Awizacje - rejestr transportów zapowiedzianych i niepotwierdzonych na bramie

Rejestr Awizacje zbiera transporty zapowiedziane, których przyjazd nikt jeszcze nie potwierdził na bramie. Dyspozytor sprawdza tu termin i kontrahenta, potwierdza przybycie pojazdu, poprawia dane albo anuluje rezerwację. Ekran otwiera obieg awizacji, który kończy się zamknięciem po wyjeździe pojazdu.

Nad tabelą leży pasek narzędzi z przyciskami Dopisz, Edycja, Podgląd, Anuluj, Status, Szczegóły, Wyślij e-mail i Wydruk. Pod nagłówkami stoi wiersz filtrów z polami „szukaj...”, a po prawej stronie paska trzy ikony narzędzi tabeli. Kolor tła w kolumnie Kontrahent pochodzi z kartoteki kontrahentów, nie ze statusu awizacji. Stopka podaje numer strony i zakres rekordów.

Miejsce rejestru w obiegu awizacji

Studio VSS.net prowadzi jeden dokument awizacji przez cały obieg, a kolejne rejestry pokazują ten sam rekord na innym etapie. Rejestr Awizacje zawiera tylko awizacje w statusie wstępnym i oczekującym, z terminem nie starszym niż doba. Rekordy trafiają tu z formularzy Nowa awizacja i Awizacja cykliczna.

Kolumny rejestru i jak z nich korzystać

Rejestr nie ma kolumn Rampa ani Status. Każda widoczna awizacja jest na pierwszym etapie, a rampę wybiera się dopiero przy zezwoleniu na wjazd.

Pasek narzędzi

Zmiana statusu i potwierdzenie przybycia

Górna część okna pokazuje dane awizacji do odczytu. Pola Kierowca i Numer auta mają żółte tło, są podpowiedziane z awizacji i można je poprawić. Poniżej leżą pole uwag oraz przełączniki powiadomień, a pole Odczyt wagi [kg] czeka niżej.

Reguła przejść statusu. Status zmienia się tylko do przodu i o jeden stopień, bez cofania. Drugie kliknięcie w trakcie zapisu jest blokowane. Każde przejście dopisuje do historii wpis „Zmiana statusu” z uwagami, a po zapisie pojawia się komunikat „Status został zmieniony”. Potwierdzenie przybycia zapisuje czas przyjazdu, wagę wjazdową oraz kierowcę i numer auta z pól ekranu.

Adresat powiadomień. E-mail trafia na adres powiadomień z kartoteki kontrahenta, a SMS na telefon kontrahenta z kartoteki, nie do przewoźnika ani kierowcy. Temat e-maila to „Powiadomienie z systemu awizacyjnego, awizacja nr” z numerem Load Plan. Kartotekę uzupełnisz w kartotece kontrahentów. SMS wychodzi tylko wtedy, gdy kartoteka zawiera numer telefonu.

Przy włączonym module powiadomień YMS+. Przejście statusu sprawdza serwer: niedozwolone przejście kończy się komunikatem „Przejście niedozwolone”, a każda zmiana zapisuje się w dzienniku zdarzeń awizacji. Zmiana etapu uruchamia też automatyczne powiadomienia według reguł, na przykład SMS do kierowcy po wjeździe na rampę. Opis reguł i trybów wysyłki: Powiadomienia awizacji.

Statusy nazywa skorowidz Statusy awizacji, a kalendarze, KPI i Podgląd podpisują etapy własnymi etykietami. Poniższa tabela zestawia te nazwy.

Podgląd, szczegóły, wydruk i wiadomość e-mail

Sześć kafli podsumowania pokazuje status i termin, okno czasowe, liczbę palet pełnych oraz liczbę załączników i komentarzy. Poniżej układają się karty, a u góry przyciski Drukuj, Pobierz PDF i Wróć.

• Podgląd - dokument awizacji z zakładką Przebieg realizacji, a obok niej zakładki Załączniki i zdjęcia oraz Komentarze. Komentarze zbierają notatki, e-maile, SMS-y i dyskusję, tylko do odczytu. Przy włączonym module YMS+ dochodzi zakładka Powiadomienia z wiadomościami wysłanymi automatycznie i odpowiedziami kierowcy (opis). Dla anulowanej awizacji baner podaje, kto ją usunął i kiedy.
• Szczegóły - formularz ewidencyjny w zakładkach Dane ewidencyjne, Dokumenty, Magazyn i Realizacja. Zawiera numer zamówienia SAP, numery auta i naczepy, numer kontenera, dane kierowcy, ręczną flagę Komplet załączników oraz czasy i wagi wjazdu i wyjazdu, które można poprawić ręcznie.
• Wydruk - raport z danymi awizacji i tabelą „Szczegółowa lista awizowanych pozycji” (Lp, Indeks/SKU, Nazwa, Uwagi, Ilość). Etykiety raportu są wpisane po polsku niezależnie od języka konta.
• Wyślij e-mail - okno z polami Od, Adresat, DW, Temat i edytorem treści; adresat uzupełnia się z kartoteki kontrahenta. Szablony obejmują między innymi „Brak danych transportowych” i „Anulowanie awizacji”. Wiadomość trafia do kolejki i wychodzi przez usługę działającą w tle.

Pole Adresat uzupełnia się z kartoteki kontrahenta, a temat i treść pochodzą z szablonu, który można zmienić w edytorze przed wysłaniem. Wiadomość trafia do kolejki wysyłki, a nie wychodzi bezpośrednio z przeglądarki.

Lewa tabela wydruku opisuje strony transportu i pojazd, a prawa termin oraz numery: Load Plan, zamówienia SAP, awizo i referencyjny. Tytuł dokumentu to rodzaj awizacji. Pasek przeglądarki raportów ma nawigację po stronach i powiększenie, a także zapis i druk.

Numer Load Plan w zakładce Dane ewidencyjne ma szare tło, bo nie podlega edycji. Zakładka Realizacja zawiera sekcje wjazdu i wyjazdu z datą, czasem, wagą i liczbą palet.

Anulowanie awizacji

Okno pokazuje Nr Load Plan, Kontrahenta, Rodzaj awizacji, Rodzaj transportu i Nr awizacji klienta. Pole Przyczyna anulowania ma do 100 znaków i nie jest wymagane. Anulować można każdą awizację, która nie jest jeszcze zamknięta ani anulowana, także po wjeździe pojazdu.

Reguła anulowania. Anulowana awizacja dostaje status „Awizacja anulowana”, przestaje zajmować okno czasowe i trafia do rejestru Awizacje anulowane z kolumnami Kontrahent, Przewoźnik, Anulował, Kiedy anulował i Przyczyna anulowania. Historia dostaje wpis „Anulowanie awizacji”. System nie powiadamia kontrahenta: szablon „Anulowanie awizacji” wysyłasz ręcznie przyciskiem Wyślij e-mail.

Typowe sytuacje w rejestrze

Analiza danych w rejestrze

Wiersz filtrów działa jak „zawiera”, a kolumny znacznikowe, na przykład Komplet załączników, mają filtr trójstanowy. Kliknięcie nagłówka zmienia sortowanie; opisuje to strona filtrowanie i sortowanie. Menu z trzech kresek zawiera zwykle eksport do Excela oraz uwagi, dyskusję, pliki, zdjęcia i historię zmian. Tabela nie odświeża się sama: dane pobierają się przy zmianie filtra lub strony albo po kliknięciu Odśwież.

Pełny opis systemu, w tym moduły bramy i placu, znajdziesz na stronie Studio VSS.net - system awizacji dostaw i YMS.