Dyskusja przy dokumencie - wątki i odpowiedzi w rekordzie

Funkcja Dyskusja prowadzi rozmowę przypiętą do jednego rekordu - dokumentu magazynowego albo kartoteki. Każda wypowiedź ma autora i datę, a odpowiedzi układają się pod wypowiedzią, której dotyczą. Wyjaśnienie rozbieżności przy dostawie zostaje w ten sposób przy dokumencie dostawy, a nie w skrzynkach pocztowych kilku osób.

Przycisk z trzema kreskami na lewym końcu paska narzędzi rozwija menu w dwóch grupach. Funkcje uniwersalne obejmują Eksport Excel, Uwagi / notatki, Dyskusja, Pliki, Zdjęcia i Historia zmian oraz polecenia Wyczyść filtry i Odśwież. Grupa Siatka dotyczy samej tabeli: Kolumny..., Eksport CSV (Excel) i Zapisz widok. Obok przycisku leży zwykły pasek rejestru zleceń z poleceniami Dopisz, Edycja, Podgląd, Zasoby, Kopiuj, Usuń i Wydruk. Dyskusja dotyczy wiersza wskazanego w tabeli, dlatego przed wyborem pozycji kliknij zlecenie, o którym ma być rozmowa.

Budowa dyskusji - wątki i odpowiedzi

Dyskusja jest mechanizmem niezależnym od notatek. Notatka przechowuje informację, a dyskusja zapisuje przebieg rozmowy: kto zadał pytanie i kto na nie odpowiedział. Odpowiedzi są zagnieżdżone, więc gdy przy jednym rekordzie toczą się równolegle dwie sprawy, każda odpowiedź zostaje przy wypowiedzi, której dotyczy.

Drzewo odpowiedzi ma znaczenie przy sprawach, które ciągną się kilka dni. Kierownik, który otwiera dyskusję po powrocie z urlopu, czyta wątek od góry i widzi, która odpowiedź zamknęła które pytanie. W skrzynce pocztowej ta sama rozmowa rozpada się na osobne wiadomości z różnymi tematami, a część osób nie dostaje wszystkich odpowiedzi.

Dyskusja, notatka czy wiadomość e-mail

Cztery mechanizmy przenoszą informację o tym samym dokumencie, ale do innych odbiorców i w innej formie. Wybór zależy od dwóch pytań: czy sprawa wymaga odpowiedzi i czy odbiorca pracuje w systemie.

Zasada praktyczna: jeśli po wpisie oczekujesz odpowiedzi, otwórz wątek w dyskusji. Jeśli zapisujesz fakt, który ma przeczytać następna zmiana, dopisz notatkę. Jeśli informacja wychodzi poza magazyn, wyślij wiadomość e-mail z dokumentem w załączniku.

Gdzie otworzyć dyskusję

Zestaw funkcji uniwersalnych można skonfigurować inaczej dla konkretnego rejestru, więc w pojedynczym rejestrze pozycji Dyskusja może brakować. Obie wersje menu opisuje strona menu kontekstowe tabeli, a zdarzenia, przy których prowadzi się rozmowy o terminach dostaw - strona kalendarz awizacji dostaw.

Prawy przycisk myszy otwiera menu w miejscu kursora i ustawia kontekst na wiersz, nad którym stoi kursor, więc wiersza nie trzeba wcześniej zaznaczać. Podmenu Więcej zawiera te same funkcje uniwersalne co menu paska, w kolejności: Uwagi / notatki, Dyskusja, Pliki, Zdjęcia, Historia zmian. W tle widać kolorowe paski przy nazwach kontrahentów - kolor pochodzi z kartoteki kontrahenta i pomaga rozpoznać, czyj dokument jest wskazany.

Jak prowadzić dyskusję - procedura

1. W rejestrze kliknij wiersz rekordu i sprawdź w stopce tabeli identyfikator po słowie Wskazany.
2. Otwórz Dyskusję z podmenu Więcej albo z grupy Funkcje uniwersalne pod przyciskiem z trzema kreskami.
3. Przeczytaj istniejące wątki. Jeśli sprawa ma już swój wątek, odpowiedz w nim zamiast zakładać nowy.
4. Dla nowej sprawy dodaj wypowiedź otwierającą wątek i w pierwszym zdaniu podaj fakty, np. numer palety i różnicę ilości.
5. Odpowiadaj pod wypowiedzią, której dotyczy odpowiedź, żeby drzewo rozmowy pokazywało, co jest odpowiedzią na co.
6. Po wyjaśnieniu sprawy dopisz odpowiedź z rozstrzygnięciem i wskaż operację w systemie, która je wykonała.

Własną wypowiedź można poprawić albo usunąć. Cudzej wypowiedzi nie zmienisz - jeśli się z nią nie zgadzasz, odpowiedz pod nią. Dzięki temu rozmowa pokazuje także pomyłki i ich sprostowania, a nie tylko wersję końcową.

Przykłady dyskusji w procesie magazynowym

Dyskusja przydaje się tam, gdzie decyzja wymaga udziału kilku osób, a jej uzasadnienie ma zostać przy dokumencie. Typowe sytuacje dotyczą rozbieżności ilości i terminów.

Dokument przyjęcia, przy którym najczęściej toczy się rozmowa o różnicach, opisuje strona bufor przyjęć PZ - kontrola dokumentów przed zatwierdzeniem. Pojęcia, które wracają w takich rozmowach, np. awizo czy dokument rozchodowy, wyjaśnia słownik pojęć WMS i logistyki.

Ustalenie w dyskusji a skutek w ewidencji

Reguła skutku. Wypowiedź w dyskusji nie zmienia dokumentu ani stanu magazynowego. Ustalenie, że dostawca dośle brakującą paletę, nie zmniejsza ilości oczekującej na zleceniu ZPZ, a zgoda na wydanie innej partii nie zmienia pozycji dokumentu WZ. Skutek w ewidencji daje dopiero operacja w systemie: poprawka dokumentu w buforze, zatwierdzenie, ręczne zamknięcie zlecenia albo nowy dokument.

Dlatego ostatnia wypowiedź wątku powinna wskazywać operację, która wykonała ustalenie - na przykład numer dokumentu PW albo informację, że zlecenie zamknięto ręcznie. Kontroler, który po miesiącu otworzy dokument, zobaczy wtedy decyzję i jej wykonanie w jednym miejscu. Zlecenia, które czekają na resztę dostawy, zbiera rejestr zleceń ZPZ oczekujących na realizację; tam też zlecenie zamyka się ręcznie.

Własne wpisy i zapis w bazie

Własne wpisy i usunięcie logiczne. Każdą wypowiedź system zapisuje jako osobny wpis z autorem i datą, powiązany z rekordem, którego dotyczy dyskusja. Autor może poprawić albo usunąć tylko własne wpisy, więc przebieg rozmowy nie zmieni się bez wiedzy osoby, która się wypowiedziała. Usunięcie oznacza wpis jako usunięty zamiast kasować go z bazy - ten sam wzorzec system stosuje przy notatkach i przy dokumentach usuwanych z bufora.

Wypowiedzi są podpisane kontem autora, a dyskusja przy dokumencie staje się częścią dokumentacji magazynu, do której może zajrzeć kontroler albo audytor. Pisz więc fakty i numery, a nie oceny osób. Od konta i jego uprawnień zależy, kto w ogóle otwiera dany rejestr - podział ról w magazynie opisuje artykuł role i użytkownicy w systemie WMS.