Studio CRM.net - instrukcja obsługi systemu CRM dla handlowców w terenie
Studio CRM.net prowadzi w przeglądarce i na telefonie całą pracę handlowca w terenie: plan dnia i trasę, wizyty z zameldowaniem, raport w dwie minuty, kartę klienta z rozrachunkami i stanami z magazynu, lejek szans, zamówienia z kontrolą limitu kupieckiego oraz audyty półki, próbki i przetargi. Instrukcja opisuje każdy ekran na zrzutach z wersji demo i podaje, co program sprawdza za Ciebie. Czytają ją handlowcy, kierownicy, dyrektorzy, back office, klienci portalu B2B i administratorzy.
Na tej stronie
Ekran widoczny wyżej otwiera się po zalogowaniu kontem handlowca. Cztery kafle u góry pokazują wizyty na dziś, sprzedaż w miesiącu, lejek ważony i klientów z blokadą na trasie. Pod nimi leży plan dnia z ostrzeżeniami, obok podpowiedzi liczone z reguł, a niżej zadania. Wszystkie dane na zrzutach są fikcyjne: firma, placówki, osoby, faktury i numery KSeF powstały na potrzeby demo, a generator dopisuje codziennie nowe zdarzenia.
Dla kogo jest ta instrukcja
Program obsługuje osiem ról, które widzą różne części tego samego systemu. Strona o rolach i logowaniu podaje, kto co widzi, i zawiera linki do kont demo. Instrukcja nie zakłada znajomości programu: każdy ekran ma opis, zrzut, tabelę pól i listę typowych pomyłek, a pojęcia z handlu terenowego wyjaśnia terminologia.
- Wersja - opis dotyczy wersji demonstracyjnej z jedną fikcyjną firmą i dwoma profilami branżowymi: wyroby medyczne (MED) oraz ogród, DIY i sieci handlowe (OGR).
- Konfiguracja - etykiety, cele wizyt, etapy lejka, pola branżowe i progi zależą od profilu i wdrożenia. Instrukcja opisuje ustawienia demonstracyjne, a u Twojej firmy mogą być inne.
- ERP - rozrachunki, limity i faktury w demo pochodzą z symulacji ERP. Prawdziwy adapter do systemu księgowego to osobne wdrożenie.
- Dane - liczby i nazwy z demo są przykładowe i zmieniają się z dnia na dzień, bo generator demo dopisuje nowe zdarzenia.
Otwórz demo Studio CRM.net i przejdź po ekranach razem z instrukcją.
Droga sprzedaży przez program
Handlowiec w terenie żyje między dwiema rzeczami: planem, który ktoś mu ułożył, a pamięcią o tym, co ustalił z klientem. Studio CRM.net łączy je w jeden obieg. Dzień zaczyna się od planu i trasy, wizyta jest dokumentem z zameldowaniem w miejscu klienta, a raport zostawia następny krok z terminem, który wraca jako zadanie. Z wizyty rodzi się szansa albo zamówienie.
Zamówienie nie kończy się w CRM. Program sprawdza stan w magazynie i limit kupiecki klienta, a przy blokadzie ERP lub zaległościach prosi o uzasadnienie i oddaje decyzję kierownikowi. Zatwierdzone zamówienie trafia do magazynu jako zlecenie wydania, a po wydaniu pojawia się faktura z numerem KSeF. Całość opisują sekcje Mój dzień, Wizyty i rozmowy i Sprzedaż i zamówienia.
Co program oferuje
Lista poniżej pokazuje możliwości w kolejności, w jakiej spotyka je handlowiec w ciągu dnia. Przy każdej jest strona instrukcji, która opisuje ją ze zrzutami.
| Możliwość | Co robi | Gdzie opisana |
|---|---|---|
| Plan dnia i trasa | Lista wizyt, telefonów i zadań z ostrzeżeniami (blokada ERP, przetarg, próbka po terminie), nawigacja do klienta, zameldowanie. | Plan dnia i trasa |
| Podpowiedzi z reguł | Klient zamawia rzadziej niż zwykle, spadek sprzedaży, zaległy krok szansy, należności po terminie, luka asortymentowa. | Pulpit Mój dzień, Słowniki, profile, reguły |
| Wizyta z zameldowaniem | Położenie z telefonu i odległość od adresu klienta; powód, gdy odległość przekracza próg profilu. | Zameldowanie w terenie |
| Raport w dwie minuty | Co zrobiono, wynik z kafelka, następny krok z terminem; krok wraca jako zadanie. | Raport z wizyty |
| Karta klienta 360 | Sprzedaż 12 miesięcy, saldo i wolny limit, wizyty w kwartale, oś czasu, osoby i zgody, faktury, produkty, szanse, zamówienia. | Karta klienta 360 |
| Lejek i szanse | Kanban etapów profilu, wygrana i przegrana z powodem, kontrola zaległego kroku. | Lejek sprzedaży, Szansa i rejestr szans |
| Zamówienie z matrycą | Ostatnio kupowane, TOP 20 profilu, braki z audytu; stan z magazynu i kontrola limitu; zgoda kierownika przy blokadzie. | Zamówienie z matrycą, Zgoda kierownika na zamówienie |
| Zamówienie przez hurtownię | Dla sklepów z przypisaną hurtownią: zamówienie transferowe bez kontroli limitu u producenta. | Zamówienie przez hurtownię |
| Audyt półki, próbki, przetargi | Obecność produktów i fronty, ewidencja próbek z terminem zwrotu, przetargi z pakietami i terminami. | Audyty, próbki, przetargi |
| Rozrachunki, faktury, stany | Saldo, zaległości, limit kupiecki, faktury z numerem KSeF i stan magazynowy w jednym miejscu. | Finanse i magazyn |
| Pulpity kierownika i dyrektora | Zespół dziś, zamówienia do zatwierdzenia, lejek regionu, ranking, wykres sprzedaży. | Zespół i obsługa |
| Portal klienta B2B | Klient widzi saldo, katalog z cenami, zamawia, śledzi status i faktury. | Portal B2B klienta |
Mapa jedenastu sekcji instrukcji
Sekcje odpowiadają grupom menu programu, a Wstęp zbiera strony o całym systemie. Hub każdej sekcji prowadzi do wszystkich jej stron.
| Sekcja | Co opisuje | Od czego zacząć |
|---|---|---|
| Wstęp | Do czego służy program, role i logowanie, profile branżowe, interfejs, statusy i numeracja, integracje, dane demo, terminologia i FAQ. | O programie, Role i logowanie |
| Mój dzień | Pulpit handlowca, plan dnia i trasa, zadania i kalendarz. | Pulpit Mój dzień |
| Klienci i osoby | Rejestr klientów, karta 360, nowy klient, osoby i zgody, mapa i białe plamy, sieci i hurtownie. | Karta klienta 360 |
| Wizyty i rozmowy | Planowanie wizyty, zameldowanie, raport, zmiana terminu i odwołanie, notatka z rozmowy i wiadomości. | Raport z wizyty |
| Sprzedaż i zamówienia | Lejek, szansa, zamówienie z matrycą, zgoda kierownika, rejestr zamówień, zamówienie przez hurtownię. | Zamówienie z matrycą |
| Audyty, próbki, przetargi | Audyt półki, ewidencja próbek, przetargi z pakietami. | Audyt półki, Próbki i materiały |
| Finanse i magazyn | Rozrachunki i limity, faktury z KSeF, stany magazynowe, synchronizacja ERP. | Rozrachunki i limity |
| Kierownik, dyrektor, back office | Pulpity zespołu i firmy, ranking i raporty, pulpit obsługi. | Pulpit kierownika |
| Portal klienta B2B | Start portalu, katalog i zamówienie, zamówienia, faktury i opiekun. | Start portalu |
| Telefon w terenie | Wygląd telefonu, trasa dnia, audyt półki i zamówienie uzupełniające na telefonie. | Trasa dnia |
| Administrator | Konta i zakresy danych, rejestry i menu, słowniki, profile i reguły podpowiedzi. | Konta i zakresy |
Od czego zacząć według roli
Instrukcję można czytać w dowolnej kolejności, ale każda rola ma ekrany, od których warto zacząć. Konta demo dla wszystkich ról są na stronie Role i logowanie.
| Rola w firmie | Od czego zacząć | Strony do przeczytania |
|---|---|---|
| Przedstawiciel handlowy | Pulpit Mój dzień, plan dnia, raport z wizyty, karta klienta. | Pulpit Mój dzień, Raport z wizyty, Karta klienta 360 |
| Merchandiser (OGR) | Trasa dnia na telefonie, audyt półki, zamówienie uzupełniające. | Trasa dnia, Audyt i zamówienie na telefonie |
| Kierownik regionu | Pulpit kierownika, zamówienia do zgody, ranking. | Pulpit kierownika, Zgoda kierownika na zamówienie |
| Dyrektor sprzedaży | Pulpit dyrektora, lejek, ranking handlowców. | Pulpit dyrektora, Ranking i raporty |
| Back office | Pulpit obsługi, zamówienia wg statusu, synchronizacja ERP. | Back office, Synchronizacja ERP |
| Klient B2B | Start portalu, katalog i zamówienie, faktury. | Start portalu, Katalog i zamówienie |
| Administrator | Konta i zakresy, rejestry i menu, słowniki i reguły. | Konta i zakresy, Rejestry i menu |
CRM, ERP i magazyn razem
Handlowiec nie musi pytać biura o stan towaru ani o to, czy klient nie zalega z płatnościami. Karta klienta pokazuje saldo, kwotę po terminie i wolny limit, a matryca zamówienia pokazuje dostępny stan z magazynu przy każdym towarze. Dzieje się to dlatego, że CRM, rejestry finansowe i magazyn działają na jednej platformie i jednej bazie.
Jedna baza, jedna prawda. Stan dostępny w matrycy zamówienia pochodzi z tych samych widoków WMS, z których korzysta magazyn, a saldo i limit z tabel rozrachunków ERP. Ekran nigdy nie liczy ich sam, więc po wydaniu towaru albo księgowaniu faktury wszystkie ekrany pokazują to samo.
Komputer i telefon
Większość ekranów działa w przeglądarce na komputerze: rejestry z filtrami, formularze, pulpity i okna dialogowe. Handlowiec w terenie ma ekrany pod telefon: trasa dnia z dużymi przyciskami Jedź, Zadzwoń, Jestem i Raport oraz audyt półki i zamówienie uzupełniające. Telefon przekazuje położenie przy zameldowaniu, dzwoni do osoby z wizyty i otwiera nawigację do klienta. Zasady wspólne dla wszystkich ekranów opisuje interfejs użytkownika.
Powiązane strony
Najczęstsze pytania
Do czego służy Studio CRM.net?
Do pracy handlowca w terenie: planowania dnia i trasy, wizyt z zameldowaniem, kart klientów, szans i lejka, zamówień z kontrolą limitu i stanu magazynu oraz audytów półki, próbek i przetargów.
Czy dane w demo są prawdziwe?
Nie. Firma, placówki, osoby, adresy, faktury i numery KSeF są fikcyjne. Generator dopisuje codziennie nowe zdarzenia, żeby pulpity i rejestry miały świeże dane z poprzedniego dnia.
Czy program łączy się z moim ERP?
Demo używa symulacji ERP: rozrachunki, limity i faktury są generowane. Połączenie z prawdziwym ERP (kontrahenci, ceny, rozrachunki, faktury) to osobne wdrożenie z adapterem do konkretnego systemu.
Czy program wysyła SMS-y i e-maile do klientów?
W demo nie. Wiadomości z szablonów powstają w kolejce i widać je na osi czasu klienta, ale nic nie wychodzi na zewnątrz. W instalacji produkcyjnej wysyłkę obsługuje usługa SSService.
Na jakim urządzeniu pracuje handlowiec?
Na telefonie w trasie, na tablecie albo laptopie u klienta i w biurze. Pulpity, rejestry i karta klienta działają w przeglądarce, a trasa dnia ma osobny ekran na telefon.
Słownik pojęć
- Profil branżowy
- Zestaw etykiet, celów wizyt, etapów lejka i pól dla jednej branży. W demo: MED (wyroby medyczne) i OGR (ogród, DIY, sieci).
- Karta klienta 360
- Jeden ekran z danymi klienta, osobami, osią czasu, fakturami, produktami, szansami i zamówieniami.
- Lejek ważony
- Suma wartości otwartych szans pomnożonych przez prawdopodobieństwo wygranej z etapu.
- ZWZ
- Zlecenie wydania w magazynie WMS, które powstaje z zatwierdzonego zamówienia CRM.