Pozycje po inwentaryzacji - wyniki zamkniętych arkuszy spisowych

Rejestr Pozycje po inwentaryzacji zbiera wiersze arkuszy, które kierownik już zamknął. Każdy wiersz ma ilość systemową z chwili założenia arkusza i ilość policzoną w lokalizacji, także wtedy, gdy obie są równe. Z tego rejestru liczy się zgodność stanów i odtwarza, z których pozycji powstały dokumenty nadwyżek PI i niedoborów RI.

Nagłówek tabeli brzmi "Arkusz inwentaryzacyjny pozycje zrealizowane". Układ dwunastu kolumn jest taki sam jak w arkuszu w trakcie liczenia, a pasek ma tylko przyciski Podgląd i Odśwież - rejestr nie pozwala niczego zmienić. W bazie demonstracyjnej pierwszy wiersz pochodzi z arkusza o numerze z marca 2026: ilość w systemie 100, ilość policzona 105. Zamknięcie tego arkusza utworzyło więc pozycję dokumentu nadwyżek PI na różnicę 5. Stopka pokazuje w bazie demonstracyjnej 6163 pozycje na 155 stronach.

Skąd pozycje trafiają do tego rejestru

Pozycja przechodzi tutaj w chwili zamknięcia arkusza. Zamknięcie zmienia status wszystkich otwartych pozycji arkusza na zamknięty - tych policzonych i tych, których nikt nie policzył. Rejestr nie pokazuje pozycji arkuszy otwartych; te widać tylko w rejestrze pozycji w trakcie inwentaryzacji.

Arkusz jako dokument widać w rejestrze inwentaryzacji zamkniętych. Tamten rejestr pokazuje nagłówek spisu: typ, datę, magazyn i zakres. Ten pokazuje treść spisu, pozycja po pozycji.

Od pozycji arkusza do dokumentu PI albo RI

Przy zamknięciu system porównuje w każdej pozycji ilość faktyczną z ilością w systemie. Wynik porównania decyduje, czy pozycja trafi do dokumentu różnic. Rejestr zachowuje obie ilości, dzięki czemu każdy dokument PI i RI da się odtworzyć z tego ekranu.

Reguła jednego dokumentu na kierunek. Zamknięcie arkusza tworzy najwyżej dwa dokumenty: jeden dokument nadwyżek PI ze wszystkimi różnicami dodatnimi i jeden dokument niedoborów RI ze wszystkimi ujemnymi. Oba są zatwierdzone w chwili powstania, więc nie przechodzą przez bufor i nie czekają na decyzję kierownika.

Dokumenty różnic mają własne numery z miesięcznego licznika, w formacie RRRR-MM-NNNNN-PI i RRRR-MM-NNNNN-RI. Ich pozycje dziedziczą z arkusza lokalizację, paletę, partię i terminy, więc zmieniają dokładnie ten stan, który policzono. Zawartość obu dokumentów opisują strony niedobory inwentaryzacyjne - dokumenty RI i nadwyżki z inwentaryzacji - dokumenty PI.

Zgodność stanów - miara jakości ewidencji

Zgodność stanów mierzy się udziałem pozycji bez różnicy wśród wszystkich policzonych. Pozycje zgodne nie tworzą dokumentów, więc nie ma ich w rejestrach niedoborów i nadwyżek. Mianownik wskaźnika, czyli liczbę wszystkich policzonych pozycji, daje wyłącznie ten rejestr. Pozycje z myślnikiem najlepiej pokazać w obliczeniu osobno: nie są ani zgodne, ani rozbieżne, bo nikt ich nie policzył.

Raport otwiera się w sekcji INFORMACJE, Raporty, w grupie Analityka. Nagłówek podaje zakres dwunastu miesięcy i definicję różnicy: spis minus system. W bazie demonstracyjnej kafelki pokazują 20 arkuszy spisu i 898 pozycji, z których 80 ma różnicę, a wykres słupkowy szereguje arkusze według wartości rozbieżności. Opis pozostałych raportów zawiera strona raporty magazynowe w sekcji INFORMACJE.

• Arkusze spisu - liczba arkuszy w zakresie raportu.
• Pozycje - liczba pozycji spisu i liczba pozycji z różnicą.
• Zgodność - udział pozycji bez różnic, z paskiem postępu.
• Nadwyżki i niedobory - wartość różnic w złotych, liczba pozycji po każdej stronie oraz różnica netto.

Zgodność jednego arkusza albo jednego miesiąca da się też policzyć samodzielnie. Filtr w kolumnie Numer działa jak "zawiera", więc wpisanie 2026-03 zawęża rejestr do arkuszy, których numer zaczyna się od marca 2026. Następnie eksport tabeli do Excela przenosi obie ilości z zachowaniem typu liczbowego, do 50 000 wierszy. W arkuszu kalkulacyjnym różnicę policzy jedna formuła, a funkcja LICZ.JEŻELI zliczy pozycje z różnicą równą zero. Regularne spisy małych zakresów, na przykład jednej lokalizacji albo jednego asortymentu, pozwalają śledzić ten wskaźnik na bieżąco - arkusze typu LOK i ASO w systemie magazynowym Studio WMS.net służą właśnie takim krótkim spisom.

Audyt spisu - co rejestr dokumentuje, a czego nie

Ustawa o rachunkowości każe wyjaśnić różnice ujawnione w toku inwentaryzacji i rozliczyć je w księgach roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27), a sposób przeprowadzenia spisu opisuje art. 26. Tekst przepisów udostępnia ustawa o rachunkowości w serwisie ISAP. Rejestr pozycji po inwentaryzacji daje audytorowi materiał ilościowy: które pozycje policzono, z jakim wynikiem i w którym arkuszu. Wycena różnic należy do księgowości.

Rejestr nie zastąpi protokołu komisji. Kolumny rejestru opisują towar i ilości, a nie osoby: nie widać tu, kto liczył ani kto zatwierdził wynik. Pola kreatora nowej inwentaryzacji, takie jak komisja, metoda liczenia i data spisu, mają charakter informacyjny i nie zapisują się w arkuszu. Protokół z podpisami komisji należy więc do dokumentacji spisu prowadzonej obok systemu.

Drugą rzeczą, o którą pyta kontroler, są pozycje z myślnikiem w zamkniętym arkuszu. Ich ilość w ewidencji nie została potwierdzona liczeniem, a zamknięcie niczego dla nich nie rozliczyło. Jeśli spis miał objąć cały zakres, takie pozycje obejmuje się nowym arkuszem.

Pasek narzędzi i praca z rejestrem

Rejestr nie ma selektora przedziału czasowego. Pokazuje pozycje wszystkich zamkniętych arkuszy, a okres zawęża się filtrem w kolumnie Numer, która zaczyna się od roku i miesiąca założenia arkusza.

Typowe sytuacje przy analizie wyników