Historia spedycji - zakończone awizacje przewoźnika
Historia w roli Spedytor i przewoźnik zbiera awizacje, których wizyta się zakończyła: pojazd Twojej firmy wyjechał z terenu, a status wskazuje Wyjechał - koniec wizyty. Rejestr pomaga w rozliczeniach i reklamacjach, bo odpowiada na pytanie, które kursy firma wykonała w danym okresie. Godzin faktycznych w nim nie ma - te zapisuje obsługa odbiorcy.
Nagłówek tabeli brzmi Zakończone awizacje per Spedycja. W prawym górnym rogu leży pole zakresu dat z ikoną kalendarza, a pod nagłówkami kolumn - wiersz filtrów. W odróżnieniu od listy Awizacje w portalu spedytora pasek nie ma tu przycisków Podgląd i Edycja, dostępne są tylko funkcje z menu tabeli (trzy kreski). Widoczne kolumny to Kat., Numer Load Plan, Dzień, Od, Do, Przewoźnik, Asortyment i Tytuł; kolejne wymagają przewinięcia w prawo. Na zrzucie z bazy demonstracyjnej rejestr jest pusty i pokazuje komunikat Brak danych.
Na tej stronie
Miejsce historii w obiegu awizacji
Historia jest ostatnim etapem widocznym w portalu. Między listą Awizacje a Historią awizacja przechodzi przez etapy obsługi, których spedytor nie widzi.
| Etap | Rejestr w Studio VSS.net | Co widzi spedytor |
|---|---|---|
| Awizacja aktywna | lista Awizacje spedycji | Wiersz z możliwością edycji danych pojazdu i kierowcy. |
| Przyjazd na bramę | potwierdzenie przybycia w rejestrze Zestawienie na bramie | Wiersz znika z listy Awizacje, w Historii jeszcze go nie ma. |
| Obsługa przy rampie | rejestry Magazyn i Wyjazd po stronie odbiorcy | Portal nie pokazuje tych etapów. |
| Wyjazd pojazdu | rejestr wyjazdów | Obsługa zamyka wizytę statusem Wyjechał - koniec wizyty. |
| Archiwum | Historia (ta strona) | Zamknięta awizacja pojawia się w rejestrze. |
Które awizacje trafiają do archiwum
Rejestr stosuje dwa warunki jednocześnie: przewoźnikiem jest firma z Twojego konta, a status awizacji to Wyjechał - koniec wizyty. Żadne pole filtrów nie zmienia tych warunków, bo należą do samego zapytania.
Reguła archiwum spedytora. Do Historii trafia wyłącznie awizacja zamknięta wyjazdem pojazdu. Awizacja anulowana nie pojawia się tu nigdy, a awizacja w trakcie wizyty, od przyjazdu na bramę do wyjazdu, nie jest widoczna ani w liście Awizacje, ani w Historii.
W czasie wizyty awizację widzi obsługa odbiorcy w rejestrach bramy i magazynu. Ty możesz w tym czasie śledzić termin w kalendarzu spedycji, którego zakres wynika z konfiguracji kalendarza.
Kolumny rejestru
Poniższy układ pochodzi z bazy demonstracyjnej. U odbiorcy konfiguracja rejestru może mieć inny zestaw i kolejność kolumn.
| Kolumna | Zawartość | Jak wykorzystać |
|---|---|---|
| Kat. | Ikona rodzaju awizacji zdefiniowana w skorowidzu rodzajów, np. dostawa do magazynu albo wysyłka z magazynu. | Sortowanie po tej kolumnie oddziela dostawy od wysyłek w długiej liście. |
| Numer Load Plan | Numer awizacji nadany przez system przy zapisie. | Najpewniejszy sposób wskazania wizyty w rozmowie z odbiorcą. |
| Dzień, Od, Do | Dzień i zaplanowane okno czasowe wizyty. | To godziny z rezerwacji, a nie godziny faktyczne. |
| Przewoźnik | Firma przewoźnika wpisana w awizacji. | Potwierdza, że wizyta należy do firmy z Twojego konta. |
| Asortyment | Towar wpisany przez dostawcę. | Odróżnia kursy wykonane tego samego dnia. |
| Tytuł | Tytuł zdarzenia w kalendarzu; formularz nowej awizacji wpisuje do niego numer własny dostawcy poprzedzony literą A. | Wyszukiwanie po numerze z dokumentów dostawcy; starsze wpisy mogą mieć tytuł zapisany inaczej. |
| Lokalizacja, Z dnia | Dodatkowe pola opisowe zdarzenia; zawartość zależy od konfiguracji instalacji. | Sprawdź, co zapisuje odbiorca w Twojej instalacji. |
| Zapisał, Data zapisu | Login osoby, która założyła awizację, i chwila zapisu. | Ustalenie, kto po stronie dostawcy rezerwował okno. |
| Nr referencyjny | Techniczny identyfikator rekordu awizacji. | Jednoznaczne wskazanie rekordu w korespondencji z obsługą. |
Portal dostawcy pokazuje w Historii między innymi Nr zamówienia, Obiekt, Magazyn i Numer rejestracyjny, a w pasku ma przycisk Podgląd. Spedytor nie ma tych kolumn, za to ma Tytuł i Lokalizację. Różnicę warto znać, gdy uzgadniasz z dostawcą, o którą wizytę chodzi: on szuka też po numerze zamówienia, a wspólnym punktem odniesienia jest Numer Load Plan. Rejestr dostawcy opisuje strona historia awizacji dostawcy.
Zakres dat i wyszukiwanie
Pole z ikoną kalendarza w prawym górnym rogu ogranicza rejestr do awizacji z dniem z wybranego przedziału. Standardowo przedział obejmuje ostatnie 30 dni, a konfiguracja pozycji menu może go zmienić - w bazie demonstracyjnej jest znacznie szerszy. Przed szukaniem starszej wizyty sprawdź więc datę początkową.
- Ustaw zakres dat tak, by obejmował dzień szukanej wizyty.
- Wpisz fragment Numeru Load Plan albo asortymentu w wierszu filtrów; tabela pokaże pasujące wiersze.
- Posortuj wynik po kolumnie Dzień, jeśli potrzebujesz porządku chronologicznego.
- Zapisz wynik do arkusza poleceniem eksportu z menu tabeli, o ile konto ma prawo eksportu.
Zasady filtrów opisuje strona filtrowanie i sortowanie, a zapisu do arkusza - strona eksport do Excela.
| Zastosowanie | Jak w rejestrze | Ograniczenie |
|---|---|---|
| Uzgodnienie liczby wykonanych kursów z fakturą | Zakres dat na miesiąc i odczyt liczby wierszy ze stopki tabeli. | Stopka liczy wiersze po filtrach, więc przed odczytem wyczyść filtry kolumn. |
| Rozdzielenie dostaw i wysyłek | Sortowanie po kolumnie Kat. | Ikony zależą od skorowidza rodzajów awizacji u odbiorcy. |
| Odnalezienie wizyty po numerze z dokumentów dostawcy | Filtr w kolumnie Tytuł. | Numer własny dostawcy nie jest sprawdzany pod kątem unikalności, a starsze wpisy mogą mieć inny tytuł, więc wynik nie musi być pełny. |
| Potwierdzenie, że wizyta została zamknięta | Filtr po Numerze Load Plan. | Historia nie zawiera godzin faktycznych ani danych kierowcy. |
Czego archiwum nie zawiera
Brak godzin faktycznych. Kolumny Od i Do pokazują zaplanowane okno, a nie moment wjazdu i wyjazdu. Godziny faktyczne zapisuje obsługa odbiorcy przy kolejnych zmianach statusu i tylko ona widzi je w swoich rejestrach. Portal spedytora nie liczy czasu obsługi ani punktualności, więc raportu terminowości nie zbudujesz z samej Historii.
Punktualność mierzy po swojej stronie logistyka odbiorcy na pulpicie KPI awizacji. Jeśli spedycja potrzebuje własnych danych o czasie postoju, np. do rozliczenia opłaty za przestój, musi je uzgodnić z odbiorcą, bo w portalu ich nie ma.
W praktyce transportowej zamknięta wizyta w rejestrze awizacji nie zamyka dokumentacji przewozu. Zasady dokumentowania przewozu drogowego w Polsce określa między innymi ustawa o transporcie drogowym. Historia w Studio VSS.net potwierdza tylko zamknięcie wizyty pojazdu i nie zastępuje listu przewozowego ani potwierdzenia rozładunku.
Typowe sytuacje w archiwum
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Wczorajszej wizyty nie ma w Historii | Pojazd jeszcze nie wyjechał albo obsługa nie zamknęła wizyty statusem wyjazdu. | Zapytaj logistykę odbiorcy o status wizyty. |
| Awizacji nie ma ani na liście Awizacje, ani w Historii | Trwa obsługa na terenie zakładu albo awizacja została anulowana. | Sprawdź termin w kalendarzu i ustal status z odbiorcą. |
| Brakuje starszych wizyt | Zakres dat nie obejmuje ich dnia. | Zmień datę początkową w polu z ikoną kalendarza. |
| Nie ma przycisku Podgląd | Ta pozycja portalu nie ma paska z przyciskami. | Dane wizyty odczytaj z kolumn rejestru. |
| Nie ma polecenia eksportu | Konto nie ma prawa eksportu. | Poproś administratora odbiorcy o nadanie prawa. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: ustal, co rejestr dokumentuje o wizycie, a co przewoźnik musi udokumentować poza systemem
Uczeń porównuje archiwum spedytora z rejestrem logistyki i ocenia, czego brakuje w portalu przewoźnika. Rola w demo: Spedytor i przewoźnik oraz Kierownik logistyki. Czas: około 15 minut.
- Otwórz bezpłatne demo Studio VSS.net w dwóch kartach: w pierwszej wybierz rolę Spedytor i przewoźnik, w drugiej rolę Kierownik logistyki.
- W karcie spedytora otwórz Historię, zapisz zakres dat z prawego górnego rogu i wypisz widoczne kolumny. Jeśli rejestr jest pusty, zanotuj to i przejdź dalej.
- W karcie kierownika otwórz Historię z menu Awizacje i wybierz jedną zakończoną wizytę. Zapisz jej przewoźnika, Dzień, Od i Do oraz - jeśli są widoczne - kolumny z godzinami faktycznymi.
- Porównaj godziny zaplanowane z faktycznymi i oblicz, o ile minut pojazd wyprzedził okno albo je przekroczył.
- Wypisz, które z tych informacji spedytor ma w swojej Historii, a których nie ma, i wskaż dokument przewozowy, w którym przewoźnik powinien mieć potwierdzenie rozładunku.
Pytanie kontrolne. Dlaczego samej Historii spedytora nie można użyć jako dowodu punktualności dostawy i jakie dane trzeba w tym celu pozyskać od odbiorcy?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "przestrzega zasad obiegu dokumentów transportowych w procesie transportowym" z kwalifikacji SPL.04 Organizacja transportu (jednostka SPL.04.5) w zawodzie technik logistyk (podstawa programowa zawodu technik logistyk). Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo VSS.net na zajęciach z logistyki, a pełny opis systemu - na stronie Studio VSS.net - system awizacji dostaw i YMS.
Najczęstsze pytania
Czy Historia pokazuje awizacje anulowane?
Nie. Awizacja anulowana nie występuje na żadnej liście portalu spedytora. Anuluje ją obsługa odbiorcy, a program nie wysyła informacji o anulowaniu automatycznie.
Jak długo awizacje pozostają w Historii?
Zestawienie nie ma wbudowanej polityki przechowywania: widoczność awizacji ogranicza tylko wybrany zakres dat i dane zapisane w bazie.
Czy Historię można wyeksportować do Excela?
Tak, o ile konto ma prawo eksportu; polecenie znajduje się w menu tabeli. Nowe konta zewnętrzne dostają to prawo domyślnie, ale administrator odbiorcy może je odebrać.
Dlaczego w Historii nie ma kolumny Kierowca?
Zestawienie Zakończone awizacje per Spedycja ma kolumny opisane na tej stronie i nie zawiera danych kierowcy. Dane pojazdu i kierowcy widzisz w liście Awizacje, dopóki awizacja jest aktywna.
Czy wpis w Historii jest dowodem, że dostawa dotarła na czas?
Nie. Kolumny Od i Do opisują zaplanowane okno, a godzin faktycznych rejestr nie pokazuje. Dowodem punktualności mogą być tylko dane zapisane przez obsługę odbiorcy.
Słownik pojęć
- Wizyta
- Pobyt pojazdu na terenie zakładu w związku z jedną awizacją, od zgłoszenia na bramie do wyjazdu.
- Wyjechał - koniec wizyty
- Status końcowy awizacji ustawiany przez obsługę przy wyjeździe pojazdu; od niego zależy, że awizacja trafia do Historii.
- Numer Load Plan
- Numer awizacji nadawany przez system przy zapisie; w Historii widoczny w kolumnie Numer Load Plan.
- Kat.
- Kolumna z ikoną rodzaju awizacji, np. dostawy do magazynu albo wysyłki z magazynu; rodzaje i ikony definiuje skorowidz.
- Okno czasowe
- Zarezerwowany przedział godzin obsługi pojazdu, pokazany w kolumnach Od i Do jako plan, nie jako czas faktyczny.
- Czas faktyczny
- Godzina zapisana przez obsługę przy zmianie statusu awizacji; widoczna dla logistyki odbiorcy, niewidoczna w portalu spedytora.