Przeglądanie folderów i plików - menedżer dokumentów firmowych w magazynie
Pozycja Pliki w sekcji INFORMACJE otwiera menedżer plików: drzewo folderów z dokumentami firmy, takimi jak oferty, umowy, regulaminy i instrukcje stanowiskowe. Magazynier sięga po aktualną instrukcję w tym samym systemie, w którym pracuje, a kierownik trzyma umowy z klientami magazynu w jednym miejscu zamiast na prywatnych dyskach. Menedżer nie nadpisuje plików i odrzuca pliki wykonywalne.
Zrzut z bazy demonstracyjnej pokazuje folder 2018 w gałęzi 2 UMOWY. Pasek nad drzewem ma przyciski Nowy folder, Wgraj pliki, Zmień nazwę i Usuń, a po prawej Statystyki i pole Szukaj plików. Panel FOLDERY ma ikony rozwijania i zwijania wszystkich gałęzi oraz licznik folderów, w bazie demonstracyjnej 25. Przy folderach z plikami stoi liczba plików, a stopka panelu podaje łączną zajętość - 6,6 MB w bazie demonstracyjnej. Nad kaflami widać ścieżkę folderu, liczbę plików i ich łączny rozmiar, ikony sortowania oraz przełącznik kafli i listy. Ostatni kafel z napisem Dodaj lub przeciągnij pliki przyjmuje pliki przeciągnięte z komputera.
Na tej stronie
- Do czego służy repozytorium plików w magazynie
- Pasek narzędzi i widok folderu
- Tryby pracy menedżera plików
- Jakie pliki przyjmuje menedżer
- Menedżer plików a inne miejsca na pliki
- Administracja folderami i typowe sytuacje
- Ćwiczenie: zaprojektuj układ folderów dokumentacji magazynu
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Do czego służy repozytorium plików w magazynie
Magazyn pracuje na dokumentach, które nie są dokumentami magazynowymi: instrukcjach stanowiskowych, zasadach BHP, umowach z klientami, cennikach usług. Instrukcja stanowiskowa ma sens tylko wtedy, gdy pracownik sięga po wersję aktualną. Repozytorium w systemie WMS daje jedno miejsce, do którego prowadzi pozycja menu znana wszystkim użytkownikom.
| Folder w bazie demonstracyjnej | Przykładowe przeznaczenie | Kto korzysta |
|---|---|---|
| 1 OFERTY | Oferty dla klientów magazynu 3PL | Kierownik, dział handlowy |
| 2 UMOWY | Umowy z klientami i dostawcami, w podfolderach lat | Kierownik, osoba rozliczająca usługi |
| 3 REGULAMINY | Regulamin magazynu, zasady przyjęć i wydań | Wszyscy pracownicy |
| 4 INSTRUKCJE | Instrukcje stanowiskowe i instrukcje BHP | Magazynierzy, operatorzy wózków |
| 5 INNE | Dokumenty spoza powyższych grup | Według potrzeb |
Numery na początku nazw ustalają kolejność folderów w drzewie, a podfoldery lat w gałęzi umów rozdzielają dokumenty według roku. Nazwy plików w bazie demonstracyjnej zawierają datę, np. UMOWA 20150710, dzięki czemu kolejne wersje dokumentu nie mieszają się ze sobą.
Pasek narzędzi i widok folderu
Przyciski operacji na plikach działają na folderze wybranym w drzewie. Dopóki żaden folder nie jest wybrany, z tej grupy aktywny jest tylko przycisk Nowy folder.
| Element | Działanie | Kiedy dostępny |
|---|---|---|
| Nowy folder | Zakłada folder w drzewie. | Zawsze w trybie pełnego zarządzania |
| Wgraj pliki | Wybór plików z dysku do wybranego folderu. | Po wybraniu folderu |
| Zmień nazwę | Nowa nazwa wybranego folderu. | Po wybraniu folderu |
| Usuń | Usunięcie wybranego folderu. | Po wybraniu folderu |
| Statystyki | Otwiera statystyki repozytorium. | Zawsze |
| Szukaj plików | Wyszukiwanie plików w repozytorium. | Zawsze |
| Ikony sortowania | Kolejność kafli, m.in. według daty i rozmiaru pliku. | W otwartym folderze |
| Kafle albo lista | Sposób prezentacji plików. | W otwartym folderze |
| Kafel Dodaj lub przeciągnij pliki | Wgrywanie plików przeciągniętych z komputera. | W otwartym folderze |
Po otwarciu pozycji Pliki prawa część ekranu pokazuje komunikat Wybierz folder z podpowiedzią, żeby kliknąć folder w drzewie po lewej. Z przycisków operacji na plikach aktywny jest tylko zielony Nowy folder; Wgraj pliki, Zmień nazwę i Usuń są wyszarzone. Drzewo jest zwinięte do pięciu folderów głównych, a przy części z nich widać liczbę plików.
Tryby pracy menedżera plików
Ten sam menedżer plików działa w kilku miejscach systemu. Zakres operacji zależy od konfiguracji miejsca, z którego się otwiera.
| Tryb | Co może użytkownik | Przykład zastosowania |
|---|---|---|
| Tylko przeglądanie | Przegląda drzewo folderów i pliki | Instrukcje stanowiskowe udostępnione magazynierom |
| Pełne zarządzanie | Zakłada foldery, zmienia nazwy, dodaje opisy, usuwa | Kierownik prowadzący repozytorium firmy |
| Tylko wgrywanie | Dodaje pliki | Przekazywanie dokumentów do folderu, którym zarządza ktoś inny |
Zrzut pokazuje menu z trzema kreskami nad rejestrem zleceń ZPZ w buforze. W grupie Funkcje uniwersalne, między pozycją Dyskusja a pozycją Zdjęcia, jest pozycja Pliki. Otwarta z rejestru pokazuje drzewo folderów powiązane z konkretnym rekordem, np. zleceniem albo kartoteką. Pozycja Pliki w sekcji INFORMACJE prowadzi do dokumentów całej firmy.
Jakie pliki przyjmuje menedżer
- Pliki dozwolone - dokumenty biurowe, PDF, obrazy, archiwa, wiadomości e-mail i wideo.
- Pliki zawsze blokowane - pliki wykonywalne i serwerowe, np. .exe, .bat, .dll, .config, .aspx; blokada działa w każdym trybie pracy.
- Plik o istniejącej nazwie - nowy plik dostaje nazwę "nazwa (2).rozszerzenie", a poprzedni zostaje bez zmian.
- Zajętość - łączny rozmiar plików w stopce drzewa; liczba plików i rozmiar folderu nad kaflami.
Dlaczego menedżer odrzuca pliki serwerowe. Pliki z repozytorium trafiają na serwer aplikacji, na którym działa aplikacja WWW pod kontrolą IIS. Serwer WWW wykonuje pliki stron i skryptów, a pliki konfiguracyjne sterują jego pracą. Blokada tych typów nie pozwala, żeby dokument wgrany do repozytorium stał się częścią aplikacji. Rolę serwera IIS w obsłudze żądań opisuje dokumentacja architektury IIS w Microsoft Learn.
Nowa wersja nie nadpisuje starej. Wgranie pliku o nazwie, która już jest w folderze, tworzy kopię z przyrostkiem (2). Po aktualizacji instrukcji stanowiskowej w folderze leżą więc dwa pliki. Starą wersję trzeba usunąć albo nadać plikom nazwy z datą obowiązywania, żeby magazynier nie otworzył nieaktualnej instrukcji.
Menedżer plików a inne miejsca na pliki
Pliki w Studio WMS.net trafiają do kilku miejsc, a każde ma inne zasady. Menedżer plików przechowuje dokumenty, które nie należą do jednego dokumentu magazynowego.
| Miejsce | Co przechowuje | Zasady i ograniczenia |
|---|---|---|
| Pliki w sekcji INFORMACJE | Dokumenty firmy w drzewie folderów | Blokada plików wykonywalnych i serwerowych; plik o istniejącej nazwie dostaje przyrostek |
| Pliki z menu rejestru | Drzewo folderów powiązane z rekordem, np. zleceniem | Te same zasady; tryb zależy od konfiguracji rejestru |
| Załączniki dokumentu | Pliki w polach przeciągnij i upuść, np. list przewozowy albo protokół | Dozwolone rozszerzenia i maksymalną szerokość obrazu ustawia się dla pola; usunięcie załącznika zostawia ślad w historii dokumentu |
| Zdjęcia rekordu | Galeria zdjęć z opisami | Domyślnie pliki jpg, jpeg, png i gif |
| Archiwum PDF | Kopie wydruków dokumentów magazynowych | Pliki powstają przy wydruku, nie przez wgranie |
Menedżer plików i załączniki należą do elektronicznej obsługi dokumentów w magazynie - aplikację przeglądarkową, w której działają, przedstawia artykuł aplikacja magazynowa web - system przeglądarkowy WMS.net.
Administracja folderami i typowe sytuacje
Wśród słowników systemu jest słownik folderów menedżera plików, który prowadzi administrator - opis na stronie skorowidze i słowniki systemu. Widoczność pozycji Pliki w menu zależy od uprawnień użytkownika do pozycji menu, które opisuje strona uprawnienia użytkowników systemu. Zapis plików wymaga prawa zapisu puli aplikacji do katalogu aplikacji na serwerze.
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Przyciski Wgraj pliki, Zmień nazwę i Usuń są wyszarzone | W drzewie nie wybrano folderu | Kliknij folder w panelu FOLDERY. |
| W folderze jest plik z dopiskiem (2) | Wgrano plik o nazwie, która już była w folderze | Usuń starszą wersję albo nadaj plikom nazwy z datą. |
| Plik nie daje się wgrać | Typ pliku jest zablokowany, np. .exe albo .bat | Przekaż program przez dział IT - repozytorium przyjmuje dokumenty, nie programy. |
| W menu brakuje pozycji Pliki | Pozycję menu odebrano w uprawnieniach użytkownika | Zgłoś administratorowi, który folder jest potrzebny. |
| Wgrywanie kończy się komunikatem o braku uprawnień | Pula aplikacji nie ma prawa zapisu do katalogu aplikacji | Administrator serwera nadaje puli aplikacji prawo zapisu. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: zaprojektuj układ folderów dokumentacji magazynu
Uczeń poznaje strukturę repozytorium w demo i na tej podstawie projektuje podział dokumentów własnego magazynu. Rola w demo: kierownik magazynu. Czas: około 15 minut.
- Otwórz demo Studio WMS.net w przeglądarce w roli kierownika magazynu i przejdź do INFORMACJE, Pliki.
- Rozwiń wszystkie gałęzie ikoną w nagłówku panelu FOLDERY i zapisz, ile folderów ma drzewo i w którym jest najwięcej plików.
- Otwórz folder z plikami, przełącz widok z kafli na listę i posortuj pliki według daty.
- Odczytaj ze stopki drzewa łączną zajętość repozytorium i porównaj ją z rozmiarem otwartego folderu.
- Zaprojektuj na kartce drzewo folderów dla magazynu: gdzie trafią instrukcje stanowiskowe, instrukcje BHP, umowy z klientami i protokoły szkoleń. Nie wgrywaj plików - konto demo jest wspólne dla wszystkich testujących.
Pytanie kontrolne. Co się stanie, gdy dwie osoby wgrają do jednego folderu instrukcję o tej samej nazwie, i jak nazywać pliki, żeby magazynier zawsze otwierał wersję obowiązującą?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "stosuje systemy informatyczne w procesie magazynowania" z kwalifikacji SPL.01 Obsługa magazynów (jednostka SPL.01.5), opisanej w podstawie programowej zawodu magazynier-logistyk. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo WMS na zajęciach z gospodarki magazynowej, a funkcje całego programu opisuje strona system magazynowy Studio WMS.net.
Najczęstsze pytania
Czy wgranie pliku o tej samej nazwie nadpisze poprzedni?
Nie. Nowy plik dostaje nazwę z przyrostkiem, np. "instrukcja (2).pdf", a poprzedni zostaje w folderze bez zmian. Nieaktualną wersję trzeba usunąć samodzielnie.
Jakich plików nie da się wgrać?
Plików wykonywalnych i serwerowych, np. .exe, .bat, .dll, .config i .aspx. Blokada działa zawsze, niezależnie od trybu pracy menedżera. Dokumenty biurowe, PDF, obrazy, archiwa, wiadomości e-mail i wideo są dozwolone.
Dlaczego przyciski Wgraj pliki i Usuń są nieaktywne?
Działają na folderze wybranym w drzewie. Po kliknięciu folderu w panelu FOLDERY przyciski stają się aktywne, jeśli tryb pracy menedżera pozwala na te operacje.
Czym Pliki różnią się od załączników dokumentu?
Pozycja Pliki otwiera drzewo folderów z dokumentami firmy albo rekordu. Załączniki są polami przeciągnij i upuść w dokumencie, z rozszerzeniami ustawionymi dla każdego pola, np. osobno na list przewozowy i protokół.
Gdzie sprawdzić, ile miejsca zajmują pliki?
Stopka panelu FOLDERY podaje łączną zajętość repozytorium, a nagłówek otwartego folderu - liczbę plików i ich łączny rozmiar.
Słownik pojęć
- Repozytorium dokumentów
- Wspólne miejsce przechowywania dokumentów firmy z jedną, uzgodnioną strukturą folderów.
- Drzewo folderów
- Hierarchiczny układ folderów, w którym gałąź może zawierać podfoldery, np. lata w folderze umów.
- Instrukcja stanowiskowa
- Dokument opisujący bezpieczną obsługę stanowiska albo urządzenia, np. wózka widłowego, dostępny dla pracownika w miejscu pracy.
- Plik wykonywalny
- Plik, który system operacyjny albo serwer uruchamia jako program lub skrypt, np. .exe albo .aspx.
- Przyrostek nazwy
- Dopisek (2) dodawany do nazwy pliku, gdy w folderze jest już plik o tej samej nazwie.
- Zajętość
- Łączny rozmiar plików w repozytorium albo w folderze, podawany w stopce drzewa i nad kaflami plików.