Załączniki do awizacji - dokumenty transportowe przy rekordzie
Do awizacji dołącza się pliki, które opisują dostawę: skan listu przewozowego albo dokument celny. Plik zostaje na serwerze aplikacji przy rekordzie, więc dyspozytor i pracownicy bramy mogą otworzyć ten sam komplet bez wymiany wiadomości. Strona pokazuje, gdzie w Studio VSS.net dodaje się załączniki, jak czytać kolumnę Załącznik i znacznik Komplet załączników oraz czego program nie sprawdza.
Pasek narzędzi ma przyciski Dopisz, Edycja, Podgląd, Anuluj, Status, Szczegóły, Wyślij e-mail i Wydruk. Załączniki dodaje się z okna Szczegóły, a nie z osobnego przycisku na pasku. Po prawej stronie tabeli stoją dwie kolumny o podobnych nazwach. W bazie demonstracyjnej wiersze widoczne na zrzucie mają w kolumnie Załącznik wartość 1, a filtr pod nagłówkiem Komplet załączników pozwala zawęzić listę do awizacji z zaznaczonym kompletem albo bez niego.
Na tej stronie
- Gdzie w Studio VSS.net działają załączniki
- Jak dodać załącznik do istniejącej awizacji
- Liczba plików a kompletność dokumentów
- Przykłady zastosowań w procesie awizacji
- Trzy pozycje menu tabeli związane z plikami
- Ćwiczenie: sprawdź, czy liczba załączników wystarcza do oceny kompletności dokumentów
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Gdzie w Studio VSS.net działają załączniki
Załączniki obsługuje kilka ekranów, a ich zestaw zależy od roli i od konfiguracji menu. Tabela opisuje konfigurację standardową i bazę demonstracyjną.
| Ekran | Co można zrobić z załącznikami | Uwagi |
|---|---|---|
| Nowa awizacja w dziale logistyki i w portalu dostawcy | Dodać pliki kafelkiem Załączniki w sekcji Podsumowanie awizacji (dział logistyki) albo przyciskiem Dodaj załączniki na karcie Uwagi i załączniki (portal dostawcy). | Pliki zapisują się od razu, także przed zapisem samej awizacji. |
| Rejestr Awizacje | Wybrać Szczegóły, a potem przycisk Załączniki nad zakładkami. | Kolumna Załącznik pokazuje liczbę plików rekordu. |
| Okno Szczegóły, zakładka Dokumenty | Ustawić znacznik Komplet załączników. Zakładka ma też pole Uwagi, listę opiekuna i adres e-mail. | Znacznik nie zmienia się sam po dodaniu pliku. |
| Podgląd awizacji | Odczytać liczbę plików na kaflu Załączniki i listę w zakładce Załączniki i zdjęcia. | Podgląd służy tylko do odczytu. |
| Portale dostawcy i spedycji, rejestry Awizacje i Historia | Otworzyć załączniki z menu tabeli, czyli z ikony trzech kresek nad tabelą. | Portal dostawcy ma kolumny Załączniki i Komplet załączników, portal spedycji ich nie ma. |
| Agencja celna, Bieżące transporty, formularz Zgoda na rozładunek | Dodać dokumenty odprawy przyciskiem Załączniki. | Zapis formularza rejestruje czas zakończenia obsługi celnej i uwagi, a status transportu zostaje bez zmian. |
| Kartoteki Kontrahenci, Przewoźnicy i Asortyment | Otworzyć pozycję Załączniki w menu tabeli. | Plik dotyczy kartoteki, a nie pojedynczej dostawy. |
| Kalendarze awizacji, Transport nieawizowany, Księga gości | Użyć menu podręcznego kafelka albo menu funkcji rejestru. | Zestaw pozycji zależy od konfiguracji kalendarza lub rejestru. |
Menu tabeli otwiera ikona trzech kresek nad tabelą albo prawy przycisk myszy i podmenu Więcej. Tabela nie odświeża się sama, więc po dodaniu pliku trzeba wybrać Odśwież, żeby kolumna Załącznik pokazała nową liczbę. Filtry kolumn działają tak, jak opisuje strona o filtrowaniu i sortowaniu danych w tabeli.
Jak dodać załącznik do istniejącej awizacji
Okno Szczegóły ma cztery zakładki. Zakładka Dane ewidencyjne zawiera numer Load Plan, dane pojazdu i kierowcy oraz znacznik Agencja celna, który w formularzu nowej awizacji ma podpowiedź "wymaga dokumentów SAD / T1". Przycisk Załączniki nie należy do żadnej zakładki i otwiera osobne okno z polem do przeciągania plików.
- W roli Kierownik logistyki otwórz menu AWIZACJE, pozycję Awizacje, i zaznacz wiersz awizacji.
- Wybierz przycisk Szczegóły. Okno pokaże zakładki Dane ewidencyjne, Dokumenty, Magazyn i Realizacja.
- Kliknij Załączniki nad zakładkami. Otworzy się okno z polem do przeciągania plików.
- Przeciągnij plik na pole i poczekaj, aż pojawi się na liście. Plik o nazwie, która już istnieje, nie nadpisuje poprzedniego, tylko dostaje przyrostek.
- Zamknij okno załączników i odśwież tabelę poleceniem Odśwież z menu tabeli. Kolumna Załącznik pokaże nową liczbę plików.
- Gdy komplet dokumentów jest na miejscu, wróć do Szczegółów, otwórz zakładkę Dokumenty, zaznacz Komplet załączników i zapisz zmiany.
Liczba plików a kompletność dokumentów
Program pokazuje dwie różne informacje o dokumentach i żadna z nich nie wynika z drugiej. Trzecia, czyli zestawienie braków, opiera się tylko na jednej z nich.
| Element | Co pokazuje | Skąd pochodzi wartość |
|---|---|---|
| Kolumna Załącznik | Liczbę plików dodanych do awizacji. | Liczy pliki, ale nie rozróżnia rodzaju dokumentu. |
| Znacznik Komplet załączników | Ocenę pracownika, że dokumenty są kompletne. | Zaznacza się ręcznie w oknie Szczegóły, zakładka Dokumenty. |
| Zestawienie Awizacje bez załączników - brak dokumentów | Awizacje wstępne i oczekujące, które nie zgłosiły jeszcze przybycia, z terminem od wczoraj. | Na liście są awizacje bez zaznaczonego znacznika kompletu. Decyduje znacznik, nie liczba plików. |
W bazie demonstracyjnej widoczne awizacje mają w kolumnie Załącznik wartość 1, a znacznik Komplet załączników jest pusty. Na liście znajdują się właśnie dlatego, że znacznika nie zaznaczono. Zestawienie otwiera się z menu INFORMACJE, pozycja Zestawienia, a opisuje je strona o zestawieniach w sekcji Informacje.
Reguła kompletności. Studio VSS.net nie porównuje liczby plików z wymaganym zestawem dokumentów. O kompletności decyduje pracownik, który po sprawdzeniu zawartości plików zaznacza znacznik. Ekran zmiany statusu też jej nie kontroluje: przy potwierdzeniu przybycia wymaga danych kierowcy i numeru auta, a przy zezwoleniu na wjazd wyboru rampy albo parkingu.
Przykłady zastosowań w procesie awizacji
W praktyce logistycznej dokumenty przewozowe powinny być dostępne, zanim pojazd stanie przy bramie. Załączniki przesuwają sprawdzenie dokumentów z chwili przyjazdu na etap awizacji.
| Sytuacja | Co trafia do załączników | Skutek dla obsługi |
|---|---|---|
| Dostawa krajowa | Skan listu przewozowego albo specyfikacji dostawy. | Dyspozytor widzi w kolumnie Załącznik, że plik już jest, i może zaznaczyć komplet. |
| Dostawa z odprawą celną | Dokumenty odprawy, o które prosi znacznik Agencja celna (SAD / T1). Procedury odprawy opisuje Unijny Kodeks Celny. | Agencja celna widzi awizacje z zaznaczoną odprawą i ma własny przycisk Załączniki w formularzu Zgoda na rozładunek. |
| Braki wykryte przed przyjazdem | Dokument, który kontrahent dosyła po prośbie dyspozytora. | Dyspozytor wysyła e-mail z szablonem prośby, a kontrahent dodaje plik w portalu. |
| Dokumenty stałe współpracy | Pliki przy kartotece kontrahenta. | Dotyczą całej współpracy, więc nie liczą się do kolumny Załącznik żadnej awizacji. |
Okno wysyłki otwiera się przyciskiem Wyślij e-mail na pasku rejestru Awizacje. Górna część ma pola Od, Adresat, DW i Temat, a poniżej leży edytor treści z gotowym szablonem prośby o uzupełnienie danych transportowych. Do wiadomości można dołączyć pliki o łącznym rozmiarze do 25 MB. Wiadomość trafia do kolejki i wychodzi zadaniem w tle, a nie w chwili kliknięcia. Kontrahent może też dodać brakujący plik sam, w rejestrze Awizacje w portalu dostawcy.
Trzy pozycje menu tabeli związane z plikami
Nazwy pozycji podaje pierwsza kolumna tabeli. Każda działa inaczej, więc wybór nie jest obojętny.
| Pozycja | Do czego służy | Zasady zapisu |
|---|---|---|
| Załączniki | Dokumenty przypisane do dokumentu, w polach do przeciągania skonfigurowanych dla typu dokumentu. | Dozwolone rozszerzenia ustawia administrator, a plik o tej samej nazwie nie nadpisuje poprzedniego. |
| Pliki | Menedżer plików z drzewem folderów przypisanym do rekordu, z trybami od samego przeglądania po pełne zarządzanie. | Program blokuje pliki wykonywalne i serwerowe, a powtórzona nazwa dostaje numer w nawiasie. |
| Zdjęcia | Galeria fotografii rekordu z opisem, opisana na stronie o zdjęciach przy awizacji. | Domyślnie pliki jpg, jpeg, png i gif. |
Gdzie leży plik. Plik trafia do katalogu dokumentu na serwerze aplikacji, a nie na dysk komputera użytkownika. Usunięcie załącznika kasuje plik i zostawia ślad w historii dokumentu: kto i kiedy to zrobił, jak opisuje strona o historii w Studio VSS.net. Podpowiedź "PDF, JPG, XLSX" przy formularzu nowej awizacji nie jest listą dozwolonych formatów. Program nie analizuje treści plików ani nie blokuje rampy do czasu odprawy celnej, a dokument celny jest zwykłym załącznikiem.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: sprawdź, czy liczba załączników wystarcza do oceny kompletności dokumentów
Uczeń bada, jak program odróżnia obecność plików od kompletności dokumentacji transportowej. Rola w demo: Kierownik logistyki. Czas: około 15 minut. Konto demo jest wspólne, więc nie dodawaj ani nie usuwaj plików i nie zmieniaj znacznika kompletu.
- Uruchom bezpłatne demo Studio VSS.net, wybierz rolę Kierownik logistyki i przejdź do AWIZACJE, Awizacje. Znajdź kolumny Załącznik i Komplet załączników.
- Ustaw filtr pod nagłówkiem Komplet załączników na awizacje bez kompletu i zapisz liczbę rekordów podaną w stopce tabeli.
- Wybierz jedną awizację, otwórz Szczegóły i zakładkę Dokumenty, sprawdź stan znacznika i zamknij okno przyciskiem Anuluj.
- Otwórz Podgląd tej samej awizacji i porównaj kafel Załączniki z wartością z kolumny Załącznik.
- Przejdź do INFORMACJE, Zestawienia, Awizacje bez załączników - brak dokumentów. Zapisz, czy wybrana awizacja jest na liście, i wskaż warunek, który o tym decyduje.
- Sformułuj regułę dla firmy: kto zaznacza Komplet załączników, na podstawie jakiej listy dokumentów i na którym etapie procesu.
Pytanie kontrolne. Od czego zależy, czy awizacja trafia na listę braków dokumentów: od liczby plików czy od znacznika Komplet załączników, i jakie dokumenty powinny znaleźć się w załącznikach dostawy z odprawą celną, a jakie w załącznikach dostawy krajowej?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "stosuje przepisy prawa dotyczące dokumentacji transportowej" z kwalifikacji SPL.04 Organizacja transportu (jednostka SPL.04.5) w zawodzie technik logistyk, w tym kryterium "wyjaśnia konsekwencje nieprawidłowego lub niekompletnego przygotowania dokumentacji", zapisane w podstawie programowej zawodu technik logistyk. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo VSS.net na zajęciach z logistyki, a pełny opis systemu - na stronie Studio VSS.net - system awizacji dostaw i YMS.
Najczęstsze pytania
Czy kolumna Załącznik pokazuje, że dokumenty są kompletne?
Nie. Kolumna liczy pliki dodane do awizacji. Kompletność oznacza osobny znacznik Komplet załączników, który zaznacza pracownik po sprawdzeniu plików.
Czy zmiana statusu awizacji wymaga kompletu załączników?
Nie. Przy potwierdzeniu przybycia ekran wymaga imienia i nazwiska kierowcy oraz numeru auta, a przy zezwoleniu na wjazd wyboru rampy albo miejsca parkingowego. Załączniki nie należą do tych warunków.
Czy można dołączyć plik do awizacji, która nie została jeszcze zapisana?
Tak. W formularzu nowej awizacji pliki zapisują się od razu po dodaniu, także przed zapisem samej awizacji.
Co się dzieje z plikiem o nazwie, która już istnieje?
Nowy plik nie nadpisuje poprzedniego. W polu załączników dostaje przyrostek, a w menedżerze plików numer w nawiasie.
Czy po usunięciu załącznika zostaje ślad?
Tak. Usunięcie kasuje plik na serwerze i zostawia w historii dokumentu zapis o tym, kto i kiedy to zrobił.
Kto ustala, jakie formaty plików można dodać?
Administrator systemu. Lista dozwolonych rozszerzeń jest ustawieniem, a podpowiedź o formatach PDF, JPG i XLSX w formularzu nowej awizacji nie jest jej odpowiednikiem.
Słownik pojęć
- Załącznik
- Plik przypisany do rekordu awizacji lub kartoteki, przechowywany na serwerze aplikacji.
- Komplet załączników
- Znacznik ustawiany ręcznie w oknie Szczegóły, który oznacza, że dokumenty awizacji są kompletne. Zestawienie braków dokumentów opiera się na nim.
- Lista braków dokumentów
- Zestawienie awizacji wstępnych i oczekujących, które nie mają zaznaczonego kompletu załączników.
- SAD i T1
- Dokumenty celne, o których przypomina znacznik Agencja celna w formularzu awizacji.
- Menedżer plików
- Funkcja Pliki: drzewo folderów przypisane do rekordu, w którym pliki można przeglądać i porządkować.
- Obieg dokumentów transportowych
- Droga dokumentów przewozowych od nadawcy przez przewoźnika do odbiorcy; w Studio VSS.net jej część jest widoczna przy rekordzie awizacji.