Przewoźnicy - kartoteka firm transportowych w awizacji
Kartoteka Przewoźnicy zawiera firmy, które wykonują przewóz zapowiedziany w awizacji. Jej rekordy trafiają do pola Przewoźnik w formularzu awizacji i wyznaczają, które awizacje widzi konto spedycji. Formularz jest krótszy niż u kontrahenta, bo przewoźnik nie ma limitów, pola Auto SMS ani zakładki parkingowej.
Pasek narzędzi ma te same przyciski co u kontrahentów: Dopisz, Edycja, Awizacje, Wyślij mail i Historia. Pod nagłówkami kolumn działa wiersz filtrów, a dwuklik na wierszu otwiera edycję. W bazie demonstracyjnej rejestr liczy 28 przewoźników. Kartoteka nie ma przycisku Usuń: przewoźnika wycofuje się odznaczeniem pola Aktywne.
Na tej stronie
- Przewoźnik i kontrahent w jednej awizacji
- Rejestr przewoźników i okna z awizacjami
- Formularz przewoźnika - trzy zakładki
- Dopisanie przewoźnika
- Konto spedycji i zakres danych
- Wiadomości do przewoźnika
- Import z pliku Excel i API
- Typowe sytuacje w kartotece przewoźników
- Ćwiczenie: prześledź awizacje jednego przewoźnika i wskaż różnicę między kartoteką a rejestrem
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Przewoźnik i kontrahent w jednej awizacji
W praktyce logistycznej nadawca i odbiorca są stronami dostawy, a przewoźnik wykonuje ją na podstawie umowy przewozu. Studio VSS.net odwzorowuje to dwiema kartotekami i dwoma polami formularza nowej awizacji.
| Cecha | Kontrahent | Przewoźnik |
|---|---|---|
| Rola w awizacji | Zamawia dostawę albo odbiera towar; pole Kontrahent. | Wykonuje przewóz; pole Przewoźnik. |
| Zakładki formularza | Pięć. | Trzy: Przewoźnik, Kontakt, Dane uzupełniające. |
| Dane do powiadomień | Auto e-mail i Auto SMS. | Auto e-mail, bez Auto SMS. |
| Wpływ na czas obsługi | Pole Czas /min/. | Brak. |
| Limity awizacji i pola parkingowe | Są w zakładkach 4 i 5. | Brak. |
| Konto zewnętrzne | Rola dostawcy; widzi awizacje swojej firmy jako kontrahenta. | Rola spedycji; widzi awizacje, w których jej firma jest przewoźnikiem. |
| Pole w formularzu awizacji | Zawsze wymagane. | Wymagane, chyba że zaznaczono Transport po stronie dostawcy. |
Pełny opis drugiej kartoteki znajdziesz na stronie o kontrahentach. Nazwa skrócona jest unikalna tylko w obrębie kartoteki, więc ta sama firma może być zapisana zarówno jako kontrahent, jak i jako przewoźnik.
Reguła wyboru przewoźnika. Pole Przewoźnik w formularzu awizacji wyszukuje od 2 znaków, po skrócie, nazwie, miejscowości albo NIP, i oferuje wszystkich aktywnych przewoźników. Wybrany kontrahent nie zawęża tej listy, bo kartoteka nie przechowuje powiązań przewoźnik-kontrahent. Nowego przewoźnika nie dopiszesz z formularza awizacji.
Rejestr przewoźników i okna z awizacjami
Domyślny układ ma trzynaście kolumn. Kolejność i widoczność zmienia okno Kolumny..., a filtr pod nagłówkiem działa jak „zawiera".
| Kolumna | Zawartość | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Aktywne | Znacznik z filtrem tak, nie albo wszystkie. | Filtr „nie" pokazuje przewoźników wycofanych z list wyboru. |
| Nazwa | Nazwa skrócona z kolorowym paskiem. | Ta nazwa pojawia się w rejestrach awizacji. |
| Nr SAP, NIP | Identyfikatory wpisane ręcznie. | Numer SAP jest kluczem przy imporcie i aktualizacji przez API. |
| Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica | Adres siedziby. | Odróżniają firmy o podobnych nazwach. |
| Telefon, e-mail, Język komunikacji | Dane kontaktowe z zakładki 2. Kontakt. | Sprawdzasz, czy firma ma adres, zanim wyślesz wiadomość. |
| Zapisał, Data zapisu, Nr referencyjny | Autor i data zapisu oraz identyfikator techniczny. | Nr referencyjny nie jest numerem Load Plan. |
| Przycisk | Działanie | Uwagi |
|---|---|---|
| Dopisz, Edycja | Otwierają formularz z trzema zakładkami. | Edycję otwiera też dwuklik na wierszu. |
| Awizacje | Okno z bieżącymi awizacjami zaznaczonego przewoźnika. | Awizacje niezakończone i nieanulowane. |
| Historia | Okno z awizacjami zrealizowanymi. | Nie pokazuje historii zmian pól kartoteki. |
| Wyślij mail | Okno wiadomości e-mail. | W konfiguracji standardowej szablon z informacją o zaplanowanej dostawie. Adresata sprawdź przed wysłaniem. |
W bazie demonstracyjnej kolumna Transport podaje rodzaj awizacji, na przykład Dostawa do magazynu. Kolumna Przewoźnik / Transport podaje nazwę przewoźnika, a w nawiasie dane pojazdu i kierowcy, jeśli zostały wpisane w awizacji.
| Okno | Zakres awizacji | Kolumny |
|---|---|---|
| Awizacje | Bieżące, od awizacji wstępnej do zwolnienia rampy. | Transport, Czas od, Czas do, Numer Load Plan, Nr zamówienia, Kontrahent, Przewoźnik / Transport, Asortyment, Zapisał, Data zapisu, Nr referencyjny. |
| Historia | Zrealizowane, ze statusem Wyjechał. | Czas od, Czas do, Kontrahent, Przewoźnik / Transport, Asortyment, Load Plan, Nr zamówienia, Zapisał, Data zapisu, Nr referencyjny. |
Terminy planowane, nie czasy bramowe. Czas od i Czas do w obu oknach pochodzą z rezerwacji okna. Godziny przyjazdu i wyjazdu zapisane przez bramę zobaczysz w rejestrze Oczekujące Brama i w kolejnych rejestrach obiegu awizacji, a nie w kartotece.
Formularz przewoźnika - trzy zakładki
Zakładki nazywają się 1. Przewoźnik, 2. Kontakt i 3. Dane uzupełniające. Przyciski Anuluj i Zapisz w górnej części dotyczą wszystkich zakładek, a pogrubiona etykieta oznacza pole wymagane.
| Zakładka | Pole | Wymagane | Opis i walidacja |
|---|---|---|---|
| 1. Przewoźnik | Numer SAP | tak | Tekst wpisywany ręcznie, bez kontroli unikalności. |
| 1. Przewoźnik | Nazwa skrócona | tak | Unikalna wśród przewoźników. Program nie przyjmuje duplikatu i po wyjściu z pola dopisuje do niego przyrostek. |
| 1. Przewoźnik | Nazwa pełna, NIP, Kraj, Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica | nie | Dane rejestrowe i adres siedziby. Miejscowość i NIP służą też do wyszukiwania w formularzu awizacji. |
| 1. Przewoźnik | Aktywne | nie | Domyślnie zaznaczone. Odznaczenie usuwa przewoźnika z list wyboru; rekord zostaje w kartotece. |
| 2. Kontakt | Telefon, Osoba kontaktowa | nie | Dane do rozmowy z dyspozytorem firmy. |
| 2. Kontakt | nie | W odróżnieniu od kontrahenta adres nie jest wymagany, więc przed wysłaniem wiadomości sprawdź, czy jest wpisany. | |
| 2. Kontakt | Auto e-mail | nie | Adres do automatycznych powiadomień. Powiadomienia z ekranu zmiany statusu trafiają jednak na adresy kontrahenta. |
| 2. Kontakt | Język komunikacji | nie | Podpowiedź formatu: PL, DE, UK, UR, RO. |
| 3. Dane uzupełniające | Nasz numer, Uwagi | nie | Numer własny i dowolna notatka. |
| 3. Dane uzupełniające | Kolor | nie | Wybór z palety, zapis jako kod #RRGGBB. Kolor barwi nazwę w rejestrze. |
Kartoteka nie zawiera listy pojazdów ani kierowców, numeru licencji transportowej, przypisania do kontrahentów ani limitów. Pojazd i kierowcę wpisujesz dopiero w awizacji, w sekcji Transport.
Dopisanie przewoźnika
- Otwórz w menu Kartoteki pozycję Przewoźnicy i sprawdź filtrem w kolumnach Nazwa oraz Nr SAP, czy firma nie jest już w rejestrze.
- Kliknij Dopisz. W zakładce 1. Przewoźnik wpisz Numer SAP i Nazwę skróconą, potem NIP i adres. Pole Aktywne zostaw zaznaczone.
- W zakładce 2. Kontakt wpisz telefon i adres e-mail dyspozytora, żeby wiadomości do firmy miały adres.
- W zakładce 3. Dane uzupełniające wybierz kolor i kliknij Zapisz.
- Otwórz formularz nowej awizacji od nowa i wpisz w polu Przewoźnik dwie pierwsze litery nazwy, żeby sprawdzić, czy firma jest oferowana.
Konto spedycji i zakres danych
Kartoteka nie zakłada konta logowania. Konto z rolą spedycji tworzy dział logistyki w pozycji zarządzanie kontami kontrahentów, wskazując rolę i firmę; lista firm zależy od wybranej roli. Ekrany tej roli opisuje sekcja o spedycji i przewoźnikach.
Zakres danych jednego przewoźnika. Konto spedycji jest związane z jedną firmą z kartoteki przewoźników i widzi awizacje, w których ta firma jest przewoźnikiem.
Wiadomości do przewoźnika
Przewoźnika informujesz przyciskiem Wyślij mail albo z menu kontekstowego kalendarza. Powiadomienie z ekranu zmiany statusu trafia na adresy kontrahenta, nie na adres przewoźnika ani kierowcy, a zapis nowej awizacji nie wysyła wiadomości. Dlatego dyspozytor, który chce przekazać przewoźnikowi zmianę terminu, robi to ręcznie.
Import z pliku Excel i API
Przewoźników wprowadzisz hurtowo w pozycji Informacje, Excel. Można ich też dopisywać i aktualizować przez API systemu; kluczem jest Numer SAP z rodzajem przewoźnik.
Typowe sytuacje w kartotece przewoźników
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Przewoźnika nie ma w polu Przewoźnik | Rekord jest nieaktywny, formularz otwarto przed zapisem kartoteki albo wpisano mniej niż 2 znaki. | Zaznacz Aktywne, zapisz kartotekę i otwórz formularz od nowa. |
| Okno Awizacje przewoźnika pokazuje więcej pozycji niż rejestr Awizacje | Okno kartoteki obejmuje awizacje bieżące na każdym etapie, a rejestr Awizacje tylko oczekujące, nie starsze niż doba. | Sprawdź pozostałe etapy w rejestrach bramy i magazynu. |
| Okno Wyślij mail nie podpowiada adresata | W kartotece nie wpisano adresu e-mail, a pole nie jest wymagane. | Uzupełnij e-mail w zakładce 2. Kontakt. |
| Konto spedycji nie widzi oczekiwanych awizacji | Konto jest związane z inną firmą albo awizacje wskazują innego przewoźnika. | Porównaj firmę konta z polem Przewoźnik w awizacji. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: prześledź awizacje jednego przewoźnika i wskaż różnicę między kartoteką a rejestrem
Uczeń rozróżnia strony przewozu w danych awizacji i sprawdza, skąd biorą się różnice między listami. Niczego nie zapisuje, bo konto demo jest wspólne dla wszystkich testujących. Rola w demo: Kierownik logistyki. Czas: około 15 minut.
- Uruchom bezpłatne demo Studio VSS.net w roli Kierownik logistyki i otwórz w menu Kartoteki pozycję Przewoźnicy. Zaznacz przewoźnika i kliknij Awizacje. Jeśli okno jest puste, wybierz innego przewoźnika.
- Zapisz z pierwszego wiersza rodzaj awizacji, termin, numer Load Plan i kontrahenta. Ustal, którą firmę uznasz za stronę zamawiającą dostawę, a którą za wykonawcę przewozu.
- Zamknij okno i kliknij Historia. Sprawdź, czy kolumny Czas od i Czas do pokazują godziny faktycznego przyjazdu, czy zarezerwowane terminy.
- Przejdź do menu Awizacje, pozycja Awizacje, i wpisz nazwę przewoźnika w filtrze pod kolumną Przewoźnik / Transport. Porównaj liczbę wierszy z oknem Awizacje z kartoteki.
- Otwórz Edycję tego przewoźnika, zamknij ją przyciskiem Anuluj i wypisz pola, których nie ma w kartotece kontrahenta.
Pytanie kontrolne. Dlaczego okno Awizacje z kartoteki przewoźnika może zawierać więcej pozycji niż rejestr Awizacje dla tej samej firmy i który status awizacji o tym decyduje?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "stosuje przepisy prawa dotyczące odpowiedzialności nadawcy, przewoźnika i odbiorcy" z kwalifikacji SPL.04 Organizacja transportu (jednostka SPL.04.5) w zawodzie technik logistyk, w zakresie rozróżniania stron przewozu w dokumentacji. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo VSS.net na zajęciach z logistyki.
Najczęstsze pytania
Czy można przypisać przewoźnika do kontrahentów, żeby zawęzić listę w awizacji?
Nie. Kartoteka nie przechowuje powiązań między przewoźnikami a kontrahentami. Pole Przewoźnik oferuje wszystkich aktywnych przewoźników, niezależnie od wybranego kontrahenta.
Czy kartoteka przechowuje dane pojazdów i kierowców?
Nie. Rekord zawiera dane firmy i kontakt, bez numeru licencji transportowej. Numer rejestracyjny oraz dane kierowcy wpisujesz w sekcji Transport awizacji, osobno dla każdego przewozu.
Czy przewoźnik dostaje powiadomienia o zmianie statusu awizacji?
Nie z ekranu zmiany statusu: e-mail i SMS trafiają na adresy kontrahenta. Przewoźnika informujesz ręcznie przyciskiem Wyślij mail, który podpowiada adres z kartoteki.
Czym różnią się okna Awizacje i Historia?
Awizacje pokazują pozycje bieżące zaznaczonego przewoźnika, a Historia pozycje zrealizowane. W obu oknach kolumny Czas od i Czas do są terminami z rezerwacji, nie czasami bramowymi.
Czy rodzaj przewoźnika jest polem kartoteki?
Nie. Skorowidz Rodzaje przewoźników jest osobnym słownikiem, który nie występuje w formularzu przewoźnika ani w formularzu awizacji. Skorowidze opisuje strona o skorowidzach w kartotekach.
Słownik pojęć
- Przewoźnik
- Firma wykonująca przewóz zapowiedziany w awizacji. Zapisana w kartotece Przewoźnicy i wybierana w polu Przewoźnik.
- Konto spedycji
- Konto zewnętrzne związane z jednym przewoźnikiem, które widzi awizacje tej firmy.
- Transport po stronie dostawcy
- Znacznik w formularzu awizacji, który oznacza, że przewoźnika wskazuje kontrahent. Pole Przewoźnik przestaje wtedy być wymagane.
- Przewoźnik / Transport
- Kolumna rejestrów awizacji z nazwą przewoźnika oraz, w nawiasie, danymi pojazdu i kierowcy.
- Nazwa skrócona
- Pole wymagane i unikalne wśród przewoźników, wyświetlane w rejestrach i wyszukiwane w formularzu awizacji.