Statusy i numeracja dokumentów w Studio CRM.net
Każdy dokument w programie ma status, który mówi, na jakim etapie jest, oraz numer, po którym da się go znaleźć w rejestrze i w magazynie. Strona zbiera statusy wszystkich dokumentów i formaty numerów, żeby wiadomo było, co oznacza kolorowa etykieta i skąd bierze się numer.
Na tej stronie
Wizyta
Wizyta zaczyna jako zaplanowana, po zameldowaniu jest w trakcie, a po raporcie wykonana. Odwołać można wizytę zaplanowaną albo w trakcie, z powodem. Raport zamyka wizytę i zapisuje następny krok jako nowe zadanie.
| Status | Znaczenie | Co dalej |
|---|---|---|
| Zaplanowana | Wizyta, telefon albo zadanie czeka na termin. | Zameldowanie, raport, zmiana terminu albo odwołanie. |
| W trakcie | Handlowiec zameldował się u klienta. | Raport z wynikiem i następnym krokiem. |
| Wykonana | Raport zamknięty; widać zameldowanie, wynik i następny krok. | Następny krok jest nowym zadaniem w planie. |
| Odwołana | Wizyta nie odbędzie się; zapisany jest powód. | Nowa wizyta, jeśli klient wymaga kontaktu. |
Zamówienie
Zamówienie przechodzi od roboczego przez kontrolę stanu i limitu do magazynu i faktury. Gdy ERP blokuje klienta albo limit jest przekroczony, zamówienie czeka na zgodę kierownika.
| Status | Znaczenie | Co dalej |
|---|---|---|
| Robocze | Zapisane do dokończenia; pozycje można zmieniać. | Zatwierdzenie albo anulowanie. |
| Czeka na zgodę | Blokada ERP, zaległości albo przekroczony limit; jest uzasadnienie handlowca. | Zgoda albo odmowa kierownika. |
| Zatwierdzone | Kontrole przeszły; zamówienie jest gotowe do przekazania. | Zlecenie wydania w magazynie. |
| W magazynie | Zlecenie wydania (ZWZ) czeka na wydanie. | Wydanie w magazynie. |
| Wydane | Towar wydany z magazynu. | Faktura z ERP. |
| Zafakturowane | Faktura z numerem KSeF; należność w rozrachunkach. | Płatność klienta. |
| Do hurtowni | Zamówienie transferowe wysłane do hurtowni. | Realizacja po stronie hurtowni. |
| Odrzucone | Kierownik odmówił zgody; zapisany jest powód. | Nowe zamówienie po ustaleniach z klientem. |
| Anulowane | Zamówienie robocze albo czekające zostało anulowane. | - |
Pozostałe statusy
| Dokument | Statusy |
|---|---|
| Klient | Aktywny, Brak kontaktu ponad 30 dni, Blokada ERP, Prospekt. |
| Faktura | Do zapłaty, Po terminie, Zapłacona. |
| Próbka | Wydana, Zwrócona, Zużyta, Utracona. |
| Przetarg | Ogłoszony, Pytania, Oferta złożona, Otwarcie ofert, Wybór oferty, Umowa, Odwołanie, Unieważniony. |
| Szansa | Otwarta (w etapie lejka), Wygrana, Przegrana. |
Formaty numerów
Numery nadaje serwer przy zapisie, więc dwa równoległe zapisy nie dostaną tego samego numeru. Numer w nazwie zawiera rok i miesiąc.
| Dokument | Format | Przykład |
|---|---|---|
| Klient (kod) | CRM2-Mnnn (MED), kod z kartoteki (OGR) | CRM2-M012 |
| Zamówienie | ZAM/RRRR/MM/nnnn | ZAM/2026/10/0135 |
| Szansa | SZ/RRRR/MM/nnnn | SZ/2026/10/0020 |
| Próbka | PR/RRRR/MM/nnnn | PR/2026/10/0005 |
| Wizyta | RRRR-MM-nnnnn-CRM | 2026-10-05373-CRM |
| Zlecenie wydania w WMS | RRRR-MM-nnnnn-ZWZ | 2026-10-01372-ZWZ |
| Faktura | FV/RRRR/MM/nnnn | FV/2026/09/0103 |
| Numer KSeF (symulacja) | NIP-RRRRMMDD-skrót | 9990000012-20260923-51CF9CBE3E2F |
| Przetarg | numer postępowania zamawiającego; jeden numer na zamawiającego | ZP/1/2026 |
Numer nadaje zapis. Numery zamówień, szans i próbek nadaje procedura w bazie w chwili zapisu, razem z kontrolą uprawnień. Ekran nie wymyśla numeru, więc nie da się zdublować numeru przez dwa równoległe zapisy.
Powiązane strony
Najczęstsze pytania
Dlaczego zamówienie ma status „W magazynie”, a nie „Zafakturowane”?
Zamówienie przekazane do magazynu czeka na wydanie. Po wydaniu ERP wystawia fakturę z numerem KSeF i dopiero wtedy status zmienia się na zafakturowane. Synchronizację w demo uruchamia generator albo dyrektor.
Co oznacza status „Do hurtowni”?
To zamówienie transferowe sklepu OGR, wysłane do hurtowni partnerskiej. Dostawę i fakturę realizuje hurtownia, więc w magazynie producenta nie powstaje zlecenie wydania.
Czy odwołaną wizytę da się przywrócić?
Nie. Odwołaną wizytę zastępuje się nową wizytą. Powód odwołania zostaje przy wizycie i na osi czasu klienta.
Kto nadaje numer KSeF w demo?
Symulacja ERP. Numer ma format prawdziwego numeru KSeF (NIP, data i skrót), ale jest fikcyjny i nie istnieje w żadnym rejestrze.
Słownik pojęć
- ZWZ
- Zlecenie wydania w magazynie; powstaje z zatwierdzonego zamówienia CRM.
- KSeF
- Krajowy System e-Faktur; w demo numer faktury ma jego format, ale jest fikcyjny.
- Blokada ERP
- Stan klienta, w którym ERP nie pozwala na sprzedaż; zamówienie wymaga wtedy zgody kierownika.
- Status
- Kolorowa etykieta z kropką pokazująca etap dokumentu.