Księga gości - rejestr osób, które weszły na teren zakładu
Księga gości pokazuje osoby zapisane w formularzu Wejście, którym nikt jeszcze nie odnotował wyjścia. Korzysta z niej operator bramy oraz osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo obiektu. Ekran odpowiada na jedno pytanie: kto formalnie przebywa na terenie zakładu. Nowy wpis powstaje tylko w formularzu wejścia, a w samej księdze zamyka się go przyciskiem Wyjście.
Na zrzucie w bazie demonstracyjnej widać siedem wpisów z jednego dnia. Kolumny Dzień i Wejście pokazują moment zapisu formularza, kolumny Kontrahent oraz Nazwisko i imię - firmę i osobę, a szeroka kolumna Uwagi - dłuższy tekst wpisu. Pod nagłówkami działa wiersz filtrów.
Na tej stronie
- Miejsce księgi w rejestrach bramy
- Widok i kolumny księgi
- Zakres listy - siedem dni bez wyjścia
- Pasek narzędzi
- Zapis wyjścia gościa
- Dane osobowe w księdze gości
- Typowe sytuacje w księdze
- Analiza danych w rejestrze
- Ćwiczenie: ustal, kto formalnie przebywa na terenie i dlaczego lista jest krótsza niż historia wizyt
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Miejsce księgi w rejestrach bramy
Brama prowadzi w Studio VSS.net trzy odrębne rejestry. Transporty z rezerwacją przechodzą przez listy awizacji, pojazdy bez rezerwacji trafiają do własnego rejestru, a osoby piesze - do księgi gości. Wpisy z księgi nie pojawiają się w Zestawieniu ani w Oczekujących, ponieważ te listy pokazują wyłącznie awizacje.
| Rejestr | Kogo obejmuje | Skąd pochodzi wpis | Gdzie go obejrzeć |
|---|---|---|---|
| Awizacje | Pojazd z zarezerwowanym oknem czasowym. | Formularz nowej awizacji. | Zestawienie oraz lista oczekujących na wjazd. |
| Transport nieawizowany | Pojazd, który przyjechał bez rezerwacji. | Formularz Wjazd bez awizacji. | Rejestr pojazdów nieawizowanych. |
| Księga gości (ta strona) | Osoba, która weszła pieszo. | Formularz Wejście na teren zakładu. | Księga gości. |
Wpis w księdze nie ma etapów awizacji ani rampy. Nie przechodzi od potwierdzenia przez wjazd do wyjazdu, tylko ma jedno zdarzenie zamykające: zapis wyjścia. Ten sam rejestr otwiera kierownik logistyki w menu Informacje - opisuje go strona księga gości w roli działu logistyki.
Widok i kolumny księgi
Domyślny układ zawiera osiem kolumn. Wszystkie pochodzą z formularza wejścia albo z chwili jego zapisu.
| Kolumna | Zawartość | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Dzień | Data wejścia. | Filtr kolumny otwiera kalendarz i zawęża listę do jednego dnia. |
| Wejście | Godzina zapisu formularza, czyli chwila wejścia. | Sortowanie rosnące wysuwa na górę osoby, które są na liście najdłużej. |
| Kontrahent | Firma, którą reprezentuje gość. | Filtr pokazuje wszystkich gości jednej firmy. |
| Nazwisko i imię | Osoba wpisana w formularzu. | Wystarczy fragment nazwiska, żeby znaleźć wiersz przy zapisie wyjścia. |
| Uwagi | Tekst uwag zapisany przy wpisie. | Informacja dla ochrony bez otwierania osobnego okna. |
| Zapisał | Login operatora, który zapisał wpis. | Ustalenie, kto na bramie przyjął gościa. |
| Data zapisu | Data i godzina zapisu wpisu. | Porównanie z kolumną Wejście wskazuje wpisy dopisane z opóźnieniem. |
| Nr referencyjny | Identyfikator wpisu nadany przez system. | Jednoznaczne wskazanie wpisu w rozmowie ze wsparciem technicznym. |
Telefon i numer dokumentu tożsamości gość podaje w formularzu wejścia, ale księga ich nie wyświetla - zostają w rekordzie wpisu. Kolejność i widoczność kolumn zmienia okno Kolumny..., a zasady filtrów opisuje strona filtrowanie i sortowanie w rejestrach. Prawy przycisk myszy otwiera menu z przyciskami paska i poleceniem Filtruj wg rekordu, które ustawia filtr na wartość klikniętej komórki.
Zakres listy - siedem dni bez wyjścia
Księga pokazuje wejścia z ostatnich 7 dni, które nie mają zapisanego wyjścia.
Reguła zakresu księgi. Księga pokazuje wyłącznie wejścia z ostatnich 7 dni bez zapisanego wyjścia. Po zapisie wyjścia wiersz znika z listy. Wpis starszy niż 7 dni wypada z niej także wtedy, gdy nikt nie zapisał wyjścia. Lista dokumentuje zapisy w systemie, a nie fizyczną obecność osób.
Widok księgi gości z historią, czyli wejścia z zapisanym wyjściem, istnieje w konfiguracji systemu i ma to samo okno 7 dni. W standardowej konfiguracji jego pozycja menu jest wyłączona, więc sprawdź u administratora, czy Twoja instalacja ją udostępnia. Opisuje go strona księga gości - historia. Menu i zakres widoków to konfiguracja bazy, dlatego w Twojej firmie układ może się różnić od bazy demonstracyjnej.
Pasek narzędzi
Pasek ma dwa przyciski. Działają na wierszu zaznaczonym w tabeli.
| Przycisk | Działanie | Kiedy dostępny |
|---|---|---|
| Przepustka | Otwiera przepustkę jednorazową wpisu jako plik PDF z przyciskiem pobierania. Otwarcie zapisuje w historii wpis Podgląd dokumentu. | Po zaznaczeniu wiersza. |
| Wyjście | Otwiera okno, w którym zapisuje się czas wyjścia gościa. | Po zaznaczeniu wiersza. |
| Podpis, Dopisz, Edycja, Usuń | Brak w księdze. Podpis kierowcy jest dostępny w Zestawieniu, w Oczekujących i w rejestrze nieawizowanych, a nowy wpis powstaje wyłącznie w formularzu wejścia. | Nie dotyczy. |
Zapis wyjścia gościa
Wyjście zamyka wizytę. Bez tego zapisu gość pozostaje na liście do końca siedmiodniowego zakresu.
- W wierszu filtrów pod kolumną Nazwisko i imię wpisz fragment nazwiska gościa. Filtr działa jak "zawiera", więc wystarczą trzy litery.
- Zaznacz wiersz gościa.
- Wybierz przycisk Wyjście nad tabelą.
- Sprawdź w polu Wyjście datę i godzinę - okno podpowiada chwilę bieżącą.
- Zatwierdź przyciskiem Zapisz. Przycisk Anuluj zamyka okno bez zmian.
- Po zapisie tabela ładuje się ponownie, a wiersz gościa znika z listy.
Okno ma trzy pola. Pole Wyjście zawiera bieżącą datę i godzinę, pole Imię i nazwisko jest podglądem wybranego wpisu, a pole Uwagi pokazuje tekst wpisu. Zapis ustawia czas wyjścia w rekordzie. Rekord zostaje w bazie danych, choć znika z listy księgi.
Wyjście trzeba zapisać przy każdym opuszczeniu terenu. Księga nie wysyła alertu o zbyt długim pobycie i nie zamyka wpisów samoczynnie. Osoba, której wyjścia nikt nie zapisał, wygląda w systemie jak gość obecny na terenie.
Dane osobowe w księdze gości
Formularz wejścia zbiera imię i nazwisko gościa oraz jego telefon. Trzecim polem jest numer dokumentu tożsamości. Żadne z nich nie jest wymagane, a program nie ma ustawienia, które by to wymuszało. Księga wyświetla nazwisko i imię, natomiast telefon i numer dokumentu pozostają w rekordzie.
W księdze nie ma funkcji usunięcia wpisu ani anonimizacji, brakuje też parametru okresu przechowywania. Dostęp do rejestru wynika z uprawnień do pozycji menu, które nadaje administrator - opisuje je strona uprawnienia użytkowników.
Zakres danych ustala Twoja firma. Okres przechowywania, sposób usuwania i zakres wymaganych danych gości wynikają z polityki administratora danych, a nie z ustawień programu. Zasady przetwarzania określa rozporządzenie RODO w EUR-Lex. Uzgodnij je z osobą odpowiedzialną za ochronę danych, zanim uruchomisz księgę na bramie.
Typowe sytuacje w księdze
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Gość wszedł, a jego wiersza nie ma na liście | Wpis zapisano w innym formularzu, ma zapisane wyjście albo jest starszy niż 7 dni. Tabela odświeża się tylko przy otwarciu i po przycisku Odśwież. | Odśwież tabelę i sprawdź rejestr pojazdów nieawizowanych. Jeśli wpisu nie ma nigdzie, zarejestruj wejście ponownie. |
| Gość wyszedł, a wiersz nadal jest na liście | Nikt nie zapisał wyjścia. | Zaznacz wiersz i zapisz wyjście przyciskiem Wyjście. |
| Wiersz zniknął po zapisie wyjścia | Księga pokazuje tylko wejścia bez wyjścia. | To zachowanie zgodne z regułą zakresu. Historię wizyt z wyjściem pokazuje osobny widok, jeśli jest włączony. |
| Zapisane wejście nie pojawia się na żadnej liście | Konto operatora nie ma pełnego przypisania do lokalizacji (magazyn, obiekt, brama). | Poproś administratora o uzupełnienie konta w kartotece użytkowników. |
Analiza danych w rejestrze
Księga jest krótką listą operacyjną, więc analiza sprowadza się do filtrów i sortowania. Filtr w kolumnie Kontrahent pokazuje, ilu gości danej firmy jest w tej chwili na liście, a sortowanie po godzinie wejścia wskazuje najstarsze wpisy do sprawdzenia. Eksport Excel przenosi do arkusza bieżący filtr i widoczne kolumny; opisuje go strona eksport do Excela. Ponieważ lista zawiera tylko osoby bez wyjścia, plik z eksportu pokazuje stan z chwili pobrania, a nie historię wizyt.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: ustal, kto formalnie przebywa na terenie i dlaczego lista jest krótsza niż historia wizyt
Uczeń czyta rejestr wejść tak, jak robi to ochrona przy sprawdzaniu obecności osób na terenie zakładu. Rola w demo: Brama i ochrona. Czas: około 15 minut.
- Uruchom bezpłatne demo Studio VSS.net, wybierz rolę Brama i ochrona i otwórz w menu Awizacja pozycję Księga gości.
- Posortuj tabelę po kolumnie Wejście rosnąco i zapisz godzinę wejścia osoby, która jest na liście najdłużej.
- Wpisz w filtrze kolumny Kontrahent fragment nazwy dowolnej firmy z listy i policz wiersze. Usuń filtr.
- Zaznacz jeden wiersz i otwórz okno Wyjście. Zapisz, które pola można zmieniać, a które służą tylko do odczytu, a następnie zamknij okno przyciskiem Anuluj. Konto demo jest wspólne dla wszystkich, więc niczego nie zapisuj.
- Otwórz formularz Wejście bez zapisywania i porównaj jego pola z kolumnami księgi. Wskaż dane, które formularz zbiera, a księga ich nie wyświetla.
Pytanie kontrolne. Dlaczego brak zapisanego wyjścia nie dowodzi, że gość nadal stoi na terenie zakładu, i co powinna ustalić procedura bramy, żeby lista była wiarygodna?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "przestrzega zasad obiegu dokumentów transportowych w procesie transportowym" z kwalifikacji SPL.04 Organizacja transportu (jednostka SPL.04.5) w zawodzie technik logistyk: uczeń śledzi obieg dokumentu ewidencyjnego przy bramie, od wpisu i przepustki po zamknięcie wizyty. Wymagania kwalifikacji opisuje podstawa programowa zawodu technik logistyk. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo VSS.net na zajęciach z logistyki, a pełny opis systemu - na stronie Studio VSS.net - system awizacji i YMS.
Najczęstsze pytania
Czy wpis znika z bazy po zapisaniu wyjścia?
Nie. Zapis ustawia czas wyjścia w rekordzie, więc rekord pozostaje w bazie danych. Z listy księgi znika dlatego, że rejestr pokazuje tylko wejścia bez wyjścia.
Czy księga wysyła alert, gdy gość przebywa na terenie zbyt długo?
Nie. Program nie ma takiego alertu ani progu czasu pobytu. Ochrona sprawdza najstarsze wpisy ręcznie, sortując tabelę po kolumnie Wejście.
Czy w księdze widać telefon i numer dokumentu gościa?
Nie. Formularz wejścia zapisuje te dane w rekordzie, ale ekran księgi wyświetla tylko osiem kolumn opisanych na tej stronie. Dostęp do rekordu wynika z uprawnień użytkownika.
Czy gość podpisuje się w systemie?
Nie. Księga nie ma przycisku Podpis, a przepustka zawiera miejsca na podpis pracownika ochrony i potwierdzenie załatwiającego, bez pola dla gościa.
Czym księga gości różni się od rejestru transportu nieawizowanego?
Księga dotyczy osób, które weszły pieszo, i powstaje z formularza Wejście na teren zakładu. Rejestr nieawizowanych dotyczy pojazdów i powstaje z formularza Wjazd bez awizacji. Oba rejestry są niezależne od listy awizacji.
Słownik pojęć
- Księga gości
- Rejestr wejść osób pieszych w Studio VSS.net; pokazuje wpisy z ostatnich 7 dni, którym nie zapisano wyjścia.
- Wejście na teren zakładu
- Formularz bramy, który tworzy wpis w księdze gości i otwiera przepustkę jednorazową do wydruku.
- Wyjście
- Zapis czasu opuszczenia terenu przez gościa; po nim wpis znika z listy księgi.
- Przepustka jednorazowa
- Wydruk w pionowym formacie 100 x 150 mm z kodem QR, danymi osoby i miejscami na podpis pracownika ochrony.
- Rodzaj zdarzenia
- Pozycja słownika wybierana w formularzu wejścia; pole wymagane przy zapisie.
- Numer referencyjny
- Techniczny identyfikator wpisu nadawany przez system, widoczny w kolumnie Nr referencyjny.