Załączniki i pliki - skany i protokoły przy dokumencie magazynowym

Studio WMS.net przechowuje pliki związane z dokumentem albo kartoteką na dwa sposoby. Pola załączników przyjmują pliki przeciągnięte na formularz, a każde pole ma własne przeznaczenie, np. list przewozowy albo protokół. Menedżer plików, otwierany pozycją Pliki, porządkuje pliki rekordu w drzewie folderów. W obu przypadkach plik leży na serwerze aplikacji, a nie na dysku jednego komputera.

Pasek menedżera ma przyciski Nowy folder, Wgraj pliki, Zmień nazwę i Usuń, a po prawej stronie Statystyki i wyszukiwarkę plików. Panel Foldery pokazuje drzewo katalogów z liczbą plików przy folderach, a jego stopka - łączną zajętość. Prawa część ekranu wyświetla pliki wybranego folderu - na zrzucie z bazy demonstracyjnej trzy pliki umowy w formatach DOCX, PDF i XLSX - oraz kafel Dodaj, na który przeciąga się pliki z pulpitu. Ścieżka nad kaflami pokazuje położenie folderu w drzewie, a ikony obok niej zmieniają sortowanie i widok na kafle albo listę.

Pola załączników i menedżer plików - porównanie

Oba mechanizmy zapisują pliki przy rekordzie, ale różnią się organizacją i kontrolą. Pola załączników są zaprojektowane dla typu dokumentu, więc każdy plik ma z góry określone miejsce. Menedżer plików daje drzewo folderów, w którym pliki porządkuje użytkownik.

Rejestry dokumentów magazynowych mają dodatkowo na pasku przycisk Dokumenty, który otwiera listę plików powiązanych z dokumentem - widać go np. w rejestrach przyjęć PZB i wydań WZ. Wybór mechanizmu zależy od tego, czy plik ma stałe miejsce w procesie. List przewozowy dołączany do każdego wydania pasuje do pola załącznika o tej nazwie, a korespondencja i certyfikaty - do folderów menedżera. Menedżer plików firmowych w sekcji INFORMACJE, niezwiązany z pojedynczym rekordem, opisuje strona przeglądanie folderów i plików firmy.

Pasek formularza łączy przyciski zapisu z przyciskami Opis, Uwagi, Zdjęcia, Pliki i Załączniki. Pliki kartoteki asortymentu przydają się przez cały czas, gdy towar jest w magazynie, np. karta charakterystyki substancji albo instrukcja składowania od producenta. Na zrzucie formularz dotyczy nowego rekordu, a wskaźnik Wymagane w prawym górnym rogu pokazuje, ile pól obowiązkowych ma już wartość. Pola formularza opisuje strona nowa kartoteka asortymentu.

Jak dodać plik do dokumentu

1. W rejestrze kliknij wiersz dokumentu i sprawdź w stopce tabeli identyfikator po słowie Wskazany.
2. Otwórz pliki rekordu: pozycję Pliki w grupie Funkcje uniwersalne albo w podmenu Więcej, a w rejestrach dokumentów magazynowych także przycisk Dokumenty.
3. Przeciągnij plik z pulpitu na kafel Dodaj albo wskaż go przyciskiem Wgraj pliki.
4. Sprawdź nazwę zapisanego pliku. Jeśli w folderze był już plik o tej nazwie, nowy dostał przyrostek, a poprzedni został bez zmian.
5. W trybie pełnego zarządzania nadaj plikowi opis albo zmień jego nazwę tak, żeby wskazywała sprawę, np. numer protokołu.

Tryb pracy menedżera zależy od miejsca, z którego go otwarto. Brak przycisków Nowy folder albo Usuń oznacza zwykle tryb tylko do przeglądania albo tylko do wgrywania. W trybie wgrywania można dodać plik, ale nie można zmienić ani usunąć plików dodanych wcześniej.

Jakie pliki przyjmuje system

• Pliki blokowane w menedżerze - wykonywalne i serwerowe, np. .exe, .bat, .dll, .config i .aspx, zawsze, niezależnie od trybu pracy.
• Pliki dozwolone w menedżerze - m.in. dokumenty biurowe, PDF, obrazy, archiwa, wiadomości e-mail i wideo.
• Rozszerzenia pola załącznika - dla każdego pola można ustawić listę dozwolonych rozszerzeń, np. tylko PDF dla pola protokołu.
• Szerokość obrazu - dla pola można ustawić maksymalną szerokość obrazu; większe obrazy system skaluje z zachowaniem proporcji.

Dwie opcje przetwarzania włącza się w konfiguracji. Pierwsza rozbija plik PDF na obrazy JPG, więc strony skanu stają się zwykłymi obrazami. Druga nakłada na zdjęcia znak wodny, co utrudnia użycie zdjęcia poza sprawą, do której je dołączono. Skalowanie obrazów ma znaczenie przy zdjęciach z telefonów: plik o szerokości kilku tysięcy pikseli po zmniejszeniu zajmuje mniej miejsca na serwerze i szybciej się otwiera.

Pliki w procesie magazynowym - przykłady

Zdjęcia towaru mają osobną galerię z opisem każdego zdjęcia, którą opisuje strona zdjęcia w dokumentach i kartotekach. Wydruki dokumentów zapisują się osobno: wydrukowany dokument może zostać skopiowany do archiwum PDF, czyli do rejestru plików dokumentu, a jego wyszukiwanie opisuje strona archiwum PDF dokumentów magazynowych. Dokumenty, do których przy dostawie trafia najwięcej skanów, omawia artykuł przyjęcie do magazynu - dokumenty PZ, PW i awizo.

Usunięcie załącznika i ślad w historii

Usuwanie plików działa inaczej niż usuwanie notatek i wypowiedzi w dyskusji. Notatka po usunięciu zostaje w bazie z oznaczeniem usuniętej, a usunięty załącznik znika z serwera - zostaje po nim tylko wpis w historii dokumentu.

Usunięcie kasuje plik. Usunięcie załącznika kasuje plik z serwera aplikacji i zapisuje w historii dokumentu, kto i kiedy to zrobił. Z poziomu systemu pliku nie da się przywrócić - pozostaje kopia zapasowa katalogu aplikacji. Zanim usuniesz skan protokołu albo listu przewozowego, upewnij się, że nie jest jedynym dowodem w sprawie reklamacji albo szkody.

Wpis o usunięciu trafia do dziennika zdarzeń dokumentu, obok zdarzeń takich jak wysłanie dokumentu e-mailem albo archiwizacja wydruku. Przeglądanie tych wpisów opisuje strona historia zmian i dziennik zdarzeń dokumentu. Jeśli plik trafił do niewłaściwego dokumentu, zamiast go usuwać, dodaj go najpierw we właściwym miejscu - kolejność odwrotna grozi utratą jedynej kopii.

Gdzie leżą pliki - serwer aplikacji i kopia zapasowa

Pliki poza bazą danych. Załączniki trafiają do katalogu dokumentu na serwerze aplikacji, a nie do bazy SQL Server. Pula aplikacji w IIS musi mieć prawo zapisu do katalogu aplikacji - bez niego wgranie pliku kończy się komunikatem o braku uprawnień. Rolę puli aplikacji opisuje architektura IIS w dokumentacji Microsoft Learn, a wymagania instalacji - strona instalacja i konfiguracja Studio WMS.net.

Z tego podziału wynika zasada dla administratora: kopia zapasowa samej bazy danych nie obejmuje załączników. Plan kopii musi uwzględniać katalog aplikacji z plikami, inaczej po odtworzeniu bazy dokumenty wrócą bez skanów i protokołów. Mechanizmy kopii bazy opisuje dokumentacja kopii zapasowych SQL Server. Przy licencjach w chmurze SoftwareStudio kopię danych wykonuje producent, a zakres usługi podaje cennik licencji Studio WMS.net. Foldery menedżera plików definiuje administrator w słowniku systemu, opisanym na stronie skorowidze w panelu Administratora.