Eksport tabeli do arkusza Excel - plik z rejestru i gotowe eksporty awizacji

Rejestry Studio VSS.net zapisują swoją zawartość do arkusza na dwa sposoby. Polecenie Eksport Excel buduje na serwerze plik XLSX z filtrami i sortowaniem widocznymi na ekranie, a Eksport CSV (Excel) składa plik tekstowy w przeglądarce. Osobny ekran w sekcji Informacje udostępnia cztery gotowe eksporty awizacji o stałym zakresie. Strona wyjaśnia różnice między nimi, limity wierszy i przygotowanie widoku przed eksportem.

Górny blok zawiera cztery kafelki eksportu, każdy z osobnym zestawem awizacji, który opisuje tabela w dalszej części strony. Kliknięcie kafla od razu zamawia plik, bez formularza z parametrami. Dolny blok, Import danych, ma w konfiguracji demonstracyjnej siedem kafli: jeden dla awizacji, pozostałe dla kartotek i konfiguracji placu; zestaw kafli zależy od roli. Eksport i import to osobne funkcje, a ta strona opisuje eksport.

Trzy drogi do arkusza

Plik z rejestru i plik z kafla powstają w różny sposób i mają różny zakres. Format wybierasz przed eksportem, zależnie od tego, co stanie się z danymi dalej.

Eksport z rejestru zapisuje to, co akurat widać w tabeli, więc wynik zależy od filtrów i układu kolumn osoby, która go uruchamia. Gotowy eksport nie zależy od widoku: dwie osoby, które kliknęły ten sam kafel, dostają plik o tym samym zakresie. Dokument jednej awizacji dla kierowcy lub przewoźnika przygotowujesz natomiast jako PDF z podglądu wydruku, a nie eksportem tabeli.

Jak wyeksportować rejestr do pliku XLSX

1. Zawęź dane filtrami w wierszu pod nagłówkami kolumn i, w rejestrze Historia, przedziałem czasowym. Eksport weźmie wszystkie wiersze, które przez nie przejdą, także z dalszych stron tabeli. Zasady filtrów opisuje strona o filtrowaniu i sortowaniu tabel.
2. W oknie Kolumny... ukryj pola, których arkusz nie potrzebuje, i ustaw kolejność pozostałych. Plik zawiera tylko kolumny widoczne.
3. Kliknij nagłówek kolumny, według której arkusz ma być uporządkowany. Wiersze trafią do pliku w kolejności z tabeli.
4. Rozwiń menu z trzema kreskami i wybierz Eksport Excel albo wybierz tę pozycję z menu pod prawym przyciskiem myszy. Plik pobiera się automatycznie.
5. Jeśli wynik przekroczył limit, system pokazuje komunikat o obcięciu. Zawęź wtedy zakres i wyeksportuj dane w częściach, na przykład miesiącami.

Układ kolumn przygotowany pod eksport możesz utrwalić poleceniem Zapisz widok. Zapis leży w pamięci przeglądarki, nie na koncie użytkownika, więc na innym komputerze układ trzeba ustawić od nowa.

Co trafia do pliku XLSX

• Wiersze - wszystkie zgodne z filtrami i zakresem dat, w kolejności sortowania z tabeli, najwyżej 50 000. Rejestr Awizacje daje tylko te awizacje, które pokazuje przed filtrem.
• Kolumny - tylko widoczne w chwili eksportu, w kolejności z tabeli. Kolumny ukryte w oknie Kolumny... nie trafiają do pliku.
• Typy danych - daty zostają datami, a liczby liczbami, więc formuły i grupowanie dat działają w arkuszu od razu.
• Ślad w systemie - każdy eksport zapisuje wpis w dzienniku zdarzeń.

Eksport po stronie serwera. Plik XLSX buduje serwer aplikacji z tymi samymi warunkami filtrowania i sortowania co tabela, tylko bez podziału na strony. Przeglądarka nie pobiera tysięcy wierszy, dostaje gotowy plik. Format XLSX to spakowany zestaw plików XML zgodny ze standardem Office Open XML, który opisuje dokumentacja Open XML SDK w Microsoft Learn.

Eksport z kalendarza awizacji

Kalendarze nie mają wiersza filtrów, dlatego mają własne narzędzia. Po prawej stronie paska leżą ikony informacji, pobierania, druku i statystyk, a obok przełącznik widoków Dzień, Tydzień, Agenda i Oś czasu - Dzień. Ikona pobierania eksportuje do pliku Excel zakres widoczny w kalendarzu, więc przed kliknięciem ustaw dzień lub tydzień oraz widok. Plik przydaje się, gdy plan dnia ma trafić do partnera bez dostępu do systemu. Sam kalendarz opisuje strona o kalendarzach awizacji.

Eksport CSV - separator i kodowanie pliku

Plik CSV składa przeglądarka z całego przefiltrowanego zbioru, najwyżej 10 000 wierszy. Pola rozdziela średnik, a nie przecinek: w polskich ustawieniach regionalnych przecinek oddziela część dziesiętną liczby, więc Excel oczekuje średnika jako separatora listy. Kodowanie UTF-8 ze znacznikiem BOM sprawia, że Excel otwiera plik z poprawnymi polskimi znakami.

Ogólną budowę pliku CSV opisuje specyfikacja RFC 4180 dla formatu CSV. Specyfikacja zakłada przecinek, a Studio VSS.net używa średnika, dlatego przy imporcie do innego systemu wskaż średnik jako separator.

Numery, które Excel bierze za liczby. Po otwarciu pliku CSV dwuklikiem Excel zamienia tekst wyglądający jak liczba na liczbę: obcina cyfry powyżej piętnastej i zapisuje w postaci wykładniczej wartości z literą E między cyframi. Dotyczy to długich numerów, takich jak Nr referencyjny, oraz numerów Load Plan, które da się odczytać jako liczbę. Plik z takimi kolumnami wczytaj przez kartę Dane w Excelu i ustaw dla nich typ Tekst.

Gotowe eksporty awizacji z ekranu Excel

Do raportów powtarzanych co tydzień lepiej nadają się gotowe eksporty niż plik z rejestru, bo ich zakres nie zależy od widoku zapisanego w przeglądarce. Każdy kafel zamawia jeden zestaw awizacji.

Wszystkie cztery eksporty sortują wiersze po terminie rosnąco i mieszczą do 10 000 wierszy. Nagłówki kolumn w plikach to nazwy techniczne pól, a nie etykiety z ekranu. Po zapisie system pokazuje komunikat „Dane zostały zapisane w pliku”, a gdy zestaw jest pusty - „Brak danych, zapytanie nie zwraca wyników.” Każdy eksport zostawia wpis w dzienniku. Blok Import danych z tego samego ekranu ma tryb Audyt, który sprawdza plik bez zapisu danych, oraz tryb Import; opisuje je strona o imporcie i eksporcie danych w sekcji Informacje.

Przykłady zastosowań w procesie awizacji

Arkusz sprawdza się przy pytaniach, na które nie ma gotowego raportu w systemie. Tabela pokazuje cztery typowe sytuacje.

Uprawnienia, starsze rejestry i dane osobowe

Eksport jest jedną z flag uprawnień konta, którą nadaje administrator. Gdy w menu brakuje pozycji Eksport Excel, sprawdź najpierw tę flagę na karcie uprawnień użytkownika. Druga przyczyna to rejestr działający na poprzedniej siatce: tam eksport do Excela pojawia się tylko wtedy, gdy rejestr ma go włączony. Część widoków, na przykład galeria Transporty, w ogóle nie ma eksportu.

Plik poza systemem. Rejestr Awizacje zawiera imię i nazwisko kierowcy oraz jego telefon. Arkusz z tymi kolumnami jest zbiorem danych osobowych i podlega tym samym zasadom ochrony co baza, a wpis w dzienniku zdarzeń zaświadcza o eksporcie, ale nie chroni pliku po jego pobraniu. Przed eksportem ukryj kolumny, których odbiorca pliku nie potrzebuje.

Zawężenie danych przed eksportem ma sens także z powodów formalnych: plik dla przewoźnika nie musi zawierać awizacji innych kontrahentów. Pełny opis systemu znajdziesz na stronie Studio VSS.net - system awizacji dostaw i YMS.