Archiwum PDF - kopie wydruków dokumentów magazynowych z wyszukiwarką
Archiwum PDF zbiera kopie wydruków dokumentów magazynowych wygenerowanych przez serwer raportów. Kierownik i biuro odnajdują w nim wydruk WZ, PZB albo CDW po numerze dokumentu, kontrahencie, numerze awizo lub numerze dowodu, bez ponownego drukowania. Archiwum pokazuje, jak wyglądał dokument, który magazyn przekazał kierowcy albo odbiorcy.
Ekran nosi tytuł Przeglądarka plików. W prawym górnym rogu licznik podaje liczbę plików - w bazie demonstracyjnej 43 - a obok są trzy przełączniki wielkości miniatur. Panel Szukaj po lewej ma sześć pól oraz przyciski Filtruj i Wyczyść filtry. Kafel pokazuje miniaturę pierwszej strony wydruku ze znacznikiem PDF, a podpis pod miniaturą podaje numer dokumentu i nazwę kontrahenta. Stopka ustawia liczbę plików na stronie i przełącza strony; w bazie demonstracyjnej widać pliki od 1 do 10 z 43, na stronie 1 z 5.
Na tej stronie
Droga dokumentu do archiwum
Plik w archiwum jest skutkiem wydruku, a nie osobnym dokumentem. Wydruk uruchamia się z rejestru dokumentów, a jego kopia może trafić do archiwum PDF dokumentu. Tabela pokazuje kolejne etapy.
| Etap | Co się dzieje | Gdzie szukać szczegółów |
|---|---|---|
| Zatwierdzenie dokumentu | Dokument dostaje numer w formacie RRRR-MM-NNNNN-TYP. Dokument w buforze nie ma jeszcze ostatecznego numeru. | Rejestry dokumentów, np. rejestr zatwierdzonych wydań WZ |
| Wydruk | Serwer raportów składa wydruk według szablonu i pokazuje go w oknie podglądu jako PDF. Z podglądu wydruk zapisuje się do PDF albo XLS. | Podgląd wydruku dokumentu magazynowego |
| Kopia w archiwum | Wydrukowany dokument może zostać skopiowany do archiwum PDF, czyli do plików dokumentu. Dziennik zdarzeń dokumentu odnotowuje podgląd i archiwizację wydruku. | Ta strona |
| Wysyłka | Wiadomość z wydrukiem w załączniku PDF trafia do kolejki wysyłki. | Sekcja o wydruku zbiorczym i e-mailu niżej |
| Wyszukanie | Pozycja Archiwum PDF w sekcji INFORMACJE: panel Szukaj i miniatury wydruków. | Ta strona |
Wydruk z serwera raportów. Dokumenty drukuje serwer raportów SQL Server Reporting Services, a nie przeglądarka. Serwer składa wydruk według szablonu raportu i zwraca gotowy plik - domyślnie PDF w oknie podglądu. Zmiana wyglądu wydruku oznacza więc zmianę szablonu raportu, a nie ustawienie w formularzu dokumentu. Adres serwera raportów administrator wpisuje w parametrach globalnych systemu, a budowę takich wydruków opisuje dokumentacja raportów stronicowanych SSRS w Microsoft Learn.
Wyszukiwanie w archiwum
Panel Szukaj ma sześć pól opisujących dokument. Przycisk Filtruj uruchamia wyszukiwanie po wypełnionych polach, a Wyczyść filtry wraca do pełnej listy plików.
| Pole | Co wpisać | Kiedy się przydaje |
|---|---|---|
| Numer dokumentu WMS | Numer nadany przy zatwierdzeniu, np. 2026-07-00012-WZ w bazie demonstracyjnej | Odszukanie wydruku znanego dokumentu. |
| Rodzaj dokumentu | Fragment symbolu typu, np. WZ, PZB albo CDW | Przegląd wydruków jednego typu dokumentu. |
| Kontrahent | Fragment nazwy kontrahenta | Wszystkie wydruki dla jednego klienta, np. przy reklamacji. |
| Nr dokumentu kontrahenta | Numer, którym dokument oznaczył kontrahent, np. numer jego zamówienia | Klient pyta o dostawę, podając własny numer. |
| Numer awizo | Numer awizacji transportu | Powiązanie wydruku z awizacją dostawy albo odbioru. |
| Numer dowodu | Numer dowodu dostawy albo listu przewozowego | Reklamacja transportowa i uzgodnienia z przewoźnikiem. |
Pola Rodzaj dokumentu i Kontrahent mają podpowiedź wpisz fragment, więc wystarczy część tekstu. Archiwum PDF korzysta z tej samej przeglądarki plików co asortyment ze zdjęciami w sekcji INFORMACJE - z panelem filtrów po lewej i miniaturami po prawej. Oba widoki różnią się zawartością i polami wyszukiwania.
Co widać na wydruku dokumentu
Na drugim zrzucie z bazy demonstracyjnej archiwum pokazuje dwa pliki: wydruki dokumentów 2026-07-00012-WZ i 2026-07-00011-WZ. Miniatura ma rozmiar, przy którym układ wydruku da się odczytać bez otwierania pliku. Nagłówek podaje dane firmy wystawiającej dokument, numer strony i kod kreskowy z numerem pod spodem.
| Element wydruku | Zawartość na wydruku WZ | Znaczenie w procesie |
|---|---|---|
| Tytuł | Dokument nr z numerem w formacie RRRR-MM-NNNNN-TYP | Numer łączy papier z rejestrem dokumentów. |
| Dane odbiorcy | Kontrahent z adresem, kod klienta, miejsce dostawy, uwagi | Kierowca i odbiorca sprawdzają, czy towar jedzie pod właściwy adres. |
| Dane operacji | Data, magazyn, data wydania, numer awizo | Powiązanie wydania z dniem załadunku i z awizacją transportu. |
| Pozycje | Lp, SKU i EAN, nazwa, jednostka miary, ilość, jednostka logistyczna z rodzajem i numerem palety | Kontrola kompletności przy załadunku, paleta po palecie. |
| Podsumowanie | Ilość sztuk | Porównanie z liczbą sztuk na pojeździe. |
| Podpisy | Towar wydał, Towar przyjął, Sprawdził | Potwierdzenie przekazania towaru i kontroli wydania. |
Pola podpisów sprawiają, że papierowy wydruk WZ staje się dowodem przekazania towaru: podpis odbiorcy potwierdza ilość, którą przyjął. Kopia w archiwum pokazuje treść wydruku, ale nie zawiera podpisów złożonych na papierze. Skan podpisanego egzemplarza można dołączyć do dokumentu w załącznikach dokumentu, jeżeli dla typu dokumentu skonfigurowano takie pole.
Wydruk zbiorczy i wysyłka PDF e-mailem
Na zrzucie z bazy demonstracyjnej rejestr Dokumenty PZ ma na pasku narzędzi m.in. przyciski Podgląd, Eksport XLS i Wydruk, a przycisk Wydruk ma strzałkę listy rozwijanej. W prawym górnym rogu jest Przedział czasowy, a stopka podaje liczbę wierszy na stronie i łączną liczbę rekordów. Z tego miejsca zaczyna się wydruk pojedynczego dokumentu i wydruk zbiorczy.
Wydruk zbiorczy łączy wiele dokumentów w jeden plik PDF, np. wszystkie wydania dla jednego przewoźnika z danego dnia. Procedura w rejestrze, który pozwala zaznaczać wiele wierszy:
- Zawęź rejestr filtrem Przedział czasowy i filtrem kolumny, np. kontrahenta.
- Zaznacz dokumenty: Ctrl + klik dodaje pojedynczy wiersz, Shift + klik zakres, a Ctrl+A wszystkie. Zaznaczenie przetrwa zmianę strony tabeli.
- Uruchom wydruk poleceniem Wydruk na pasku narzędzi.
- Poczekaj, aż serwer raportów wygeneruje każdy zaznaczony dokument i połączy wyniki w jeden plik PDF.
- Wydrukuj plik albo zapisz go na dysku.
Limit wydruku zbiorczego. Wydruk zbiorczy obejmuje do 50 zaznaczonych dokumentów. Każdy dokument powstaje osobno i zachowuje własny nagłówek, a dopiero potem pliki łączą się w jeden PDF. Większą liczbę dokumentów drukuje się w kilku partiach.
Wydruk można też wysłać e-mailem jako załącznik PDF. Okno Wyślij e-mail ma pola adresata, DW, UDW, tematu i treści oraz listę załączników, a szablon wiadomości może podstawić dane dokumentu. Wiadomość wymaga co najmniej jednego poprawnego adresata i tematu, a załączniki razem nie mogą przekroczyć 25 MB. Wysłana wiadomość trafia do kolejki wysyłki i wychodzi przez serwer poczty w cyklu usługi wysyłkowej, a zdarzenie zapisuje się w historii dokumentu - szczegóły na stronie wysyłka e-mail z systemu.
Archiwum PDF a inne miejsca przechowywania plików
Studio WMS.net przechowuje pliki w kilku miejscach. Archiwum PDF zawiera tylko wydruki - zdjęcia i dokumenty firmowe mają własne miejsca.
| Miejsce | Co przechowuje | Jak trafia tam plik | Jak się szuka |
|---|---|---|---|
| Archiwum PDF | Kopie wydruków dokumentów magazynowych | Przy wydruku dokumentu | Pola dokumentu: numer, rodzaj, kontrahent, awizo, dowód |
| Asortyment ze zdjęciami | Zdjęcia towarów | Zdjęcia dodane do kartotek asortymentu | Pola kartoteki, np. SKU albo EAN |
| Pliki | Dokumenty firmy w drzewie folderów | Wgranie przez użytkownika | Drzewo folderów i pole Szukaj plików - opis na stronie przeglądanie folderów i plików |
| Załączniki dokumentu | Pliki przypięte do dokumentu, np. list przewozowy albo protokół | Przeciągnięcie na pole załącznika w dokumencie | W samym dokumencie |
Archiwum wydruków jest jednym z elementów elektronicznego obiegu dokumentów w magazynie, który szerzej omawia artykuł elektroniczny obieg dokumentów w systemie WMS.
Typowe sytuacje w archiwum
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Brak wydruku dokumentu w archiwum | Dokumentu nie drukowano albo kopii wydruku nie skopiowano do archiwum | Wydrukuj dokument z rejestru i sprawdź w dzienniku zdarzeń dokumentu wpis o archiwizacji wydruku. |
| Kopia w archiwum różni się od dokumentu w rejestrze | Wydruk wykonano przed zmianą dokumentu w buforze | Kopia to plik z chwili wydruku - wydrukuj dokument ponownie po zatwierdzeniu. |
| Filtr nie zwraca plików | Literówka w pełnym numerze albo pozostałość poprzedniego filtra | Kliknij Wyczyść filtry i wpisz fragment w polu Rodzaj dokumentu albo Kontrahent. |
| Podgląd wydruku się nie otwiera | Serwer raportów jest niedostępny albo jego adres w parametrach jest błędny | Zgłoś administratorowi - sprawdza adres serwera raportów w parametrach globalnych. |
| Zapis pliku kończy się komunikatem o braku uprawnień | Pula aplikacji na serwerze nie ma prawa zapisu do katalogu aplikacji, w którym powstają pliki PDF | Administrator serwera nadaje puli aplikacji prawo zapisu. |
| Wiadomość z PDF nie dotarła od razu | Wiadomość czeka w kolejce wysyłki | Sprawdź historię dokumentu; wiadomość wyjdzie w cyklu usługi wysyłkowej. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: odszukaj wydruk wydania i porównaj go z rejestrem WZ
Uczeń sprawdza, czy wydruk dokumentu zgadza się z zapisem w systemie, i uczy się odczytywać pola dokumentu wydania. Rola w demo: kierownik magazynu. Czas: około 15 minut.
- Otwórz demo Studio WMS.net w przeglądarce w roli kierownika magazynu i przejdź do INFORMACJE, Archiwum PDF.
- W polu Rodzaj dokumentu wpisz WZ, kliknij Filtruj i zapisz liczbę plików z licznika.
- Wybierz jeden wydruk i odczytaj z miniatury numer dokumentu, datę wydania, numer awizo oraz liczbę sztuk z podsumowania.
- Przejdź do MAGAZYN, Wydania, blok Wydania na zewnątrz na podst. zlecenia, Wydania WZ i odszukaj ten numer filtrem kolumny numeru dokumentu.
- Porównaj dane z wydruku z danymi w rejestrze i wypisz pola wydruku, które nie mają odpowiednika w kolumnach rejestru.
Pytanie kontrolne. Dlaczego podpisany wydruk WZ jest dowodem przekazania towaru, a kopia PDF w archiwum nim nie jest, i w jakiej sytuacji kopia może różnić się od dokumentu w rejestrze?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "sporządza dokumentację dotyczącą przyjęcia i wydania zapasów" z kwalifikacji SPL.01 Obsługa magazynów (jednostka SPL.01.5), w tym kryterium "analizuje dokumenty magazynowe pod względem poprawności zapisów", opisane w podstawie programowej zawodu magazynier-logistyk. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo WMS na zajęciach z gospodarki magazynowej, a funkcje całego programu opisuje strona system magazynowy Studio WMS.net.
Najczęstsze pytania
Czy każdy wydrukowany dokument trafia do archiwum PDF?
Archiwum zawiera wydruki, które przy drukowaniu skopiowano do plików dokumentu. O archiwizacji konkretnego wydruku informuje dziennik zdarzeń dokumentu. Brak pliku w archiwum oznacza, że dokumentu nie drukowano albo kopii nie zapisano.
Czy kopia w archiwum zmienia się razem z dokumentem?
Nie. Kopia jest plikiem PDF z chwili wydruku. Zmiana dokumentu w buforze po wydrukowaniu nie aktualizuje kopii, dlatego po zatwierdzeniu dokument drukuje się ponownie.
Ile dokumentów można wydrukować naraz?
Do 50 zaznaczonych dokumentów w jednym wydruku zbiorczym. Serwer raportów generuje każdy dokument osobno i łączy wyniki w jeden plik PDF.
W jakich formatach można zapisać wydruk?
Podgląd wydruku otwiera się domyślnie jako PDF. Z okna podglądu wydruk zapisuje się do PDF albo XLS.
Jak wysłać wydruk do klienta?
E-mailem z załącznikiem PDF. Wiadomość wymaga poprawnego adresata i tematu, załączniki razem mogą mieć do 25 MB, a wysyłka przechodzi przez kolejkę i zapisuje się w historii dokumentu.
Słownik pojęć
- Archiwum PDF
- Zbiór kopii wydruków dokumentów magazynowych zapisanych przy drukowaniu, przeszukiwany po polach dokumentu.
- Serwer raportów SSRS
- SQL Server Reporting Services - usługa, która składa wydruki według szablonów raportów i zwraca je jako PDF albo XLS.
- Raport stronicowany
- Raport o stałym układzie strony, przygotowany do druku i zapisu w PDF; w ten sposób powstają wydruki dokumentów.
- Wydruk zbiorczy
- Jeden plik PDF z wydrukami do 50 zaznaczonych dokumentów, generowanymi osobno i połączonymi.
- Kolejka wysyłki
- Lista wiadomości zapisanych w bazie, które usługa wysyłkowa przekazuje do serwera poczty w swoim cyklu.
- Numer awizo
- Numer awizacji transportu, który łączy dokument magazynowy z zapowiedzianą dostawą albo odbiorem.
- Numer dowodu
- Numer dowodu dostawy albo listu przewozowego zapisany w dokumencie magazynowym.