Nowa awizacja w portalu dostawcy - rezerwacja okna czasowego i zapis dostawy

Formularz Nowa awizacja pozwala dostawcy albo odbiorcy zarezerwować okno czasowe w magazynie bez telefonu do logistyki. Firmę system bierze z konta, więc w formularzu wskazujesz tylko lokalizację, rodzaj dostawy i termin. Zapis od razu tworzy awizację ze statusem „Awizacja oczekuje na realizację”, a dyspozytor jej nie zatwierdza.

U góry leżą kafelki magazynów, pod nimi kafelki bram, a wybrany kafelek dostaje pomarańczową ramkę z haczykiem. Poziom z jedną pozycją wybiera się sam, więc dostawca obsługiwany przez jeden magazyn od razu widzi dalszą część formularza. Na dolnym pasku zrzutu widać przyciski Anuluj i Zapisz awizację oraz licznik wymaganych pól. W portalu dostawcy nie ma pola Kontrahent, bo firma wynika z konta.

Kiedy użyć tego formularza

Tabela porównuje cztery formularze, które kończą się rekordem w rejestrze awizacji albo wpisem przy bramie.

Zakres całego systemu opisuje strona Studio VSS.net - system awizacji dostaw i YMS.

Konto dostawcy i firma na awizacji

Konto portalu zakłada operator w pozycji Zarządzanie kontami kontrahentów; samodzielnej rejestracji nie ma. Konto ma przypisaną firmę z kartoteki, a jedna firma może mieć wiele kont, które widzą te same awizacje. Logujesz się na ekranie wspólnym dla wszystkich użytkowników StudioSystem ST (logowanie do Studio VSS.net), a menu boczne pokazuje tylko pozycje roli dostawcy.

Reguła firmy na awizacji. Konto bez przypisanej firmy kończy się ekranem „Niepoprawna konfiguracja konta” z prośbą o kontakt z opiekunem systemu. Przewoźnik wpisany w awizacji decyduje, kto zobaczy ją w portalu spedycji; przy przełączniku Transport dostawcy awizacja nie trafia do żadnego spedytora.

Wybór magazynu i bramy

Lokalizację wybiera się z kafelków: najpierw obiekt, potem magazyn, na końcu brama. Formularz oferuje wszystkie aktywne pozycje modułu, bez zawężania do uprawnień konta, a zmiana obiektu albo magazynu kasuje wybrane wcześniej okno. W starszej wersji interfejsu te same wybory odbywają się na osobnych ekranach z kafelkami, przed formularzem.

Pola lokalizacji są tu tylko do odczytu, bo wybrano je na poprzednich ekranach. Pogrubione etykiety oznaczają pola wymagane.

Reguła bramy. Dostępność okien zależy od obiektu i magazynu, a nie od bramy. Wybrana brama jest zapisywana w awizacji, ale nie zmienia listy ani stanów okien.

Pola formularza

Wymagane jest tylko to, co pozwala zarezerwować okno i wskazać przewoźnika. Dane pojazdu i kierowcy są opcjonalne.

Dane pojazdu można uzupełnić później. Brama i tak wymaga kierowcy oraz numeru auta przy potwierdzeniu przyjazdu, więc brakujące dane wpisze wtedy pracownik ochrony. Uzupełnienie ich wcześniej w oknie Edycja na liście Awizacje dostawcy skraca obsługę przy bramie.

Telefon i numer dokumentu tożsamości kierowcy są danymi osobowymi w rozumieniu rozporządzenia RODO w EUR-Lex. Formularz nie wymaga ich do zapisu, więc wpisuj je wtedy, gdy oczekuje tego magazyn.

Okno czasowe - skąd bierze się siatka i co ją zajmuje

Po wyborze magazynu i dnia formularz pobiera siatkę okien ze skorowidza Okienka czasowe dla pary obiekt i magazyn (opis skorowidzów). Kalendarz wyboru dnia obejmuje okres od dziś do 30 dni naprzód, a w części konfiguracji sobota i niedziela są wyłączone. Jeśli dla dnia ustawiono okna dedykowane obiektu, tego dnia obowiązują tylko one. Brak okien kończy się komunikatem „Brak aktywnych okien czasowych dla wybranego zakładu i dnia”.

W starszej wersji formularza okna mają tylko dwa stany: wolne (zielone) i zajęte (szare). Nowy formularz podaje licznik dostępnych okien, czyli wolnych i oznaczonych jako „mało miejsc”, bez minionych, oraz pole Czas obsługi.

Reguła zajętości okna. Okno jest zajęte, gdy zachodzą na nie trzy awizacje oczekujące na realizację albo blokady okien wprowadzone przez obsługę (blokady ramp i doków). Awizacje po potwierdzeniu przyjazdu na bramie oraz anulowane nie zajmują okna. Pojemność okna, czyli trzy awizacje, jest stałą programu, a nie parametrem, który zmienia administrator.

Po lewej leży kalendarz miesięczny z podsumowaniem wybranego dnia i licznikiem dostępności okien, po prawej siatka godzin. Kliknięcie godziny ustawia początek rezerwacji, a granatowy pasek pod siatką pokazuje jej zakres i czas obsługi. Na zrzucie z bazy demonstracyjnej czas obsługi wynosi 1 h 30 min, więc rezerwacja zaczyna się o 06:00 i kończy o 07:30, czyli obejmuje trzy pola siatki.

Długość rezerwacji

Rezerwacja kończy się o godzinie początku okna powiększonej o czas obsługi. Czas obsługi jest największą wartością z 20 minut i wyników aktywnych reguł ze skorowidza Algorytmy, a zmiana rodzaju transportu, liczby palet, rodzaju kontenera albo asortymentu przelicza go na bieżąco. Inne instalacje mają inne reguły, bo to ustawienie skorowidza.

Formularz dostawcy sprawdza dostępność okna, od którego zaczyna się rezerwacja. Jeśli wybrany dzień nie ma wolnych okien, formularz otwarty z menu przeskakuje na najbliższy dzień z wolnym oknem (najwyżej siedem dni naprzód) i pokazuje notę o przeskoku. Formularz otwarty z kalendarza okien czasowych tego nie robi.

Procedura zakładania awizacji

1. Wybierz magazyn oraz bramę; przy jednej opcji formularz wybierze ją sam.
2. Wskaż rodzaj awizacji i rodzaj transportu, a potem uzupełnij pola zależne: rodzaj kontenera albo liczbę i rodzaj palet.
3. Wpisz przewoźnika albo zaznacz Transport dostawcy.
4. Wybierz dzień w kalendarzu, kliknij wolne okno i sprawdź czas obsługi oraz zakres rezerwacji.
5. Uzupełnij dane pojazdu i kierowcy, jeśli je znasz, a w razie potrzeby dodaj załączniki i uwagi.
6. Wybierz Zapisz awizację i zanotuj numer referencyjny z komunikatu.

Sekcja Transport zaczyna się od przełącznika Transport po stronie dostawcy; po jego zaznaczeniu pole Przewoźnik przestaje być wymagane. Numer ciągnika oraz dane kierowcy są opcjonalne, a naczepę, kontener, własny numer awizacji i przełączniki pozostawienia naczepy albo kontenera na placu chowa zwijana sekcja Dane dodatkowe pojazdu.

Zapis i skutek

Reguła zapisu. Przycisk Zapisz awizację tworzy awizację od razu w statusie „Awizacja oczekuje na realizację”. Nie ma ekranu podsumowania, przycisku Zatwierdź ani akceptacji dyspozytora, a system nie wysyła po zapisie żadnego e-maila ani SMS-a. Numer Load Plan nadaje licznik w chwili zapisu, a komunikat „Awizacja zapisana. Numer referencyjny: …” podaje identyfikator rekordu.

W starszej wersji formularza zapis kończy komunikat „DANE ZOSTAŁY ZAPISANE”, a okno zamyka się po około dwóch sekundach. Po zapisie awizacja pojawia się w zestawieniu Awizacje z zaznaczoną kolumną Wystawiony i w kalendarzu. Dokument dla kierowcy pobierzesz przyciskiem Podgląd na liście Awizacje: otwiera wydruk, który można wydrukować albo zapisać do PDF.

Portal dostawcy nie ma przycisku anulowania. O zmianie terminu albo rezygnacji informujesz obsługę magazynu, która anuluje awizację i może wpisać przyczynę (do 100 znaków).

Komunikaty i typowe sytuacje