Studio PWS.net to program do ewidencji palet i innych nośników logistycznych. Rejestruje przyjęcia, wydania i przesunięcia dokumentami, a saldo kontrahenta i przewoźnika liczy z zapisanych dokumentów. Działa w przeglądarce internetowej.
Gospodarka paletowa
Gospodarka paletowa to prowadzenie ewidencji nośników - palet, big bagów, gitterboxów i pojemników - które krążą między magazynem, przewoźnikami i kontrahentami. Wymiana palet opiera się na umowie albo na zwyczaju między firmami, a nie na przepisie ustawy, dlatego o rozliczeniu decyduje to, co firma potrafi pokazać w swojej ewidencji.
Studio PWS.net dokumentuje ilości: ile palet, jakiego typu, w której lokalizacji i na którym dokumencie przyjęto lub wydano. Nie rozlicza palet finansowo i nie sprawdza zgodności z przepisami. Terminy zwrotu, stawki i zasady oceny jakości ustala umowa z kontrahentem.
Dokumenty PZ, PW, WZ, RW i ZL
Każdy ruch nośnika ma własny dokument. Program zna pięć dokumentów: PZ (przyjęcie zewnętrzne), PW (przyjęcie wewnętrzne), WZ (wydanie zewnętrzne), RW (rozchód wewnętrzny) i ZL (zmiana lokalizacji). Formularz PW ma te same pola co PZ, a formularz RW te same co WZ.
Dokument powstaje w dwóch krokach. Przycisk Bufor zapisuje go do bufora, czyli osobnego rejestru dokumentów bez numeru, które nie zmieniają stanów ani sald. Przycisk Zapisz zapisuje dokument do rejestru i nadaje mu numer. W rejestrze nie ma edycji ani usuwania zapisanych dokumentów, więc błąd poprawia się kolejnym dokumentem.
| Dokument | Operacja | Skutek zapisanego dokumentu |
|---|---|---|
| PZ | Przyjęcie palet z zewnątrz, od kontrahenta lub przewoźnika | zwiększa stan w lokalizacji i saldo wskazanego kontrahenta lub przewoźnika |
| PW | Przyjęcie wewnętrzne; te same pola co w PZ | zwiększa stan w lokalizacji |
| WZ | Wydanie palet na zewnątrz | zmniejsza stan w lokalizacji i saldo wskazanego kontrahenta lub przewoźnika |
| RW | Rozchód wewnętrzny; te same pola co we WZ | zmniejsza stan w lokalizacji |
| ZL | Zmiana lokalizacji palet w magazynie | zmniejsza stan w lokalizacji źródłowej i zwiększa w docelowej, bez wpływu na salda kontrahentów |
Pole Rodzaj dokumentu, na przykład dostawa palet albo wysyłka towaru, porządkuje dokumenty, ale nie zmienia sposobu liczenia salda. Numer kwitu to pole tekstowe, które wpisuje użytkownik. Program nie generuje kwitu ani nie sprawdza, czy numer się powtarza.
Formularz przyjęcia palet
Operator wybiera rodzaj dokumentu oraz kontrahenta lub przewoźnika, a potem dodaje pozycje: paletę, lokalizację i ilość. Dokument zapisuje przyciskiem Bufor albo Zapisz. Numer program nadaje dopiero przy zapisie do rejestru.
Salda kontrahentów i przewoźników
Saldo to suma ilości z zapisanych dokumentów. Program liczy je osobno dla kontrahenta (dostawcy lub odbiorcy) i osobno dla przewoźnika, według pól Kontrahent i Przewoźnik na dokumencie. Pole Aktualizacja salda wskazuje, które z nich jest wymagane. Kierowca jest polem opisowym dokumentu, a nie osobnym kontem, więc nie rozbija się salda na kierowców.
Dokument w buforze nie zmienia salda. Ilość z bufora pokazuje osobna kolumna Ilość - bufor w saldzie magazynowym, które ma też okna Salda i Historia. Co oznacza dodatnie lub ujemne saldo wobec kontrahenta, wynika z umowy i praktyki firmy, a nie z programu.
Rejestr dokumentów
Rejestr przyjęć pokazuje datę, numer kwitu, ilość, miejsce dostawy, kontrahenta i przewoźnika. Filtry kolumn zawężają listę. Menu rejestru daje eksport do Excela oraz notatki, pliki, zdjęcia, załączniki i dyskusję przy dokumencie.
Pasek rejestru ma też okna Transport i Cechy z danymi przewozu, podgląd i wydruk dokumentu oraz okno podpisu odbioru. W oknie podpisu składa się podpis odręczny na ekranie i wpisuje pole Podpis; to zapis w postaci elektronicznej, a nie podpis kwalifikowany, a sposób zapisu podpisu przy dokumencie zależy od konfiguracji wdrożenia. Z rejestru można też wysłać SMS lub e-mail z szablonu; treść szablonów i wysyłkę ustala konfiguracja wdrożenia. Zestaw przycisków zależy od rejestru.
Wyszukiwarka dokumentów
Okno ma pola Numer kwitu zawiera, Kontrahent, Przewoźnik, Kierowca i Asortyment. Przełącznik decyduje, czy warunki łączą się spójnikiem „i”, czy „lub”. Wyszukiwarka przeszukuje dokumenty zapisane w rejestrze, nie bufor.
Palety EUR, EPAL i inne nośniki
Każdy nośnik ma w kartotece palet własną pozycję z indeksem, nazwą, długością, szerokością, maksymalnym obciążeniem i ceną ewidencyjną, a jego stan w lokalizacjach liczy się osobno. W bazie demonstracyjnej są tam między innymi paleta euro, paleta EPAL, półpaleta DHP, big bag i gitterbox. Program nie ma atrybutu stanu technicznego, na przykład palety uszkodzonej; osobne saldo takich palet firma prowadzi, zakładając dla nich osobną pozycję kartoteki.
| Nośnik | Wymiary | Co o nim wiadomo | Ewidencja w PWS.net |
|---|---|---|---|
| Paleta EUR | 1200 x 800 mm, wysokość 144 mm | wymagania produkcyjne opisuje norma EN 13698-1, a jakościowe karta UIC 435-2 | pozycja kartoteki z osobnym stanem |
| Paleta EPAL | 1200 x 800 mm (EPAL 1) | znak EPAL w owalu; licencję na produkcję i naprawę ma zakład, nie paleta | pozycja kartoteki z osobnym stanem |
| Paleta 1200 x 1000 mm | 1200 x 1000 mm | inny nośnik niż paleta EUR; dla takich palet istnieje norma EN 13698-2 | pozycja kartoteki z osobnym stanem |
| Big bag, gitterbox, pojemnik | zależnie od nośnika | nie mają wspólnej normy ani systemu wymiany | pozycja kartoteki, liczona ilościowo bez numerów jednostkowych |
O tym, czy palety EUR i EPAL wymienia się wzajemnie, decydują w Polsce same firmy. Wymiana paleta za paletę opiera się na umowie albo zwyczaju. Program nie ma funkcji poolingu: operator poolingu jest w nim zwykłym kontrahentem, a zasady opłat i zwrotu wynikają z umowy z nim.
Inwentaryzacja palet
Program ma arkusz inwentaryzacji z trzema zakresami: Magazyn, Lokalizacja (z opcją strefy) i Asortyment, czyli pozycja kartoteki palet. W arkuszu wpisuje się ilość faktyczną, a po zamknięciu program zapisuje dokumenty nadwyżek i niedoborów. Założenie arkusza blokuje lokalizacje i palety zakresu na czas spisu, a gdy w zakresie są dokumenty w buforze, program nie pozwala go założyć.
Ustawa o rachunkowości wymaga co do zasady inwentaryzacji składników aktywów na koniec roku obrotowego oraz rozliczenia różnic w księgach tego roku (art. 26 i 27). Program ewidencjonuje ilości; ksiąg nie prowadzi, a sposób ujęcia palet własnych i obcych określa polityka rachunkowości firmy. Inwentaryzacji ciągłej i skanowania palet w arkuszu program nie ma.
Dostęp przez przeglądarkę
Studio PWS.net działa jako aplikacja przeglądarkowa. Stanowiska robocze nie wymagają instalacji programu, a dostęp jest możliwy w sieci lokalnej i przez Internet. Interfejs ma wersję polską i angielską. Aplikacji na Androida ani iOS dla Studio PWS.net nie ma, a praca wymaga połączenia z serwerem.
Czego program nie robi
- Nie generuje kwitu paletowego ani jego wzoru. Numer kwitu wpisuje użytkownik, a program drukuje dokument przyjęcia, wydania lub przesunięcia.
- Nie skanuje kodów kreskowych ani znaczników RFID i nie współpracuje z wagami paletowymi.
- Nie ma wbudowanej integracji z WMS ani z systemami ERP, w tym z SAP. W wersji demonstracyjnej nie pokazujemy takiego połączenia; zakres ewentualnej wymiany danych ustalamy przed wyceną jako osobne prace.
- Nie wysyła automatycznych powiadomień i nie pilnuje terminów zwrotu palet.
- Nie ocenia stanu technicznego palet, nie planuje składowania i nie sugeruje rozmieszczenia palet.
- Nie zapewnia zgodności z żadnym przepisem, na przykład z ustawą o rachunkowości, rozporządzeniem PPWR czy konwencją CMR. Odpowiada za nią firma.
Z naszych wdrożeń
Opis pochodzi z podpisanego listu referencyjnego, bez nazwy firmy. Firma doradcza wyspecjalizowana w gospodarce paletowej uruchomiła u nas system obrotu paletami i opakowaniami zwrotnymi w marcu 2013 roku, w wersji działającej przez przeglądarkę. Klient wymienia jako istotne w codziennej pracy ewidencję obrotu w rozbiciu na magazyny i lokalizacje składowania oraz salda dostawców, odbiorców i przewoźników.
Zakres i czas wdrożenia
Zakres wdrożenia zależy od liczby kontrahentów, magazynów i ewentualnych prac poza standardowym programem. Harmonogram podajemy w ofercie, a zasady licencjonowania opisuje cennik Studio PWS.net.
Dla kogo jest Studio PWS.net
Firmy transportowe i spedycyjne przyjmują i wydają palety na każdej trasie. W programie salda przewoźnika i kontrahenta prowadzi się osobno, a dokument zapisuje też kierowcę jako pole opisowe.
Centra dystrybucyjne i magazyny rejestrują przyjęcia, wydania i zmiany lokalizacji dokumentami. Saldo magazynowe pokazuje stan palet w lokalizacjach, a okno Historia obroty z dokumentów.
Producenci operujący opakowaniami zwrotnymi widzą w saldzie kontrahenta ilości z zapisanych dokumentów i mogą na nich oprzeć rozmowę o zwrotach. To, czy i kiedy kontrahent ma zwrócić palety, wynika z umowy.
Słownik pojęć - gospodarka paletowa
- GGospodarka paletowa
- Ewidencja nośników krążących między magazynem, przewoźnikami i kontrahentami oraz rozliczanie ich według umowy.
- KKwit paletowy
- Dokument handlowy, którego treść i skutki ustalają firmy w umowie. Ustawa nie określa jego wzoru.
- PPooling paletowy
- Model, w którym operator pozostaje właścicielem palet, a firma płaci za korzystanie z nich.
- EPaleta EUR i EPAL
- Dwa różne systemy palet 1200 x 800 mm: EUR wynika z karty UIC 435-2, EPAL z przepisów stowarzyszenia EPAL.
- SSaldo paletowe
- Wynik rozliczenia palet wydanych i zwróconych z kontrahentem. W programie suma ilości z zapisanych dokumentów.
- BBufor dokumentów
- Osobny rejestr dokumentów bez numeru, które nie zmieniają stanów ani sald.