Polityka prywatności i plików cookies
SoftwareStudio Group Sp. z o.o. · ul. Innowatorów 8, 62-069 Dąbrowa k. Poznania
Dokument pobrany ze strony
dnia -. Obowiązującą wersję publikujemy pod powyższym adresem.
§ 1. Tożsamość i dane kontaktowe Administratora
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem serwisu oraz świadczeniem usług drogą elektroniczną jest SoftwareStudio Group Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Innowatorów 8, 62-069 Dąbrowa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001238555, NIP 777-346-79-56, REGON 544624423.
Kontakt z Administratorem w sprawach związanych z ochroną danych osobowych jest możliwy drogą elektroniczną pod adresem kontakt@softwarestudio.com.pl lub drogą pocztową na adres siedziby wskazany powyżej.
§ 2. Podział ról w przetwarzaniu danych
W celu zachowania pełnej transparentności, struktura przetwarzania danych w ramach platform SoftwareStudio dzieli się na dwa niezależne obszary prawne.
SoftwareStudio jako Administrator danych. Samodzielnie decydujemy o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych naszych bezpośrednich klientów (przedsiębiorców), ich reprezentantów, pracowników wyznaczonych do kontaktu, osób zgłaszających awarie techniczne oraz osób odwiedzających witrynę www.softwarestudio.com.pl.
SoftwareStudio jako Podmiot Przetwarzający (Procesor). Nie jesteśmy administratorem danych operacyjnych, logistycznych oraz danych osób trzecich (np. kierowców, przewoźników i kontrahentów zewnętrznych), które klient wprowadza do systemu w ramach bieżącej działalności. Te dane przetwarzamy wyłącznie na zlecenie klienta, na podstawie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
§ 3. Cele, podstawy prawne i okresy retencji danych
Przetwarzanie danych przez SoftwareStudio jako Administratora opiera się wyłącznie na legalnych podstawach i trwa przez ściśle określony czas.
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna (RODO) | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług w modelu SaaS, w tym dostęp do modułów systemu, wsparcie techniczne i realizacja SLA | Art. 6 ust. 1 lit. b - niezbędność do wykonania umowy | Okres obowiązywania umowy, do jej ostatecznego rozliczenia |
| Wypełnienie obowiązków prawnych: wystawianie faktur VAT, prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej | Art. 6 ust. 1 lit. c - obowiązek prawny administratora | Przez czas określony przepisami prawa (np. 5 lat od końca roku podatkowego) |
| Prawnie uzasadnione interesy: ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, zapobieganie oszustwom, statystyki eksploatacyjne | Art. 6 ust. 1 lit. f - prawnie uzasadniony interes administratora | Przez okres wykonywania umowy oraz do przedawnienia roszczeń |
§ 4. Zakres przetwarzanych danych osobowych
W zależności od charakteru relacji, Administrator przetwarza następujący katalog danych:
- Dane identyfikacyjne - imię, nazwisko, numer PESEL, numer dowodu osobistego, data urodzenia (przetwarzane m.in. przy podpisywaniu umów i autoryzacji reprezentantów).
- Dane kontaktowe - numer telefonu, adres poczty elektronicznej, adres zamieszkania, adres do korespondencji.
- Dane firmy - nazwa podmiotu, numer NIP, numer REGON.
- Dane finansowe - numery rachunków bankowych, informacje o transakcjach oraz historii płatności abonamentowych.
- Dane techniczne i eksploatacyjne - adresy IP, wersje oprogramowania przeglądarki, dane urządzeń peryferyjnych oraz logi aktywności rejestrowane w celu zapewnienia bezpieczeństwa.
§ 5. Usuwanie danych po zakończeniu współpracy
Zgodnie z zasadą minimalizacji danych, zasady usuwania i zwrotu danych po zakończeniu świadczenia usług są ściśle zsynchronizowane z regulaminem świadczenia usług.
- Blokada dostępu. Dostęp do danych usługobiorcy w aplikacji jest blokowany ze skutkiem natychmiastowym z chwilą zakończenia umowy.
- Wniosek o eksport. W terminie 30 dni od rozwiązania umowy usługobiorca może złożyć wniosek o przekazanie danych w uzgodnionym formacie. Opcja ta nie przysługuje, jeśli klient pozostaje w opóźnieniu z płatnościami.
- Trwałe usunięcie. Po upływie 60 dni od zakończenia umowy dane są bezpowrotnie usuwane z serwerów. Administrator wysyła powiadomienie e-mail na 7 dni przed wykonaniem tego kroku.
- Kopie zapasowe. Kopie bezpieczeństwa na niezależnych nośnikach tworzone są co 24 godziny i są nadpisywane po upływie 14 dni kalendarzowych.
§ 6. Odbiorcy danych osobowych
Dane mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom współpracującym w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG): podmiotom świadczącym usługi informatyczne, hostingowe i utrzymaniowe dla infrastruktury serwerowej SoftwareStudio, dostawcom usług księgowych, finansowych, prawnych oraz płatniczych, firmom kurierskim i operatorom pocztowym, a także organom administracji publicznej i sądom na podstawie przepisów prawa.
Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich (poza EOG) ani do organizacji międzynarodowych.
§ 7. Prawa osób, których dane dotyczą
Każdemu użytkownikowi oraz reprezentantowi biznesowemu przysługują następujące uprawnienia:
- prawo dostępu do treści swoich danych oraz żądania ich kopii;
- prawo do sprostowania lub uzupełnienia niekompletnych danych;
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
- prawo do usunięcia danych (z wyjątkiem danych technicznych, rozliczeniowych i niezbędnych do badania konfliktu interesów);
- prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą.
Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.
Wnioski dotyczące realizacji praw należy kierować na adres kontakt@softwarestudio.com.pl. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
§ 8. Pliki cookies i wymagania techniczne
Witryna oraz systemy Studio VSS.net i Studio WMS.net wykorzystują pliki cookies w celu utrzymania bezpiecznej sesji użytkownika, zbierania anonimowych danych statystycznych dotyczących korzystania z serwisu oraz zapamiętywania preferencji użytkownika.
Do prawidłowego i bezpiecznego korzystania z systemów wymagana jest aktualna przeglądarka internetowa obsługująca HTML5, JavaScript, pliki cookies oraz szyfrowany protokół TLS 1.2 lub nowszy. Dane techniczne urządzeń (adres IP, wersja przeglądarki) przetwarzane są w celach optymalizacji działania systemu i nie są kojarzone z tożsamością konkretnej osoby fizycznej.
Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce internetowej. Wyłączenie cookies może skutkować ograniczeniem funkcjonalności serwisu.
§ 9. Ochrona własności intelektualnej i zakaz trenowania AI
Systemy Studio VSS.net i Studio WMS.net oraz zawarte w nich bazy danych podlegają ochronie prawno-autorskiej na podstawie ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz przepisów prawa unijnego.
W celu ochrony prywatności oraz danych operacyjnych klientów obowiązują następujące zasady: zakaz stosowania botów, skryptów automatyzujących procesy, narzędzi web scraping, data mining lub innych metod automatycznego pobierania danych, a także bezwzględny zakaz wykorzystywania danych, kodu źródłowego, elementów graficznych lub struktur bazodanowych aplikacji do trenowania systemów sztucznej inteligencji i modeli językowych bez uprzedniej, pisemnej zgody SoftwareStudio.
Naruszenie tych zasad skutkuje odpowiedzialnością odszkodowawczą oraz natychmiastowym zawieszeniem dostępu do usług.
§ 10. Zmiany Polityki prywatności
Polityka prywatności jest stale weryfikowana pod kątem zmian prawnych i technologicznych. O istotnych zmianach Administrator informuje użytkowników drogą elektroniczną lub poprzez komunikat w systemie.
Aktualna wersja dokumentu publikowana jest pod adresem www.softwarestudio.com.pl/polityka-prywatnosci/. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką zastosowanie mają postanowienia regulaminu świadczenia usług oraz przepisy prawa polskiego i unijnego.