PZ, WZ, PW, RW i MM to pięć podstawowych dokumentów ewidencji magazynowej. PZ i PW zwiększają stan, WZ i RW go zmniejszają, a MM przenosi towar do innego magazynu firmy. W Studio WMS.net dokument powstaje z operacji zapisanych na kolektorze albo w formularzu, a numer dostaje przy zatwierdzeniu.
Dokumenty magazynowe stanowią podstawę ewidencji każdego ruchu towarowego - od przyjęcia dostawy, przez wewnętrzne przesunięcia, aż po wydanie materiałów na potrzeby firmy lub do odbiorcy. PZ, WZ, PW, RW i MM tworzą obraz przepływu towaru w przedsiębiorstwie, a ich rzetelne prowadzenie jest warunkiem zgodności stanów ewidencyjnych z rzeczywistymi.
Typy dokumentów magazynowych
PZ (Przyjęcie Zewnętrzne) potwierdza przyjęcie towaru od zewnętrznego dostawcy i zwiększa stan. W Studio WMS.net realizuje zatwierdzone zlecenie przyjęcia ZPZ i pilnuje, żeby przyjęcie nie przekroczyło zapowiedzianej ilości; dostawa niezapowiedziana idzie dokumentem PZB. Szczegóły opisuje strona o dokumencie PZ.
WZ (Wydanie Zewnętrzne) rejestruje wydanie towaru odbiorcy zewnętrznemu, zwykle na podstawie zlecenia wydania ZWZ; wydanie bez zlecenia to WZB. Pozycja WZ zapisana w buforze od razu zmniejsza stan dostępny, a stan zatwierdzony spada po zatwierdzeniu dokumentu.
PW (Przyjęcie Wewnętrzne) przyjmuje na stan towar, do którego nie prowadzi żaden dokument źródłowy, na przykład zwrot z produkcji albo wyrób z własnej produkcji; powód wybiera się ze słownika. PW powstaje też przy storno wydania WZ lub WZB.
RW (Rozchód Wewnętrzny) zdejmuje towar ze stanu na potrzeby własne firmy: zużycie albo likwidację. Nie ma odbiorcy zewnętrznego ani zlecenia, a uzasadnienie wybiera się ze słownika powodów. Szczegóły opisuje strona o dokumencie RW.
MM (Przesunięcie Międzymagazynowe) przesuwa towar do innego magazynu firmy. Rozchód powstaje w magazynie źródłowym, a przychód czeka w buforze magazynu docelowego, aż ktoś przyjmie towar i poda lokalizację. Przesunięcie w obrębie jednego magazynu to osobny dokument ZL, czyli zmiana lokalizacji.
| Dokument | Kierunek przepływu | Źródło / odbiorca | Wpływ na stan magazynowy |
|---|---|---|---|
| PZ - przyjęcie zewnętrzne | Przyjęcie do magazynu | Dostawca zewnętrzny, zlecenie ZPZ | Zwiększenie stanu po zatwierdzeniu |
| WZ - wydanie zewnętrzne | Wydanie z magazynu | Odbiorca zewnętrzny, zlecenie ZWZ | Stan dostępny maleje od bufora, zatwierdzony po zatwierdzeniu |
| PW - przyjęcie wewnętrzne | Przyjęcie wewnętrzne | Bez dokumentu źródłowego: zwrot, własna produkcja | Zwiększenie stanu po zatwierdzeniu |
| RW - rozchód wewnętrzny | Wydanie wewnętrzne | Zużycie lub likwidacja, bez odbiorcy | Stan dostępny maleje od bufora, zatwierdzony po zatwierdzeniu |
| MM - przesunięcie międzymagazynowe | Transfer do innego magazynu | Magazyn źródłowy i docelowy | Stan źródła maleje po zatwierdzeniu wydania, stan celu rośnie po przyjęciu |
Błędy w dokumentacji a inwentaryzacja
Różnice inwentaryzacyjne mają często źródło nie w faktycznych stratach towaru, lecz w błędach dokumentacyjnych popełnianych na bieżąco. Nieprawidłowe ilości na PZ, zapomniane dokumenty RW czy nierozliczone przesunięcia kumulują się przez miesiące i ujawniają się dopiero podczas spisu z natury.
Przyjęcie towaru bez wystawienia PZ lub z opóźnieniem sprawia, że handlowcy oferują klientom produkty formalnie niedostępne w systemie. Wystawianie RW zbiorczo na koniec tygodnia zamiast na bieżąco powoduje, że stany są przez kilka dni błędne. Przeniesienie palety bez dokumentu ZL to klasyczny przypadek towaru, który fizycznie istnieje, lecz figuruje w złej lokalizacji.
Kontrole zamiast blokady ruchu
Dwa kolejne błędy pojawiają się przy zwrotach i wysyłkach. Pomylenie PW z PZ przy przyjmowaniu zwrotu wiąże przyjęcie ze zleceniem dostawcy, choć towar nie od niego pochodzi. Wydanie WZ zapisane w buforze przed faktyczną kompletacją rezerwuje towar, który nie dotarł jeszcze na rampę wydań, i blokuje go dla innych zamówień.
Studio WMS.net nie zatrzyma fizycznego pobrania towaru, więc ogranicza błędy kontrolami przy zapisie: wydanie nie przekroczy stanu w lokalizacji, a przyjęcie PZ nie przekroczy ilości zapowiedzianej na zleceniu. Dyscyplina skanowania zostaje po stronie magazynu.
Automatyzacja obiegu w systemie WMS
Wdrożenie systemu WMS zmienia model pracy z dokumentacją magazynową - zamiast wystawiać dokumenty po fakcie, magazynier zapisuje pozycje na kolektorze w chwili wykonania operacji, a system nadaje dokumentowi numer przy zatwierdzeniu.
Przyjęcie zapowiedzianej dostawy kończy się dokumentem PZ, wydanie realizowane ze zlecenia - dokumentem WZ, a rozchód na potrzeby własne - dokumentem RW, który powstaje przy zapisie pierwszej pozycji. Numer w formacie RRRR-MM-NNNNN-TYP dokument dostaje dopiero po zatwierdzeniu; w buforze ma tylko numer referencyjny.
Do ERP dokumenty trafiają przez API: zwraca ono zatwierdzone dokumenty przyjęć i wydań dla awizacji albo klienta, więc księgowość nie musi przepisywać danych ręcznie. Operacje API uruchamia system zewnętrzny, dlatego ERP odczytuje dokumenty w ustalonych odstępach; kanały wymiany opisuje strona o integracjach Studio WMS.net z systemami ERP. Z awizacją łączy dokumenty numer awizo, który wpisuje się w polu Numer awizo przy zleceniu i przyjęciu; po nim ERP wyszuka dokumenty przez API.
Zamknięcie przesunięcia MM
Przesunięcie MM ma dwie fazy. Zatwierdzenie wydania zdejmuje towar ze stanu magazynu źródłowego, a przychód w magazynie docelowym czeka w buforze, aż operator przyjmie towar i poda lokalizację; bez lokalizacji system nie przyjmie pozycji. Dopiero wtedy rośnie stan magazynu docelowego. Towar w drodze nie figuruje więc w żadnym z dwóch magazynów, co trzeba uwzględnić przy uzgadnianiu stanów firm wielooddziałowych.
PW i RW w firmie produkcyjnej
W firmie produkcyjnej RW zdejmuje ze stanu surowce i materiały pobrane na produkcję, a PW przyjmuje na stan wyroby gotowe i zwroty z produkcji. W Studio WMS.net oba dokumenty powstają bez zlecenia: RW jest rozchodem zakładanym przy zapisie pierwszej pozycji, a PW przyjmuje towar bez dokumentu źródłowego, z powodem wybranym ze słownika, między innymi własna produkcja i zwrot.
Program nie prowadzi zleceń produkcyjnych: dokument RW nie jest powiązany ze zleceniem, a pozycje dokumentów nie mają ceny ani kosztu. Zlecenia produkcyjne, normy zużycia i koszt wytworzenia zostają w systemie ERP lub MES, który odczytuje zatwierdzone dokumenty przez API. Zasady rozchodu opisuje strona o dokumencie RW.
Inwentaryzacja i ślad w dokumentach
Inwentaryzacja w Studio WMS.net odbywa się na arkuszu spisowym o zakresie magazynu, lokalizacji, asortymentu albo kartoteki. Założenie arkusza blokuje objęte spisem kartoteki i lokalizacje, a zamknięcie tworzy zatwierdzone dokumenty różnic inwentaryzacyjnych (PI i RI).
Każdy dokument magazynowy ma numer z licznika miesięcznego, datę i autora, a zatwierdzenie zapisuje w dzienniku login, czas, numer dokumentu i adres IP. Dzięki temu kierownik magazynu ustali, kto i kiedy zatwierdził daną operację, zamiast przeglądać papierowe rejestry. Zatwierdzony dokument nie podlega edycji.
Słownik pojęć
- PPZ
- Przyjęcie Zewnętrzne - dokument potwierdzający przyjęcie towaru od zewnętrznego dostawcy, zwiększający stan magazynowy.
- WWZ
- Wydanie Zewnętrzne - dokument potwierdzający wydanie towaru do odbiorcy zewnętrznego, zmniejszający stan magazynowy.
- PPW
- Przyjęcie Wewnętrzne - dokument ewidencjonujący przyjęcie towaru do magazynu bez dokumentu źródłowego, na przykład zwrotu z produkcji.
- RRW
- Rozchód Wewnętrzny - dokument rejestrujący zużycie lub likwidację towaru na potrzeby własne firmy.
- MMM
- Przesunięcie Międzymagazynowe - dokument przesuwający towar do innego magazynu tej samej firmy.
- ZZL
- Zmiana lokalizacji - dokument przenoszący paletę pod nowy adres w tym samym magazynie, bez zmiany ilości.
- WWirtualny ubytek
- Towar, który fizycznie istnieje, ale nie figuruje w żadnej lokalizacji systemowej - najczęściej skutek przesunięcia bez dokumentu.