Kartoteki towarowe - rejestr asortymentu z bieżącym stanem i kartą towaru

Rejestr Kartoteki towarowe pokazuje wszystkie kartoteki asortymentu magazynu, w którym pracujesz, razem ze stanem wyliczonym z dokumentów zatwierdzonych. Kierownik magazynu sprawdza tu, czy towar ma komplet danych potrzebnych do przyjęcia, i otwiera kartę towaru ze stanami na lokalizacjach i historią obrotów. Z tej listy zakłada się też nowe kartoteki i kopiuje istniejące.

Nad tabelą stoi pasek z przyciskami Dopisz, Edycja, Kompletacja, Podgląd, Kopiuj, Wydruki i Historia. Ikony po prawej stronie paska otwierają analizę danych, wybór kolumn i zapis układu tabeli. Pod każdym nagłówkiem działa pole szukaj…, a kolumna Aktywne ma listę z wartością Wszystkie. Kontrahent, czyli właściciel towaru, wyświetla się jako kolorowa etykieta. W bazie demonstracyjnej stopka podaje 1827 kartotek na 61 stronach po 30 wierszy.

Miejsce kartoteki towarowej w obiegu towaru

Kartotekę zakłada się raz, a potem korzysta z niej każdy dokument, w którym występuje towar. Pola kartoteki nie są opisem dla ludzi - część z nich zmienia zachowanie formularzy.

Kartoteka należy do jednego magazynu i oddziału: baza pilnuje, żeby numer SKU nie powtórzył się w ich obrębie. Towar składowany w dwóch magazynach ma więc dwie kartoteki, a rejestr pokazuje tylko te z magazynu widocznego w stopce programu. Towar innego magazynu zobaczysz po zmianie magazynu w stopce, jeżeli konto ma do niego uprawnienie - wybór zapisuje się na koncie użytkownika.

Kolumny rejestru kartotek towarowych

Rejestr ma szesnaście kolumn. Zrzut pokazuje pierwsze dziesięć, resztę odsłania przewinięcie tabeli w prawo albo okno Kolumny… w menu tabeli.

Skąd bierze się liczba w kolumnie Stan. System nie ma osobnej tabeli stanów. Kierunek ruchu wynika ze znaku ilości: przychód jest dodatni, rozchód ujemny, więc suma ilości ze wszystkich zatwierdzonych pozycji kartoteki daje stan magazynowy. Dokumenty w buforze nie wchodzą do tej sumy - przyjęcie zapisane roboczo nie zwiększa stanu, a wydanie w buforze go nie zmniejsza. Sumę liczy serwer bazy danych funkcją agregującą, opisaną w dokumentacji funkcji agregujących T-SQL w Microsoft Learn.

Karta towaru liczy zapas inaczej. Na zakładce stanów odejmuje już pozycje wydań zapisane w buforze, bo ten towar jest zarezerwowany do wydania. Dlatego liczba w rejestrze bywa większa od zapasu na karcie, dopóki wydanie czeka na zatwierdzenie.

Pasek narzędzi i rozwijane menu przycisków

Przyciski ze strzałką rozwijają listę poleceń. Zaznaczony wiersz ma ramkę, a stopka pokazuje przy etykiecie Rekordy liczbę kartotek i przy etykiecie Wskazany klucz zaznaczonego wiersza. Dwuklik albo Enter na wierszu uruchamia akcję domyślną rejestru.

Pozycje w menu przycisków ustawia konfiguracja rejestru dla roli, dlatego w instalacji Twojej firmy lista może być krótsza albo dłuższa. Menu trzech kresek po lewej stronie paska zawiera funkcje uniwersalne, m.in. uwagi i notatki, dyskusję, pliki oraz zdjęcia rekordu.

Karta towaru otwierana z menu podglądu

Karta towaru zbiera w jednym oknie dane kartoteki i wszystko, co dzieje się z towarem w Twoim magazynie. Nad zakładkami stoją wskaźniki: łączny zapas, zapas w terminie, przeterminowane, cena netto, wartość w terminie oraz liczba ruchów.

Status w tabeli stanów zależy od terminu ważności. Przeterminowane oznacza termin, który już minął. Do sprawdzenia dostaje partia z terminem przypadającym w ciągu najbliższych 90 dni - karta wyświetla wtedy ostrzeżenie z zaleceniem kontroli jakości. Partie bez terminu i z dalszym terminem mają status W terminie. Galerię zdjęć całego asortymentu, z filtrami po SKU i producencie, udostępnia sekcja INFORMACJE na stronie asortyment ze zdjęciami.

Schemat kompletacji produktu

Przycisk Kompletacja otwiera schemat produktu składanego z innych towarów. Każdy składnik ma ilość i może mieć zamienniki, a podsumowanie pokazuje liczbę składników, łączną ilość, masę netto i koszt netto kompletu. Składniki da się skopiować ze schematu innego produktu - pozycje już istniejące są wtedy pomijane. System odrzuca pętlę, czyli produkt dodany do własnego schematu albo składnik, który zawiera produkt nadrzędny. Pustego schematu nie da się oznaczyć jako aktywnego.

Historia obrotów i historia zmian kartoteki

Menu Historia prowadzi do dwóch różnych zapisów. Pozycja Przeglądaj otwiera historię obrotów: zatwierdzone ruchy magazynowe towaru z typem i numerem dokumentu, datą, partią, miejscem składowania, numerem palety i ilością. Pozycja Rewizja zmian pokazuje zmiany samej kartoteki - kto i kiedy zmienił pole, z wartością poprzednią i nową.

Historia zmian powstaje przy edycji kartoteki, a nie przy jej dodaniu. Jeśli administrator tak skonfigurował system, zapis zmiany wymaga podania powodu. Widoki wpisów i ich eksport opisuje strona historia zmian rekordu.

Reguła wyłączenia zamiast usunięcia. Towar wycofany z obrotu wyłącza się przełącznikiem Aktywne w kartotece. Kartoteka zostaje w bazie razem z historią obrotów, więc dokumenty z przeszłości nadal wskazują właściwy towar. Filtr Aktywne ustawiony na nie pokazuje wszystkie wyłączone kartoteki magazynu.

Typowe sytuacje przy pracy z rejestrem

Analiza asortymentu w rejestrze

Przycisk analizy danych po prawej stronie paska liczy wyniki na całym przefiltrowanym zbiorze, a nie tylko na widocznej stronie. Grupowanie po kolumnie Kontrahent podaje, ile kartotek ma każdy klient magazynu, a grupowanie po kolumnie Grupa towarowa - jak rozkłada się asortyment między grupami. Sposób pracy z oknem opisuje strona grupowanie i sumowanie danych w rejestrze. Eksport do Excela zabiera te same filtry i kolumny, które widać na ekranie, do 50 000 wierszy.

Rotację towaru w czasie pokazuje raport Rotacja z menu Historia. Kryteria podziału asortymentu według obrotu i częstotliwości pobrań omawia artykuł o metodach klasyfikacji asortymentu ABC, XYZ i COI, a dobór atrybutów kartoteki - opracowanie o parametrach produktu i atrybutach artykułów w systemie WMS. Kod EAN przechowuje numer GTIN, opisany w specyfikacji klucza GTIN organizacji GS1.

Towar o znanym numerze albo z wybranym producentem szybciej odnajdzie wyszukiwarka kartotek asortymentowych, która otwiera ten sam rejestr z gotowym filtrem.