Pozycje usunięte - ślad arkuszy spisu wycofanych przed zamknięciem
Rejestr Pozycje usunięte pokazuje pozycje arkuszy inwentaryzacji, które usunięto, zanim spis został zamknięty. Studio WMS.net nie kasuje ich z bazy - dostają status usuniętych i zostają do wglądu razem z ilościami wpisanymi do chwili usunięcia. Kierownik sprawdza tu, jaki zakres spisu wycofano, a kontroler - czy żaden arkusz nie zniknął bez śladu.
Menu otwiera się w sekcji MAGAZYN, pozycja Inwentaryzacja. Licznik nad kafelkami podaje jedenaście pozycji menu w trzech blokach: Informacje z sześcioma podglądami, Inwentaryzacja z założeniem nowego spisu i rejestrami arkuszy, a także Inwentaryzacja - dokumenty z niedoborami i nadwyżkami. Trzy podglądy z bloku Informacje - pozycje w trakcie, pozycje po inwentaryzacji i pozycje usunięte - pokazują te same pozycje arkuszy, każdy w innym stanie. Pole wyszukiwania nad blokami filtruje pozycje menu po nazwie.
Na tej stronie
- Trzy rejestry pozycji - jeden arkusz w trzech stanach
- Kiedy pozycje trafiają do tego rejestru
- Usunąć czy zamknąć - decyzja kierownika
- Kolumny rejestru pozycji usuniętych
- Numeracja arkuszy i ślad kontrolny
- Typowe sytuacje związane z usuniętymi arkuszami
- Ćwiczenie: prześledź cykl życia arkusza i zdecyduj, czy go usunąć, czy zamknąć
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Trzy rejestry pozycji - jeden arkusz w trzech stanach
Każda pozycja arkusza spisu ma status. Otwarty arkusz ma pozycje w statusie roboczym; zamknięcie zmienia go na zamknięty, a usunięcie - na usunięty. Studio WMS.net stosuje tu tę samą zasadę co przy dokumentach magazynowych w buforze: usunięcie zmienia status rekordu, zamiast kasować go z bazy. Całość obiegu spisu opisuje przegląd modułu inwentaryzacji.
| Stan arkusza | Rejestr pozycji | Ilość faktyczna | Wpływ na stan magazynowy |
|---|---|---|---|
| otwarty | pozycje w trakcie inwentaryzacji | Wpisywana i poprawiana na kolektorze albo w edycji arkusza. | Brak do chwili zamknięcia. |
| zamknięty | pozycje po inwentaryzacji | Zamrożona przy zamknięciu. | Różnice rozliczone dokumentami PI i RI. |
| usunięty | Pozycje usunięte (ta strona) | Zamrożona w chwili usunięcia. | Brak - nie powstaje żaden dokument. |
Kiedy pozycje trafiają do tego rejestru
Pozycje przechodzą tutaj, gdy kierownik usunie otwartą inwentaryzację przyciskiem Usuń w rejestrze inwentaryzacji otwartych. Operacja obejmuje cały arkusz. Wszystkie jego otwarte pozycje dostają status usuniętych, a kartoteki asortymentu i lokalizacje objęte arkuszem tracą status inwentaryzacji i wracają do bieżącej pracy.
Tabela nosi tytuł "Inwentura bufor - rejestr". Pasek ma sześć przycisków, wśród nich Usuń i Zamknij - dwie operacje, które kończą arkusz na dwa różne sposoby. W bazie demonstracyjnej rejestr ma pięć otwartych arkuszy: trzy typu ASO, jeden LOK i jeden KTR, z kolorową etykietą typu w pierwszej kolumnie. Rejestr inwentaryzacji zamkniętych nie ma przycisku Usuń: arkusza zamkniętego nie da się wycofać, bo jego różnice są już rozliczone dokumentami PI i RI.
Usunięcie jako zmiana statusu. Polecenie usunięcia zmienia status wyłącznie pozycji otwartych. Warunek w zapisie działa tak samo jak przy dokumentach w buforze, więc pozycji arkusza zamkniętego nie da się tą drogą wycofać. W tej samej operacji serwer zdejmuje status inwentaryzacji z objętych kartotek i lokalizacji. Rekordy pozycji zostają w bazie SQL Server razem z ilością w systemie i ilością faktyczną, dlatego rejestr może je pokazać w każdej chwili.
Kartoteki objęte otwartymi arkuszami widać w rejestrze artykułów w trakcie inwentaryzacji. Usunięcie arkusza zdejmuje z nich status inwentaryzacji, a wraz z nim ochronę ilości zapisanej w arkuszu - od tej chwili towar może się znów ruszać.
Usunąć czy zamknąć - decyzja kierownika
Usunięcie i zamknięcie kończą arkusz, ale z odmiennym skutkiem. Zamknięcie rozlicza różnice i zmienia stan magazynowy. Usunięcie niczego nie rozlicza - wycofuje spis tak, jakby się nie odbył, i zostawia tylko ślad w tym rejestrze.
| Sytuacja | Właściwa operacja | Dlaczego |
|---|---|---|
| Arkusz założono dla złego zakresu, liczenie się nie zaczęło. | Usuń | Blokada wstrzymuje pracę w lokalizacjach, a arkusz nie ma czego rozliczać. |
| Spis przerwano i trzeba go powtórzyć w innym terminie. | Usuń, potem nowy arkusz | Nowy arkusz zapisze aktualną ilość w systemie z chwili swojego założenia. |
| Liczenie zakończone, w arkuszu są różnice. | Zamknij | Tylko zamknięcie tworzy dokumenty PI i RI. |
| Różnice są duże i trudne do wyjaśnienia. | Przeliczyć sporne pozycje, potem Zamknij | Usunięcie nie ukrywa różnic - ilości faktyczne zostają widoczne w tym rejestrze. |
Usunięcie nie rozlicza różnic. Jeśli w arkuszu wpisano ilości faktyczne, a potem arkusz usunięto, żadna różnica nie trafi do dokumentów PI ani RI i stan w ewidencji zostanie bez zmian. Towar trzeba wtedy objąć nowym arkuszem i policzyć ponownie - ilości z usuniętego arkusza nie przenoszą się do nowego.
Kolumny rejestru pozycji usuniętych
Nagłówki kolumn są takie same jak w pozostałych widokach arkusza. Inaczej czyta się tylko obie ilości, bo zatrzymały się w chwili usunięcia. Pasek zawiera przyciski Podgląd i Odśwież; przycisku przywracania pozycji nie ma.
| Kolumna | Co pokazuje w pozycji usuniętej | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Numer | Numer usuniętego arkusza w formacie RRRR-MM-NNNNN-INW. | Wyjaśnienie luki w numeracji arkuszy. |
| L.p. i Strona | Kolejność pozycji w arkuszu i numer strony wydruku. | Odtworzenie papierowego arkusza, jeśli komisja liczyła na papierze. |
| Indeks, Nazwa, Kod EAN | Towar objęty usuniętym spisem. | Sprawdzenie, czy ten sam asortyment objęto później nowym arkuszem. |
| Lokalizacja, Numer palety SSCC, Nr serii | Miejsce składowania i nośnik pozycji; Nr serii oznacza partię. | Ustalenie, które adresy wróciły do pracy bez rozliczonego spisu. |
| Ilość w systemie | Stan z chwili założenia usuniętego arkusza, a nie stan bieżący. | Porównanie z nowym arkuszem pokazuje ruch towaru między dwoma założeniami. |
| Ilość faktyczna | Ilość wpisana przed usunięciem; myślnik oznacza, że pozycji nie policzono. | Wypełnione wartości wskazują pracę zespołu, której wynik nie został rozliczony. |
| Nr referencyjny | Identyfikator techniczny rekordu. | Zgłoszenia serwisowe. |
Funkcja Grupuj i podsumuj zastosowana do kolumny Numer pokazuje, ile pozycji miał każdy usunięty arkusz, a liczba wypełnionych wartości w kolumnie Ilość faktyczna mówi, czy przed usunięciem ktoś liczył. Obie funkcje opisuje strona grupowanie i sumowanie danych w tabeli.
Numeracja arkuszy i ślad kontrolny
Numer arkusza powstaje przy jego założeniu, z licznika inwentaryzacji. Usunięcie arkusza nie zwalnia numeru, bo pozycje zachowują go w bazie. W ciągu numerów widocznym w rejestrach arkuszy otwartych i zamkniętych powstaje wtedy luka, którą wyjaśnia dopiero ten rejestr. Kontroler, który zestawi numery arkuszy z danego miesiąca, znajdzie tu każdy brakujący numer razem z zakresem i ilościami.
Ustawa o rachunkowości wymaga, by różnice ujawnione w toku inwentaryzacji wyjaśnić i rozliczyć w księgach (art. 26-27). Arkusz usunięty tej roli nie spełnia - jest zapisem przerwanej próby spisu, a spis trzeba przeprowadzić i zamknąć w nowym arkuszu. Tekst przepisów udostępnia ustawa o rachunkowości w serwisie ISAP.
Typowe sytuacje związane z usuniętymi arkuszami
| Objaw | Najczęstsza przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| W numeracji arkuszy z danego miesiąca brakuje numeru | Arkusz o tym numerze usunięto. | Odszukać numer w tym rejestrze i sprawdzić zakres usuniętego spisu. |
| Magazynier policzył strefę, a wyników nie ma w dokumentach różnic | Arkusz usunięto zamiast zamknąć. | Objąć strefę nowym arkuszem i policzyć ponownie. |
| Lokalizacje pracują normalnie, choć spisu nie rozliczono | Usunięcie zdjęło status inwentaryzacji z kartotek i lokalizacji. | Założyć nowy arkusz; status inwentaryzacji wróci przy jego założeniu. |
| Ten sam zakres jest w usuniętym i w zamkniętym arkuszu | Spis powtórzono po wycofaniu pierwszej próby. | Porównać ilości w systemie obu arkuszy - różnica pokazuje ruch towaru między założeniami. |
Pojęcia związane z obiegiem spisu, takie jak arkusz spisowy czy różnica inwentaryzacyjna, zebrano także w słowniku pojęć WMS SoftwareStudio.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: prześledź cykl życia arkusza i zdecyduj, czy go usunąć, czy zamknąć
Uczeń poznaje trzy stany arkusza i uczy się odróżniać wycofanie spisu od jego rozliczenia. Rola w demo: kierownik magazynu. Czas: około 15 minut.
- Otwórz demo systemu Studio WMS.net w roli kierownika magazynu i przejdź do MAGAZYN, Inwentaryzacja. W bloku Informacje wskaż trzy rejestry pozycji arkusza.
- W rejestrze Inwentaryzacje otwarte zapisz numery i typy arkuszy. Nie używaj przycisków Usuń ani Zamknij - konto demo jest wspólne dla wszystkich testujących.
- W rejestrze Pozycje w trakcie inwentaryzacji sprawdź dla jednego arkusza, czy ma wpisane ilości faktyczne.
- W rejestrze Pozycje po inwentaryzacji wypisz numery arkuszy z jednego miesiąca i sprawdź, czy tworzą ciągłą serię. Brakujące numery porównaj z listą arkuszy otwartych.
- Dla arkusza z kroku 3 uzasadnij na piśmie, czy kierownik powinien go zamknąć, czy usunąć. Skorzystaj z tabeli decyzji na tej stronie.
Pytanie kontrolne. Dlaczego usunięcie arkusza z wpisanymi ilościami faktycznymi nie zmienia stanu magazynowego i czym to grozi przy inwentaryzacji na koniec roku obrotowego?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "kontroluje stan majątku w magazynie i zapasów magazynowych" z kwalifikacji SPL.01 Obsługa magazynów (jednostka SPL.01.6), w tym kryterium "sporządza dokumentację dotyczącą inwentaryzacji". Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo WMS na zajęciach z gospodarki magazynowej.
Najczęstsze pytania
Czy pozycje usunięte da się przywrócić do arkusza?
Rejestr nie ma takiej operacji - pasek zawiera tylko Podgląd i Odśwież. Ponowny spis prowadzi się w nowym arkuszu, który zapisze aktualną ilość w systemie.
Czy usunięcie arkusza zmienia stan magazynowy?
Nie. Usunięcie nie tworzy dokumentów PI ani RI, więc stan zatwierdzony i stan dostępny zostają takie jak przed spisem. Zmienia się tylko status objętych kartotek i lokalizacji, które wracają do bieżącej pracy.
Czy można usunąć arkusz zamknięty?
Nie. Rejestr inwentaryzacji zamkniętych ma tylko przyciski Podgląd i Wydruk, a polecenie usunięcia dotyczy wyłącznie pozycji otwartych. Różnice zamkniętego arkusza koryguje się kolejnym spisem w nowym arkuszu.
Czy usunięcie arkusza zwalnia jego numer?
Nie. Numer pozostaje przy usuniętych pozycjach, a licznik inwentaryzacji nie nadaje go ponownie. W numeracji arkuszy powstaje luka, którą wyjaśnia ten rejestr.
Dlaczego rejestr pokazuje ilości faktyczne, skoro arkusz usunięto?
Usunięcie zmienia tylko status pozycji. Ilości wpisane do chwili usunięcia zostają w rekordach i pokazują, że spis się zaczął, choć jego wynik nie został rozliczony.
Słownik pojęć
- Pozycja usunięta
- Pozycja arkusza spisu ze statusem usuniętej: zostaje w bazie z ilościami, ale nie tworzy dokumentów i nie wpływa na stan.
- Usunięcie arkusza
- Wycofanie otwartego spisu przyciskiem Usuń: pozycje dostają status usuniętych, a kartoteki i lokalizacje wracają do pracy.
- Zamknięcie arkusza
- Zakończenie spisu, które rozlicza różnice dokumentami PI i RI i zdejmuje blokadę z objętego zakresu.
- Status inwentaryzacji
- Oznaczenie kartoteki asortymentu i lokalizacji objętych otwartym arkuszem; chroni ilość systemową zapisaną w arkuszu.
- Luka w numeracji
- Brakujący numer w ciągu arkuszy widocznych w rejestrach otwartych i zamkniętych; w przypadku arkuszy spisu oznacza arkusz usunięty.
- Ślad kontrolny
- Zapis, który pozwala odtworzyć przebieg operacji po czasie - tu: zakres i ilości usuniętego spisu.