Dokumenty magazynowe PZ, WZ, PW, RW i MM – co oznaczają i jak je zautomatyzować w systemie WMS

Cyfrowa ewidencja dokumentów magazynowych w Studio WMS.net

Każda operacja na dokumentach PZ, WZ, PW, RW i MM jest rejestrowana w czasie rzeczywistym w centralnej bazie danych – bez opóźnień, bez duplikatów i bez dokumentów papierowych krążących między działami. Pełna transparentność procesów logistycznych oznacza, że kierownik magazynu widzi aktualny stan każdej operacji bez konieczności dzwonienia do operatora lub czekania na koniec zmiany. Nasze rozwiązanie jest gotowe do integracji z systemami ERP – SAP, Microsoft Dynamics oraz Comarch ERP XL – co zapewnia spójność danych między modułem finansowym a ewidencją magazynową.

Dokumenty magazynowe PZ, WZ, PW, RW i MM w systemie WMS

Prawidłowy obieg dokumentów magazynowych to fundament sprawnej logistyki w każdym przedsiębiorstwie produkcyjnym i handlowym. Skróty PZ, WZ, PW, RW i MM opisują pięć podstawowych typów operacji ewidencyjnych, których automatyzacja w systemie WMS eliminuje błędy, manki inwentaryzacyjne i chaos informacyjny. SoftwareStudio dostarcza rozwiązania cyfryzujące ten obieg – od przyjęcia towaru przez bramę wjazdową aż po rozchód na produkcję.

• PZ – Przyjęcie Zewnętrzne. Dokument potwierdzający przyjęcie towaru od zewnętrznego dostawcy, wystawiany na podstawie faktury lub dokumentu WZ dostawcy. W systemie WMS może być generowany automatycznie po odczycie tablicy rejestracyjnej pojazdu przez kamerę LPR.
• WZ – Wydanie Zewnętrzne. Dokument rejestrujący wydanie towaru do odbiorcy zewnętrznego, powiązany z zamówieniem sprzedaży. Cyfrowy WZ aktualizuje stany magazynowe natychmiastowo po potwierdzeniu kompletacji na terminalu mobilnym.
• RW – Rozchód Wewnętrzny. Dokument ewidencjonujący pobór materiałów lub towarów na potrzeby wewnętrzne firmy, np. na produkcję lub do działu technicznego. Błędnie wystawiony RW to najczęstsza przyczyna rozbieżności w inwentaryzacjach.
• PW – Przyjęcie Wewnętrzne. Dokument używany przy przyjmowaniu wyrobów gotowych z produkcji własnej do magazynu lub przy obsłudze zwrotów reklamacyjnych. System RMA SoftwareStudio automatycznie generuje PW w momencie rejestracji przyjętego zwrotu.
• MM – Przesunięcie Międzymagazynowe. Dokument stosowany przy transferze towaru między lokalizacjami lub oddziałami tej samej firmy. System WMS tworzy jednocześnie dokument wydania w magazynie źródłowym i oczekiwanego przyjęcia w magazynie docelowym, dzięki czemu towar „w drodze” nigdy nie znika z ewidencji.
• Automatyzacja obiegu dokumentów w systemie WMS. Elektroniczny system zastępuje papierowe druki, waliduje dane u źródła i powiązuje dokumenty rozchodu z zapotrzebowaniami produkcyjnymi bez ręcznej interwencji pracowników biurowych.
• Integracja z terminalami mobilnymi i kolektorami danych. Potwierdzenie każdej operacji na urządzeniu mobilnym lub poprzez skan kodu kreskowego natychmiast aktualizuje stan w systemie, eliminując potrzebę ręcznego przepisywania danych.
• Konsekwencje błędnej dokumentacji magazynowej. Opóźnione lub niepoprawne PZ i RW prowadzą do sprzedaży towaru, którego fizycznie nie ma na stanie, do kosztownych mank inwentaryzacyjnych oraz do utraty zaufania kontrahentów.
• Integracja dokumentacji z systemami ERP. Elektroniczny obieg dokumentów WZ i PZ może być połączony z istniejącym systemem ERP klienta bez konieczności wymiany całej infrastruktury IT – wdrożenie odbywa się etapami, zaczynając od najbardziej newralgicznych procesów.

PZ – Przyjęcie Zewnętrzne

PZ (Przyjęcie Zewnętrzne) to dokument magazynowy potwierdzający fizyczne przyjęcie towaru lub materiałów od zewnętrznego dostawcy. Jest wystawiany na podstawie faktury zakupowej, listu przewozowego lub dokumentu WZ kontrahenta i stanowi podstawę do aktualizacji stanu magazynowego. W nowoczesnych systemach WMS dokument PZ może być generowany automatycznie po identyfikacji pojazdu przez kamerę LPR lub po skanowaniu etykiet logistycznych przy rozładunku. Poprawne wystawienie PZ jest warunkiem niezbędnym do prowadzenia rzetelnej ewidencji stanów magazynowych oraz rozliczeń finansowych z dostawcą.

WZ – Wydanie Zewnętrzne

WZ (Wydanie Zewnętrzne) to dokument potwierdzający wydanie towaru lub produktów do zewnętrznego odbiorcy – klienta, dystrybutora lub partnera logistycznego. Stanowi podstawę do wystawienia faktury sprzedaży i jest niezbędny do udokumentowania rozchodu z magazynu. W systemie Studio WMS.net dokument WZ jest powiązany z konkretnym zamówieniem sprzedaży, a jego zatwierdzenie przez magazyniera na terminalu mobilnym automatycznie aktualizuje dostępność towaru w całym systemie firmy. Cyfrowy WZ eliminuje ryzyko pomyłek kompletacyjnych i pozwala działowi handlowemu na podgląd rzeczywistych zapasów w czasie rzeczywistym.

PW – Przyjęcie Wewnętrzne

PW (Przyjęcie Wewnętrzne) to dokument ewidencjonujący przyjęcie towaru do magazynu ze źródeł wewnętrznych – najczęściej z produkcji własnej lub po obsłudze zwrotu reklamacyjnego. W odróżnieniu od PZ, dokument PW nie jest związany z dostawą od zewnętrznego dostawcy, lecz rejestruje przepływ wewnątrz organizacji. Systemy zarządzania reklamacjami, takie jak Studio RMA.net, automatycznie inicjują PW w momencie przyjęcia zwróconego wyrobu, co zapewnia spójność danych między modułem serwisowym a magazynowym. Prawidłowe stosowanie PW jest szczególnie istotne w przedsiębiorstwach produkcyjnych, gdzie wyroby gotowe muszą być przenoszone z hali na stan magazynowy przed przekazaniem do sprzedaży.

RW – Rozchód Wewnętrzny

RW (Rozchód Wewnętrzny) to dokument magazynowy rejestrujący pobór materiałów, surowców lub towarów na potrzeby wewnętrzne przedsiębiorstwa – najczęściej na produkcję, na potrzeby utrzymania ruchu lub do innych działów firmy. Jest odpowiednikiem WZ dla obiegu wewnętrznego i stanowi podstawę do obciążenia kosztowego konkretnego zlecenia, działu lub miejsca powstawania kosztów. Błędnie wystawiony lub opóźniony RW jest jedną z najczęstszych przyczyn rozbieżności między stanem systemowym a stanem rzeczywistym ujawnianych podczas inwentaryzacji. Systemy CMMS i WMS SoftwareStudio automatycznie wiążą dokument RW z zapotrzebowaniem produkcyjnym lub zleceniem serwisowym.

MM – Przesunięcie Międzymagazynowe

MM (Przesunięcie Międzymagazynowe) to dokument stosowany przy transferze towaru między odrębnymi lokalizacjami magazynowymi w ramach tej samej organizacji – między oddziałami, halami lub magazynami wydzielonymi. Operacja MM generuje jednocześnie dokument wydania w magazynie źródłowym oraz dokument oczekiwanego przyjęcia w magazynie docelowym, dzięki czemu towar „w drodze” jest widoczny w systemie przez cały czas transferu. Brak właściwej obsługi MM jest częstą przyczyną tzw. „wirtualnych ubytków”, gdzie towar fizycznie istnieje, lecz nie figuruje w żadnej lokalizacji systemowej. W systemie Studio WMS.net przesunięcia MM są obsługiwane z poziomu terminali mobilnych, co zapewnia natychmiastową aktualizację stanów w obu lokalizacjach.

Obieg dokumentów magazynowych

Obieg dokumentów magazynowych to ustrukturyzowany proces tworzenia, zatwierdzania i archiwizowania dokumentów ewidencji magazynowej – PZ, WZ, PW, RW i MM – w ramach cyklu życia towaru w przedsiębiorstwie. Sprawny obieg jest warunkiem zachowania zgodności stanów magazynowych z rzeczywistością oraz podstawą do prowadzenia prawidłowej rachunkowości kosztów i rozliczeń z kontrahentami. Tradycyjny, papierowy obieg dokumentów generuje ryzyko zagubienia dokumentów, opóźnień w aktualizacji stanów i błędów przy ręcznym przepisywaniu danych. Elektroniczny system obiegu dokumentów zintegrowany z systemem WMS eliminuje te ryzyka, zapewniając pełną ścieżkę audytową każdej operacji magazynowej.

Ewidencja stanów magazynowych w systemie WMS

Ewidencja stanów magazynowych to ciągły zapis ilości i wartości towarów dostępnych w magazynie, prowadzony w oparciu o zatwierdzone dokumenty PZ, WZ, PW, RW i MM. Rzetelna ewidencja wymaga, by każda operacja fizyczna miała swoje odwzorowanie w dokumencie systemowym wystawionym bez zbędnej zwłoki. Rozbieżność między ewidencją a stanem rzeczywistym prowadzi do sprzedaży niedostępnych towarów, błędnych decyzji zakupowych i strat ujawnianych podczas inwentaryzacji. Systemy WMS SoftwareStudio aktualizują ewidencję w czasie rzeczywistym po każdym potwierdzeniu operacji na terminalu mobilnym lub kolektorze danych.

Dokumenty magazynowe takie jak PZ, WZ, PW, RW i MM to podstawa ewidencji towarów w każdym przedsiębiorstwie handlowym i produkcyjnym. Bez precyzyjnego rozróżnienia tych typów pism nie ma mowy o rzetelnej kontroli stanów ani prawidłowym rozliczeniu produkcji czy sprzedaży. Błędne przypisanie operacji do niewłaściwego dokumentu to jeden z głównych powodów mankamentów inwentaryzacyjnych, z którymi boryka się wiele firm niezależnie od branży.

Nasze doświadczenie we wdrożeniach systemów magazynowych pokazuje, że nawet doświadczeni pracownicy logistyki miewają wątpliwości, kiedy wystawić PZ, a kiedy PW, albo czym różni się RW od MM. Niniejszy przewodnik porządkuje te pojęcia, definiuje każdy z dokumentów i pokazuje, jak SoftwareStudio automatyzuje ich obieg w systemie WMS, eliminując ręczne błędy u źródła.

Dokument	Pełna nazwa	Kierunek przepływu	Źródło / Odbiorca	Wpływ na stan magazynowy
PZ	Przyjęcie Zewnętrzne	Do magazynu ↓	Zewnętrzny dostawca	Zwiększa stan (+)
WZ	Wydanie Zewnętrzne	Z magazynu ↑	Zewnętrzny odbiorca / klient	Zmniejsza stan (−)
PW	Przyjęcie Wewnętrzne	Do magazynu ↓	Własna produkcja / inny dział firmy	Zwiększa stan (+)
RW	Rozchód Wewnętrzny	Z magazynu ↑	Produkcja własna / dział techniczny	Zmniejsza stan (−)
MM	Przesunięcie Międzymagazynowe	Między lokalizacjami ↔	Inny magazyn / strefa tej samej firmy	Brak zmiany łącznej (transfer)

Dokumenty magazynowe PZ, WZ, PW, RW i MM – porównanie kierunku przepływu i wpływu na ewidencję stanów

Co oznaczają skróty PZ, WZ, PW, RW i MM w dokumentacji magazynowej

Dokumenty magazynowe to ustandaryzowane pisma potwierdzające fizyczny ruch towaru – jego przyjęcie, wydanie lub przesunięcie między lokalizacjami. Każdy typ dokumentu odpowiada konkretnej operacji logistycznej i pociąga za sobą określone skutki księgowe oraz zmianę stanu ewidencyjnego.

PZ – Przyjęcie Zewnętrzne

PZ (Przyjęcie Zewnętrzne) to dokument wystawiany przy przyjęciu towaru od dostawcy zewnętrznego. Podstawą do jego wystawienia jest najczęściej faktura zakupowa lub dokument WZ dostawcy. PZ zwiększa stan magazynowy o przyjętą ilość towaru i stanowi podstawę do rozliczenia zobowiązania wobec kontrahenta. W naszym systemie Studio WMS.net dokument PZ jest generowany automatycznie po zeskanowaniu kodu kreskowego dostarczonych jednostek ładunkowych, co eliminuje ręczne przepisywanie danych z faktur.

Prawidłowe wystawienie PZ wymaga zweryfikowania zgodności przyjętej ilości z zamówieniem, sprawdzenia stanu towaru i przypisania go do właściwej lokalizacji składowania. System WMS wymusza wykonanie tych czynności w odpowiedniej kolejności, dzięki czemu żaden etap kontroli przyjęcia nie zostaje pominięty. Błędy na tym etapie – jak przyjęcie towaru niezgodnego z zamówieniem bez adnotacji – przekładają się bezpośrednio na niezgodności wykrywane podczas inwentaryzacji.

WZ – Wydanie Zewnętrzne

WZ (Wydanie Zewnętrzne) dokumentuje wydanie towaru do odbiorcy zewnętrznego – najczęściej towarzyszy wysyłce produktów do klienta lub przekazaniu towaru podwykonawcy. WZ pomniejsza stan magazynowy i stanowi dokument potwierdzający realizację zamówienia sprzedażowego. Jego wystawienie jest niezbędne do prawidłowego wystawienia faktury sprzedażowej oraz do aktualizacji salda rozrachunków z odbiorcą.

W firmach obsługujących duże wolumeny wysyłek ręczne wystawianie dokumentów WZ jest szczególnie podatne na błędy – pomyłki w ilości, złe indeksy artykułów czy brakujące pozycje na liście kompletacyjnej to codzienność w środowiskach bez systemu WMS. Oprogramowanie WMS.net generuje listę kompletacyjną bezpośrednio z zamówienia i po potwierdzeniu kompletacji przez magazyniera automatycznie wystawia dokument WZ, co skraca cały proces do kilku sekund.

PW – Przyjęcie Wewnętrzne i RW – Rozchód Wewnętrzny

PW (Przyjęcie Wewnętrzne) dotyczy przekazania towaru lub produktu do magazynu ze źródła wewnętrznego – typowym przykładem jest przyjęcie wyrobu gotowego z linii produkcyjnej. RW (Rozchód Wewnętrzny) to symetrycznie odwrotna operacja – wydanie surowców lub materiałów na potrzeby produkcji własnej albo na potrzeby innego działu firmy. Oba dokumenty nie wiążą się z transakcją handlową z zewnętrznym kontrahentem, lecz mają fundamentalne znaczenie dla kontroli kosztów wytworzenia i rozliczenia zużycia materiałów. Powiązanie dokumentów RW z konkretnymi zleceniami produkcyjnymi umożliwia precyzyjne kalkulowanie rzeczywistego kosztu wyrobu.

MM – Przesunięcie Międzymagazynowe

MM (Przesunięcie Międzymagazynowe) rejestruje transfer towaru między dwoma lokalizacjami magazynowymi w ramach tej samej firmy – czy to między oddziałami, halami, czy wydzielonymi strefami składowania. Dokument MM jest szczególnie istotny w firmach wielooddziałowych, gdzie towar fizycznie przemieszcza się między lokalizacjami, ale formalnie pozostaje własnością jednego podmiotu. Brak właściwej ewidencji MM prowadzi do sytuacji, w której towar „w drodze” znika z systemu ewidencyjnego i pojawia się jako niedobór w magazynie źródłowym, zanim zostanie zarejestrowane przyjęcie w magazynie docelowym.

Jak błędy w dokumentacji PZ i RW wpływają na wyniki inwentaryzacji

Większość różnic inwentaryzacyjnych, z którymi spotykamy się podczas audytów wdrożeniowych, ma swoje źródło nie w faktycznych stratach towaru, lecz w błędach dokumentacyjnych popełnianych na bieżąco. Nieprawidłowe ilości na PZ, zapomniane dokumenty RW czy nierozliczone przesunięcia MM kumulują się przez miesiące i ujawniają się dopiero podczas spisu z natury – często ze skutkami finansowymi odczuwalnymi przez cały rok.

Najczęstsze błędy przy wystawianiu dokumentów magazynowych

Przyjęcie towaru bez wystawienia PZ lub z opóźnieniem to błąd, który sprawia, że handlowcy oferują klientom produkty formalnie niedostępne w systemie. Wystawianie RW zbiorczo na koniec tygodnia zamiast na bieżąco powoduje, że stany produkcyjne są przez kilka dni błędne. Brak dokumentu MM przy przeniesieniu towaru między strefami magazynu to klasyczny przypadek „zaginionego” towaru, który fizycznie istnieje, lecz figuruje w złej lokalizacji. Każdy z tych błędów można wyeliminować przez wymuszenie w systemie WMS potwierdzenia każdej operacji w czasie rzeczywistym – na terminalu mobilnym lub przez stację roboczą.

Nasze rozwiązanie do eliminacji chaosu w papierowym obiegu dokumentów opiera się na zasadzie: żaden ruch towaru nie jest możliwy bez uprzedniego zarejestrowania go w systemie. Magazynier nie może pobrać towaru z lokalizacji bez otwartego dokumentu RW lub zlecenia kompletacji. Przyjęcie dostawy bez zeskanowania kodu jednostki i potwierdzenia PZ jest technicznie niemożliwe. To podejście eliminuje kategorię błędów wynikających z zaniedbania lub pośpiechu.

Automatyzacja obiegu dokumentów magazynowych w systemie WMS

Wdrożenie systemu WMS zmienia model pracy z dokumentacją magazynową fundamentalnie – zamiast wystawiać dokumenty po fakcie, pracownicy potwierdzają kolejne etapy operacji w czasie rzeczywistym, a system generuje właściwy dokument automatycznie na podstawie wykonanych czynności. Magazynier nie musi wiedzieć, że wystawia PZ – skanuje towar, potwierdza ilość i lokalizację, a system robi resztę.

Generowanie dokumentów na podstawie zdarzeń w systemie

W Studio WMS.net każda operacja magazynowa jest powiązana z odpowiednim typem dokumentu. Przyjęcie dostawy od kontrahenta zawsze generuje PZ, wydanie do klienta zawsze tworzy WZ, a pobranie materiałów do produkcji automatycznie otwiera dokument RW przypisany do właściwego zlecenia. Taka automatyzacja eliminuje potrzebę manualnego wyboru typu dokumentu przez operatora, co z kolei wyklucza całą klasę błędów wynikających z pomylenia rodzajów pism. Integracja systemu WMS z ERP sprawia, że dokumenty magazynowe są od razu widoczne w księgowości bez konieczności ręcznego przepisywania danych – więcej o możliwościach połączenia tych systemów opisujemy w artykule o tym, jak połączyć system WMS z programem ERP.

Przy realizacji przesunięć MM system tworzy równolegle dwa dokumenty: dokument wydania w magazynie źródłowym i dokument oczekiwanego przyjęcia w magazynie docelowym. Towar w czasie transportu między lokalizacjami nie znika z ewidencji – jest widoczny jako pozycja „w drodze”, co eliminuje problem rzekomych niedoborów generowanych przez niezaksięgowane przesunięcia. Po fizycznym dotarciu towaru do magazynu docelowego i potwierdzeniu przyjęcia przez tamtejszego magazyniera, dokument MM zostaje automatycznie zamknięty, a stany obu lokalizacji są natychmiast zaktualizowane.

Integracja dokumentów magazynowych z procesem przyjęcia towarów

Szczegółowy opis organizacji procesu przyjęcia – od awizacji przez kontrolę zgodności aż po automatyczne wystawienie PZ – znajdziesz w naszym artykule o przyjęciu towaru do magazynu. Warto zaznaczyć, że nowoczesny obieg dokumentów PZ może być zainicjowany już w momencie pojawienia się pojazdu dostawcy przy bramie, jeśli zakład korzysta z systemu awizacji Studio VSS.net zintegrowanego z WMS. Dane z awizacji wypełniają automatycznie nagłówek dokumentu PZ, a operator weryfikuje jedynie ilości i stan towaru podczas rozładunku.

Cyfrowa ewidencja dokumentów a inwentaryzacja ciągła

Firmy pracujące z rzetelnie wystawianymi dokumentami PZ, WZ, PW, RW i MM w systemie WMS zyskują możliwość prowadzenia inwentaryzacji ciągłej – zamiast zamykać magazyn raz w roku na kilka dni, kontrola stanów odbywa się systematycznie przez cały rok, bez zakłócenia bieżącej działalności. Każda strefa lub indeks może być sprawdzany w dowolnym momencie, a różnice inwentaryzacyjne są identyfikowane na bieżąco, zanim zdążą urosnąć do poważnych kwot.

Pełna historia operacji jako narzędzie audytowe

Każdy dokument magazynowy w systemie WMS jest opatrzony datą i godziną wystawienia, numerem operatora, który go potwierdził, oraz powiązaniem z dokumentem źródłowym (zamówienie, awizacja, zlecenie produkcyjne). Taka pełna ścieżka audytowa pozwala na błyskawiczne wyjaśnienie każdej różnicy inwentaryzacyjnej – zamiast przeglądać papierowe rejestry, kierownik magazynu w kilka sekund sprawdza, kto, kiedy i w jakim kontekście zrealizował daną operację. System wdrożenia WMS obejmuje konfigurację wszystkich uprawnień i ról, dzięki czemu każda operacja jest zawsze przypisana do konkretnej osoby odpowiedzialnej.

Prowadzenie precyzyjnej ewidencji dokumentów PZ i WZ ma też bezpośredni wpływ na zarządzanie przyjęciem i wydaniem palet oraz innych opakowań zwrotnych. Systemy takie jak Studio PWS.net automatycznie generują bilans sald paletowych w oparciu o dane z dokumentów magazynowych, co eliminuje żmudne ręczne rozliczanie opakowań z kontrahentami.

• PZ (Przyjęcie Zewnętrzne) – wystawiasz przy każdej dostawie od dostawcy zewnętrznego; podstawa do księgowania faktury zakupowej.
• WZ (Wydanie Zewnętrzne) – wystawiasz przy każdej wysyłce do klienta zewnętrznego; podstawa do wystawienia faktury sprzedażowej.
• PW (Przyjęcie Wewnętrzne) – rejestruje przyjęcie produktów z własnej produkcji lub z innego działu firmy do magazynu.
• RW (Rozchód Wewnętrzny) – rejestruje pobranie materiałów lub towarów na potrzeby wewnętrzne, np. do produkcji.
• MM (Przesunięcie Międzymagazynowe) – dokumentuje transfer towaru między lokalizacjami w ramach tej samej firmy bez zmiany właściciela.
• Automatyzacja wystawiania dokumentów w systemie WMS eliminuje błędy operatorów i zapewnia aktualizację stanów w czasie rzeczywistym.
• Pełna ścieżka audytowa każdego dokumentu pozwala na szybkie wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych bez przeglądania papierowych rejestrów.

Czym są dokumenty magazynowe i do czego służą?

Typy dokumentów magazynowych w systemie WMS

Tabela przedstawia zestawienie dokumentów obsługiwanych przez nasz system WMS wraz z kierunkiem przepływu towaru, źródłem lub odbiorcą oraz wpływem każdego dokumentu na stan magazynowy. Dzięki temu porównaniu szybko ustalisz, który dokument zastosować w danym procesie i jakie konsekwencje ma jego wystawienie dla stanów ewidencyjnych.

Dokument	Kierunek przepływu	Źródło / odbiorca	Wpływ na stan magazynowy
PZ – przyjęcie zewnętrzne	Przyjęcie do magazynu	Dostawca zewnętrzny	Zwiększenie stanu – towar wchodzi na ewidencję
WZ – wydanie zewnętrzne	Wydanie z magazynu	Odbiorca zewnętrzny (klient)	Zmniejszenie stanu – towar wychodzi z ewidencji
PW – przyjęcie wewnętrzne	Przyjęcie wewnętrzne	Produkcja, kooperacja, oddział własny	Zwiększenie stanu – wyroby gotowe lub półprodukty zasilają magazyn
RW – rozchód wewnętrzny	Wydanie wewnętrzne	Produkcja, serwis, linia montażowa	Zmniejszenie stanu – materiały opuszczają magazyn bez faktury sprzedaży
MM – przesunięcie magazynowe	Transfer między lokalizacjami	Magazyn źródłowy i docelowy (wewnętrznie)	Brak zmiany stanu globalnego – zmiana lokalizacji lub magazynu w ramach firmy
ZW – zwrot wewnętrzny	Zwrot do magazynu	Produkcja lub serwis wewnętrzny	Zwiększenie stanu – niewykorzystane materiały wracają na pozycję
ZWZ – zwrot zewnętrzny	Zwrot od klienta	Odbiorca zewnętrzny	Zwiększenie stanu – reklamacje i zwroty handlowe trafiają z powrotem na ewidencję
IN – inwentaryzacja	Korekta stanu	Wewnętrzna weryfikacja magazynu	Korekta na plus lub minus – wyrównanie stanu rzeczywistego z ewidencyjnym

Kierownicy magazynu i operatorzy WMS

• Wystawiają dokument PZ po fizycznym przyjęciu towaru od dostawcy i weryfikacji z zamówieniem zakupu.
• Tworzą dokument WZ na podstawie zlecenia wysyłki lub zamówienia klienta przed wydaniem towaru z rampy.
• Realizują przesunięcia MM przy reorganizacji stref magazynowych lub transferach między oddziałami.
• Rejestrują dokument IN podczas inwentaryzacji cyklicznej lub pełnej, zatwierdzając arkusze spisu z natury.

Dział produkcji i technolodzy

• Pobierają materiały z magazynu dokumentem RW pod konkretne zlecenie produkcyjne lub numer seryjny wyrobu.
• Przekazują wyroby gotowe lub półprodukty na magazyn dokumentem PW po zakończeniu etapu produkcji.
• Zwracają nadwyżki komponentów dokumentem ZW po zamknięciu zlecenia, przywracając stan pozycji asortymentowej.

Obsługa posprzedażna i dział reklamacji

• Przyjmują towary zwrócone przez klientów dokumentem ZWZ, przypisując je do konkretnej transakcji sprzedaży.
• Weryfikują stan jakościowy zwróconego towaru i kierują go na odpowiednią strefę magazynową lub do utylizacji.
• Generują raporty z dokumentów ZWZ w celu analizy przyczyn zwrotów i wskaźnika reklamacyjności.

Controlling i dział finansowy

• Kontrolują zgodność dokumentów PZ z fakturami zakupowymi i zamówieniami w module finansowym systemu.
• Analizują dokumenty RW i PW pod kątem kosztów produkcji i wyceny rozchodu metodą FIFO lub średniej ważonej.
• Weryfikują różnice inwentaryzacyjne z dokumentów IN i zatwierdzają korekty wartościowe w ewidencji magazynowej.

Jak działa przesunięcie między magazynami, czyli dokument MM?

Jak system WMS automatyzuje obieg dokumentów magazynowych?