Księga gości historia - wpisy z zapisanym wyjściem i wyłączona pozycja menu
Widok Księga gości historia zbiera wejścia gości, przy których zapisano wyjście. W standardowym menu Studio VSS.net ta pozycja jest wyłączona, a zapytanie widoku obejmuje 7 ostatnich dni, więc nie zastępuje archiwum. Strona wyjaśnia, co widok pokazuje, kiedy warto go włączyć i jak odtworzyć obecność gości, gdy pozycji nie ma w menu.
Zrzut pokazuje menu sekcji Informacje po lewej stronie. Między pozycjami Transport nieawizowany i Raporty jest tylko jedna pozycja poświęcona księdze gości, czyli bieżąca lista wejść bez zapisanego wyjścia. Widoku z wpisami zamkniętymi nie da się otworzyć z menu, dopóki nie zostanie włączony w konfiguracji.
Na tej stronie
- Miejsce historii w rejestrze wizyt
- Kolumny widoku historii
- Dlaczego pozycji nie ma w menu
- Jak odtworzyć obecność gości bez widoku historii
- Dane osobowe i czas przechowywania
- Czego historia nie robi
- Typowe sytuacje
- Ćwiczenie: oceń, czy rejestr wizyt wystarczy do odtworzenia obecności gości sprzed dwóch tygodni
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Miejsce historii w rejestrze wizyt
Bieżąca księga i historia czytają te same wpisy, ale dzielą je według jednego kryterium: obecności zapisanego wyjścia. Wpis przechodzi między widokami w chwili, gdy pracownik zapisze wyjście w oknie Wyjście.
| Cecha | Księga gości | Księga gości historia |
|---|---|---|
| Które wpisy | Wejścia bez zapisanego wyjścia. | Wejścia z zapisanym wyjściem. |
| Zakres w zapytaniu | 7 ostatnich dni. | 7 ostatnich dni. |
| Kolumna Wyjście | Nie ma jej na liście. | Widoczna. |
| Kolumna Nr przepustki | Brak. | Jest. |
| Pozycja w standardowym menu | Włączona. | Wyłączona. |
Rejestrację wejścia opisuje strona wejście na teren zakładu, a pracę ochrony z bieżącą listą - strona księgi gości w roli Brama i ochrona. Ta strona zajmuje się drugą stroną tego samego rejestru: wizytami już zamkniętymi.
Kolumny widoku historii
Definicja widoku powtarza kolumny bieżącej księgi i dodaje dwie: czas wyjścia oraz numer przepustki. Układ kolumn zmienia się w oknie Kolumny..., tak jak w pozostałych listach systemu.
| Kolumna | Zawartość | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Dzień | Data wejścia. | Zawężenie widoku do jednego dnia zdarzenia. |
| Wejście | Godzina wejścia zapisana przy rejestracji. | Początek wizyty. |
| Wyjście | Godzina wyjścia zapisana w oknie Wyjście. | Koniec wizyty; różnicę względem wejścia trzeba policzyć samodzielnie. |
| Kontrahent | Firma wskazana przy rejestracji. | Porównanie liczby wizyt między firmami. |
| Nazwisko i imię | Dane osoby z formularza wejścia. | Odszukanie wizyty konkretnej osoby; to dane osobowe. |
| Uwagi | Treść wpisu, także uzupełniona przy wyjściu. | Kontekst wizyty dla ochrony i dla audytora. |
| Zapisał i Data zapisu | Login pracownika, który zapisał wpis, i data zapisu. | Ustalenie, kto i kiedy zarejestrował wizytę. |
| Nr przepustki | Numer nadany z licznika przy zapisie wejścia. | Powiązanie wpisu z wydrukowaną przepustką. |
| Nr referencyjny | Identyfikator wpisu nadany przez system. | Wskazanie jednego wpisu w korespondencji z administratorem. |
Zrzut z bazy demonstracyjnej pokazuje bieżącą księgę, czyli widok uzupełniający historię. Kolumny od Dzień do Data zapisu są takie same w obu widokach. Historia dokłada czas wyjścia i numer przepustki, a jej definicja przewiduje panel wyboru zakresu dat oraz ładowanie danych porcjami po 50 wierszy. Okno zapytania w standardowej konfiguracji obejmuje 7 dni.
Dlaczego pozycji nie ma w menu
Widok istnieje, ale menu go nie pokazuje. W standardowej konfiguracji pozycja Księga gości historia jest wyłączona. Włączenie jej wymaga zmiany konfiguracji menu w Twoim wdrożeniu, a nie ustawienia dostępnego dla zwykłego użytkownika. Po włączeniu zakres nadal wyznacza zapytanie widoku: 7 dni.
Brak pozycji ma dwie możliwe przyczyny. Pierwsza to wyłączenie w konfiguracji menu, czyli stan standardowy. Druga to odebranie użytkownikowi prawa do pozycji przez administratora, co opisuje strona uprawnienia użytkowników. W obu przypadkach dane wpisów pozostają w rejestrze, bo widok jest zapytaniem do tych samych zapisów.
Widok jako zapytanie. Historia nie kopiuje wpisów do osobnego archiwum. Bieżąca księga i historia to dwa filtry na jednym zbiorze zapisów, dlatego wyłączenie pozycji menu ukrywa widok, ale niczego nie usuwa, a zmiana zakresu dat wymaga zmiany definicji zestawienia, nie przenoszenia danych.
Jak odtworzyć obecność gości bez widoku historii
Gdy audytor pyta, kto odwiedził zakład danego dnia, w tym samym oknie 7 dni odpowiedź składa się z dwóch list. Procedura zakłada, że pytanie dotyczy dnia z ostatniego tygodnia.
- Otwórz sekcję Informacje, wybierz Księgę gości i ustaw filtr w kolumnie Dzień na dzień zdarzenia. Zobaczysz wizyty bez zapisanego wyjścia.
- Jeżeli Twoje menu zawiera Księgę gości historię, ustaw ten sam filtr w tym widoku. Zobaczysz wizyty zamknięte.
- Wyeksportuj obie listy do Excela, korzystając z eksportu do Excela, połącz je w jednym arkuszu i posortuj po godzinie wejścia.
- Gdy pytanie dotyczy dnia starszego niż 7 dni, poproś administratora wdrożenia o zmianę okna w definicji zestawienia. Bez tej zmiany starsze wpisy nie mają ekranu, na którym można je odczytać.
Filtry działają jak w pozostałych rejestrach: kolumna szuka fragmentu tekstu, a kolumna Dzień oferuje wybór daty. Zasady filtrowania opisuje strona filtrowanie i sortowanie.
Zapis czasu wyjścia w oknie Wyjście jest jedynym zdarzeniem, które przenosi wpis między widokami. Pole Wyjście zawiera domyślnie bieżącą datę i godzinę, a imię i nazwisko widać tylko w podglądzie. Jeśli wyjście zapisuje się z opóźnieniem, rzeczywistą godzinę opisz w polu Uwagi.
Dane osobowe i czas przechowywania
Widok pokazuje dane osób fizycznych razem z godzinami ich obecności, więc krąg jego użytkowników warto ograniczyć. Program nie narzuca żadnej reguły przechowywania.
| Zagadnienie | Stan w Studio VSS.net |
|---|---|
| Parametr okresu przechowywania | Brak. Nie ma go wśród parametrów globalnych. |
| Anonimizacja wpisów | Brak. Program nie zastępuje danych osobowych znacznikami. |
| Usuwanie wpisu | Brak polecenia Usuń w pasku księgi. |
| Dostęp do widoku | Zależy od uprawnień do pozycji menu. |
| Eksport danych | Eksport Excel z menu tabeli, z bieżącymi filtrami i tylko widocznymi kolumnami. |
Okres przechowywania i sposób usuwania danych osobowych trzeba więc opisać w procedurze Twojej firmy. Podstawę prawną i obowiązki administratora danych znajdziesz w rozporządzeniu RODO w EUR-Lex, a wytyczne organu nadzorczego publikuje Urząd Ochrony Danych Osobowych.
Czego historia nie robi
| Oczekiwanie | Stan w Studio VSS.net |
|---|---|
| Archiwum wizyt z wielu miesięcy | Brak. Zapytanie widoku obejmuje 7 dni. |
| Automatyczny czas pobytu | Brak. Widok pokazuje wejście i wyjście, ale nie liczy różnicy. |
| Anonimizacja ze statystykami zbiorczymi | Brak. |
| Gotowy raport osób obecnych na terenie w chwili zdarzenia | Brak. Najbliższy odpowiednik to bieżąca księga, o ile wyjścia są zapisywane na bieżąco. |
| Eksport listy wizyt do PDF | Brak osobnego polecenia. Do przekazania listy służy eksport do Excela. |
Typowe sytuacje
| Objaw | Najczęstsza przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| W menu Informacje nie ma pozycji Księga gości historia | Pozycja jest wyłączona w standardowej konfiguracji albo odebrano prawo do niej. | Zgłoś potrzebę administratorowi wdrożenia i podaj, jaki zakres dat jest potrzebny. |
| Po zapisie wyjścia wpis zniknął z księgi | Wpis przeszedł do części z zapisanym wyjściem. | Szukaj go w historii, jeśli jest włączona, albo w eksporcie wykonanym wcześniej. |
| Widok historii jest pusty | W oknie 7 dni nikt nie zapisał wyjścia albo aktywny jest filtr kolumny. | Usuń filtry i sprawdź, czy ochrona zapisuje wyjścia. |
| Wizyta sprzed dwóch tygodni nie pojawia się w żadnym widoku | Wpis jest starszy niż okno zapytania. | Poproś o zmianę definicji zestawienia albo o odczyt danych po stronie bazy. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: oceń, czy rejestr wizyt wystarczy do odtworzenia obecności gości sprzed dwóch tygodni
Uczeń pracuje jak audytor bezpieczeństwa, który sprawdza, czy zapisy o ruchu osobowym pozwalają odpowiedzieć na pytanie z przeszłości. Rola w demo: Kierownik logistyki. Czas: około 15 minut. Ćwiczenie niczego nie zapisuje w konfiguracji ani w danych demo.
- Otwórz bezpłatne demo Studio VSS.net, wybierz rolę Kierownik logistyki i sprawdź w menu Informacje, czy jest pozycja Księga gości historia. Zapisz wynik.
- Otwórz Księgę gości, posortuj listę po kolumnie Dzień rosnąco i zanotuj najstarszą datę.
- Otwórz Transport nieawizowany, wykonaj to samo sortowanie i porównaj oba zakresy dat.
- Zapisz cztery informacje potrzebne audytorowi: kto wszedł, kiedy wszedł, kiedy wyszedł i do kogo przyszedł. Przy każdej zaznacz, czy lista ją pokazuje.
- Zaproponuj jedną zmianę w procedurze przy bramie i jedną w konfiguracji, które pozwoliłyby odpowiedzieć na pytanie o obecność sprzed dwóch tygodni.
Pytanie kontrolne. Dlaczego samo włączenie pozycji Księga gości historia nie rozwiąże problemu z pytaniem o wizytę sprzed dwóch tygodni?
Podstawa programowa. Ćwiczenie odnosi się pośrednio do efektu "przestrzega zasad obiegu dokumentów transportowych w procesie transportowym" z kwalifikacji SPL.04 Organizacja transportu (jednostka SPL.04.5) w zawodzie technik logistyk: ćwiczy ocenę kompletności zapisów rejestrowych, choć księga gości nie jest dokumentem transportowym (podstawa programowa zawodu technik logistyk). Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo VSS.net na zajęciach z logistyki, a pełny opis systemu - na stronie Studio VSS.net - system awizacji i YMS.
Najczęstsze pytania
Dlaczego nie widzę pozycji Księga gości historia w menu?
W standardowej konfiguracji pozycja jest wyłączona. Może też brakować prawa do niej na koncie. Włączenie widoku wymaga zmiany konfiguracji menu w Twoim wdrożeniu.
Jak daleko wstecz sięga historia?
Zapytanie widoku obejmuje 7 ostatnich dni.
Czy historia liczy czas pobytu gościa?
Nie. Widok pokazuje godzinę wejścia i godzinę wyjścia, ale program nie wylicza różnicy. Czas pobytu można policzyć w Excelu po eksporcie.
Czy historia anonimizuje starsze wpisy?
Nie. Program nie ma anonimizacji ani parametru okresu przechowywania. Reguły usuwania danych osobowych trzeba ustalić w procedurze firmy.
Czy wyłączenie pozycji menu usuwa dane wizyt?
Nie. Widok jest zapytaniem do tych samych wpisów co bieżąca księga, więc jego wyłączenie ukrywa dane w menu, ale ich nie kasuje.
Słownik pojęć
- Księga gości historia
- Widok wejść gości z zapisanym wyjściem, z kolumnami Wyjście i Nr przepustki; w standardowej konfiguracji nie ma go w menu.
- Okno zapytania
- Zakres dni, który zapytanie widoku pobiera z rejestru; dla księgi gości i jej historii wynosi 7 dni.
- Wpis zamknięty
- Wizyta z zapisanym czasem wyjścia; znika z bieżącej księgi i należy do widoku historii.
- Nr przepustki
- Numer nadawany z licznika przy zapisie wejścia gościa i widoczny w widoku historii.
- Anonimizacja
- Zastąpienie danych osobowych znacznikami po upływie okresu przechowywania; Studio VSS.net nie wykonuje jej automatycznie.