Polityka prywatności i plików cookies
Dokument obowiązuje od dnia 28.09.2026 r.
SoftwareStudio Group Sp. z o.o. · ul. Innowatorów 8, 62-069 Dąbrowa k. Poznania
Dokument pobrany ze strony https://www.softwarestudio.com.pl/polityka-prywatnosci/
dnia wydruku. Obowiązującą wersję publikujemy pod powyższym adresem.
Polityka prywatności i plików cookies
Niniejsza Polityka prywatności określa zasady zbierania, przetwarzania i ochrony danych osobowych osób odwiedzających witrynę oraz użytkowników systemów rodziny StudioSystem (Studio WMS.net, Studio VSS.net, Studio TCS.net, Studio RMA.net, Studio PWS.net i Studio RPL.net). Dokument realizuje obowiązki informacyjne z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
§ 1 Tożsamość i dane kontaktowe Administratora
- Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem serwisu oraz świadczeniem usług drogą elektroniczną jest SoftwareStudio Group Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Innowatorów 8, 62-069 Dąbrowa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001238555, NIP 7773467956, REGON 544624423.
- Kontakt z Administratorem w sprawach związanych z ochroną danych osobowych jest możliwy drogą elektroniczną pod adresem kontakt@softwarestudio.com.pl lub drogą pocztową na adres siedziby wskazany powyżej.
§ 2 Podział ról w przetwarzaniu danych
- W celu zachowania pełnej transparentności, struktura przetwarzania danych w ramach platform SoftwareStudio Group dzieli się na dwa niezależne obszary prawne.
- SoftwareStudio Group jako Administrator danych. Samodzielnie decydujemy o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych naszych bezpośrednich klientów (przedsiębiorców), ich reprezentantów, pracowników wyznaczonych do kontaktu, osób zgłaszających awarie techniczne oraz osób odwiedzających witrynę www.softwarestudio.com.pl.
- SoftwareStudio Group jako Podmiot Przetwarzający (Procesor). Nie jesteśmy administratorem danych operacyjnych, logistycznych oraz danych osób trzecich (np. kierowców, przewoźników i kontrahentów zewnętrznych), które klient wprowadza do systemu w ramach bieżącej działalności. Te dane przetwarzamy wyłącznie na zlecenie klienta, na podstawie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
§ 3 Cele, podstawy prawne i okresy retencji danych
- Przetwarzanie danych przez SoftwareStudio Group jako Administratora opiera się wyłącznie na legalnych podstawach i trwa przez ściśle określony czas.
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna (RODO) | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie z formularza kontaktowego lub formularza wyceny i przygotowanie oferty | Art. 6 ust. 1 lit. b - podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy; gdy osoba pisze w imieniu firmy - art. 6 ust. 1 lit. f (odpowiedź na zapytanie firmy); po zakończeniu rozmów art. 6 ust. 1 lit. f (obrona przed roszczeniami) | 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług w modelu SaaS, w tym dostęp do modułów systemu, wsparcie techniczne i realizacja SLA | Art. 6 ust. 1 lit. b - niezbędność do wykonania umowy | Okres obowiązywania umowy, do jej ostatecznego rozliczenia |
| Wypełnienie obowiązków prawnych: wystawianie faktur VAT, prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej | Art. 6 ust. 1 lit. c - obowiązek prawny administratora | 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 § 1 i art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej) |
| Prawnie uzasadnione interesy: ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, zapobieganie oszustwom, statystyki eksploatacyjne | Art. 6 ust. 1 lit. f - prawnie uzasadniony interes administratora | Przez okres wykonywania umowy oraz do przedawnienia roszczeń |
| Ochrona formularzy przed nadużyciami: limit jednego zgłoszenia na minutę z danego adresu IP i rejestr zgłoszeń rozpoznanych jako spam. Limit zapisuje skrót kryptograficzny adresu IP, nie sam adres | Art. 6 ust. 1 lit. f - prawnie uzasadniony interes administratora (bezpieczeństwo serwisu) | Skrót adresu IP - 24 godziny; zgłoszenia rozpoznane jako spam - 3 miesiące |
§ 4 Zakres przetwarzanych danych osobowych
- W zależności od charakteru relacji, Administrator przetwarza następujący katalog danych:
- Dane identyfikacyjne - imię, nazwisko oraz numer PESEL, a u osób bez numeru PESEL numer dokumentu tożsamości (dane zawarte w certyfikacie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, którym podpisywane są umowy).
- Dane kontaktowe - numer telefonu, adres poczty elektronicznej, adres zamieszkania, adres do korespondencji.
- Dane firmy - nazwa podmiotu, numer NIP, numer REGON.
- Dane finansowe - numery rachunków bankowych, informacje o transakcjach oraz historii płatności abonamentowych.
- Dane techniczne i eksploatacyjne - adresy IP, wersje oprogramowania przeglądarki, dane urządzeń peryferyjnych oraz logi aktywności rejestrowane w celu zapewnienia bezpieczeństwa.
§ 5 Usuwanie danych po zakończeniu współpracy
- Zgodnie z zasadą minimalizacji danych, zasady usuwania i zwrotu danych po zakończeniu świadczenia usług są ściśle zsynchronizowane z regulaminem świadczenia usług.
- Blokada dostępu. Dostęp do danych klienta w aplikacji jest blokowany ze skutkiem natychmiastowym z chwilą zakończenia umowy.
- Wniosek o eksport. W terminie 30 dni od rozwiązania umowy klient może złożyć wniosek o przekazanie danych w uzgodnionym formacie. Opcja ta nie przysługuje, jeśli klient pozostaje w opóźnieniu z płatnościami.
- Trwałe usunięcie. Po upływie 60 dni od zakończenia umowy dane są bezpowrotnie usuwane z serwerów. Administrator wysyła powiadomienie e-mail na 7 dni przed wykonaniem tego kroku.
- Kopie zapasowe. Kopie bezpieczeństwa na niezależnych nośnikach tworzone są co 24 godziny i są nadpisywane po upływie 7 dni kalendarzowych.
§ 6 Odbiorcy danych osobowych
- Dane mogą być przekazywane następującym odbiorcom: podmiotom świadczącym usługi informatyczne, hostingowe i utrzymaniowe dla infrastruktury serwerowej SoftwareStudio Group, dostawcom usług księgowych, finansowych, prawnych oraz płatniczych, firmom kurierskim i operatorom pocztowym, a także organom administracji publicznej i sądom na podstawie przepisów prawa. Odbiorcy ci przetwarzają dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym, z wyjątkiem opisanym w ust. 2. Administrator nie przekazuje danych osobowych organizacjom międzynarodowym.
- Pocztę elektroniczną Administratora, w tym wiadomości z formularzy na stronie, obsługuje usługa Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin). Microsoft przechowuje te dane w centrach danych w Unii Europejskiej i państwach EFTA (EU Data Boundary). Szwajcaria, jedyne z tych państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, ma decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych. W ograniczonych przypadkach, przy zdalnym dostępie serwisowym personelu Microsoft lub przy operacjach bezpieczeństwa usługi, dane mogą być udostępniane Microsoft Corporation w Stanach Zjednoczonych. Podstawą takiego przekazania są standardowe klauzule umowne (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2021/914) w umowie z Microsoft oraz decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. (EU-US Data Privacy Framework), w której uczestniczy Microsoft Corporation. Kopię tych zabezpieczeń prześlemy na prośbę wysłaną na adres kontakt@softwarestudio.com.pl.
§ 7 Prawa osób, których dane dotyczą
- Każdemu użytkownikowi oraz reprezentantowi biznesowemu przysługują następujące uprawnienia:
- prawo dostępu do treści swoich danych oraz żądania ich kopii;
- prawo do sprostowania lub uzupełnienia niekompletnych danych;
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
- prawo do usunięcia danych w przypadkach określonych w art. 17 RODO; prawo to nie obejmuje danych, których przechowywanie nakazują przepisy prawa (np. dokumentów rozliczeniowych), ani danych niezbędnych do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
- prawo do przenoszenia danych przetwarzanych w celu wykonania umowy (art. 20 RODO);
- prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą.
- Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.
- Wnioski dotyczące realizacji praw należy kierować na adres kontakt@softwarestudio.com.pl. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania wniosku. Ze względu na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Administrator informuje wnioskodawcę przed upływem pierwszego miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO).
§ 8 Pliki cookies i wymagania techniczne
- Witryna nie korzysta z plików cookies analitycznych ani marketingowych i nie ładuje skryptów z serwerów podmiotów zewnętrznych. Witryna oraz systemy Studio WMS.net, Studio VSS.net, Studio TCS.net, Studio RMA.net, Studio PWS.net i Studio RPL.net zapisują wyłącznie pliki cookies niezbędne do utrzymania sesji zalogowanego użytkownika, co nie wymaga zgody (art. 399 ust. 3 ustawy - Prawo komunikacji elektronicznej).
- Do prawidłowego i bezpiecznego korzystania z systemów wymagana jest aktualna przeglądarka internetowa obsługująca HTML5, JavaScript, pliki cookies oraz szyfrowany protokół TLS 1.2 lub nowszy. Dane techniczne urządzeń (adres IP, wersja przeglądarki) przetwarzane są w celach optymalizacji działania systemu i nie są kojarzone z tożsamością konkretnej osoby fizycznej. Adres IP osoby wysyłającej formularz służy też do limitu zgłoszeń opisanego w § 3.
- Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce internetowej. Wyłączenie cookies może skutkować ograniczeniem funkcjonalności serwisu.
§ 9 Ochrona własności intelektualnej i zakaz trenowania AI
- Zakaz automatycznego pobierania danych z systemów Studio WMS.net, Studio VSS.net, Studio TCS.net, Studio RMA.net, Studio PWS.net i Studio RPL.net oraz wykorzystywania ich elementów do trenowania systemów sztucznej inteligencji określa § 3 ust. 2 regulaminu świadczenia usług danego systemu, a ochronę własności intelektualnej - § 10 tego regulaminu. Regulaminy publikujemy pod adresem www.softwarestudio.com.pl/regulamin/.
§ 10 Zmiany Polityki prywatności
- Polityka prywatności jest stale weryfikowana pod kątem zmian prawnych i technologicznych. O istotnych zmianach Administrator informuje użytkowników drogą elektroniczną lub poprzez komunikat w systemie.
- Aktualna wersja dokumentu publikowana jest pod adresem www.softwarestudio.com.pl/polityka-prywatnosci/. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką zastosowanie mają postanowienia regulaminu świadczenia usług oraz przepisy prawa polskiego i unijnego.