Pozycje w trakcie inwentaryzacji - kontrola arkusza spisowego przed zamknięciem

Rejestr Pozycje w trakcie inwentaryzacji pokazuje wszystkie wiersze otwartych arkuszy spisu z natury: ile towaru system wykazywał w chwili założenia arkusza i ile policzono w lokalizacji. Kierownik śledzi tu postęp liczenia i widzi przyszłe różnice, zanim zamknięcie inwentaryzacji zamieni je w dokumenty nadwyżek i niedoborów. Ekran służy do nadzoru - ilości wpisuje się na kolektorze albo w edycji arkusza.

Tabela nosi tytuł "Arkusz inwentaryzacyjny pozycje w trakcie realizacji". Pasek nad nią ma tylko przyciski Podgląd i Odśwież, a ikony po prawej stronie uruchamiają analizę danych, wybór kolumn oraz zapis widoku. Kolumna Numer zawiera numer arkusza w formacie RRRR-MM-NNNNN-INW, a L.p. numeruje pozycje w obrębie jednego arkusza. W bazie demonstracyjnej widać obok siebie arkusz, w którym jeden asortyment leży w kilku lokalizacjach, i arkusz obejmujący kilka towarów z jednej lokalizacji. Stopka pokazuje w bazie demonstracyjnej 263 pozycje otwartych arkuszy na siedmiu stronach po 30 wierszy.

Miejsce rejestru w przebiegu inwentaryzacji

Inwentaryzacja w Studio WMS.net przechodzi przez cztery etapy. Rejestr pozycji w trakcie obejmuje etap liczenia: od założenia arkusza do chwili, w której kierownik go zamknie albo usunie. Całość modułu opisuje przegląd inwentaryzacji w Studio WMS.net.

Kolumny arkusza i jak je czytać

Każdy wiersz odpowiada jednej pozycji stanu: asortymentowi na konkretnej palecie, w jednej partii i jednej lokalizacji.

Kolumna Numer palety SSCC zawiera w bazie demonstracyjnej numery w kilku formatach, także z prefiksem PAL. Nowy numer palety nadaje osobny licznik osiemnastocyfrowy, bez cyfry kontrolnej GS1. Przy spisie liczy się więc numer z ewidencji Studio WMS.net, a nie kod SSCC z etykiety logistycznej dostawcy.

Ilość w systemie - dlaczego arkusz zapamiętuje stan z chwili założenia

Różnicę inwentaryzacyjną Studio WMS.net liczy według jednego wzoru: ilość faktyczna minus ilość w systemie. Ilość w systemie nie jest bieżącym stanem magazynowym. Arkusz zapisuje ją raz, w chwili założenia, i od tej pory się nie zmienia.

Zakres spisu musi więc być zamrożony, zanim ktokolwiek zacznie liczyć. Służą temu dwa zabezpieczenia. Kreator nowej inwentaryzacji odmawia założenia arkusza, gdy w zakresie są dokumenty w buforze: wydanie zapisane roboczo nie zdjęło jeszcze towaru ze stanu zatwierdzonego, choć towar mógł już zejść z regału. Arkusz założony w takiej chwili pokazałby pozorny niedobór, a późniejsze zatwierdzenie wydania zdjęłoby ten sam towar ze stanu drugi raz. Drugim zabezpieczeniem jest blokada - kartoteki asortymentu i lokalizacje objęte arkuszem dostają status inwentaryzacji i wracają do statusu aktywnego dopiero przy zamknięciu albo usunięciu arkusza.

Reguła zamrożonego zakresu. Arkusz powstaje tylko wtedy, gdy w jego zakresie nie ma dokumentów w buforze. Od chwili założenia objęte kartoteki i lokalizacje mają status inwentaryzacji, a kolumna Ilość w systemie pozostaje niezmienna do końca spisu.

Rejestr lokalizacji w trakcie inwentaryzacji pokazuje adresy objęte otwartymi arkuszami - w bazie demonstracyjnej 28 adresów. Porównanie tej listy z kolumną Lokalizacja w pozycjach arkusza pozwala sprawdzić, czy zespół liczący obszedł wszystkie adresy. Znacznik w kolumnie Blokada dotyczy blokady ustawionej w kartotece lokalizacji i nie jest tym samym co status inwentaryzacji.

Zakres arkusza wybiera się w kreatorze nowej inwentaryzacji, ale w rejestrze pozycji da się go rozpoznać po samym układzie wierszy:

• MAG - cały magazyn użytkownika; najdłuższy arkusz, z pozycjami ze wszystkich lokalizacji magazynu.
• LOK - jedna lokalizacja; wszystkie pozycje arkusza mają ten sam adres w kolumnie Lokalizacja.
• ASO - jeden asortyment; ten sam indeks powtarza się w kolejnych lokalizacjach. Przy wyborze kilku asortymentów kreator zakłada osobny arkusz dla każdego z nich.
• KTR - towar jednego kontrahenta; indeksy i adresy są różne, łączy je właściciel towaru.

Skąd pochodzi ilość faktyczna w arkuszu

Ilość faktyczną wpisuje zwykle magazynier w transakcji inwentaryzacji na kolektorze. Transakcja realizuje arkusz założony wcześniej w przeglądarce: przyjmuje tylko lokalizacje objęte otwartym arkuszem, pozwala poprawić istniejącą pozycję albo dopisać nową, a wpisanie zera wymaga drugiego potwierdzenia klawiszem ENTER. Każdy zapis trafia do bazy od razu - bez bufora i bez akceptacji kierownika. Przebieg pracy na terminalu opisuje strona inwentaryzacja na kolektorze Android.

Kolektor pracuje online przez Wi-Fi albo LTE. Bez połączenia ilości nie da się zapisać, dlatego w strefach słabego zasięgu potrzebne są dodatkowe punkty dostępowe Wi-Fi albo terminale z LTE. Ponowny zapis tej samej pozycji działa jak korekta: nowa ilość zastępuje poprzednią, a nie dodaje się do niej. Dopóki arkusz jest otwarty, ilość można też poprawić w przeglądarce - w edycji arkusza, którą otwiera przycisk Edycja w rejestrze inwentaryzacji otwartych.

Pozycje niepoliczone przed zamknięciem. System wylicza różnicę tylko tam, gdzie wpisano ilość faktyczną. Arkusz zamknięty z myślnikami nie utworzy dla tych pozycji ani nadwyżki, ani niedoboru, a ewidencja zostanie taka jak w chwili założenia arkusza - choć nikt nie sprawdził, czy towar leży na miejscu.

Pasek narzędzi i menu kontekstowe

Pasek rejestru jest krótki, bo ekran nie zmienia danych. Operacje na arkuszu jako całości - założenie, edycja, usunięcie i zamknięcie - leżą w rejestrze inwentaryzacji otwartych.

Prawy przycisk myszy na komórce otwiera menu podręczne z poleceniem Filtruj wg rekordu. Filtr ustawiony na wartość z kolumny Numer zawęża tabelę do jednego arkusza - od tego zaczyna się każda analiza postępu.

Postęp liczenia - analiza danych w rejestrze

Postęp spisu mierzy się liczbą pozycji z wpisaną ilością faktyczną. Funkcja Sumuj kolumny liczbowe w oknie Analiza danych podaje dla każdej kolumny liczbowej sumę, średnią, minimum, maksimum i liczbę wypełnionych wartości. Liczba wypełnionych w kolumnie Ilość faktyczna, zestawiona z liczbą pozycji arkusza, pokazuje, jaka część spisu jest już za zespołem.

Funkcja Grupuj i podsumuj zastosowana do kolumny Numer podaje liczbę pozycji i sumy ilości każdego otwartego arkusza. Analiza obejmuje cały przefiltrowany zbiór, do 20 000 wierszy. Sumy ilości mają sens tylko w obrębie jednej jednostki miary, więc porównanie sum obu kolumn robi się dla jednego asortymentu. Szczegóły opisuje strona grupowanie i sumowanie danych w tabeli.

Co dzieje się w bazie przy zamknięciu arkusza

Zamknięcie uruchamia przycisk Zamknij w rejestrze inwentaryzacji otwartych. Nie ma osobnej decyzji kierownika dla każdej różnicy: wszystkie policzone pozycje arkusza rozliczają się naraz, według wzoru z kolumn tego rejestru. Przegląd pozycji w trakcie jest więc ostatnią chwilą na ponowne przeliczenie spornej lokalizacji.

Jedna transakcja zamknięcia. Procedura składowana SQL Server przetwarza pozycje otwartego arkusza: z różnic dodatnich tworzy dokument nadwyżek PI, z ujemnych dokument niedoborów RI. Oba dokumenty są od razu zatwierdzone i dostają numery z miesięcznego licznika w formacie RRRR-MM-NNNNN-PI oraz RRRR-MM-NNNNN-RI. W tej samej transakcji arkusz dostaje status zamkniętego, a objęte nim kartoteki i lokalizacje wracają do statusu aktywnego. Błąd dowolnego kroku wycofuje całość według schematu opisanego w dokumentacji konstrukcji TRY...CATCH w Microsoft Learn.

Po zamknięciu pozycje znikają z tego rejestru. Różnice ujemne widać potem w rejestrze niedoborów inwentaryzacyjnych RI, a dodatnie w rejestrze nadwyżek z inwentaryzacji PI. Oba dokumenty zmieniają stan zatwierdzony i stan dostępny do wydania w chwili zamknięcia.

Typowe sytuacje w trakcie spisu

Arkusz elektroniczny a spis z natury według ustawy

Ustawa o rachunkowości opisuje spis z natury jako ustalenie ilości, jej wycenę, porównanie z danymi ksiąg oraz wyjaśnienie i rozliczenie różnic (art. 26-27). Rejestr pozycji w trakcie odpowiada pierwszej części tego obowiązku: pokazuje ilości ustalone w lokalizacjach i ich porównanie z ewidencją magazynową. Wycena różnic i ich ujęcie w księgach należą do księgowości. Tekst przepisów udostępnia ustawa o rachunkowości w serwisie ISAP. Inwentaryzacja jest modułem systemu Studio WMS.net do zarządzania magazynem.