Program magazynowy w praktyce

Program magazynowy a moduł magazynowy w ERP

Większość firm zaczyna od modułu magazynowego w systemie ERP i przez długi czas to wystarcza. Różnica ujawnia się dopiero przy skali: moduł w ERP odpowiada na pytanie ile mamy towaru, program magazynowy klasy WMS na pytanie gdzie dokładnie on leży i kto ma po niego iść. Pierwsze pytanie wystarcza księgowości. Drugie decyduje o tym, ile godzin dziennie magazynier spędza na szukaniu.

Program magazynowy prowadzi ewidencję w rozbiciu na miejsca składowania, partie, daty ważności i numery seryjne, a operacje potwierdza się w nim skanem kodu, nie wpisem z klawiatury. Stąd bierze się różnica w jakości danych: w ERP stan magazynowy jest wynikiem dokumentów, w WMS - wynikiem rzeczywistych ruchów potwierdzonych przy regale.

Sygnały, że arkusz i ERP przestają wystarczać

Nie każdy magazyn potrzebuje osobnego systemu. Warto się nad tym zastanowić, gdy pojawia się kilka z tych objawów naraz:

• inwentaryzacja wymaga zatrzymania pracy magazynu na cały dzień lub dłużej,
• nowy pracownik potrzebuje tygodni, żeby wiedzieć, gdzie co leży - bo wiedza jest w głowach, nie w systemie,
• różnice między stanem księgowym a rzeczywistym wychodzą dopiero przy spisie,
• reklamacje odbiorców dotyczą pomyłek w kompletacji, a nie ma jak ustalić, kto i kiedy pobrał towar,
• obsługa zwrotów i partii z krótką datą opiera się na osobnym arkuszu prowadzonym równolegle do systemu.

Dokumenty, które program magazynowy generuje sam

Podstawowy obieg to PZ i WZ dla ruchu zewnętrznego, PW i RW dla przychodów i rozchodów wewnętrznych oraz MM dla przesunięć między magazynami. W systemie WMS te dokumenty nie są wpisywane ręcznie - powstają jako skutek operacji wykonanej na kolektorze i trafiają do ERP jako gotowy zapis. Szczegóły każdego typu opisaliśmy w osobnym opracowaniu o dokumentach magazynowych PZ, WZ, PW, RW i MM.

Integracja z systemem ERP

Program magazynowy rzadko działa sam. Studio WMS.net wymienia dane z systemami ERP dwukierunkowo: kartoteki towarowe i kontrahenci spływają z ERP, dokumenty magazynowe wracają z magazynu. W serwisie opisaliśmy współpracę między innymi z SAP, Comarch ERP XL i Optima, enova365, Microsoft Dynamics, Subiekt GT, Symfonia i Hermes SQL - a w przypadku systemów spoza tej listy punktem wyjścia jest REST API. Najbardziej rozbudowany przypadek opisuje tekst o integracji WMS z Comarch ERP XL.

Chmura czy własny serwer

To pytanie zwykle przesądza o kosztach na kilka lat i wraca przy każdej wycenie. Studio WMS.net działa w obu modelach: w chmurze prywatnej SoftwareStudio albo na serwerze Twojej firmy. Wariant STANDARD i PROCESOR to Software as a Service, wariant DEVELOPER pozwala na instalację u siebie wraz z prawem do modyfikacji kodu źródłowego.

Opłata podstawowa za moduł Magazyn WMS wynosi od 1 000 zł miesięcznie w wariancie STANDARD do 3 000 zł w wariancie PROCESOR; licencja DEVELOPER to jednorazowo 20 000 zł. STANDARD rozlicza dodatkowo każdą licencję dostępową po 150 zł, dwa pozostałe warianty nie mają limitu użytkowników. Kwoty netto, pełne zestawienie wraz z modułami dodatkowymi jest w cenniku Studio WMS.net. Argumenty za jednym i drugim modelem zebraliśmy w porównaniu WMS w chmurze kontra on-premise.

Na co patrzeć przy wyborze

Lista funkcji w ofercie mniej mówi o przyszłej pracy niż cztery rzeczy, które trudno sprawdzić z broszury. Po pierwsze - czy system działa na kolektorach Android, które Twoja firma już ma, czy wymusza zakup nowych. Po drugie - czy integracja z ERP jest gotowym modułem, czy projektem do napisania. Po trzecie - czy dostawca publikuje cennik, czy każda kwota wymaga rozmowy. Po czwarte - kto odbierze telefon po wdrożeniu i w jakim języku.

Pełny zakres funkcjonalny opisuje strona produktu Studio WMS.net, a codzienne procesy - przyjęcie, inwentaryzacja, strategie wydań - sekcja zarządzanie magazynem WMS.