RW (rozchód wewnętrzny) to dokument magazynowy, który zmniejsza stan towaru bez sprzedaży i bez odbiorcy zewnętrznego. Wystawia się go przy zużyciu na potrzeby firmy albo przy likwidacji towaru. W Studio WMS.net RW powstaje na kolektorze lub w przeglądarce, dostaje numer RRRR-MM-NNNNN-RW przy zatwierdzeniu i nie ma storna - pomyłkę odwraca przyjęcie wewnętrzne PW.
Co to jest dokument RW
RW, czyli rozchód wewnętrzny, zdejmuje towar ze stanu magazynowego wtedy, gdy towar nie jest sprzedawany ani wysyłany do klienta. Typowe przyczyny to zużycie materiału na potrzeby własne firmy i likwidacja towaru. Dokument nie ma odbiorcy zewnętrznego i nie prowadzi do faktury, więc jego wartość dowodowa leży w uzasadnieniu rozchodu: kto, kiedy, ile i dlaczego.
RW to jeden z pięciu podstawowych dokumentów magazynowych obok PZ, WZ, PW i MM. Pełne zestawienie, ze wskazaniem kierunku i wpływu na stan, znajdziesz w artykule o dokumentach magazynowych PZ, WZ, PW, RW i MM.
Kiedy RW, a kiedy inny dokument
Rozchód wewnętrzny jest dokumentem ostatniej szansy: wybiera się go dopiero wtedy, gdy żaden dokument z odbiorcą ani zleceniem nie pasuje do sytuacji. Poniższa tabela porządkuje cztery najczęstsze przypadki.
| Sytuacja w magazynie | Dokument | Uwagi |
|---|---|---|
| Towar zużyty na potrzeby firmy albo przeznaczony do likwidacji | RW | Rozchód bez odbiorcy zewnętrznego |
| Wysyłka do klienta bez wcześniejszego zlecenia | WZB, wydanie bezpośrednie | Dokument planuje biuro, kolektor go realizuje |
| Niedobór stwierdzony przy spisie z natury | Dokument niedoboru z zamknięcia inwentaryzacji | Powstaje sam przy zamknięciu arkusza spisu |
| Pomyłkowy rozchód do odwrócenia | PW, przyjęcie wewnętrzne | RW nie ma storna |
Od WZ dokument RW różni się dwiema rzeczami. WZ wydaje towar odbiorcy zewnętrznemu na podstawie zlecenia wydania ZWZ, a RW nie ma ani odbiorcy, ani zlecenia. Oba dokumenty zmniejszają stan, ale tylko wydanie zewnętrzne kończy się sprzedażą.
Co zawiera dokument RW
Nagłówek RW jest krótki, bo dokument nie odwołuje się do żadnego zlecenia. Pozycje opisują, skąd i ile towaru zeszło ze stanu.
| Element dokumentu | Co zawiera | Wymagane |
|---|---|---|
| Właściciel towaru | Kontrahent, do którego należy towar | Tak |
| Data wydania | Data rozchodu | Tak |
| Powód | Pozycja ze słownika powodów rozchodu | Tak w przeglądarce i na tablecie, na kolektorze brak pola |
| Pozycje | Indeks, ilość, adres pobrania, paleta z partią | Co najmniej jedna |
Numer dokumentu wewnętrznego i uwagi można dopisać, ale nie trzeba. Jeden dokument RW obejmuje towar jednego właściciela; rozchód towaru drugiego klienta wymaga osobnego dokumentu.
Jak wygląda RW w Studio WMS.net
Zapis rozchodu na kolektorze i w przeglądarce
Na kolektorze Android magazynier skanuje kod EAN towaru i etykietę lokalizacji, z której pobiera, a potem wpisuje ilość. Terminal nie pozwoli ustawić ilości większej niż stan w tej lokalizacji, a serwer sprawdza to jeszcze raz przy zapisie. Dokument powstaje przy zapisie pierwszej pozycji; nie trzeba go wcześniej zakładać w biurze. W przeglądarce i na tablecie ten sam rozchód rejestruje się formularzem, w którym pole Powód jest obowiązkowe.
Kolektor pracuje wyłącznie online, przez Wi-Fi albo LTE: każda pozycja zapisuje się w bazie w chwili potwierdzenia ilości. Szczegóły transakcji opisuje instrukcja RW na kolektorze Android.
Bufor, zatwierdzenie i numer
Na koniec magazynier zatwierdza dokument albo zostawia go w buforze do decyzji kierownika. Zatwierdzenie nadaje numer w formacie RRRR-MM-NNNNN-RW i zmniejsza stan zatwierdzony. Dokument w buforze nie ma numeru, ale już rezerwuje towar: stan dostępny liczy rozchody od zapisu w buforze, więc inne dokumenty nie pobiorą tej samej ilości z lokalizacji. Zatwierdzony RW trafia do rejestru rozchodów i nie podlega edycji.
Korekta błędnego RW
Błędnie zeskanowaną pozycję usuwa się przed zatwierdzeniem: zarezerwowana ilość wraca do stanu dostępnego, a w bazie zostaje ślad w dzienniku zdarzeń. Po zatwierdzeniu korekty w samym dokumencie nie ma. Storno w Studio WMS.net obejmuje wyłącznie wydania WZ i WZB, więc pomyłkowy rozchód wewnętrzny odwraca się przyjęciem wewnętrznym PW na ten sam towar.
Najczęstsze błędy przy rozchodzie wewnętrznym
Cztery błędy powtarzają się najczęściej i każdy kończy się rozbieżnością przy spisie z natury.
- RW wystawiany zbiorczo na koniec tygodnia. Przez kilka dni stan w systemie jest wyższy niż na regale.
- RW bez powodu. Przy rozliczaniu strat nie da się wtedy ustalić, czy towar zużyto, czy zlikwidowano; na kolektorze pole powodu nie występuje, więc rozchody wymagające uzasadnienia rejestruje się na tablecie albo w przeglądarce.
- RW zamiast WZB przy wysyłce do klienta. Towar schodzi ze stanu, ale wysyłka nie trafia do dokumentów wydania zewnętrznego.
- Niedobór ze spisu wpisany ręcznie jako RW. Dokument niedoboru powstaje sam przy zamknięciu inwentaryzacji i tak powinien zostać.
Słownik pojęć
- RRW
- Rozchód wewnętrzny - dokument zdejmujący towar ze stanu na potrzeby własne firmy, bez odbiorcy zewnętrznego.
- PPowód rozchodu
- Pozycja słownika, która uzasadnia rozchód; w Studio WMS.net wymagana w formularzu RW w przeglądarce i na tablecie.
- BBufor
- Stan dokumentu przed zatwierdzeniem: bez numeru, ale z rezerwacją towaru w stanie dostępnym.
- WWZB
- Wydanie bezpośrednie - wysyłka do odbiorcy zewnętrznego bez wcześniejszego zlecenia wydania.