Import danych kartotek - hurtowe zakładanie danych magazynu z plików Excel i CSV

Menu Import kartotek zakłada dane podstawowe magazynu hurtowo, z pliku zamiast z formularza: dostawców, odbiorców, kartoteki towarowe, lokalizacje, a na starcie systemu także stany początkowe. Z importu korzysta się przy uruchamianiu magazynu i przy dużych zmianach, np. przejęciu obsługi nowego klienta 3PL albo przebudowie regałów. Import czyta pliki XLSX, CSV, TXT i DAT według schematów importu, które przypisują kolumny pliku do pól kartoteki.

Menu ma układ kafelkowy z licznikiem pozycji w nagłówku - tutaj pięć. Blok Import dokumentów otwarcia zawiera jedną pozycję, Import bilansu otwarcia. Blok Import kartotek ma cztery: import kontrahentów - dostawców, odbiorców, kartotek towarowych oraz lokalizacji. Nad kaflami działa wyszukiwarka pozycji, przyciski Rozwiń wszystkie i Zwiń wszystkie oraz przełącznik liczby kolumn.

Pięć importów i kolejność ich uruchamiania

Kolejność importów wynika z zależności między kartotekami. Kartoteka towarowa wskazuje kontrahenta - właściciela towaru, a pozycja bilansu otwarcia wskazuje kartotekę towarową i lokalizację. Każdy wiersz pliku powinien więc odwoływać się do rekordu, który już jest w bazie.

Bilans otwarcia jako pozycje dokumentów. Studio WMS.net nie przechowuje stanu w osobnej tabeli - stan liczą widoki SQL, które sumują ilości z pozycji dokumentów magazynowych. Bilans otwarcia wchodzi więc do bazy jako pozycje dokumentów przychodowych, a nie jako wpisana liczba, i od tej chwili podlega tym samym regułom co towar przyjęty dostawą: leży w konkretnej lokalizacji i może zostać objęty inwentaryzacją. Mechanizm widoków opisuje dokumentacja widoków SQL Server w Microsoft Learn.

Formaty plików i schematy importu

Import nie wymaga, żeby plik miał nazwy kolumn identyczne z nazwami w rejestrze programu. O dopasowaniu decyduje schemat importu: przypisuje kolumny pliku do pól kartoteki, a brakujące dane uzupełnia wartościami stałymi, np. tym samym magazynem dla wszystkich wierszy, albo wyliczanymi. Schematy konfiguruje administrator w sekcji Konfiguracja panelu Administratora.

Reguła kontroli pliku. Plik najpierw sprawdza się w trybie kontroli, który nie zapisuje niczego w bazie, a dopiero plik bez błędów importuje się właściwie. Pusty wzorzec pliku z arkuszem Instrukcja pobiera się z modułu importu - kolumny wzorca zgadzają się wtedy ze schematem od pierwszego wiersza.

Przygotowanie danych - typowe błędy

Większość problemów z importem powstaje w arkuszu, zanim plik trafi do systemu. Excel sam zmienia typy danych, a eksport z innego programu bywa zapisany w nieoczekiwanym kodowaniu.

Lokalizacje z projektanta układu magazynu

Widok 3D pokazuje regały zbudowane z parametrów kreatora wraz z ich oznaczeniami. Pasek u dołu podaje liczbę regałów i miejsc paletowych - w bazie demonstracyjnej 95 regałów i 3799 miejsc na hali o powierzchni 5000 m². Przycisk Generuj strukturę w prawym górnym rogu tworzy listę adresów lokalizacji, podgląd skryptu SQL i podsumowanie; błędy walidacji projektu blokują to polecenie.

Listę pobiera się jako plik CSV z separatorem średnik i kolumnami ADRES; RZAD; REGAL; POZIOM; TYP; NOSNOSC_KG; STREFA; STATUS albo jako skrypt SQL. Projektant układu magazynu zapisuje projekt w pamięci przeglądarki i sam nie zakłada lokalizacji w bazie, a w demo przycisk zapisu struktury do WMS wyświetla tylko komunikat. Adresy z projektanta mają format rząd-regał-poziom z dywizami, np. A-00-1, z rzędami oznaczonymi literami bez I i O oraz poziomem 0 dla posadzki. Przed importem trzeba je więc porównać ze schematem adresów w kartotece lokalizacji magazynowych, np. A.04.2.

Import a stała wymiana danych z systemem ERP

Import z menu Import kartotek uruchamia użytkownik, jednorazowo albo od czasu do czasu. Stała synchronizacja z systemem nadrzędnym idzie inną drogą: przez API integracyjne Studio WMS.net, które zakłada m.in. kartoteki asortymentu i kontrahentów-odbiorców, przez tabele wymiany i procedury składowane albo przez wymianę plików CSV lub XML uruchamianą harmonogramem. Import dokumentów z Excela ma osobne pozycje w menu modułów Przyjęcia i Wydania, w bloku Inne działania.

Przenoszenie danych ze starego programu planuje się jako etap wdrożenia systemu WMS, razem z porządkowaniem kartotek i próbnym importem. Przykłady plików i zakres danych, które da się przenieść z arkusza, pokazuje artykuł o imporcie danych z Excela do systemu WMS.

Historia importów i kontrola wyniku

Każdy import zostawia wpis w historii importów i dostaje numer referencyjny, po którym można go później odnaleźć. Po imporcie porównaj liczbę wierszy pliku z licznikiem Rekordy w rejestrze docelowym i przejrzyj kilka rekordów w edycji - szczególnie pola, które schemat uzupełniał wartościami stałymi. Zaimportowane kartoteki towarowe warto od razu sprawdzić pod kątem wymagalności partii i terminu ważności, bo te ustawienia działają przy przyjęciu i nie uzupełnią danych towaru przyjętego wcześniej. Listę kartotek z bieżącym stanem pokazuje rejestr kartotek asortymentu.