Archiwum PDF - wydruki dokumentów WMS powiązanych z awizacjami
Archiwum PDF w sekcji Informacje pokazuje miniatury pierwszych stron dokumentów magazynowych Studio WMS.net zapisanych jako pliki PDF. Sześć pól wyszukiwania pozwala odnaleźć dokument po numerze, kontrahencie, numerze awizo albo numerze dowodu. Archiwum służy do odczytu: nie przyjmuje plików wgrywanych przez użytkownika ani wydruków z modułu VSS.
Panel Szukaj zawiera pola Numer dokumentu WMS, Rodzaj dokumentu, Kontrahent, Nr dokumentu kontrahenta, Numer awizo i Numer dowodu oraz przycisk Filtruj. Galeria pokazuje pierwsze strony dokumentów z nagłówkiem, kodem kreskowym i tabelą pozycji; pod każdą miniaturą stoi numer dokumentu i nazwa kontrahenta. Na stronie mieści się dziesięć miniatur, ułożonych według daty dokumentu malejąco. U dołu działa stronicowanie, a w bazie demonstracyjnej wskazuje ono 66 stron.
Na tej stronie
Skąd w archiwum biorą się pliki
Plik powstaje, gdy pracownik magazynu drukuje dokument w Studio WMS.net z opcją archiwizacji. Kolejny wydruk tego samego dokumentu zastępuje zapisany plik, więc archiwum pokazuje stan ostatniego wydruku. Widok obejmuje dokumenty zatwierdzone i wyłącznie pliki PDF, najwyżej tysiąc pozycji. Bez modułu Studio WMS.net archiwum zwykle nie ma czego pokazać.
| Dokument | Gdzie powstaje | Czy trafia do Archiwum PDF |
|---|---|---|
| Dokument magazynowy WMS | Studio WMS.net | Tak, jeśli wydrukowano go z archiwizacją |
| Wydruki VSS: Podgląd awizacji, Przepustka, Wydruk CMR | Moduł VSS, na przykład rejestr Awizacje | Nie, w standardowej konfiguracji |
| Plik dołączony do awizacji | Załączniki i zdjęcia w Podglądzie awizacji | Nie, jego miejscem są załączniki awizacji |
Powiązanie z awizacją jest ręczne. Studio VSS.net nie łączy samo awizacji z dokumentami WMS. Dokument magazynowy ma pola tekstowe Numer awizo i Numer dostawy, które wpisuje pracownik. Wyszukiwanie po Numerze awizo znajdzie dokument tylko wtedy, gdy magazyn wpisał ten numer w dokumencie.
Miejsce archiwum w obiegu dostawy
Awizacja i dokument magazynowy powstają w dwóch programach, a łączy je tylko numer wpisany przez człowieka. Archiwum leży na końcu tego łańcucha i pokazuje wyłącznie ostatni etap.
| Etap | Ekran | Co zostaje w systemie |
|---|---|---|
| Rezerwacja okna | Nowa awizacja | Numer Load Plan nadany przez program i Numer awizo wpisany ręcznie przez zakładającego |
| Przyjazd na bramie | Oczekujące Brama | Znacznik Przyjechał z kroku Potwierdzam transport oraz decyzja o wjeździe z przydziałem rampy |
| Rozładunek | Magazyn | Znacznik zwolnienia rampy |
| Przyjęcie towaru | Studio WMS.net | Dokument magazynowy z numerem z licznika i ręcznie wpisanym Numerem awizo |
| Kopia wydruku | Archiwum PDF | Plik PDF ostatniego wydruku dokumentu |
Archiwum nie ma pola Numer Load Plan, więc dokumentu nie znajdziesz po numerze nadanym przez program. Numer dokumentu w podpisie miniatury składa się z roku, miesiąca, numeru kolejnego i oznaczenia typu dokumentu, po czym następuje nazwa kontrahenta.
Pola wyszukiwania
| Pole | Co wpisać lub wybrać |
|---|---|
| Numer dokumentu WMS | Numer dokumentu magazynowego nadany przy zatwierdzeniu w Studio WMS.net |
| Rodzaj dokumentu | Jeden lub kilka rodzajów z listy wielokrotnego wyboru |
| Kontrahent | Co najmniej dwa znaki; program podpowiada pasujące firmy |
| Nr dokumentu kontrahenta | Numer nadany przez kontrahenta i przepisany do dokumentu WMS |
| Numer awizo | Numer awizo wpisany w dokumencie WMS |
| Numer dowodu | Numer dowodu zapisany w dokumencie WMS |
Przycisk Filtruj zatwierdza wszystkie wypełnione kryteria naraz, więc pusty wynik często znaczy, że jedno z pól zawęża zbyt mocno. Kolejność wyników zależy od daty dokumentu i nie zmienia się na żądanie. Aby zawęzić wynik do jednego przyjęcia, łącz kontrahenta z numerem dowodu albo z numerem dokumentu kontrahenta.
Czego archiwum nie robi
Nazwa może sugerować repozytorium wszystkich dokumentów awizacji, a program działa węziej. Tabela porządkuje typowe oczekiwania.
| Oczekiwanie | Jak jest | Gdzie zamiast |
|---|---|---|
| Dodanie skanu CMR lub własnego pliku | Nie ma przycisku dodawania plików | Zakładka Załączniki i zdjęcia w Podglądzie awizacji |
| Wyszukiwanie po zakresie dat lub po wyrazach z treści dokumentu | Kryteria to wyłącznie sześć pól panelu | Filtr kontrahenta i rodzaju dokumentu |
| Sortowanie wyników | Kolejność stała, według daty dokumentu malejąco | Zawężenie filtrami |
| Zapis wydruków awizacji z VSS | Podgląd, Przepustka i CMR nie trafiają do archiwum | Wydruk lub zapis z okna Podglądu |
Tytuł dokumentu na zrzucie odpowiada rodzajowi awizacji. Po lewej widać dane kontrahenta i przewoźnika, po prawej termin, numer Load Plan i palety, a niżej tytuł awizacji oraz pola opisu i uwag. Okno ma własny pasek z nawigacją po stronach, powiększeniem, zapisem i drukiem, dlatego kopię takiego dokumentu zapiszesz lub wydrukujesz stąd, a nie z archiwum.
Archiwizacja przy wydruku. Plik PDF powstaje w chwili wydruku dokumentu WMS z włączoną archiwizacją i jest przypisany do dokumentu, a nie do wersji. Poprawka dokumentu w Studio WMS.net nie odświeża archiwum, dopóki nikt nie wydrukuje dokumentu ponownie. Zasady podglądu i wydruku opisuje strona podgląd wydruku w Studio VSS.net.
Zastosowania w pracy dyspozytora i magazynu
| Sytuacja | Jak szukać |
|---|---|
| Spór z dostawcą o ilości w przyjęciu | Kontrahent i rodzaj dokumentu, potem odczyt tabeli pozycji z miniatury |
| Sprawdzenie, czy dla awizacji powstał dokument przyjęcia | Numer awizo; brak wyniku może oznaczać, że nie wpisano numeru |
| Uzgodnienie z dowodem dostawy | Numer dowodu albo numer dokumentu kontrahenta |
| Przegląd przyjęć jednego dostawcy przed rozmową handlową | Kontrahent, potem kolejne strony galerii od najnowszych dokumentów |
Awizacje bez zaznaczonego kompletu załączników znajdziesz jeszcze przed przyjazdem w zestawieniu Awizacje bez dokumentów, a nie w archiwum. Pełny opis systemu znajdziesz na stronie Studio VSS.net - system awizacji dostaw i YMS, a archiwum obejrzysz w bezpłatnym demo.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: odszukaj dokument przyjęcia dla awizacji i wyjaśnij wynik wyszukiwania
Uczeń sprawdza, jak obieg dokumentów łączy awizację z magazynem i gdzie to połączenie zależy od pracownika. Rola w demo: Kierownik logistyki. Czas: około 15 minut.
- Otwórz demo w roli Kierownika logistyki, przejdź do Informacje, Archiwum PDF i odczytaj z paska stronicowania liczbę stron.
- Wybierz w polu Rodzaj dokumentu jeden rodzaj, kliknij Filtruj i zapisz, jak zmieniła się liczba stron; powtórz dla drugiego rodzaju.
- Wpisz w polu Kontrahent dwa znaki, wybierz firmę z podpowiedzi i porównaj podpisy miniatur z wyborem.
- W menu Awizacje otwórz rejestr Awizacje albo Historię, wybierz awizację, otwórz jej Podgląd, odczytaj Numer awizo i wpisz go w Archiwum PDF.
- Zapisz, czy archiwum zwróciło dokument, i wyjaśnij wynik; wskaż, gdzie w programie szukałbyś plików samej awizacji.
Pytanie kontrolne. Dlaczego wyszukiwanie po Numerze awizo nie musi znaleźć dokumentu, mimo że dostawa została przyjęta w magazynie?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "przestrzega zasad obiegu dokumentów transportowych w procesie transportowym" z kwalifikacji SPL.04 Organizacja transportu (jednostka SPL.04.5) w zawodzie technik logistyk. Treść efektów opisuje podstawa programowa zawodu technik logistyk. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo VSS.net na zajęciach z logistyki.
Najczęstsze pytania
Czy mogę dodać do Archiwum PDF skan CMR albo inny własny plik?
Nie. Archiwum nie ma funkcji dodawania plików. Skany i zdjęcia dołączasz do awizacji jako załączniki, a znajdziesz je w Podglądzie awizacji w zakładce Załączniki i zdjęcia.
Czy wydruk awizacji, przepustka lub CMR trafia do archiwum?
W standardowej konfiguracji nie. Do archiwum trafiają tylko dokumenty magazynowe drukowane w Studio WMS.net z opcją archiwizacji.
Dlaczego archiwum jest puste albo ma mało dokumentów?
Ktoś musi wydrukować dokument WMS z archiwizacją, a bez modułu Studio WMS.net nie ma czego archiwizować. Widok pokazuje też tylko dokumenty zatwierdzone.
Jak znaleźć dokument dla konkretnej awizacji?
Wpisz Numer awizo, jeśli magazyn zapisał go w dokumencie. Gdy numeru brak, użyj kontrahenta, rodzaju dokumentu albo numeru dowodu dostawy.
Czy po korekcie dokumentu w WMS archiwum pokaże nową wersję?
Dopiero po ponownym wydruku z archiwizacją. Kolejny wydruk zastępuje poprzedni plik, więc archiwum nie przechowuje historii wersji.
Słownik pojęć
- Archiwum PDF
- Galeria miniatur dokumentów magazynowych zapisanych jako pliki PDF przy wydruku z archiwizacją; służy wyłącznie do odczytu.
- Dokument WMS
- Dokument magazynowy utworzony w Studio WMS.net, na przykład przyjęcie, który po zatwierdzeniu dostaje numer z licznika.
- Numer awizo
- Numer awizacji wpisywany ręcznie w dokumencie WMS; łączy dokument z awizacją tylko wtedy, gdy pracownik go wypełnił.
- Numer dowodu
- Numer dowodu zapisany w dokumencie magazynowym; jedno z sześciu pól wyszukiwania.
- Miniatura
- Pomniejszona pierwsza strona dokumentu PDF, podpisana numerem dokumentu i nazwą kontrahenta.
- Załącznik awizacji
- Plik dołączony do awizacji w VSS, oglądany w Podglądzie awizacji; nie należy do Archiwum PDF.