Polityka prywatności i plików cookies SoftwareStudio Sp. z o.o.
Niniejsza Polityka prywatności określa zasady zbierania, przetwarzania i ochrony danych osobowych osób odwiedzających witrynę internetową, reprezentantów naszych klientów oraz użytkowników korzystających z systemów rodziny StudioSystem (np. Studio VSS.net, Studio WMS.net itp). Dokument realizuje obowiązki informacyjne nałożone przez Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).
§ 1 Tożsamość i dane kontaktowe Administratora
- Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem serwisu oraz świadczeniem usług drogą elektroniczną jest SOFTWARESTUDIO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Dąbrowie.
- Dane rejestrowe Administratora:
- Adres
- ul. Innowatorów 8, 62-069 Dąbrowa
- KRS
- 0000317073 – Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS
- NIP
- 7792343623
- REGON
- 300925438
- Kapitał zakładowy
- 75 000,00 zł (wpłacony w całości)
- Kontakt z Administratorem w sprawach związanych z ochroną danych osobowych jest możliwy:
- drogą elektroniczną – pod adresem e-mail: kontakt@softwarestudio.com.pl;
- drogą pocztową – na adres siedziby wskazany powyżej.
§ 2 Podział ról w przetwarzaniu danych
- W celu zachowania pełnej transparentności, struktura przetwarzania danych w ramach platform SoftwareStudio dzieli się na dwa niezależne obszary prawne.
- SoftwareStudio jako Administrator danych. Samodzielnie decydujemy o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych naszych bezpośrednich klientów (Przedsiębiorców), ich reprezentantów, pracowników wyznaczonych do kontaktu, osób zgłaszających awarie techniczne oraz osób odwiedzających stronę www.softwarestudio.com.pl.
- SoftwareStudio jako Podmiot Przetwarzający (Procesor). Nie jesteśmy administratorem danych operacyjnych, logistycznych oraz danych osób trzecich (np. kierowców, przewoźników i kontrahentów zewnętrznych), które nasz klient wprowadza do systemu w ramach bieżącej działalności. Te dane przetwarzamy wyłącznie na zlecenie klienta, na podstawie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiącej Załącznik nr 1 do Regulaminu.
§ 3 Cele, podstawy prawne i okresy retencji danych
- Przetwarzanie danych przez SoftwareStudio jako Administratora opiera się wyłącznie na legalnych podstawach i trwa przez ściśle określony czas.
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna (RODO) | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Zawarcie i wykonanie Umowy o świadczenie usług w modelu SaaS, w tym zapewnienie dostępu do modułów systemu, wsparcia technicznego i realizacji procedur SLA. | Art. 6 ust. 1 lit. b – niezbędność do zawarcia lub wykonania umowy. | Okres obowiązywania Umowy, do momentu jej ostatecznego rozliczenia. |
| Wypełnienie obowiązków prawnych: wystawianie faktur VAT, prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej. | Art. 6 ust. 1 lit. c – realizacja obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze. | Przez czas określony przepisami prawa polskiego (np. 5 lat od końca roku podatkowego). |
| Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora: ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, zapobieganie oszustwom, weryfikacja konfliktu interesów oraz prowadzenie statystyk eksploatacyjnych. | Art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes Administratora. | Przez okres wykonywania Umowy oraz do momentu przedawnienia wszelkich roszczeń wynikających z przepisów prawa. |
§ 4 Zakres przetwarzanych danych osobowych
- W zależności od charakteru relacji, Administrator przetwarza następujący katalog danych:
- Dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, numer PESEL, numer dowodu osobistego, data urodzenia (przetwarzane m.in. w procesie podpisywania umów oraz autoryzacji reprezentantów);
- Dane kontaktowe – numer telefonu, adres poczty elektronicznej, adres zamieszkania, adres do korespondencji;
- Dane firmy – nazwa podmiotu (firma), numer NIP, numer REGON;
- Dane finansowe – numery rachunków bankowych, informacje o transakcjach oraz historii płatności abonamentowych;
- Dane techniczne i eksploatacyjne – adresy IP, wersje oprogramowania przeglądarki, dane urządzeń peryferyjnych oraz logi aktywności rejestrowane w celu zapewnienia bezpieczeństwa.
§ 5 Usuwanie danych po zakończeniu współpracy
- Zgodnie z zasadą minimalizacji danych, zasady usuwania i zwrotu danych po zakończeniu świadczenia usług są ściśle zsynchronizowane z Regulaminem.
- Blokada dostępu. Dostęp do danych Usługobiorcy w Aplikacji jest blokowany ze skutkiem natychmiastowym z chwilą zakończenia Umowy.
- Wniosek o eksport. W terminie 30 dni od rozwiązania Umowy Usługobiorca może złożyć wniosek o przekazanie danych w uzgodnionym formacie. Opcja ta nie przysługuje, jeśli klient pozostaje w opóźnieniu z płatnościami.
- Trwałe usunięcie. Po upływie 60 dni od zakończenia Umowy dane są bezpowrotnie usuwane z serwerów, bez możliwości ich odtworzenia. Administrator wysyła powiadomienie e-mail na 7 dni przed wykonaniem tego kroku.
- Kopie zapasowe. Kopie bezpieczeństwa na niezależnych nośnikach tworzone są co 24 godziny i są nadpisywane po upływie 14 dni kalendarzowych.
§ 6 Odbiorcy danych osobowych
- Dane mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom współpracującym w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG):
- podmiotom świadczącym usługi informatyczne, hostingowe i utrzymaniowe dla infrastruktury serwerowej SoftwareStudio;
- dostawcom usług księgowych, finansowych, prawnych oraz płatniczych;
- firmom kurierskim i operatorom pocztowym;
- organom administracji publicznej i sądom (na podstawie przepisów prawa).
- Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich (poza EOG) ani do organizacji międzynarodowych.
§ 7 Prawa osób, których dane dotyczą
- Każdemu użytkownikowi oraz reprezentantowi biznesowemu przysługują następujące uprawnienia:
- prawo dostępu do treści swoich danych oraz żądania ich kopii;
- prawo do sprostowania (poprawiania) lub uzupełnienia niekompletnych danych;
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
- prawo do usunięcia danych (za wyjątkiem danych technicznych, rozliczeniowych i niezbędnych do badania konfliktu interesów);
- prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą.
- Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) – jeżeli przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.
- Wnioski dotyczące realizacji praw należy kierować na adres e-mail: kontakt@softwarestudio.com.pl. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
§ 8 Pliki cookies i wymagania techniczne
- Witryna oraz systemy Studio VSS.net i Studio WMS.net wykorzystują pliki cookies w celu:
- utrzymania bezpiecznej sesji użytkownika i zapobiegania nieuprawnionemu dostępowi;
- zbierania anonimowych danych statystycznych dotyczących korzystania z serwisu;
- zapamiętywania preferencji użytkownika i poprawy komfortu korzystania z aplikacji.
- Do prawidłowego i bezpiecznego korzystania z systemów wymagana jest aktualna przeglądarka internetowa obsługująca HTML5, JavaScript, pliki cookies oraz szyfrowany protokół TLS 1.2 lub nowszy.
- Administrator przetwarza dane techniczne urządzeń (adres IP, wersja przeglądarki) w celach optymalizacji działania systemu, ułatwiania aktualizacji oraz walki z cyberzagrożeniami. Dane te nie są kojarzone z tożsamością konkretnej osoby fizycznej.
- Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce internetowej. Wyłączenie cookies może skutkować ograniczeniem funkcjonalności serwisu.
§ 9 Ochrona własności intelektualnej i zakaz trenowania AI
- Systemy Studio VSS.net i Studio WMS.net oraz zawarte w nich bazy danych podlegają pełnej ochronie prawno-autorskiej na podstawie ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz przepisów prawa unijnego.
- W celu ochrony prywatności oraz danych operacyjnych klientów wprowadza się następujące restrykcje:
- zakaz stosowania botów, skryptów automatyzujących procesy, a także narzędzi typu web scraping, data mining lub metod automatycznego pobierania (ekstrakcji) danych;
- bezwzględny zakaz wykorzystywania danych, kodu źródłowego, elementów graficznych lub struktur bazodanowych aplikacji do trenowania systemów sztucznej inteligencji (AI) oraz modeli językowych (LLM) bez uprzedniej, wyraźnej, pisemnej zgody SoftwareStudio.
- Naruszenie zakazów, o których mowa w ust. 2, skutkuje odpowiedzialnością odszkodowawczą oraz natychmiastowym zawieszeniem dostępu do usług.
§ 10 Zmiany Polityki prywatności
- Polityka prywatności jest stale weryfikowana pod kątem zmian prawnych i technologicznych. O istotnych zmianach Administrator informuje użytkowników drogą elektroniczną lub poprzez komunikat w systemie.
- Aktualna wersja dokumentu publikowana jest pod adresem: https://www.softwarestudio.com.pl/polityka-prywatnosci/.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką zastosowanie mają postanowienia Regulaminu świadczenia usług oraz przepisy prawa polskiego i unijnego.