Wejście na teren zakładu - rejestracja gościa i przepustka jednorazowa
Formularz Wejście na teren zakładu rejestruje osobę, która wchodzi pieszo, na przykład serwisanta albo audytora. Wypełnia go operator bramy. Zapis tworzy wpis w księdze gości i otwiera przepustkę jednorazową do wydruku. Formularz nie pyta o ładunek ani o pojazd, bo dla osoby pieszej nie ma rampy, okna czasowego ani awizacji.
Siedem pól formularza tworzy jedną kolumnę. Na zrzucie pogrubiona etykieta oznacza pole wymagane, tu jest nim Rodzaj zdarzenia. Pod polami leży przycisk wystawiający przepustkę - w wersji 2026.7 nazywa się Wystaw przepustkę, a w starszym interfejsie widocznym na zrzucie ma napis PRZEPUSTKA. Po lewej stronie widać menu roli Brama i ochrona z pozycjami Wjazd nieawizowany, Wejście, Księga gości i Transport nieawizowany.
Na tej stronie
Kiedy użyć formularza wejścia
Dobór formularza zależy od tego, co przechodzi przez bramę. Osoba pieszo, pojazd bez rezerwacji i pojazd z awizacją mają osobne ścieżki i osobne rejestry.
| Sytuacja | Właściwy ekran | Gdzie zostaje wpis |
|---|---|---|
| Serwisant albo audytor wchodzi pieszo. | Formularz Wejście (ta strona). | Księga gości. |
| Kierowca przyjechał bez rezerwacji okna. | Formularz Wjazd bez awizacji. | Rejestr Transport nieawizowany. |
| Kierowca ma awizację. | Potwierdzenie transportu w Zestawieniu albo w ekranie Skanowanie. | Lista Oczekujące na wjazd. |
Wejście jest tym samym formularzem, co Wjazd bez awizacji, tylko w trybie uproszczonym - bez sekcji ładunku i bez danych pojazdu. Dlatego pola wspólne mają te same nazwy i te same reguły.
Pola formularza
Jedynym polem wymaganym w każdym przypadku jest Rodzaj zdarzenia. Firmę opisują dwa pola: Kontrahent oraz Nazwa firmy, które podlegają wspólnej regule długości.
| Pole | Wymagane | Opis i walidacja |
|---|---|---|
| Rodzaj zdarzenia | Tak | Lista ze słownika rodzajów awizacji, który konfiguruje administrator. W bazie demonstracyjnej ma 9 pozycji, wśród nich Goście/kontrahenci i Służby techniczne. |
| Kontrahent | Razem z polem Nazwa firmy | Wyszukiwarka z podpowiedziami od 2 wpisanych znaków, oparta na kartotece kontrahentów. |
| Nazwa firmy | Razem z polem Kontrahent | Tekst do 50 znaków. Wpisz go, gdy firmy nie ma w kartotece. Kontrahent i Nazwa firmy muszą mieć razem co najmniej 5 znaków. |
| Imię i nazwisko | Nie | Osoba, która wchodzi. Trafia do kolumny Nazwisko i imię w księdze gości i na przepustkę. |
| Telefon | Nie | Numer kontaktowy osoby. Drukuje się na przepustce, a księga go nie wyświetla. |
| Dokument tożsamości | Nie | Numer dokumentu osoby. Drukuje się na przepustce w polu Dokument Id., a księga go nie pokazuje. |
| Do kogo i w jakiej sprawie | Nie | Pole tekstowe na opis celu wizyty. Nie drukuje się na przepustce. |
Program nie wymusza wypełnienia pól dotyczących osoby. Kompletność danych zapewnia procedura bramy Twojej firmy, a nie walidacja formularza.
Procedura rejestracji wejścia
- Wybierz w menu bramy pozycję Wejście. Miejsce obsługi program bierze z konta operatora, a czas wejścia z chwili zapisu - nie wybierasz ich w formularzu.
- Wskaż Rodzaj zdarzenia na liście.
- Wpisz co najmniej 2 znaki w polu Kontrahent i wybierz firmę z podpowiedzi. Jeśli firmy nie ma w kartotece, wpisz jej nazwę w polu Nazwa firmy.
- Uzupełnij imię i nazwisko oraz telefon osoby. Numer dokumentu wpisz wtedy, gdy wymaga tego procedura Twojej firmy.
- Opisz cel wizyty w polu Do kogo i w jakiej sprawie.
- Wybierz przycisk Wystaw przepustkę. Po zapisie otwiera się plik PDF przepustki jednorazowej - wydrukuj go i wydaj gościowi.
Zapis i skutek
Reguła zapisu wejścia. Zapis tworzy wpis w rejestrze wejść, ustawia czas wejścia na chwilę zapisu i nadaje numer przepustki z licznika. Wpis widać w księdze gości. Nie trafia on do Zestawienia ani do Oczekujących, bo te listy pokazują wyłącznie awizacje.
Numer przepustki pochodzi z licznika numeracji, który ustawia administrator - opisuje go strona numeracja dokumentów. Wpis w księdze pozostaje na liście, dopóki operator nie zapisze wyjścia, przez najwyżej siedem dni. Jeśli okno formularza otwarto jako okno modalne, po zapisie okno tylko się zamyka i przepustkę trzeba otworzyć z księgi przyciskiem Przepustka.
Przepustka jednorazowa
Przepustka gościa ma ten sam układ pól co przepustka pojazdu. Poniższy zrzut pokazuje przepustkę awizowanego transportu; dla wejścia zmienia się treść pól, nie ich układ.
U góry przepustki widać dane właściciela licencji i kod QR z numerem referencyjnym. Pod tytułem leży tabela dziewięciu pól, a na dole - miejsca na podpisy. W bazie demonstracyjnej dane osób i firm są przykładowe.
| Pole przepustki | Zawartość przy wejściu pieszym |
|---|---|
| Ważna od | Data i godzina początku ważności przepustki. |
| Numer auta | Pole stałe w układzie. Formularz wejścia nie zbiera numeru pojazdu. |
| Dokument Id. | Numer dokumentu tożsamości z formularza. |
| Nazwisko i imię | Osoba wpisana w formularzu. |
| Telefon | Telefon wpisany w formularzu. |
| Firma | Kontrahent wskazany w formularzu. |
| Numer | Numer przepustki z licznika. |
| Login / Kiedy | Login operatora i czas zapisu wpisu; nie jest to czas wydruku. |
| Cel | Tekst z pola Nazwa firmy. Pole Do kogo i w jakiej sprawie nie drukuje się. |
- Format i tytuł - układ pionowy 100 x 150 mm z tytułem PRZEPUSTKA JEDNORAZOWA.
- Nagłówek - nazwa, adres i NIP właściciela licencji, pobierane z parametrów globalnych.
- Kod QR - obraz z numerem referencyjnym wpisu, tworzony przy pierwszym wydruku lub podglądzie i zapisywany.
- Podpisy - na dole leżą miejsca na podpis pracownika ochrony i potwierdzenie załatwiającego; nie ma pola na podpis gościa.
Kod QR na przepustce gościa. Kod zawiera numer referencyjny wpisu. Ekran Skanowanie wyszukuje awizacje transportów, więc nie służy do odczytu przepustek gości. Kontrolę wejścia prowadzi ochrona według swojej procedury.
Dane osobowe gościa
Formularz zbiera imię i nazwisko osoby, jej telefon oraz numer dokumentu tożsamości. Program nie ma ustawienia, które uczyniłoby którekolwiek z tych pól obowiązkowym, dlatego zakres zbieranych danych ustala procedura bramy. Zasada minimalizacji danych, którą formułuje rozporządzenie RODO w EUR-Lex, przemawia za zbieraniem tylko tych informacji, które ochrona rzeczywiście wykorzystuje.
Dostęp do danych zależy od uprawnień. Kto widzi księgę gości i przepustki, wynika z uprawnień do pozycji menu nadawanych kontu w kartotece użytkowników. Program nie usuwa wpisów gości samoczynnie, więc okres przechowywania trzeba uregulować w polityce firmy.
Komunikaty i typowe sytuacje
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Formularz nie przyjmuje zapisu | Nie wybrano Rodzaju zdarzenia albo pola Kontrahent i Nazwa firmy mają razem mniej niż 5 znaków. | Wskaż rodzaj zdarzenia i wpisz pełną nazwę firmy. |
| Pole Kontrahent nie podpowiada firmy | Podpowiedzi zaczynają się od 2 znaków albo firmy nie ma w kartotece. | Wpisz kolejne litery nazwy. Gdy firmy nadal nie widać, wpisz ją w polu Nazwa firmy. |
| Pole Cel na przepustce pokazuje nazwę firmy | Przepustka drukuje w tym polu tekst z pola Nazwa firmy. | Cel wizyty zapisz w polu Do kogo i w jakiej sprawie. Na wydruku się nie pojawi, ale zostaje w rekordzie. |
| Po zapisie nie otworzyła się przepustka | Formularz działał w oknie modalnym, które po zapisie tylko się zamyka. | Otwórz wpis w księdze gości i wybierz przycisk Przepustka. |
| Zapisany wpis nie pojawia się w księdze | Konto operatora nie ma pełnego przypisania do lokalizacji (magazyn, obiekt, brama). | Poproś administratora o uzupełnienie konta. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: dobierz formularz do sytuacji przy bramie i wskaż dane, których księga nie pokazuje
Uczeń porównuje trzy ekrany bramy tak, jak robi to operator, który musi wybrać właściwą ścieżkę rejestracji. Rola w demo: Brama i ochrona. Czas: około 15 minut.
- Uruchom bezpłatne demo Studio VSS.net, wybierz rolę Brama i ochrona i otwórz w menu Awizacja pozycję Wejście. Niczego nie zapisuj, bo konto demo jest wspólne dla wszystkich.
- Wypisz pola formularza i zaznacz to, które ma pogrubioną etykietę.
- Przejdź do pozycji Wjazd nieawizowany i wypisz pola, których nie ma w formularzu wejścia.
- Otwórz Księgę gości i wskaż, które pola formularza wejścia są w niej kolumnami, a które zostają tylko w rekordzie.
- Dobierz formularz do dwóch sytuacji: serwisant przyszedł pieszo do biura oraz kurier przyjechał busem bez rezerwacji. Uzasadnij wybór jednym zdaniem.
Pytanie kontrolne. Dlaczego program nie wymusza numeru dokumentu tożsamości i kto w firmie powinien zdecydować, czy brama ma go zbierać?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "przestrzega zasad obiegu dokumentów transportowych w procesie transportowym" z kwalifikacji SPL.04 Organizacja transportu (jednostka SPL.04.5) w zawodzie technik logistyk: uczeń odróżnia dokument wejścia osoby od dokumentów obsługujących transport i wskazuje rejestr, w którym każdy z nich zostaje. Wymagania kwalifikacji opisuje podstawa programowa zawodu technik logistyk. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo VSS.net na zajęciach z logistyki, a pełny opis systemu - na stronie Studio VSS.net - system awizacji i YMS.
Najczęstsze pytania
Czy muszę wpisać numer dokumentu tożsamości przy każdym wejściu?
Nie. Pole nie jest wymagane i program nie ma ustawienia, które by to wymuszało. Obowiązek zbierania numeru wynika wyłącznie z procedury Twojej firmy.
Czy gość podpisuje przepustkę w programie?
Nie. Formularz nie zbiera podpisu gościa. Przepustka ma miejsca na podpis pracownika ochrony i potwierdzenie załatwiającego, bez osobnego pola dla gościa.
Jakie pole terminu ma przepustka gościa?
Na wydruku jest pole Ważna od z datą i godziną początku. Kod QR na przepustce zawiera numer referencyjny wpisu.
Czy wpis z formularza wejścia trafia do Zestawienia albo do Oczekujących?
Nie. Obie listy pokazują tylko awizacje. Wpis wejścia zostaje w księdze gości, dopóki operator nie zapisze wyjścia.
Skąd program bierze tekst w polu Cel na przepustce?
Z pola Nazwa firmy. Tekst z pola Do kogo i w jakiej sprawie nie drukuje się, więc cel wizyty pozostaje tylko we wpisie.
Słownik pojęć
- Wejście na teren zakładu
- Formularz bramy dla osoby pieszej; tworzy wpis w księdze gości i przepustkę jednorazową.
- Rodzaj zdarzenia
- Pozycja słownika klasyfikująca wizytę; jedyne pole wymagane bezwarunkowo w formularzu.
- Przepustka jednorazowa
- Wydruk w pionowym formacie 100 x 150 mm z kodem QR, danymi osoby i miejscami na podpis pracownika ochrony.
- Numer przepustki
- Numer nadawany z licznika przy zapisie wpisu, drukowany w polu Numer.
- Kontrahent
- Firma wybrana z kartoteki kontrahentów; alternatywą jest wpisanie nazwy w polu Nazwa firmy.
- Kod QR na przepustce
- Obraz z numerem referencyjnym wpisu, tworzony przy pierwszym wydruku lub podglądzie przepustki.