Przewoźnicy - kartoteka firm transportowych dla zleceń wydania i dokumentów WZ
Rejestr Przewoźnicy zawiera kartoteki firm transportowych, które odbierają towar z magazynu. Przewoźnika wybiera się w zleceniu wydania ZWZ i w dokumencie WZ, niezależnie od kontrahenta, do którego należy towar. Sama kartoteka jest krótka - nazwa, adres, kontakt - a jej wartość widać w historii: z rejestru otwierasz dokumenty i zlecenia obsłużone przez danego przewoźnika.
Pasek rejestru ma przyciski Dopisz, Edycja, Podgląd i Historia. W kolumnie Przewoźnik nazwa skrócona stoi pogrubiona nad nazwą pełną, a kolumna Adres pokazuje miejscowość wielkimi literami nad ulicą. Wiersze mają pasek w kolorze przypisanym firmie. W bazie demonstracyjnej rejestr liczy 38 przewoźników i mieści się na jednej stronie, bo ma ustawione 50 wierszy na stronę.
Na tej stronie
- Przewoźnik w zleceniach i dokumentach wydania
- Kolumny rejestru przewoźników
- Formularz kartoteki przewoźnika
- Historia przewoźnika - dokumenty i zlecenia
- Typowe sytuacje przy pracy z przewoźnikami
- Kartoteka przewoźników a awizacje i system TMS
- Ćwiczenie: sprawdź, którzy przewoźnicy obsługują zlecenia wydania
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Przewoźnik w zleceniach i dokumentach wydania
W logistyce kontraktowej towar należy do klienta magazynu, jedzie do odbiorcy, a przewozi go jeszcze inna firma. Studio WMS.net rozdziela te trzy role: kontrahent i odbiorca pochodzą z kartoteki kontrahentów, przewoźnik - z osobnego rejestru.
| Miejsce w systemie | Jak działa przewoźnik | Opis w instrukcji |
|---|---|---|
| Zlecenie wydania ZWZ | Pole Przewoźnik jest opcjonalne i nie zależy od kontrahenta; lista rozwija się po wpisaniu dwóch znaków. | Formularz zlecenia wydania ZWZ |
| Wydanie WZ ze zlecenia | Przewoźnik podpowiada się z nagłówka zlecenia i można go zmienić. | Wydanie WZ na podstawie zlecenia |
| Rejestry zleceń wydania | Kolumna przewoźnika obok kontrahenta i odbiorcy. | Zlecenia ZWZ oczekujące na realizację |
| Wydanie bezpośrednie WZB, rozchód RW | Formularze nie mają pola przewoźnika. | Strony sekcji NOWY o wydaniach |
Pod polem Przewoźnik formularz wyjaśnia, że chodzi o firmę transportową realizującą wydanie, i oznacza pole jako opcjonalne. Powyżej stoją pola Kontrahent, z gwiazdką jako pole wymagane, oraz Odbiorca. Każde z trzech pól ma strzałkę rozwijającą listę i podpowiedź, że wyszukiwanie zaczyna się od dwóch znaków. Przewoźnik zapisany w zleceniu przechodzi jako podpowiedź do dokumentu WZ.
Które kartoteki trafiają na listę wyboru. Pole Przewoźnik pokazuje przewoźników aktywnych z modułu magazynowego, zapisanych jako zatwierdzone - kartoteka pozostawiona roboczo w buforze na liście się nie pojawi. Lista szuka wpisanego fragmentu w nazwie pełnej i skróconej, podpisuje pozycję nazwą skróconą z miejscowością i pokazuje najwyżej 50 dopasowań. Przewoźnik wyłączony później znika z list, ale zostaje przy dokumentach i zleceniach, w których go wybrano.
Kolumny rejestru przewoźników
| Kolumna | Zawartość | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Aktywne | Znacznik aktywności; kreska oznacza przewoźnika wyłączonego. | Filtr ustawiony na nie wyświetla firmy, z którymi magazyn już nie współpracuje. |
| Przewoźnik | Nazwa skrócona, pod nią nazwa pełna. | Domyślne sortowanie rejestru. |
| NIP | Numer identyfikacji podatkowej. | Kontrola duplikatów przed dopisaniem firmy. |
| Kod pocztowy, Adres | Kod pocztowy oraz miejscowość z ulicą. | Odróżnienie oddziałów tej samej firmy transportowej. |
| Telefon kontaktowy, Email | Dane kontaktowe przewoźnika. | Kontakt w sprawie godziny podstawienia auta. |
| Nasz numer | Numer, pod którym magazyn figuruje u przewoźnika. | Numer klienta do zamówień transportu. |
| Zapisał, Data zapisu | Login i data zapisu kartoteki. | Ustalenie, kto dopisał firmę. |
| Nr referencyjny | Techniczny identyfikator kartoteki. | Wskazanie przewoźnika w zgłoszeniu do administratora. |
| Nazwa pełna, Ulica | Kolumny ukryte w układzie domyślnym. | Włącza się je w oknie Kolumny… z menu tabeli. |
Formularz kartoteki przewoźnika
Przycisk Dopisz otwiera formularz z dwiema zakładkami: Dane ewidencyjne oraz Inne. Edycja otwiera ten sam formularz z danymi zaznaczonej firmy, a Podgląd - w trybie tylko do odczytu.
| Pole | Wymagane | Opis |
|---|---|---|
| Nazwa przewoźnika | tak | Pełna nazwa firmy transportowej. |
| Nazwa skrócona | tak | Nazwa pokazywana na listach wyboru i w rejestrach. |
| Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica | tak | Adres siedziby albo oddziału przewoźnika. |
| Telefon kontaktowy, E-mail | nie | Kontakt do dyspozytora albo biura przewoźnika. |
| NIP | nie | Identyfikator podatkowy firmy. |
| Osoba kontaktowa, Uwagi | nie | Osoba po stronie przewoźnika oraz uwagi do współpracy. |
| Aktywne | - | Przełącznik; tylko aktywny przewoźnik trafia na listy wyboru. |
| Analityka, Nasz numer u klienta | nie | Zakładka Inne: pole klasyfikacji i numer magazynu w systemie przewoźnika. |
| Kolor wizualizacji | nie | Kolor paska w rejestrze. |
Formularz przewoźnika jest krótszy od formularza kontrahenta. Nie ma w nim sposobu wydawania, cennika ani kosztów w rozliczeniu, bo przewoźnik nie jest właścicielem towaru i nie dotyczy go rozliczenie kosztów magazynowania. Kontrahenta z tymi ustawieniami opisuje strona rejestr kontrahentów.
Historia przewoźnika - dokumenty i zlecenia
Menu Historia rozwija cztery pozycje. Zlecenia w realizacji i Zlecenia zrealizowane pokazują zlecenia wydania, które mają tego przewoźnika w nagłówku. Przeglądaj otwiera zestawienie dokumentów magazynowych z przewoźnikiem zapisanym w danych dokumentu. Rewizja zmian pokazuje zmiany kartoteki z wartością przed i po zmianie, loginem autora i datą.
Z tych zestawień korzysta kierownik przy rozmowie z przewoźnikiem: lista zrealizowanych zleceń pokazuje, dla których klientów i kiedy firma odbierała towar. Filtry kolumn i eksport do Excela działają tu tak samo jak w innych rejestrach, a zasady przeglądania historii zmian opisuje strona historia zmian rekordu.
Zmiana przewoźnika w WZ nie poprawia zlecenia. Dokument WZ bierze przewoźnika ze zlecenia tylko jako podpowiedź. Jeśli w ostatniej chwili towar odbiera inna firma i zmienisz ją w dokumencie WZ, zlecenie ZWZ zachowa pierwotnego przewoźnika, a zestawienia zleceń w menu Historia nadal będą wskazywać firmę ze zlecenia.
Typowe sytuacje przy pracy z przewoźnikami
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Przewoźnika nie ma na liście w zleceniu ZWZ. | Kartoteka jest nieaktywna albo została w buforze. | Odszukać firmę w rejestrze z filtrem Aktywne ustawionym na wszystkie i zapisać kartotekę jako aktywną. |
| Lista pod polem Przewoźnik jest pusta. | Wpisano jeden znak albo fragment, którego nie ma w nazwie. | Wpisać co najmniej dwa znaki z nazwy pełnej albo skróconej. |
| W wydaniu WZB brakuje pola przewoźnika. | Formularz wydania bezpośredniego nie przewiduje przewoźnika. | Gdy przewoźnik ma znaczenie, wydawać przez zlecenie ZWZ i dokument WZ. |
| Historia, Przeglądaj nie pokazuje żadnego dokumentu. | Zestawienie dokumentów bierze przewoźnika z danych dokumentu, a nie z nagłówka zlecenia. | Sprawdzić pozycje Zlecenia w realizacji i Zlecenia zrealizowane. |
| Ta sama firma występuje dwa razy. | Kartotekę dopisano bez sprawdzenia rejestru. | Przed dopisaniem wyszukać firmę filtrem kolumny NIP; nadmiarową kartotekę wyłączyć. |
Kartoteka przewoźników a awizacje i system TMS
Kartoteka przewoźników w Studio WMS.net służy do oznaczenia, kto odbiera towar z magazynu. Planowanie tras i rozliczenia z przewoźnikami należą do systemów klasy TMS, np. Linkway TMS do zarządzania transportem. Wymianę danych między systemem magazynowym a transportowym realizuje się we wdrożeniu - kierunki takiej integracji omawia opracowanie integracja WMS i TMS.
Przyjazdy przewoźników na rampę i ich okna czasowe prowadzi system awizacji dostaw Studio VSS.net. Osoba kontaktowa, telefon i e-mail w kartotece przewoźnika to często dane osobowe dyspozytora albo przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową firmę. Wpisuj tylko dane potrzebne do obsługi odbiorów - zasady przetwarzania określa rozporządzenie RODO w serwisie EUR-Lex.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: sprawdź, którzy przewoźnicy obsługują zlecenia wydania
Uczeń łączy kartotekę przewoźników z kolejką zleceń wydania i sprawdza, gdzie brakuje danych transportu. Rola w demo: kierownik magazynu. Czas: około 15 minut.
- Otwórz bezpłatne demo Studio WMS.net w roli kierownika magazynu i przejdź do KARTOTEKI, Przewoźnicy.
- Ustaw filtr Aktywne na nie i zapisz nazwy skrócone wyłączonych przewoźników. Przywróć filtr Wszystkie.
- Zaznacz dowolnego aktywnego przewoźnika i otwórz Historia, Zlecenia zrealizowane. Zapisz liczbę zleceń i kontrahentów, dla których przewoził towar.
- Przejdź do rejestru zleceń ZWZ oczekujących w sekcji MAGAZYN i posortuj go po kolumnie przewoźnika. Policz zlecenia bez przewoźnika na pierwszej stronie.
- Sprawdź, czy któryś z przewoźników wyłączonych w kroku 2 występuje w oczekujących zleceniach.
Pytanie kontrolne. Dlaczego przewoźnika wybiera się w zleceniu niezależnie od kontrahenta i co może się stać z wysyłką, jeśli zlecenie oczekujące wskazuje przewoźnika wyłączonego z rejestru?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "sporządza dokumentację dotyczącą przyjęcia i wydania zapasów" z kwalifikacji SPL.01 Obsługa magazynów (jednostka SPL.01.5), w tym kryterium "analizuje dokumenty magazynowe pod względem poprawności zapisów", oraz treści jednostki SPL.01.7 Obsługiwanie klientów i kontrahentów. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo WMS na zajęciach z gospodarki magazynowej.
Najczęstsze pytania
Czym przewoźnik różni się od kontrahenta i odbiorcy?
Kontrahent jest właścicielem towaru, odbiorca - punktem dostawy powiązanym z kontrahentem. Przewoźnik to firma transportowa z osobnego rejestru, wybierana w zleceniu ZWZ i w dokumencie WZ niezależnie od kontrahenta.
Czy przewoźnika można wpisać w wydaniu bezpośrednim WZB?
Nie. Formularze wydania WZB i rozchodu RW nie mają pola przewoźnika. Jeśli firma transportowa ma być zapisana przy wydaniu, wydaje się przez zlecenie ZWZ i dokument WZ.
Dlaczego przewoźnika nie ma na liście w zleceniu?
Lista pokazuje tylko aktywnych przewoźników zapisanych jako zatwierdzeni. Sprawdź w rejestrze filtr Aktywne i stan kartoteki, a w polu wpisz co najmniej dwa znaki nazwy.
Czy zmiana przewoźnika w dokumencie WZ zmienia zlecenie ZWZ?
Nie. Dokument WZ przejmuje przewoźnika ze zlecenia tylko jako podpowiedź. Zmiana w dokumencie zostaje w dokumencie, a zlecenie zachowuje pierwotny wybór.
Gdzie sprawdzić, jakie zlecenia obsłużył przewoźnik?
W rejestrze przewoźników, w menu Historia: pozycja Zlecenia zrealizowane pokazuje zakończone zlecenia wydania z tym przewoźnikiem w nagłówku, a pozycja Przeglądaj - dokumenty magazynowe z przewoźnikiem zapisanym w danych dokumentu.
Słownik pojęć
- Przewoźnik
- Firma transportowa zapisana w osobnym rejestrze sekcji KARTOTEKI, wybierana w zleceniu ZWZ i dokumencie WZ.
- Odbiorca
- Punkt dostawy powiązany z kontrahentem, do którego jedzie wydawany towar.
- Zlecenie wydania ZWZ
- Dokument planistyczny przed kompletacją; w nagłówku wskazuje właściciela towaru, a opcjonalnie także odbiorcę i przewoźnika.
- Nazwa skrócona
- Krótka nazwa firmy, pokazywana na listach wyboru razem z miejscowością.
- Nasz numer u klienta
- Numer, pod którym magazyn figuruje w systemie przewoźnika, np. numer klienta do zamówień transportu.
- TMS
- Transport Management System - system do planowania tras, zleceń transportowych i rozliczeń z przewoźnikami.