzacja wydań.

Adresy e-mail i dane osobowe w korespondencji

Adres e-mail w postaci imie.nazwisko@firma.pl jest daną osobową, a wydruk dokumentu zawiera dane kontrahenta - przy jednoosobowej działalności gospodarczej także dane osobowe. Kartoteka kontrahenta przechowuje adresy w dwóch polach: E-mail na zakładce Dane ewidencyjne i e-mail autopowiadomienia na zakładce Inne. Aktualność tych pól decyduje o tym, czy dokument trafi do właściwej osoby; ich opis zawiera strona formularz kartoteki kontrahenta.

Pomyłka w adresie. Wiadomość z dokumentem wysłana do niewłaściwego odbiorcy może oznaczać naruszenie ochrony danych osobowych, które administrator danych ocenia według rozporządzenia RODO (UE) 2016/679. Przy wiadomości do kilku firm naraz wpisz w polu Adresat adres własnego magazynu, a adresy odbiorców w polu UDW - odbiorcy nie zobaczą wtedy nawzajem swoich adresów.