Uwagi i notatki - informacje przypięte do dokumentu i kartoteki

Funkcja Uwagi / notatki dopisuje do wskazanego dokumentu albo kartoteki osobne notatki z tytułem i treścią. Notatka zostaje przy rekordzie, więc kolejna osoba, która go otworzy, nie musi szukać ustaleń w poczcie ani w zeszycie zmiany. Zapis notatki nie zmienia dokumentu ani stanu magazynowego - to informacja dla biura i hali, oddzielona od ewidencji.

Menu otwiera prawy przycisk myszy na dowolnej komórce wiersza. Górna część powtarza polecenia paska narzędzi: Dopisz, Edycja, Podgląd, Zasoby, Kopiuj, Usuń i Wydruk. Pozycja Więcej rozwija funkcje uniwersalne - Uwagi / notatki, Dyskusja, Pliki, Zdjęcia, Historia zmian - oraz polecenia Wyczyść filtry i Odśwież. Na dole leżą Eksport Excel, Kopiuj tekst i Filtruj wg rekordu. Notatki otwierają się zawsze dla wiersza, na którym otwarto menu; jego identyfikator widać w stopce tabeli po słowie Wskazany.

Notatka a pole uwag w nagłówku dokumentu

W Studio WMS.net słowo "uwagi" oznacza dwie różne rzeczy. Formularze dokumentów, np. zlecenia ZPZ, przyjęcia PZ albo wydania WZB, mają w nagłówku pole Uwagi, a rejestry pokazują je w kolumnie o tej samej nazwie. Funkcja Uwagi / notatki działa niezależnie od tego pola: zapisuje przy rekordzie osobne notatki, każdą z własnym tytułem i rodzajem. Wybór zależy od tego, czy informacja jest częścią dokumentu, czy komentarzem do niego.

Informacja, która ma dotrzeć do kierowcy albo odbiorcy razem z dokumentem, należy do pola Uwagi - na wydrukach dokumentów WZ zachowanych w archiwum PDF pole to jest drukowane w nagłówku. Notatka służy ustaleniom wewnętrznym, np. temu, co obiecał dostawca albo na co uważać przy kompletacji. Druga różnica wynika ze statusu dokumentu. Pola nagłówka zmienia się tylko w buforze, a okno notatek otwiera się także przy dokumentach zatwierdzonych, których treść jest już zamknięta.

Ostatnia widoczna kolumna rejestru zawiera krótkie komentarze zapisane w nagłówkach przyjęć, np. informację o kontroli ilościowej i jakościowej albo o partii z krótszym terminem ważności. Pasek nad tabelą ma przyciski Dopisz, Pozycje, Podgląd, Cechy, Dokumenty, Eksport XLS, Usługi i Wydruk. Przycisk z trzema kreskami na lewym końcu paska prowadzi do funkcji uniwersalnych, w tym do notatek. Obie wersje menu opisuje strona menu kontekstowe tabeli i funkcje uniwersalne.

Gdzie działa funkcja uwag i notatek

Notatki należą do zestawu funkcji uniwersalnych tabeli, więc działają tak samo w rejestrach przyjęć, wydań, zleceń i kartotek. Zestaw pozycji konfiguruje się dla rejestru, dlatego w pojedynczym rejestrze menu może być krótsze niż na zrzucie.

Pasek formularza kontrahenta łączy przyciski zapisu z przyciskami dodatkowymi: Cennik, Cechy, Koszty w rozliczeniu, Notatki, Załączniki i Opis. Pod paskiem leżą zakładki z polami kartoteki, m.in. z osobą kontaktową i adresem e-mail. Stałe wymagania odbiorcy, np. sposób owinięcia palety albo godziny przyjmowania dostaw, zapisane raz w notatce kartoteki nie giną w korespondencji i można je sprawdzić przed każdą wysyłką do tego kontrahenta. Budowę formularza opisuje strona formularz kartoteki kontrahenta.

Pola notatki i ich przeznaczenie

Formularz notatki ma cztery pola. Tytuł i treść niosą informację, rodzaj ją klasyfikuje, a znacznik Aktywna mówi, czy notatka nadal obowiązuje.

Dobra notatka jest zrozumiała dla osoby z innej zmiany, która nie zna kontekstu. Dlatego treść zawiera identyfikatory z systemu, a nie opisy sytuacji. Numer palety i adres lokalizacji, np. A.01.4, da się odszukać w rejestrze, a "paleta przy drugiej bramie" po zakończeniu zmiany nic już nie znaczy.

Jak dodać notatkę do dokumentu

1. W rejestrze kliknij wiersz dokumentu i sprawdź w stopce tabeli identyfikator po słowie Wskazany - notatka trafi do tego rekordu.
2. Otwórz menu podręczne prawym przyciskiem myszy i wskaż Więcej albo użyj przycisku z trzema kreskami na pasku narzędzi.
3. Wybierz Uwagi / notatki. Otworzy się okno notatek wskazanego rekordu.
4. Dodaj nową notatkę: wpisz Tytuł i Treść, wybierz Rodzaj notatki i pozostaw włączony znacznik Aktywna.
5. Zapisz notatkę. Późniejszą poprawkę wprowadza się edycją tej samej notatki, a nie kolejnym wpisem.

Kolejność pracy jest taka sama w każdym rejestrze. Wyjątkiem są formularze kartotek, w których notatki otwiera przycisk na pasku formularza, więc nie trzeba wracać do rejestru. Jedna notatka powinna dotyczyć jednej sprawy - rekord z kilkoma krótkimi notatkami o różnych rodzajach czyta się szybciej niż jedną długą notatkę o wszystkim.

Notatki w procesie magazynowym - przykłady

Notatka ma sens wtedy, gdy informacja dotyczy jednego rekordu, a nie mieści się w żadnym polu formularza. Poniższe sytuacje pokazują, przy którym rekordzie zapisać ustalenie, żeby znalazł je następny pracownik.

Zlecenia, przy których notatki pojawiają się najczęściej, zbiera rejestr zleceń ZPZ oczekujących na realizację. Notatka nie zamyka zlecenia ani nie zmienia jego ilości. Reszta dostawy czeka na przyjęcie, dopóki ktoś nie przyjmie jej kolejnym dokumentem albo nie zamknie zlecenia ręcznie poleceniem w rejestrze.

Usunięcie notatki i dane osobowe

Edycja i usunięcie notatki odbywają się w tym samym oknie co dodanie. Usunięcie nie kasuje jednak wiersza z bazy danych: notatka dostaje oznaczenie usuniętej, a rekord zostaje. Ten sam wzorzec system stosuje przy usuwaniu dokumentów z bufora - pozycje dostają status usuniętych, ale dane pozostają w bazie.

Dane osobowe w notatkach. Skoro usunięta notatka zostaje w bazie, nie wpisuj do niej danych osobowych, które nie są potrzebne do obsługi rekordu, np. prywatnego numeru telefonu kierowcy albo informacji o zdrowiu pracownika. Zasada minimalizacji danych wynika z art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia RODO (UE) 2016/679 w serwisie EUR-Lex. Gdy dane trzeba usunąć trwale, na przykład na żądanie osoby, której dotyczą, sprawę prowadzi administrator systemu - usunięcie w oknie notatek zmienia tylko status wpisu.

W praktyce wystarcza prosta reguła: notatka opisuje towar i dokument, a osoby wskazuje funkcją, np. "kierowca przewoźnika", "magazynier zmiany nocnej". Osobę, która prowadzi sprawę, wskazuje zwykle samo konto w systemie, np. kolumna Odpowiedzialny w rejestrach zleceń.

Notatka a dokument - co dzieje się w bazie

Osobny rekord powiązany z dokumentem. Notatka jest zapisywana jako osobny rekord powiązany z dokumentem albo kartoteką, a nie jako zmiana samego dokumentu. Dlatego jej dodanie nie zmienia statusu dokumentu, nie nadaje numeru i nie wpływa na stan magazynowy, który Studio WMS.net liczy wyłącznie z pozycji dokumentów magazynowych. Z tego samego powodu okno notatek działa przy dokumentach zatwierdzonych, których pola są zablokowane przed edycją.

Notatka nie zastępuje dokumentu. Jeśli ustalenie oznacza zmianę ilości albo miejsca składowania, skutek w ewidencji daje dopiero operacja w systemie: poprawka dokumentu w buforze przed zatwierdzeniem, a po zatwierdzeniu osobny dokument, np. storno wydania albo przyjęcie wewnętrzne PW. Rozmowę o tym, jak rozwiązać sprawę, prowadzi się w dyskusji przy dokumencie, gdzie każda wypowiedź ma autora i datę, a zmiany danych kartotek pokazuje historia zmian rekordu.