Historia zmian - kto i kiedy zmienił dane w rekordzie

Historia zmian zapisuje każdą edycję pola w rekordach objętych rewizją: przy każdej zmianie wartość poprzednią i nową, a także login i datę. Obejmuje przede wszystkim kartoteki - kontrahentów, asortymentu, usług i użytkowników - czyli dane, od których zależą dokumenty i rozliczenia. Dokumenty magazynowe chroni inny mechanizm: status dokumentu i dziennik zdarzeń.

Pasek rejestru ma przyciski Dopisz, Edycja, Podgląd, Odbiorcy, Wydruk i Historia; przy trzech z nich strzałka rozwija listę dodatkowych poleceń. Tabela pokazuje znacznik Aktywne, nazwę skróconą i pełną kontrahenta, NIP, adres, kolumnę Nasz numer, telefon i e-mail. Dane kontaktowe to typowe pola, których zmiana musi zostawić ślad: nowy adres e-mail zmienia to, dokąd trafia korespondencja o dostawach. W bazie demonstracyjnej rejestr liczy 158 kontrahentów na sześciu stronach po 30 wierszy.

Co zapisuje wpis historii

Każdy wpis dotyczy jednego pola jednego rekordu. Zmiana trzech pól w jednej edycji daje więc trzy wpisy z tym samym loginem i datą zapisu.

Reguła edycji. Historia powstaje przy edycji rekordu, a nie przy jego dodaniu. Nowa kartoteka nie ma wpisów, dopóki ktoś nie zmieni w niej pierwszego pola. Stan z chwili założenia odtwarza się z wartości poprzednich zapisanych w najstarszych wpisach.

Które dane obejmuje historia zmian

Historia działa dla tabel objętych rewizją, a ich lista zależy od konfiguracji bazy danych. Administrator prowadzi ją w słowniku tabel objętych historią zmian, opisanym na stronie skorowidze systemu w panelu Administratora. W typowej konfiguracji lista obejmuje m.in. poniższe obszary.

W kartotekach kontrahentów zmieniają się przede wszystkim dane kontaktowe i warunki współpracy - pola tych kartotek opisuje strona rejestr kartotek kontrahentów. Zmiany w kartotece asortymentu mają bezpośredni skutek dla procesu: przełączenie wymaganej serii albo zmiana domyślnej lokalizacji wpływa na każde kolejne przyjęcie towaru.

Dokumenty magazynowe - status i dziennik zdarzeń

Dokument magazynowy ma inny cykl życia niż kartoteka. W buforze można go poprawiać, a po zatwierdzeniu dostaje numer i nie podlega edycji. Błąd w zatwierdzonym dokumencie poprawia się osobnym dokumentem, np. stornem wydania, więc w ewidencji zostaje zarówno pierwotny zapis, jak i korekta. Pozostałe ślady operacji na dokumentach i zleceniach zebrano w tabeli.

Storno wydania i jego ograniczenia opisuje strona rejestr zatwierdzonych wydań WZ, a zdarzenie wysłania dokumentu - strona wysyłka e-mail przez kolejkę wysyłki.

Grupa Dokumenty magazynowe zawiera cztery zestawienia: Wszystkie dokumenty, Dokumenty przychodowe, Dokumenty rozchodowe i Pozycje usunięte. W grupie Wyszukiwarka leżą trzy wyszukiwarki dokumentów magazynowych - według asortymentu, według kontrahenta i według magazyniera. Do pytania "co działo się z tym towarem" służą więc zestawienia i wyszukiwarki dokumentów, a do pytania "kto zmienił dane kartoteki" - historia zmian. Pełny opis menu zawiera strona zestawienia w sekcji INFORMACJE.

Podgląd historii - oś czasu i tabela

Okno historii pokazuje zmiany rekordu w dwóch widokach i pozwala je zawęzić oraz wyeksportować.

• Oś czasu - zmiany ułożone chronologicznie w układzie było - jest.
• Tabela - lista wpisów, w której filtry zawężają zmiany do potrzebnego zakresu.
• Wskaźniki - podsumowanie zmian rekordu w formie wskaźników.
• Eksport CSV i limit - wpisy zapisuje się do pliku CSV; podgląd obejmuje do 1000 ostatnich zmian rekordu.

Plik CSV otwiera Excel albo dowolny program arkuszowy, a jego budowę opisuje specyfikacja formatu CSV w dokumencie RFC 4180. Eksport przydaje się, gdy zmiany trzeba dołączyć do protokołu kontroli albo zestawić z dokumentami z tego samego okresu.

W rejestrach, które nie mają osobnego przycisku Historia na pasku, historię otwiera prawy przycisk myszy na wierszu i pozycja Historia zmian w podmenu Więcej. Ta sama pozycja leży w grupie Funkcje uniwersalne pod przyciskiem z trzema kreskami. Pod nią menu ma polecenia Wyczyść filtry i Odśwież, które dotyczą samej tabeli, a nie rekordu.

Jak sprawdzić, kto zmienił dane w kartotece

1. Otwórz rejestr kartoteki, np. KARTOTEKI, Kontrahenci, i kliknij wiersz rekordu.
2. Wybierz przycisk Historia na pasku narzędzi albo pozycję Historia zmian w podmenu Więcej.
3. W widoku Tabela zawęź wpisy filtrem do zakresu, którego dotyczy sprawa.
4. Przełącz na Oś czasu i odczytaj kolejność zmian w układzie było - jest wraz z loginem i datą.
5. Porównaj datę zmiany z dokumentami wystawionymi w tym czasie, np. w rejestrze wydań WZ.
6. Gdy wynik ma trafić do protokołu, zapisz wpisy eksportem CSV.

Pytania kontrolne w magazynie i gdzie szukać odpowiedzi

Jak zbudowana jest historia - lista różnic

Różnice zamiast kopii rekordu. Historia nie przechowuje kopii całej kartoteki po każdym zapisie. Każdy wpis dotyczy jednego pola i przechowuje dwie wartości - sprzed zmiany i po zmianie - razem z loginem i datą. Odtworzenie stanu kartoteki z wybranego dnia polega więc na przejściu po wpisach od najnowszego wstecz do tej daty. Podgląd pokazuje do 1000 ostatnich zmian rekordu, a zapis zmiany może wymagać powodu o długości co najmniej 4 znaków, jeśli tak skonfigurowano bazę.

Okno historii służy do odczytu. Poprzednią wartość przywraca się zwykłą edycją rekordu, a ta poprawka sama trafia do historii jako kolejna zmiana, więc ślad błędu i jego naprawy zostaje w całości. Wpisy zawierają loginy pracowników i dawne wartości pól, także danych kontaktowych osób u kontrahenta, czyli dane osobowe w rozumieniu rozporządzenia RODO (UE) 2016/679. Dostęp do historii warto więc ująć w zasadach nadawania uprawnień, które opisuje artykuł obowiązki administratora systemu WMS, a logowanie do systemu - artykuł logowanie i autoryzacja w systemie WMS.