Dyskusje - wątki i odpowiedzi przy awizacji

Funkcja Dyskusja prowadzi rozmowę przypiętą do jednego rekordu: awizacji, kontrahenta, przewoźnika albo asortymentu. Każda wypowiedź ma autora i datę, a odpowiedzi układają się pod wypowiedzią, której dotyczą. Wyjaśnienie opóźnienia lub braku dokumentów zostaje więc przy awizacji, a nie w skrzynkach pocztowych kilku osób.

Rejestr Oczekujące Brama pokazuje transporty, których przybycie potwierdziła brama. Pasek narzędzi ma przyciski Podgląd, Podpis, Przepustka i Zezwolenie na wjazd, a po lewej stronie paska leży przycisk z trzema kreskami, który otwiera menu funkcji uniwersalnych, jeśli rejestr je udostępnia. W praktyce logistycznej dyspozytor i ochrona potrafią rozminąć się na informacji: jedna strona wie o zmianie, a druga dowiaduje się o niej przy szlabanie.

Budowa dyskusji - wątki i odpowiedzi

Dyskusja jest mechanizmem niezależnym od notatek. Notatka przechowuje informację, a dyskusja zapisuje przebieg rozmowy: kto zadał pytanie i kto na nie odpowiedział. Odpowiedzi są zagnieżdżone, więc gdy przy jednej awizacji toczą się dwie sprawy naraz, każda odpowiedź zostaje przy wypowiedzi, której dotyczy.

Drzewo odpowiedzi ma znaczenie przy sprawach, które ciągną się kilka dni. Dyspozytor, który po weekendzie otwiera dyskusję przy awizacji, czyta wątek od góry i widzi, która odpowiedź zamknęła które pytanie. W skrzynce pocztowej ta sama rozmowa rozpada się na osobne wiadomości z różnymi tematami.

Dyskusja, notatka, uwagi statusu czy wiadomość

Cztery mechanizmy przenoszą informację o tej samej awizacji, ale do innych odbiorców i w innej formie. Wybór zależy od dwóch pytań: czy sprawa wymaga odpowiedzi i czy odbiorca pracuje w systemie.

Zasada praktyczna: jeśli po wpisie oczekujesz odpowiedzi, otwórz wątek w dyskusji. Jeśli zapisujesz fakt, który ma przeczytać następna zmiana, dopisz notatkę. Jeśli informacja wychodzi poza firmę, wyślij e-mail albo SMS do kierowcy.

Gdzie otworzyć dyskusję

W kalendarzu każdy blok to jedna awizacja z godzinami okna. Menu pod prawym przyciskiem myszy zawiera w konfiguracji domyślnej uwagi i notatki, dyskusję, załączniki, pliki, zdjęcia oraz polecenia wysyłki SMS i e-maila. Zestaw funkcji uniwersalnych można skonfigurować inaczej dla rejestru i roli, więc w pojedynczym widoku pozycji Dyskusja może brakować. Pracownik bramy, który jej nie ma, przeczyta wątek w Podglądzie awizacji na liście Oczekujące Brama.

Jak prowadzić dyskusję - procedura

1. W rejestrze kliknij wiersz awizacji i sprawdź w stopce numer po słowie Wskazany.
2. Otwórz Dyskusję z podmenu Więcej albo z grupy Funkcje uniwersalne pod przyciskiem z trzema kreskami.
3. Przeczytaj istniejące wątki. Jeśli sprawa ma już swój wątek, odpowiedz w nim zamiast zakładać nowy.
4. Dla nowej sprawy dodaj wypowiedź otwierającą wątek i w pierwszym zdaniu podaj fakty: numer Load Plan, zapowiedzianą godzinę i źródło informacji.
5. Odpowiadaj pod wypowiedzią, której dotyczy odpowiedź, żeby drzewo rozmowy pokazywało, co jest odpowiedzią na co.
6. Po wyjaśnieniu sprawy dopisz odpowiedź z rozstrzygnięciem i wskaż operację w systemie, która je wykonała.

Własną wypowiedź możesz poprawić albo usunąć. Cudzej nie zmienisz: jeśli się z nią nie zgadzasz, odpowiedz pod nią. Dzięki temu rozmowa pokazuje także pomyłki i ich sprostowania, a nie tylko wersję końcową.

Przykłady dyskusji w procesie awizacji

Dyskusja przydaje się tam, gdzie decyzja wymaga udziału kilku osób, a jej uzasadnienie ma zostać przy awizacji. Typowe sytuacje dotyczą terminów i braków w danych.

Rozmowy o zmianie godziny przyjazdu zaczynają się zwykle od terminu okna, który podaje rejestr Awizacje w kolumnach Od i Do.

Ustalenie w dyskusji a skutek w systemie

Reguła skutku dyskusji. Wypowiedź w dyskusji nie zmienia terminu, okna czasowego ani statusu awizacji. Ustalenie, że kontrahent dośle dokumenty, nie ustawia flagi Komplet załączników, a zgoda na późniejszy przyjazd nie przesuwa okna. Skutek daje dopiero operacja: zmiana statusu, poprawka danych w formularzu Szczegóły albo anulowanie awizacji z podaniem przyczyny. Dlatego ostatnia wypowiedź wątku powinna wskazywać operację, która wykonała ustalenie.

Kontroler, który po miesiącu otworzy awizację, widzi wtedy decyzję i jej wykonanie w jednym miejscu. Przy sporze o czas postoju taki zapis pokazuje, kto i kiedy zgłosił zmianę, choć sam nie rozstrzyga odpowiedzialności za opóźnienie.

Własne wpisy i usunięcie logiczne. Każdą wypowiedź system zapisuje jako osobny wpis z autorem i datą, powiązany z rekordem, którego dotyczy dyskusja. Autor poprawia i usuwa tylko własne wpisy, więc przebieg rozmowy nie zmieni się bez wiedzy osoby, która się wypowiedziała. Usunięcie oznacza wpis jako usunięty zamiast kasować go z bazy. Ten sam wzorzec system stosuje przy notatkach, a zmiany pól kartotek rejestruje osobna funkcja: historia zmian rekordu.

Wypowiedzi są podpisane kontem autora, a dyskusja staje się częścią dokumentacji awizacji, do której może zajrzeć kontroler albo audytor. Pisz fakty i numery, a nie oceny osób, i nie zapisuj danych osobowych ponad potrzebę obsługi dostawy. Zasadę minimalizacji danych zawiera tekst RODO w serwisie EUR-Lex. Pełny opis systemu znajdziesz na stronie Studio VSS.net - system awizacji dostaw i YMS.