PZ (przyjęcie zewnętrzne) to dokument magazynowy potwierdzający, że towar od zewnętrznego dostawcy wszedł na stan. W Studio WMS.net PZ realizuje zatwierdzone zlecenie przyjęcia ZPZ i pilnuje, żeby przyjęcie nie przekroczyło ilości zapowiedzianej; dostawę niezapowiedzianą przyjmuje się dokumentem PZB. Numer RRRR-MM-NNNNN-PZ powstaje przy zatwierdzeniu.
Co to jest dokument PZ
PZ, czyli przyjęcie zewnętrzne, potwierdza, że towar od zewnętrznego dostawcy wszedł do magazynu, i zwiększa stan magazynowy. Dokument opisuje, co przyjechało, w jakiej ilości i w którym miejscu zostało odłożone. Do PZ dołącza się dokument dostawcy, na przykład WZ dostawcy albo list przewozowy; w Studio WMS.net jego numer wpisuje się w polu Numer dostawy.
PZ to pierwszy z pięciu podstawowych dokumentów magazynowych. Jego miejsce wśród WZ, PW, RW i MM pokazuje artykuł o dokumentach magazynowych.
PZ czy PZB
W Studio WMS.net przyjęcie zewnętrzne ma dwie postacie. PZ realizuje zatwierdzone zlecenie przyjęcia ZPZ, czyli dostawę zapowiedzianą. Dostawa niezapowiedziana idzie dokumentem PZB, przyjęciem bezpośrednim.
| Cecha | PZ | PZB, przyjęcie bezpośrednie |
|---|---|---|
| Podstawa | Zatwierdzone zlecenie ZPZ | Brak, dostawa bez zapowiedzi |
| Lista asortymentu | Linie wybranego zlecenia z ilością pozostałą | Aktywne kartoteki wybranego dostawcy |
| Limit ilości | Pozostało do przyjęcia na linii zlecenia | Brak limitu ze zlecenia |
| Wpływ na zlecenie | Zmniejsza ilość pozostałą, przy pełnej realizacji zamyka zlecenie | Żaden |
Dwie pomyłki powtarzają się najczęściej. Przyjęcie zapowiedzianej dostawy dokumentem PZB wygląda na skrót, ale zostawia zlecenie otwarte: rejestr zleceń pokazuje brak, choć towar leży na regale. Odwrotnie, zakładanie zlecenia tylko po to, żeby wystawić PZ dla dostawy niezapowiedzianej, dubluje pracę biura.
Co zawiera dokument PZ
Nagłówek wskazuje dostawcę i zlecenie, a pozycje opisują palety. Po dodaniu pierwszej pozycji formularz blokuje kontrahenta, zlecenie i datę, więc wszystkie pozycje dokumentu dotyczą jednego zlecenia.
| Element dokumentu | Co zawiera | Wymagane |
|---|---|---|
| Kontrahent | Dostawca, który ma zatwierdzone zlecenia ZPZ z ilością do przyjęcia | Tak |
| Numer zlecenia ZPZ | Zlecenie przyjęcia, na podstawie którego powstaje dokument | Tak |
| Data dokumentu | Domyślnie dzisiejsza, bez dat przyszłych; z niej pochodzą rok i miesiąc numeru | Tak |
| Numer awizo i numer dostawy | Powiązanie z awizacją dostawy oraz numer WZ dostawcy lub listu przewozowego | Nie |
| Pozycja: palety | Linia zlecenia, 18-cyfrowy numer palety, lokalizacja, rodzaj palety, ilość | Tak |
| Pozycja: partia i termin ważności | Dane z etykiety dostawcy | Gdy kartoteka towaru tego wymaga |
Jak PZ działa w Studio WMS.net
Limit ze zlecenia
Przy każdej linii formularz pokazuje ilość pozostałą do przyjęcia. Liczy się ją jako ilość zlecenia minus pozycje wszystkich przyjęć PZ powiązanych z tą linią, zatwierdzonych i czekających w buforze. Drugi dokument do tego samego zlecenia widzi więc limit pomniejszony o pozycje pierwszego, zanim ktokolwiek je zatwierdzi. Próba przyjęcia większej ilości kończy się komunikatem, że ilość przekracza pozostałą na zleceniu.
Bufor, zatwierdzenie i numer
Bufor zapisuje nagłówek bez numeru i nie zmienia stanu. Zatwierdzenie wprowadza towar na stan i nadaje numer w formacie RRRR-MM-NNNNN-PZ; rok i miesiąc bierze z daty dokumentu, więc przyjęcie z datą z poprzedniego miesiąca dostanie numer z tamtego miesiąca. Po zatwierdzeniu system porównuje ilość zlecenia z ilością przyjętą: przy zgodności zamyka zlecenie, a dostawa częściowa zostawia je otwarte z resztą do przyjęcia. Zatwierdzony dokument nie podlega edycji.
Zatwierdzenie zapisuje w pozycjach bieżącą datę. Reguła FIFO przy generowaniu wydań porządkuje palety właśnie według niej, a nie według daty dokumentu.
Kolektor i przeglądarka
To samo zlecenie można przyjąć w formularzu w przeglądarce albo skanerem na kolektorze Android. Oba sposoby zapisują pozycje w tej samej bazie i z tym samym limitem. Na kolektorze system podpowiada pierwszą pustą lokalizację magazynu, a w przeglądarce lokalizację domyślną z kartoteki asortymentu; kolektor zatwierdza dokument sam po przyjęciu całego zlecenia. Kolektor pracuje wyłącznie online, więc kierownik widzi postęp w rejestrze bufora, zanim magazynier skończy rozładunek. Obsługę formularza opisuje instrukcja przyjęcia PZ na podstawie zlecenia ZPZ.
Najczęstsze błędy przy przyjęciu
Cztery błędy odpowiadają za większość rozbieżności po stronie przyjęć.
- Przyjęcie bez PZ albo z opóźnieniem. Towar leży na regale, a w systemie go jeszcze nie ma, więc zamówienia klientów nie mogą go zarezerwować.
- PZB zamiast PZ dla dostawy zapowiedzianej. Zlecenie ZPZ zostaje otwarte, a rejestr pokazuje brak towaru, który już jest w magazynie.
- Rozbieżność w liczbie palet lub wadze, zauważona dopiero po zatwierdzeniu. Formularz podsumowuje palety i wagę brutto pod tabelą pozycji, żeby porównać je z listem przewozowym przed zatwierdzeniem.
- Pominięta partia albo termin ważności. Gdy kartoteka je wymaga, formularz nie przyjmie pozycji bez nich, więc dane trzeba przepisać z etykiety dostawcy.
Słownik pojęć
- PPZ
- Przyjęcie zewnętrzne - dokument potwierdzający przyjęcie towaru od dostawcy, zwiększający stan magazynowy.
- ZZPZ
- Zlecenie przyjęcia - zapowiedź dostawy, na podstawie której powstaje PZ i od której zależy limit ilości.
- PPZB
- Przyjęcie bezpośrednie - przyjęcie dostawy bez zapowiedzi, bez limitu ze zlecenia.
- BBufor
- Stan dokumentu przed zatwierdzeniem: bez numeru i bez wpływu na stan magazynowy.