Nadwyżki z inwentaryzacji - dokumenty PI i towar spoza ewidencji
Rejestr Nadwyżki z inwentaryzacji zbiera dokumenty PI tworzone przy zamknięciu arkusza dla pozycji, w których policzono więcej, niż wykazywała ewidencja. Dokument PI działa jak przychód: towar wchodzi na stan zatwierdzony i od razu jest dostępny do wydania. Kierownik wyjaśnia tu, skąd w magazynie wziął się towar spoza ewidencji, i uzgadnia go z księgowością albo z właścicielem.
Tytuł na ekranie brzmi "Nadwyżki inwentaryzacyjne", a pozycja w menu - "Nadwyżki z inwentaryzacji". Po lewej stronie paska leży przycisk Wydruk, po prawej selektor przedziału czasowego, a w pierwszym kadrze mieszczą się kolumny od Nr dokumentu do Nr palety. W bazie demonstracyjnej domyślny zakres od 2026-07-03 do 2026-08-01 nie zawiera dokumentów, więc zamiast tabeli rejestr proponuje poszerzenie zakresu przyciskami Od początku roku i Cały okres. Stopka pokazuje 50 wierszy na stronę.
Na tej stronie
- Jak nadwyżka staje się dokumentem PI
- Nadwyżka zwiększa stan dostępny - skutki dla wydań
- Kolumny rejestru nadwyżek
- Skąd biorą się nadwyżki
- Nadwyżka w księgach i w magazynie 3PL
- Pasek narzędzi i analiza nadwyżek
- Ćwiczenie: zestaw nadwyżki z niedoborami zamknięcia i znajdź towar przełożony
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Jak nadwyżka staje się dokumentem PI
Przy zamknięciu arkusza procedura porównuje w każdej pozycji ilość faktyczną z ilością w systemie. Pozycja z wynikiem dodatnim trafia do dokumentu PI z ilością równą różnicy. Nadwyżki jednego arkusza tworzą jeden dokument z numerem w formacie RRRR-MM-NNNNN-PI, zatwierdzony od chwili powstania. Powstaje on w tej samej transakcji co dokument niedoborów RI tego arkusza.
| Dane pozycji arkusza | Gdzie trafiają w dokumencie PI |
|---|---|
| Indeks asortymentu | Kolumny Indeks i Nazwa. |
| Lokalizacja | Kolumna Lokalizacja - adres, w którym nadwyżka wchodzi na stan. |
| Numer palety | Kolumna Nr palety. |
| Nr serii | Kolumna Nr partii. |
| Termin ważności i data produkcji | Kolumny Data ważności i Data produkcji. |
| Ilość faktyczna minus ilość w systemie | Kolumna Ilość, ze znakiem plus. |
W bazie demonstracyjnej pierwszy wiersz wyników zamkniętych arkuszy ma ilość w systemie 100 i ilość faktyczną 105. Przy zamknięciu tego arkusza powstała pozycja dokumentu PI z ilością 5, w tej samej lokalizacji i na tej samej palecie. Wyniki wszystkich zamkniętych arkuszy, także pozycji zgodnych, pokazuje rejestr pozycji po inwentaryzacji.
Nadwyżka zwiększa stan dostępny - skutki dla wydań
Stan dostępny do wydania liczy przychody od chwili zatwierdzenia dokumentu. Dokument PI jest zatwierdzony w momencie zamknięcia arkusza, więc towar z nadwyżki od razu pojawia się wśród stanów, z których można wydawać. Wydanie zaplanowane po zamknięciu może więc objąć ilość, której przed spisem nie było w ewidencji.
Reguła nadwyżki. Dokument PI jest zatwierdzony w chwili zamknięcia arkusza i od razu powiększa stan zatwierdzony oraz stan dostępny. Zanim towar z nadwyżki trafi do kompletacji, kierownik powinien wiedzieć, skąd się wziął - szczególnie gdy należy do klienta magazynu.
| Wskaźnik | Przed zamknięciem arkusza | Po zamknięciu (dokument PI) |
|---|---|---|
| Stan zatwierdzony pozycji | bez zmian | powiększony o nadwyżkę |
| Stan dostępny do wydania | bez zmian | powiększony o nadwyżkę |
| Lokalizacja objęta spisem | status inwentaryzacji | status aktywny, adres wraca do wydań |
| Dokumenty różnic | brak | jeden dokument PI na arkusz z nadwyżkami |
PI i RI w jednej transakcji. Procedura składowana zapisuje dokument nadwyżek i dokument niedoborów razem ze zmianą statusu arkusza. Jeśli zapis któregokolwiek z nich się nie powiedzie, transakcja wycofuje wszystkie zmiany i arkusz pozostaje otwarty. Mechanizm transakcji opisuje dokumentacja transakcji T-SQL w Microsoft Learn.
Kolumny rejestru nadwyżek
Układ siedemnastu kolumn jest taki sam jak w rejestrze niedoborów inwentaryzacyjnych RI. Inaczej czyta się tylko kilka z nich.
| Kolumna | Zawartość w dokumencie PI | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Nr dokumentu | Numer w formacie RRRR-MM-NNNNN-PI. | Jeden numer odpowiada jednemu zamkniętemu arkuszowi z nadwyżkami. |
| Ilość | Nadwyżka ze znakiem plus. | To różnica, a nie stan pozycji po spisie. |
| Kontrahent | Właściciel towaru. | W magazynie 3PL wskazuje klienta, którego towaru jest więcej niż w ewidencji. |
| Lokalizacja | Adres, w którym policzono więcej. | Zestawienie z niedoborami tego samego indeksu w innych adresach. |
| Nr partii i Nr palety | Dane z pozycji arkusza. | Nadwyżka w partii z niedawnej dostawy bywa śladem przyjęcia z zaniżoną ilością. |
| Zapisał i Data zapisu | Login osoby zamykającej arkusz i chwila zamknięcia. | Ta sama data i ten sam login w dokumentach PI i RI wskazują zwykle jedno zamknięcie. |
| Uwagi | Pole komentarza dokumentu. | Wyjaśnienie nadwyżki zapisuje się w notatkach albo w dyskusji przy dokumencie. |
Skąd biorą się nadwyżki
Nadwyżka rzadko oznacza towar, który pojawił się znikąd. Zwykle jest śladem błędu na wcześniejszym etapie procesu. Tabela zestawia cztery częste przyczyny i sposób ich rozpoznania w danych Studio WMS.net.
| Przyczyna | Jak rozpoznać w danych | Co zrobić |
|---|---|---|
| Towar odłożony w inną lokalizację niż w ewidencji | Ten sam indeks ma w tym samym zamknięciu niedobór w innym adresie. | Zamknięcie wyrównało już oba adresy; ustalić, na którym etapie paleta trafiła w złe miejsce. |
| Wydano mniej, niż zapisano w dokumencie wydania | Nadwyżka indeksu, który niedawno wydawano. | Sprawdzić zestawienie pozycji wydań WZ i ewentualną reklamację odbiorcy. |
| Przyjęcie zapisane w mniejszej ilości, niż dostarczono | Nadwyżka na palecie albo w partii z niedawnej dostawy. | Porównać z dokumentem dostawcy w zestawieniu pozycji przyjęć PZ. |
| Pomylenie podobnych towarów przy liczeniu | Nadwyżka jednego indeksu i niedobór sąsiedniego o podobnej nazwie. | Przeliczyć obie lokalizacje w nowym arkuszu spisu. |
Nie dubluj nadwyżki dokumentem PW. Towar z nadwyżki jest już na stanie dzięki dokumentowi PI. Przychód wewnętrzny PW na tę samą ilość podwoiłby stan w ewidencji. Dokumenty z rejestru przyjęć wewnętrznych PW służą do przychodów spoza zamknięcia arkusza, na przykład zwrotu z produkcji, i zawsze wymagają powodu ze słownika.
Nadwyżka w księgach i w magazynie 3PL
Ustawa o rachunkowości traktuje nadwyżkę tak samo jak niedobór: różnicę między stanem rzeczywistym a ewidencją trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 26-27). Tekst przepisów udostępnia ustawa o rachunkowości w serwisie ISAP. O kompensacie nadwyżek z niedoborami decydują zasady rachunkowości jednostki i regulamin inwentaryzacji. Studio WMS.net zapisuje oba dokumenty osobno i niczego samodzielnie nie kompensuje.
W logistyce kontraktowej nadwyżka towaru klienta oznacza, że magazyn przechowuje więcej, niż wynika z dokumentów tego klienta. Grupowanie rejestru po kolumnie Kontrahent daje listę klientów do uzgodnienia. Różnicę między dokumentem PI a przychodem wewnętrznym PW, wystawianym ręcznie, porządkuje opracowanie o dokumentach przychodowych i rozchodowych w magazynie.
Pasek narzędzi i analiza nadwyżek
Pasek i przedział czasowy działają jak w rejestrze niedoborów. Wydruk daje podgląd dokumentu w PDF z serwera raportów, a domyślny zakres dat obejmuje ostatnie 30 dni. Przycisku Dopisz nie ma, bo dokument PI powstaje wyłącznie z zamknięcia arkusza w rejestrze inwentaryzacji otwartych.
Najwięcej mówi zestawienie nadwyżek z niedoborami jednego zamknięcia. Polecenie Filtruj wg rekordu na kolumnie Nr dokumentu zawęża rejestr do jednego dokumentu PI, czyli do jednego zamknięcia. Drugą stronę spisu pokazuje w rejestrze niedoborów dokument RI z tą samą datą i tym samym loginem w kolumnie Zapisał. Suma ilości indeksu z obu dokumentów to saldo spisu dla tego towaru - saldo zero oznacza towar przełożony, a nie zysk i stratę. Filtry opisuje strona filtrowanie i sortowanie danych w tabeli.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: zestaw nadwyżki z niedoborami zamknięcia i znajdź towar przełożony
Uczeń sprawdza, czy różnice ze spisu oznaczają rzeczywiste zyski i straty, czy tylko towar odłożony w złe miejsce. Rola w demo: kierownik magazynu. Czas: około 15 minut.
- Otwórz demo Studio WMS.net dla kierownika magazynu i przejdź do MAGAZYN, Inwentaryzacja, Nadwyżki z inwentaryzacji. Ustaw przedział czasowy Cały okres.
- Posortuj tabelę po kolumnie Data malejąco i zapisz datę oraz indeksy z najnowszego dokumentu PI.
- W drugiej karcie przeglądarki otwórz Niedobory inwentaryzacyjne z tym samym przedziałem i odszukaj dokument RI z tą samą datą.
- Dla indeksów obecnych w obu dokumentach porównaj kolumnę Lokalizacja i policz saldo: ilość z dokumentu PI plus ilość z dokumentu RI.
- Wypisz indeksy z saldem zero i wyjaśnij, co naprawdę stało się z tym towarem w magazynie.
Pytanie kontrolne. Dlaczego para dokumentów PI i RI dla tego samego indeksu z jednego zamknięcia może oznaczać, że w magazynie nic nie zginęło?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "sporządza dokumentację dotyczącą przyjęcia i wydania zapasów" z kwalifikacji SPL.01 Obsługa magazynów (jednostka SPL.01.5), w tym kryterium "rejestruje zmiany stanu zapasów w dokumentacji magazynowej". Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo WMS na zajęciach z gospodarki magazynowej.
Najczęstsze pytania
Czy nadwyżkę trzeba przyjąć na stan dokumentem PW?
Nie. Dokument PI jest przychodem zatwierdzonym przy zamknięciu arkusza. Dodatkowy przychód wewnętrzny PW na tę samą ilość podwoiłby stan w ewidencji.
Czy towar z nadwyżki można od razu wydać?
Tak. Stan dostępny liczy przychody od zatwierdzenia, a dokument PI jest zatwierdzony w chwili zamknięcia arkusza. Dlatego przyczynę nadwyżki warto wyjaśnić, zanim towar trafi do kompletacji.
Czy system sam kompensuje nadwyżki z niedoborami?
Nie. Zamknięcie arkusza tworzy osobny dokument PI i osobny dokument RI. O kompensacie decydują zasady rachunkowości jednostki, a rejestry nadwyżek i niedoborów dostarczają danych do tej decyzji.
Dlaczego rejestr nadwyżek jest pusty?
Domyślny przedział czasowy obejmuje ostatnie 30 dni, a dokument PI ma datę zamknięcia arkusza. Przyciski Od początku roku albo Cały okres w komunikacie pustego rejestru pokażą starsze dokumenty.
Jak odróżnić nadwyżkę rzeczywistą od przełożonego towaru?
Porównać dokument PI z dokumentem RI z tego samego zamknięcia. Jeśli ten sam indeks ma nadwyżkę w jednej lokalizacji i podobny niedobór w innej, towar najpewniej odłożono w złe miejsce.
Słownik pojęć
- Nadwyżka inwentaryzacyjna
- Różnica, w której ilość policzona jest większa od ilości w systemie zapisanej w arkuszu spisu.
- Dokument PI
- Zatwierdzony dokument nadwyżek o numerze RRRR-MM-NNNNN-PI, tworzony przy zamknięciu arkusza; działa jak przychód.
- Kompensata
- Wzajemne rozliczenie nadwyżek i niedoborów podobnych towarów według zasad rachunkowości jednostki; system jej nie wykonuje.
- Towar przełożony
- Towar odłożony w inną lokalizację niż w ewidencji; w spisie daje parę nadwyżka i niedobór tego samego indeksu.
- Saldo spisu indeksu
- Suma ilości z dokumentów PI i RI jednego zamknięcia dla tego samego towaru; zero oznacza przełożenie, a nie stratę.
- Przychód wewnętrzny PW
- Dokument przyjęcia wystawiany ręcznie z powodem ze słownika, na przykład przy zwrocie z produkcji; nie służy do rozliczania spisu.