Kontrahenci - kartoteka dostawców i odbiorców w awizacji
Kartoteka Kontrahenci zbiera firmy, które zamawiają dostawy albo odbierają towar z Twojego obiektu. Formularz awizacji podpowiada z niej kontrahenta, a jedno pole, Czas /min/, wpływa na długość rezerwowanego okna. Pozostałe dane służą do rozpoznania firmy w rejestrach i kalendarzach oraz do wysyłania jej powiadomień.
Nad tabelą leży pasek narzędzi z przyciskami Dopisz, Edycja, Awizacje, Wyślij mail i Historia, a pod nagłówkami kolumn wiersz filtrów. W bazie demonstracyjnej rejestr liczy 35 kontrahentów. Kolumna Aktywne pokazuje, czy firma jest oferowana w formularzach, a kolumna Nazwa zawiera nazwę skróconą, po której formularz awizacji wyszukuje kontrahenta. Dwuklik na wierszu otwiera edycję.
Na tej stronie
- Co kartoteka zmienia w awizacji
- Rejestr kontrahentów i pasek narzędzi
- Formularz kontrahenta - pięć zakładek
- Dopisanie kontrahenta
- Wiadomości i powiadomienia dla kontrahenta
- Konta kontrahentów i dane osobowe
- Import danych z pliku Excel i wymiana z systemem nadrzędnym
- Typowe sytuacje w kartotece kontrahentów
- Ćwiczenie: porównaj kartotekę kontrahenta z kartoteką przewoźnika i ustal, które pola wpływają na awizację
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Co kartoteka zmienia w awizacji
Kartoteka nie rezerwuje okien ani ramp, ale dostarcza danych, z których korzystają formularze i rejestry. Zmiana jest widoczna po następnym otwarciu formularza awizacji, bo listy wczytują się przy otwarciu ekranu.
| Miejsce w systemie | Co pochodzi z kartoteki | Skutek |
|---|---|---|
| Pole Kontrahent w formularzu nowej awizacji | Nazwa skrócona, nazwa pełna, miejscowość i NIP. | Wyszukiwanie od 2 znaków, do 50 wyników, tylko rekordy z zaznaczonym polem Aktywne. Nowego kontrahenta nie dopiszesz z poziomu formularza awizacji. |
| Czas obsługi w formularzu awizacji | Pole Czas /min/ z zakładki 4. Awizacje. | Wartość zasila regułę czasu obsługi dla pola Kontrahent ze skorowidza Algorytmy. Rezerwacja trwa tyle, ile wynosi największy wynik aktywnych reguł, nie mniej niż 20 minut. |
| Rejestry i zestawienia | Pole Kolor. | Komórka Kontrahent w rejestrach i zestawieniach ma kolor z kartoteki. W kalendarzach awizacji kolor bloku wynika z magazynu. |
| Powiadomienia wysyłane na żądanie | Pola Auto e-mail i Auto SMS. | Adres i numer, na które trafia powiadomienie przy zmianie statusu, jeśli operator je włączy. |
| Konto zewnętrzne kontrahenta | Rekord firmy przypisany do konta. | Konto z rolą dostawcy widzi awizacje firmy wskazanej w koncie. |
Reguła zakresu kartoteki. Kartoteka nie ma pól do przypisania kontrahenta do obiektu, domyślnych ramp ani preferowanych okien i nie wysyła przypomnień przed dostawą. Obiekt, magazyn, bramę i okno wybierasz w formularzu przy każdej awizacji.
Rejestr kontrahentów i pasek narzędzi
Domyślny układ ma czternaście kolumn, a ich kolejność i widoczność zmienia okno Kolumny... Filtr pod nagłówkiem działa jak „zawiera"; zasady opisuje strona filtrowanie i sortowanie.
| Kolumna | Zawartość | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Aktywne | Znacznik z filtrem tak, nie albo wszystkie. | Filtr „nie" pokazuje kontrahentów wycofanych z list wyboru. |
| Nazwa pełna, Nazwa | Nazwa rejestrowa i nazwa skrócona z kolorowym paskiem. | Nazwę skróconą dyspozytor widzi w kalendarzach i rejestrach awizacji. |
| Nr SAP | Numer nadany w systemie nadrzędnym, wpisany ręcznie. | Klucz przy aktualizacji przez API. |
| Miejscowość, Kod, Ulica, NIP | Dane adresowe i podatkowe. | Odróżniają firmy o podobnych nazwach. |
| e-mail, Telefon, Język komunikacji | Dane kontaktowe z zakładki 2. Kontakt. | Kontrola, czy firma ma kontakt, zanim wyślesz wiadomość. |
| Zapisał, Data zapisu, Nr referencyjny | Autor i data zapisu oraz identyfikator techniczny. | Nr referencyjny nie jest numerem Load Plan. |
| Przycisk | Działanie | Uwagi |
|---|---|---|
| Dopisz | Otwiera pusty formularz z pięcioma zakładkami. | Pole Aktywne jest domyślnie zaznaczone. |
| Edycja | Otwiera zaznaczony rekord. | To samo robi dwuklik na wierszu. |
| Awizacje | Okno z bieżącymi awizacjami zaznaczonego kontrahenta. | Awizacje niezakończone i nieanulowane. |
| Wyślij mail | Okno wiadomości e-mail. | W konfiguracji standardowej szablon z prośbą o uzupełnienie brakujących danych awizacji. Adresata sprawdź przed wysłaniem. |
| Historia | Okno z awizacjami zrealizowanymi. | Nie pokazuje historii zmian pól kartoteki. |
Kartoteki nie mają przycisku Usuń. Rekord wycofuje się odznaczeniem pola Aktywne.
W bazie demonstracyjnej kolumna Transport podaje rodzaj awizacji, na przykład dostawę do magazynu albo służby techniczne. Kolumny Czas od i Czas do są terminami zarezerwowanymi w awizacji, a nie czasami przyjazdu i wyjazdu zapisanymi przez bramę.
Formularz kontrahenta - pięć zakładek
Formularz ma zakładki 1. Kontrahent, 2. Kontakt, 3. Dane uzupełniające, 4. Awizacje i 5. Parking. Przyciski Anuluj i Zapisz w górnej części dotyczą wszystkich zakładek naraz. Pogrubiona etykieta oznacza pole wymagane.
| Zakładka | Pole | Wymagane | Opis i walidacja |
|---|---|---|---|
| 1. Kontrahent | Numer SAP | tak | Tekst wpisywany ręcznie. System nie sprawdza jego unikalności i nie łączy się z SAP. |
| 1. Kontrahent | Nazwa skrócona | tak | Unikalna wśród kontrahentów. Program nie przyjmuje duplikatu i po wyjściu z pola dopisuje do niego przyrostek. |
| 1. Kontrahent | Nazwa pełna, NIP, Kraj, Kod pocztowy, Miejscowość, Ulica | nie | Dane rejestrowe i adres siedziby. Miejscowość i NIP służą też do wyszukiwania w awizacji. |
| 1. Kontrahent | Aktywne | nie | Odznaczenie usuwa kontrahenta z list wyboru; rekord zostaje w kartotece. |
| 2. Kontakt | Telefon, Osoba kontaktowa | nie | Dane do rozmowy z firmą. |
| 2. Kontakt | tak | Przy wpisywaniu znaki diakrytyczne zamieniają się na litery łacińskie (ł na l, ß na ss). Zapis sprawdza format i przy błędzie pokazuje komunikat „Format adresu e-mail jest niepoprawny". | |
| 2. Kontakt | Opiekun, handlowiec | nie | Lista pracowników: osoba w Twojej firmie odpowiedzialna za kontakt z kontrahentem. |
| 2. Kontakt | Auto e-mail | nie | Adres do powiadomień, w programie opisany jako adres do powiadomień automatycznych; wysyłkę uruchamia operator. |
| 2. Kontakt | Auto SMS | nie | Numer do powiadomień SMS, wysyłanych na żądanie operatora. |
| 2. Kontakt | Język komunikacji | nie | Podpowiedź formatu: PL, DE, UK, UR, RO. Nie zakładaj, że system sam wybierze wersję językową szablonu na tej podstawie. |
| 3. Dane uzupełniające | Nasz numer, Uwagi | nie | Numer własny i notatka. |
| 3. Dane uzupełniające | Kolor | nie | Wybór z palety, zapis jako kod #RRGGBB. Kolor barwi komórkę Kontrahent w rejestrach i zestawieniach. |
Linia w środku zakładki oddziela dane kontaktowe od pola Opiekun i pól powiadomień. Pole Język komunikacji ma w nowym rekordzie wartość PL.
Limity awizacji i warunki parkingowe
Zakładki 4. Awizacje i 5. Parking mają pola liczbowe, ale tylko jedno z nich zmienia zachowanie formularza awizacji.
| Zakładka | Pole | Podpowiedź lub zakres | Skutek |
|---|---|---|---|
| 4. Awizacje | Czas /min/ | Domyślne okno czasowe w minutach; przy wartości 0 używany jest standardowy algorytm. | Zasila regułę czasu obsługi dla pola Kontrahent. Wartość mniejsza niż wynik pozostałych reguł nie skróci rezerwacji. |
| 4. Awizacje | Limit zamówień | Maksymalna liczba jednoczesnych zamówień awizowanych. | Dana opisowa kontrahenta. |
| 4. Awizacje | Max ilość palet | Maksymalna liczba jednocześnie awizowanych palet. | Dana opisowa kontrahenta. |
| 4. Awizacje | Limit per dzień | Limit liczby awizacji dziennie. | Dana opisowa kontrahenta. |
| 5. Parking | Limit miejsc, Limit godzin | Liczby od 0 do 999; limit godzin dotyczy bezpłatnych godzin postoju danego dnia. | Dana opisowa. Miejsce parkingowe wskazuje operator przy zezwoleniu na wjazd. |
| 5. Parking | Stawka za 1h | Liczba od 0 do 9999,99; stawka za godzinę ponad limit. | Dana opisowa kontrahenta. |
Nie planuj blokad na limitach. Trzy limity awizacji i pola z zakładki Parking są zapisywane w kartotece, ale standardowy formularz awizacji nie zatrzymuje zapisu po ich przekroczeniu. Jeśli umowa z kontrahentem ogranicza liczbę awizacji na dobę, kontrolę prowadzi dyspozytor.
Objaśnienia pól w tabeli pochodzą z podpowiedzi w formularzu. W nowym rekordzie pola zakładki mają wartości początkowe, które zastępujesz własnymi.
Dopisanie kontrahenta
- Otwórz w menu Kartoteki pozycję Kontrahenci i sprawdź filtrem w kolumnach Nazwa oraz Nr SAP, czy firma nie jest już w rejestrze.
- Kliknij Dopisz. W zakładce 1. Kontrahent wpisz Numer SAP i Nazwę skróconą, potem NIP i adres. Pole Aktywne zostaw zaznaczone.
- W zakładce 2. Kontakt uzupełnij e-mail oraz, jeśli firma ma dostawać powiadomienia, pola Auto e-mail i Auto SMS.
- W zakładce 3. Dane uzupełniające wybierz kolor, którym firma będzie oznaczona w rejestrach i zestawieniach.
- W zakładce 4. Awizacje wpisz Czas /min/ tylko wtedy, gdy obsługa tej firmy ma wydłużać rezerwację; wartość 0 zostawia standardowy algorytm.
- Kliknij Zapisz. Rekord pojawia się w rejestrze, a w formularzu awizacji kontrahent jest dostępny po ponownym otwarciu formularza.
Reguła wycofania kontrahenta. Odznaczenie pola Aktywne usuwa firmę z list wyboru w formularzach awizacji, ale rekord zostaje w kartotece, więc zrealizowane awizacje nadal go wskazują. Kartoteki nie mają przycisku Usuń.
Wiadomości i powiadomienia dla kontrahenta
Powiadomienia o zmianie statusu awizacji nie wysyłają się automatycznie. Zapis nowej awizacji nie tworzy żadnej wiadomości, a szablony wiadomości są używane na żądanie operatora.
| Zdarzenie | Adres w kartotece | Uwagi |
|---|---|---|
| Przycisk Wyślij mail w kartotece | Adresat podpowiadany z kartoteki. | Treść możesz zmienić przed wysłaniem, a pole DW dodaje kopię. |
| Przełącznik Powiadom e-mail na ekranie zmiany statusu | Auto e-mail kontrahenta. | Domyślnie wyłączony. Wiadomość nie trafia do przewoźnika ani do kierowcy. |
| Przełącznik Powiadom SMS na ekranie zmiany statusu | Numer kontrahenta z kartoteki; do powiadomień SMS służy pole Auto SMS. | Domyślnie wyłączony, treść do 320 znaków. SMS wychodzi tylko wtedy, gdy kartoteka zawiera numer. |
Konta kontrahentów i dane osobowe
Kartoteka nie zakłada konta logowania: nie ma w niej pola „konto w portalu". Konta zewnętrzne zakłada dział logistyki w pozycji zarządzanie kontami kontrahentów, wskazując rolę i firmę z listy. Gdy konto zewnętrzne nie ma przypisanej firmy, formularz awizacji pokazuje komunikat „Niepoprawna konfiguracja konta".
Zakres danych jednego kontrahenta. Konto z rolą dostawcy jest związane z jedną firmą z kartoteki. W formularzu awizacji kontrahent nie wybiera firmy, bo system podstawia przypisaną, a rejestry pokazują jego awizacje. Tak samo działa konto spedycji z kartoteką przewoźników.
Kartoteka zawiera dane osobowe: osobę kontaktową, telefon, adres e-mail i wskazanego opiekuna. Ich przetwarzanie podlega rozporządzeniu RODO. W praktyce lepiej wpisywać adresy funkcyjne firmy niż prywatne.
Import danych z pliku Excel i wymiana z systemem nadrzędnym
Kontrahentów wprowadzisz hurtowo w pozycji Informacje, Excel: w bazie demonstracyjnej sekcja Import danych obejmuje Kontrahentów, Przewoźników, Asortyment, Okna czasowe, Rampy, Parkingi i Awizacje. Kartotek lokalizacji (obiekty, magazyny, bramy) nie importuje się. Kontrahentów można też dopisywać i aktualizować przez API systemu; kluczem jest Numer SAP. Opis systemu znajdziesz na stronie Studio VSS.net - system awizacji dostaw i YMS, a warunki licencji w cenniku licencji Studio VSS.net.
Typowe sytuacje w kartotece kontrahentów
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Kontrahenta nie ma w polu Kontrahent w formularzu awizacji | Rekord jest nieaktywny, formularz otwarto przed zapisem kartoteki albo wpisano mniej niż 2 znaki. | Zaznacz Aktywne, zapisz kartotekę i otwórz formularz awizacji od nowa. |
| Nazwa skrócona ma przyrostek, którego nie wpisano | Nazwa już istniała wśród kontrahentów, więc system dopisał przyrostek. | Popraw nazwę ręcznie na unikalną, na przykład dodając miejscowość. |
| Komunikat „Format adresu e-mail jest niepoprawny" | Adres nie ma poprawnej postaci. | Popraw adres. |
| Kontrahent nie dostał powiadomienia po zmianie statusu | Przełącznik na ekranie statusu był wyłączony albo pola Auto e-mail i Auto SMS są puste. | Uzupełnij zakładkę 2. Kontakt i włącz przełącznik przy następnej zmianie statusu. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: porównaj kartotekę kontrahenta z kartoteką przewoźnika i ustal, które pola wpływają na awizację
Uczeń sprawdza, które dane firmy trafiają do awizacji, a które zmieniają rezerwację. Niczego nie zapisuje, bo konto demo jest wspólne dla wszystkich testujących. Rola w demo: Kierownik logistyki. Czas: około 15 minut.
- Uruchom bezpłatne demo Studio VSS.net w roli Kierownik logistyki i otwórz w menu Kartoteki pozycję Kontrahenci. Zaznacz wiersz, kliknij Edycja i przejrzyj pięć zakładek, a potem wybierz Anuluj. Zapisz pola z pogrubioną etykietą.
- Powtórz to w kartotece Przewoźnicy. Sporządź tabelę pól, które występują tylko u kontrahenta.
- Otwórz pozycję Skorowidze i kafel Algorytmy. Odczytaj kolumnę Aktywne oraz opisy reguł i wskaż regułę, którą zasila pole z zakładki 4. Awizacje.
- Przejdź do menu Awizacje, pozycja Nowa awizacja, i wskaż magazyn oraz bramę. W polu Kontrahent wpisz dwie pierwsze litery miejscowości firmy z rejestru i sprawdź, czy firma pojawia się na liście. Zamknij formularz przyciskiem Anuluj i wybierz Anuluj awizację.
- Wróć do rejestru Kontrahenci, zaznacz tę samą firmę i otwórz okna Awizacje oraz Historia. Ustal, czy kolumny Czas od i Czas do pokazują czasy przyjazdu, czy terminy rezerwacji.
Pytanie kontrolne. Które pole kartoteki kontrahenta zmienia długość rezerwowanego okna i dlaczego wpisanie w nim niskiej wartości nie skróci rezerwacji poniżej 20 minut?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "opracowuje harmonogram procesu transportowego" z kwalifikacji SPL.04 Organizacja transportu (jednostka SPL.04.4) w zawodzie technik logistyk, w tym kryterium "oblicza czas realizacji poszczególnych czynności procesu transportowego". Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo VSS.net na zajęciach z logistyki.
Najczęstsze pytania
Czy kontrahenta można usunąć z kartoteki?
Nie. Żadna kartoteka nie ma przycisku Usuń. Odznaczasz pole Aktywne, a kontrahent znika z list wyboru w formularzach, zostając w rejestrze razem z historią awizacji.
Czy pole Limit per dzień blokuje zapis kolejnej awizacji?
Nie. Standardowy formularz awizacji nie porównuje liczby awizacji z tym limitem. Pole jest daną opisową kontrahenta, a formularz sprawdza zajętość okna, nie liczbę awizacji kontrahenta.
Czy niska wartość w polu Czas /min/ skróci rezerwację?
Nie. Czas obsługi jest największym wynikiem aktywnych reguł i nie może być krótszy niż 20 minut. Pole Czas /min/ może rezerwację tylko wydłużyć, gdy jego wartość przewyższa wyniki pozostałych reguł.
Czy przycisk Historia pokazuje zmiany wprowadzone w kartotece?
Nie, pokazuje zrealizowane awizacje kontrahenta. Zmiany pól rejestruje osobna pozycja Historia zmian w menu rejestru, dostępna dla tabel objętych rewizją. W bazie demonstracyjnej obejmuje ona kartotekę kontrahentów, a zakres zależy od konfiguracji bazy.
Słownik pojęć
- Kontrahent
- Firma, która zamawia dostawę albo odbiera towar. Zapisana w kartotece Kontrahenci i wybierana w formularzu awizacji.
- Numer SAP
- Pole tekstowe na identyfikator kontrahenta z systemu nadrzędnego. Służy jako klucz przy imporcie i aktualizacji przez API.
- Czas /min/
- Pole z zakładki 4. Awizacje, zasilające regułę czasu obsługi dla kontrahenta. Wartość 0 pozostawia standardowy algorytm.
- Auto e-mail, Auto SMS
- Adres i numer do powiadomień o zmianie statusu awizacji, używane, gdy operator włączy przełącznik na ekranie statusu.
- Dezaktywacja
- Odznaczenie pola Aktywne. Kontrahent znika z list wyboru, a jego rekord i awizacje pozostają w bazie.