Zarządzanie kontami kontrahentów - konta użytkowników zewnętrznych w portalach
Pozycja Zarządzanie kontami kontrahentów w menu Informacje otwiera listę kont, którymi pracownicy dostawców i spedytorów logują się do portali Studio VSS.net. Operator zakłada tu konto, ustawia hasło, przypisuje firmę i blokuje dostęp odznaczeniem pola Aktywne. Lista dotyczy użytkowników zewnętrznych, nie kartoteki firm - kartotekę kontrahentów opisuje osobna strona.
Ekran kont zewnętrznych nie ma w tej instrukcji własnego zrzutu, dlatego pokazano jego najbliższy odpowiednik. Lista z sekcji Administrator obejmuje konta pracowników firmy i ma przyciski Nowy, Edycja, Uprawnienia oraz Reset. Lista kont zewnętrznych ma kolumny Aktywne, Hasło, Login, Imię, Nazwisko, Kontrahent, Rola, Telefon, E-mail, Stanowisko i Nr referencyjny, a jej pasek zawiera Dopisz, Edycja, Awizacje, Historia awizacji oraz menu Wyślij. Wiersz filtrów i sortowanie działają tak samo jak na listach pracowników.
Na tej stronie
- Dwa rodzaje kont w Studio VSS.net
- Zakres listy i kolumny
- Pasek narzędzi
- Formularz konta zewnętrznego
- Kto co widzi po zalogowaniu
- Jak założyć konto dla dostawcy
- Czego ekran nie robi
- Nie mylić z kartoteką firm i wskaźnikiem KPI
- Dane osobowe w kontach zewnętrznych
- Typowe sytuacje
- Ćwiczenie: sprawdź, jaki zakres awizacji widzi konto dostawcy i od czego to zależy
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Dwa rodzaje kont w Studio VSS.net
System rozróżnia konta pracowników i konta użytkowników zewnętrznych. Różnią się miejscem zakładania i tym, co widać po zalogowaniu.
| Konto | Gdzie się je zakłada | Co widzi po zalogowaniu |
|---|---|---|
| Pracownik firmy | Sekcja Administrator, pozycja użytkownicy | Menu wynikające z roli, np. Dział logistyki i transportu albo Brama i ochrona. |
| Dostawca lub kontrahent | Ta pozycja menu Informacje | Portal dostawców i odbiorców z awizacjami własnej firmy. |
| Spedytor lub przewoźnik | Ta pozycja menu Informacje | Portal spedycji i przewoźników z awizacjami, w których firma jest przewoźnikiem. |
| Agencja celna | Poza tym formularzem - rola nie występuje na jego liście | Portal agencji celnej z awizacjami oznaczonymi znacznikiem Agencja celna. |
Samodzielnej rejestracji nie ma. Konto zakłada operator, a użytkownik loguje się tym samym oknem logowania co pracownicy; zasady opisuje strona logowanie.
Zakres listy i kolumny
Lista pokazuje konta użytkowników zewnętrznych z rolą dostawcy lub spedytora. Jej zakres wyznacza firma przypisana do konta zalogowanego operatora, więc przy koncie operatora bez firmy lista może być pusta.
| Kolumna | Zawartość | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Aktywne | Pole wyboru; odznaczone oznacza konto zablokowane. | Znalezienie kont wyłączonych przez filtr. |
| Hasło | Informacja, czy hasło jest ustawione. | Wykrycie kont, które nie mogą się zalogować. |
| Login | Nazwa logowania, nie adres e-mail. | Ten sam login widać w kolumnie Zapisał na listach awizacji. |
| Imię i Nazwisko | Dane osoby posługującej się kontem. | Ustalenie, kto stoi za kontem; to dane osobowe. |
| Kontrahent | Firma przypisana do konta: kontrahent albo przewoźnik. | Decyduje o tym, które awizacje zobaczy użytkownik. |
| Rola | Dostawca lub spedytor. | Wskazuje, który portal otworzy się po zalogowaniu. |
| Telefon i E-mail | Dane kontaktowe użytkownika. | Adresaci wiadomości wysyłanych z paska. |
| Stanowisko | Opis funkcji użytkownika w firmie. | Rozróżnienie kilku kont tej samej firmy. |
| Nr referencyjny | Identyfikator konta nadany przez system. | Wskazanie konta w korespondencji z administratorem. |
Pasek narzędzi
| Przycisk | Działanie | Uwagi |
|---|---|---|
| Dopisz | Otwiera formularz Dopisanie użytkownika dla firmy zewnętrznej. | Opis pól w następnej sekcji. |
| Edycja | Otwiera formularz wskazanego konta. | Tutaj zmienia się przypisaną firmę albo blokuje konto. |
| Awizacje | Pokazuje awizacje zapisane przez wskazane konto, poza anulowanymi i zrealizowanymi. | Sprawdzenie, co użytkownik zapisał. |
| Historia awizacji | Pokazuje zrealizowane awizacje wskazanego konta. | Rozliczenie pracy konta w czasie. |
| Wyślij | Menu z poleceniami SMS, E-mail, Historia SMS i Historia e-mail. | Okno e-mail używa szablonu "Informacja", okno SMS liczy znaki. |
Okno e-mail ma adresata, kopię, ukrytą kopię, temat, edytor i załączniki do 25 MB łącznie. Wiadomość trafia do kolejki wysyłki i zostawia wpis w historii. Okno SMS liczy do 160 znaków alfabetu GSM albo do 70 znaków, gdy tekst zawiera znaki spoza tego zestawu.
Formularz konta zewnętrznego
| Pole | Wymagane | Opis i walidacja |
|---|---|---|
| Rola | Tak | Do wyboru tylko VSS dostawca albo VSS spedytor / przewoźnik. |
| Login | Tak | Nazwa logowania użytkownika, niebędąca adresem e-mail. |
| Imię i Nazwisko | Tak | Dane osoby, która będzie się logować. |
| Firma | Tak | Lista aktywnych kontrahentów i przewoźników z kartotek. Wybór ustala zakres awizacji konta. |
| Telefon | Tak | Numer kontaktowy użytkownika. |
| Tak | Adres do wiadomości wysyłanych z listy kont. | |
| Stanowisko | Nie | Pole opisowe. |
| Język | Nie | Język interfejsu konta; w bazie demonstracyjnej lista ma pozycje Polski i English. |
| Aktywne | Nie | Domyślnie zaznaczone. Odznaczenie blokuje konto. |
| Hasło (przycisk) | - | Okno z hasłem i jego powtórzeniem. Reguły złożoności pochodzą z parametrów globalnych. |
Lista firm w formularzu pochodzi z kartoteki kontrahentów i kartoteki przewoźników. Firmy, której tam nie ma albo która jest nieaktywna, nie da się wybrać.
Kto co widzi po zalogowaniu
Zakres danych jednego kontrahenta. Konto ma przypisaną firmę, a listy w portalu pokazują awizacje tej firmy. Dostawca widzi własne awizacje, spedytor - awizacje, w których jego firma jest wpisana jako przewoźnik. Kilka kont jednej firmy widzi te same awizacje, a kolumna Zapisał pokazuje login tego, kto awizację założył.
| Rola konta | Które awizacje widzi | Czy zakłada awizacje |
|---|---|---|
| VSS dostawca | Te, w których jego firma jest kontrahentem. | Tak, w formularzu nowej awizacji; kontrahent bierze się z konta. |
| VSS spedytor / przewoźnik | Te, w których jego firma jest przewoźnikiem. | Nie. Pozycja Nowa awizacja jest wyłączona, spedytor uzupełnia dane pojazdu i kierowcy. |
| VSS agencja celna | Awizacje ze znacznikiem Agencja celna, ze wszystkich firm. | Nie. |
Przewoźnik wpisany przez dostawcę decyduje o tym, kto z portalu spedycji zobaczy awizację. Gdy dostawca zaznaczy Transport dostawcy, przewoźnik przestaje być wymagany, a awizacja bez przewoźnika nie pojawia się w portalu żadnego spedytora. Konto bez przypisanej firmy pokazuje w formularzu nowej awizacji komunikat o niepoprawnej konfiguracji konta.
Jak założyć konto dla dostawcy
- Sprawdź w kartotece kontrahentów, czy firma istnieje i jest aktywna. Formularz zaproponuje tylko aktywne pozycje.
- Wybierz pozycję Zarządzanie kontami kontrahentów w menu Informacje i użyj przycisku Dopisz.
- Wskaż rolę i wypełnij pola Login, Imię, Nazwisko, Firma, Telefon oraz E-mail.
- Przyciskiem Hasło ustaw hasło i jego powtórzenie zgodnie z regułami z parametrów globalnych.
- Zostaw zaznaczone pole Aktywne i zapisz formularz.
- Przekaż użytkownikowi login i hasło osobnymi kanałami, a przyciskiem Awizacje sprawdź później, co konto zapisało.
Reguła blokady konta. Konto blokuje się odznaczeniem pola Aktywne. Nie ma statusów "oczekuje na aktywację" ani "zablokowane", wiadomości aktywacyjnej ani hasła tymczasowego. Dane konta i zapisane awizacje pozostają w systemie.
Czego ekran nie robi
| Oczekiwanie | Stan w Studio VSS.net |
|---|---|
| Trzy statusy konta: aktywne, zablokowane, oczekuje | Brak. Jedynym znacznikiem jest pole Aktywne. |
| E-mail aktywacyjny i hasło tymczasowe | Brak. Hasło ustawia operator przyciskiem Hasło. |
| Uprawnienia nadawane kontu osobno | Brak. Uprawnienia wynikają z roli. Dostawca ani spedytor nie anuluje awizacji, robi to obsługa w dziale logistyki. |
| Ograniczenie konta do obiektu lub magazynu | Brak. Formularz nie ma takich pól. |
| Historia logowań na ekranie | Brak. |
| Samodzielna rejestracja kontrahenta | Brak. Konto zakłada operator. |
Nie mylić z kartoteką firm i wskaźnikiem KPI
Nazwa pozycji sugeruje kontrahentów, ale lista dotyczy osób. Firmy opisują dwa inne ekrany, które warto rozróżnić.
Wskaźnik ma kolumny Aktywne, Nazwa, Nr SAP, Miejscowość, Ilość awizacji, Brama, Magazyn, Wyjazd i Nr referencyjny. Cztery liczniki pokazują bieżącą liczbę awizacji danej firmy na kolejnych etapach: Awizo - czekamy na transport, Brama - oczekuje na wjazd, Magazyn - rampa zajęta oraz rampa wolna / wyjazd. To nie są sumy historyczne, a awizacje zamknięte nie są liczone. Nazwa firmy ma tło w kolorze z kartoteki.
| Ekran | Co wyświetla | Gdzie |
|---|---|---|
| Zarządzanie kontami kontrahentów | Konta użytkowników zewnętrznych. | Menu Informacje (ta strona). |
| Kartoteka kontrahentów | Firmy z danymi adresowymi i ustawieniami awizacji. | Kartoteki, pozycja Kontrahenci. |
| Kontrahenci informacje | Firmy z bieżącą liczbą awizacji na czterech etapach. | Zestawienia, wskaźniki KPI; opis w zestawieniach. |
| Użytkownicy | Konta pracowników firmy. | Administrator. |
Dane osobowe w kontach zewnętrznych
Dane pracowników kontrahentów. Konto zawiera imię, nazwisko, telefon, adres e-mail i stanowisko osoby z innej firmy. Ogranicz krąg operatorów, którzy widzą listę, i odznaczaj pole Aktywne, gdy pracownik kontrahenta przestaje z systemu korzystać. Zasady ogólne opisuje rozporządzenie RODO w EUR-Lex.
Typowe sytuacje
| Objaw | Najczęstsza przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Lista kont jest pusta | Zakres listy zależy od firmy przypisanej do konta operatora, a konto bez firmy może nie pokazać żadnych wierszy. | Sprawdź z administratorem, czy konto operatora ma przypisaną firmę. |
| W formularzu nowej awizacji pojawia się komunikat o niepoprawnej konfiguracji konta | Konto zewnętrzne nie ma przypisanej firmy. | Otwórz konto przyciskiem Edycja i wybierz pole Firma. |
| Dostawca nie widzi swojej awizacji | Awizacja ma innego kontrahenta albo pojazd jest już na terenie. | Sprawdź kontrahenta w zestawieniu awizacji. Po przybyciu na bramę awizacja znika z listy Awizacje i wraca do Historii po zamknięciu. |
| Spedytor nie widzi awizacji | Dostawca zaznaczył Transport dostawcy albo nie wskazał przewoźnika. | Popraw przewoźnika w awizacji. |
| Nie da się dopisać konta agencji celnej | Formularz nie oferuje tej roli. | Zgłoś potrzebę administratorowi wdrożenia. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: sprawdź, jaki zakres awizacji widzi konto dostawcy i od czego to zależy
Uczeń porównuje widok portalu dostawcy z widokiem kierownika logistyki i ustala, kto ma prawo do których dokumentów awizacyjnych. Role w demo: Dostawcy i odbiorcy oraz Kierownik logistyki, w dwóch kartach przeglądarki. Czas: około 15 minut. Ćwiczenie niczego nie zapisuje.
- W pierwszej karcie otwórz bezpłatne demo Studio VSS.net, wybierz rolę Dostawcy i odbiorcy i przejdź do menu Awizacje. Wybierz trzy awizacje z dzisiejszym lub wczorajszym dniem i zapisz ich Nr referencyjny.
- W drugiej karcie wybierz rolę Kierownik logistyki, przejdź do Informacje, Zestawienia, Awizacje ogółem i odszukaj te awizacje filtrem w kolumnie Nr referencyjny. Jeśli ich nie widać, rozszerz filtr w kolumnie Dzień. Odczytaj kontrahenta każdej z nich.
- Ustal, że wszystkie trzy awizacje mają tego samego kontrahenta.
- W drugiej karcie wskaż awizację innego kontrahenta i sprawdź w pierwszej karcie po odświeżeniu listy, że jej tam nie ma.
- Wyjaśnij na piśmie, skąd system wie, którą firmę reprezentuje konto dostawcy, i w którym formularzu ustawia się to powiązanie.
Pytanie kontrolne. Co zobaczy spedytor, jeśli dostawca zaznaczy w awizacji Transport dostawcy i nie wskaże przewoźnika, oraz dlaczego?
Podstawa programowa. Ćwiczenie odnosi się do efektu "przestrzega zasad obiegu dokumentów transportowych w procesie transportowym" z kwalifikacji SPL.04 Organizacja transportu (jednostka SPL.04.5) w zawodzie technik logistyk: pokazuje, która strona procesu, kontrahent czy przewoźnik, widzi dokument awizacji (podstawa programowa zawodu technik logistyk). Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo VSS.net na zajęciach z logistyki, a pełny opis systemu - na stronie Studio VSS.net - system awizacji i YMS.
Najczęstsze pytania
Czy użytkownik zewnętrzny loguje się adresem e-mail?
Nie. Loguje się polem Login, a hasło ustawia operator przyciskiem Hasło w formularzu konta. Adres e-mail służy do wiadomości wysyłanych z listy kont.
Jak zablokować konto pracownika kontrahenta?
Otwórz konto przyciskiem Edycja i odznacz pole Aktywne. Konto i jego awizacje pozostają w systemie.
Czy konto można ograniczyć do jednego magazynu lub obiektu?
Nie. Formularz nie ma pól ograniczających konto do lokalizacji. Zakres awizacji wynika z firmy przypisanej do konta i z roli.
Czy kilka osób z jednej firmy może mieć osobne konta?
Tak. Każde konto ma własny login, a wszystkie konta jednej firmy widzą te same awizacje. Kolumna Zapisał pokazuje, kto założył konkretną awizację.
Czy dostawca może sam anulować awizację?
Nie. Portal dostawcy nie ma akcji anulowania. Awizację anuluje obsługa w dziale logistyki, która może podać przyczynę anulowania.
Czy kontrahent może sam założyć konto w portalu?
Nie. Samodzielnej rejestracji nie ma. Konto zakłada operator w pozycji Zarządzanie kontami kontrahentów.
Słownik pojęć
- Konto zewnętrzne
- Konto pracownika dostawcy albo spedytora, który loguje się do portalu Studio VSS.net; zakłada je operator w pozycji Zarządzanie kontami kontrahentów.
- Firma konta
- Kontrahent albo przewoźnik z kartoteki przypisany do konta; wyznacza zakres awizacji widocznych po zalogowaniu.
- Rola konta
- Wybór między VSS dostawca a VSS spedytor / przewoźnik; decyduje o menu portalu i o możliwości zakładania awizacji.
- Aktywne
- Pole wyboru w formularzu konta; odznaczenie blokuje konto i nie usuwa danych.
- Transport dostawcy
- Znacznik w awizacji oznaczający, że przewoźnika zapewnia dostawca; awizacja bez przewoźnika nie jest widoczna w portalu spedycji.