Spedycja i przewoźnicy - portal firmy transportowej w Studio VSS.net
Konto w roli Spedytor i przewoźnik należy do firmy transportowej i pokazuje awizacje, w których ta firma jest wpisana jako przewoźnik. Dyspozytor uzupełnia w nim dane pojazdu i kierowcy, sprawdza terminy w kalendarzu magazynów i odnajduje zakończone wizyty. Okna czasowego spedytor nie rezerwuje, a statusów nie zmienia - robią to dostawca i obsługa odbiorcy.
Lewe menu ma nagłówek Awizacje Spedycja i trzy pozycje: Kalendarze, Awizacje, Historia. Na zrzucie otwarta jest lista Awizacje dla spedycji z paskiem przycisków Podgląd i Edycja oraz wierszem filtrów pod nagłówkami kolumn. Tabela jest pusta i pokazuje komunikat Brak danych, bo w bazie demonstracyjnej żadna awizacja nie spełnia warunków widoczności opisanych niżej. Pozycji Nowa awizacja, którą ma portal dostawcy, w tym menu nie ma.
Na tej stronie
- Mapa sekcji - trzy ekrany portalu spedytora
- Przebieg awizacji z perspektywy przewoźnika
- Co widzi ta rola, a czego nie widzi
- Konta firmy i logowanie
- Różnice względem portalu dostawcy
- Jak czytać instrukcję w tej sekcji
- Praktyka spedycyjna a zapis w programie
- Ćwiczenie: prześledź jedną awizację przez etapy i ustal, w których widzi ją spedytor
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Mapa sekcji - trzy ekrany portalu spedytora
Każda pozycja menu ma własną stronę instrukcji. Tabela wskazuje, od której zacząć, gdy w firmie pojawi się konkretne pytanie.
| Strona | Co opisuje | Dla kogo |
|---|---|---|
| Awizacje w portalu spedytora | Listę awizacji przypisanych do firmy przewoźnika, jej kolumny, formularz Edycja z danymi pojazdu i kierowcy oraz podgląd wydruku awizacji. | Dyspozytor przewoźnika, który uzupełnia dane przed przyjazdem pojazdu. |
| Kalendarz spedycji | Wybór magazynu, cztery widoki, kolory kafelków, zasadę liczenia długości rezerwacji i zakres zdarzeń. | Planista, który zestawia pojazdy i kierowców na kolejne dni. |
| Historia spedycji | Archiwum wizyt zamkniętych wyjazdem, zakres dat, wyszukiwanie po numerze Load Plan i brak godzin faktycznych. | Pracownik rozliczeń, który sprawdza wykonane kursy, oraz osoba wyjaśniająca reklamacje. |
Przebieg awizacji z perspektywy przewoźnika
Awizacja przechodzi przez kilka etapów, a portal spedytora pokazuje tylko skrajne. Do przyjazdu na bramę stoi na liście Awizacje, po zamknięciu wizyty trafia do Historii, a w czasie pobytu pojazdu na terenie należy do obsługi bramy i magazynu.
| Etap | Kto działa | Rejestr w Studio VSS.net | Co widzi spedytor |
|---|---|---|---|
| Rezerwacja okna | Dostawca albo logistyka odbiorcy | formularz nowej awizacji w portalu dostawcy | Awizacja w statusie Awizacja oczekuje na realizację trafia na listę Awizacje, jeśli Twoja firma jest w niej przewoźnikiem. |
| Uzupełnienie danych | Dyspozytor przewoźnika | Lista Awizacje, przycisk Edycja | Numer auta, naczepa, kierowca, telefon i liczba palet do poprawienia. |
| Planowanie pojazdów | Dyspozytor przewoźnika | Kalendarze | Terminy wybranego magazynu; wolnych okien kalendarz nie pokazuje. |
| Zgłoszenie na bramie | Obsługa bramy | Potwierdzenie przybycia w rejestrze Zestawienie na bramie | Awizacja znika z listy Awizacje. |
| Rampa i wyjazd | Obsługa magazynu i bramy | Zgoda na wjazd w rejestrze Oczekujące, wyjazd w rejestrze Wyjazd | Portal nie pokazuje tych etapów. |
| Zamknięcie wizyty | Obsługa odbiorcy | Status Wyjechał - koniec wizyty | Awizacja pojawia się w Historii. |
Reguła widoczności awizacji w portalu. Awizacja jest na liście Awizacje od zapisu do potwierdzenia przybycia na bramie, o ile jej termin nie jest starszy niż wczoraj, a w Historii od zamknięcia wizyty wyjazdem pojazdu. Między tymi chwilami nie widać jej na żadnej liście portalu, a awizacja anulowana nie pojawia się nigdzie.
Kalendarz działa inaczej niż listy: pokazuje zdarzenia niezależnie od statusu, z wyjątkiem anulowanych, więc wizyta, która zniknęła z listy Awizacje, może w nim nadal stać. Zakres zdarzeń zależy jednak od konfiguracji kalendarza u odbiorcy, dlatego kalendarz służy do planowania, a nie do sprawdzania statusu.
Co widzi ta rola, a czego nie widzi
Zakres roli wynika z trzech zestawień portalu oraz z pozycji, których w menu brakuje.
| Obszar | Widzi lub może zrobić | Czego nie widzi albo nie ma |
|---|---|---|
| Lista Awizacje | Awizacje firmy jako przewoźnika w statusie wstępnym i oczekującym, z terminem od wczoraj wzwyż, bez wyjazdu. | Awizacje w trakcie wizyty oraz anulowane. |
| Historia | Wizyty ze statusem Wyjechał - koniec wizyty w wybranym zakresie dat. | Godziny faktyczne wjazdu i wyjazdu, czas obsługi i dane kierowcy. |
| Kalendarz | Kafelki awizacji wybranego magazynu w czterech widokach; w konfiguracji demonstracyjnej tylko do przeglądu. | Wolne okna czasowe oraz kolor zależny od statusu. |
| Dane awizacji | Edycja danych pojazdu i kierowcy oraz liczby palet w formularzu Edycja. | Termin i magazyn awizacji - formularz Edycja ich nie obejmuje. |
| Menu tabeli | Uwagi i notatki, dyskusje, pliki, zdjęcia, załączniki oraz polecenie SMS kierowca. | Automatyczne powiadomienia o zmianie statusu. |
| Proces | Podgląd wydruku awizacji dla każdego wiersza listy. | Zakładanie i anulowanie awizacji oraz zmiana statusu - wykonuje je dostawca albo obsługa. |
Firma z konta wyznacza zakres. Konto zewnętrzne ma przypisaną firmę z kartoteki, a listy portalu zawężają wiersze do tej firmy przy każdym otwarciu. Kilka kont jednej firmy widzi te same awizacje, a kolumna Zapisał wskazuje login osoby, która założyła awizację. Awizacja bez przewoźnika, na przykład z zaznaczonym przełącznikiem Transport dostawcy, nie trafia do portalu żadnego spedytora.
Konta firmy i logowanie
Samodzielnej rejestracji w portalu nie ma. Konto zakłada logistyka odbiorcy w pozycji zarządzanie kontami kontrahentów, w formularzu Dopisanie użytkownika dla firmy zewnętrznej. Formularz wymaga roli (do wyboru dostawca albo spedytor / przewoźnik), loginu, imienia, nazwiska, firmy, telefonu i adresu e-mail. Hasło ustawia pracownik odbiorcy, a nowe konto dostaje domyślnie prawa do drukowania, przeglądania, grupowania i eksportu, dlatego w tabelach portalu działa polecenie Eksport Excel.
Logowanie jest wspólne dla wszystkich ról. Po zalogowaniu otwiera się strona startowa ustawiona na koncie i może nią być kalendarz. Zasady logowania opisuje strona o logowaniu do Studio VSS.net.
Różnice względem portalu dostawcy
Zrzut pokazuje pulpit roli Dostawcy i odbiorcy: u góry menu leży pozycja Nowa awizacja, a obok stoi kalendarz tygodniowy z kafelkami pokolorowanymi według magazynu. Ta sama awizacja jest w obu portalach jednym rekordem, ale każdy portal wybiera ją innym kryterium i pokazuje w innym zestawie kolumn. Pełny opis portalu dostawcy zawiera sekcja Dostawcy i odbiorcy.
| Obszar | Spedytor i przewoźnik | Dostawcy i odbiorcy |
|---|---|---|
| Pozycje menu | Kalendarze, Awizacje, Historia. | Nowa awizacja, Kalendarz, Okna czasowe, Awizacje, Historia. |
| Kryterium listy | Firma konta jest przewoźnikiem w awizacji. | Firma konta jest kontrahentem, czyli właścicielem towaru. |
| Założenie awizacji | Niemożliwe - pozycja Nowa awizacja jest wyłączona. | Formularz z wyborem okna; zapis od razu nadaje status Awizacja oczekuje na realizację. |
| Kalendarz | Wybór magazynu i widoki Dzień, Tydzień (domyślny), Agenda oraz Oś czasu - Dzień. | Pozycja Kalendarz i osobna pozycja Okna czasowe z wyborem magazynu; zestaw widoków ustawia konfiguracja. |
| Lista Awizacje | Jest kolumna Brama; brak kolumn Załączniki i Komplet załączników. | Są kolumny Załączniki i Komplet załączników; brak kolumny Brama. |
| Historia | Nie ma kolumn Nr zamówienia, Obiekt, Magazyn i Numer rejestracyjny, a ma Tytuł i Lokalizację; w konfiguracji demonstracyjnej bez przycisku Podgląd. | Kolumny Nr zamówienia, Obiekt, Magazyn i Numer rejestracyjny oraz przycisk Podgląd. |
| Powiadomienia | Brak po zapisie; powiadomienia obsługi nie trafiają do przewoźnika. | Brak po zapisie; powiadomienia obsługi idą na dane kontrahenta z kartoteki. |
Zestawy widoków kalendarzy pochodzą z konfiguracji bazy demonstracyjnej. U odbiorcy administrator może ustawić inne widoki i inny zakres zdarzeń w kartotece kalendarzy.
Jak czytać instrukcję w tej sekcji
Trzy strony sekcji mają wspólny układ, więc po przeczytaniu jednej szybciej odnajdziesz się w pozostałych.
- Kolejność - zacznij od listy Awizacje, bo tam dyspozytor pracuje codziennie, potem przejdź do kalendarza, a Historię zostaw na rozliczenia.
- Zrzuty - pochodzą z bazy demonstracyjnej, w której listy roli Spedytor i przewoźnik bywają puste; pusty ekran opisujemy jako taki, a zawartość kolumn wynika z konfiguracji odbiorcy.
- Praktyka logistyczna - akapity o czasie pracy kierowców i dokumentach przewozu zaczynają się od słów "W praktyce logistycznej" i nie opisują funkcji programu.
- Pojęcia - każda strona kończy się słownikiem, a szerszy wykaz terminów YMS zawiera słownik pojęć SoftwareStudio.
Praktyka spedycyjna a zapis w programie
W praktyce logistycznej spedytor organizuje przewóz na zlecenie, a przewoźnik wykonuje go własnym taborem; jedna firma bywa jednym i drugim. Studio VSS.net nie rozróżnia tych funkcji: liczy się firma wpisana w polu Przewoźnik awizacji. Zasady wykonywania przewozów drogowych w Polsce określa między innymi ustawa o transporcie drogowym.
Dyspozytor przewoźnika odpowiada za to, by kierowca zdążył na okno i miał jeszcze zapas czasu pracy. Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 o czasie jazdy i okresach odpoczynku kierowców wymaga między innymi przerwy co najmniej 45 minut po 4,5 godziny jazdy. Portal tych limitów nie liczy: pole Kierowca jest zwykłym tekstem do 50 znaków, a kalendarz nie wylicza czasu dojazdu między magazynami.
| Czynność w praktyce | Kto ją wykonuje | Zapis w Studio VSS.net |
|---|---|---|
| Przydział pojazdu i kierowcy do kursu | Dyspozytor przewoźnika | Numer auta, naczepy, dane kierowcy i telefon w formularzu Edycja. |
| Kontrola czasu jazdy i odpoczynku | Przewoźnik | Brak zapisu. |
| Zgłoszenie opóźnienia odbiorcy | Dyspozytor przewoźnika | Brak funkcji i statusu opóźnienia; informację przekazuje się poza programem. |
| Dokument przewozowy i potwierdzenie rozładunku | Strony umowy przewozu | Brak zapisu; Historia potwierdza tylko zamknięcie wizyty. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: prześledź jedną awizację przez etapy i ustal, w których widzi ją spedytor
Uczeń porównuje widok firmy transportowej z widokiem logistyki odbiorcy i wyznacza granice widoczności awizacji w czasie wizyty. Role w demo: Spedytor i przewoźnik oraz Kierownik logistyki. Czas: około 15 minut. Konto demo jest wspólne dla wszystkich testujących, więc nie zapisuj formularzy i niczego nie anuluj. Jeśli listy roli Spedytor i przewoźnik są puste, wykonaj kroki 2, 5 i 6.
- Otwórz bezpłatne demo Studio VSS.net w dwóch kartach przeglądarki: w pierwszej wybierz rolę Spedytor i przewoźnik, w drugiej rolę Kierownik logistyki.
- W karcie spedytora zapisz nagłówek menu i jego pozycje, potem otwórz Awizacje i wypisz kolumny tabeli.
- W karcie kierownika otwórz rejestr awizacji logistyki, wybierz jedną awizację i zapisz jej przewoźnika oraz termin okna czasowego.
- W tej samej karcie otwórz pulpit KPI awizacji, ustaw dzień wybranej awizacji i sprawdź, w której kolumnie tablicy planu dnia ona stoi.
- Rozstrzygnij na podstawie reguły widoczności z tej strony, czy awizacja z kroku 3 pojawiłaby się w pozycji Awizacje, w Historii, czy w żadnej z nich, gdyby jej przewoźnikiem była firma konta spedytora. Uwzględnij status i termin.
- W karcie spedytora otwórz Kalendarze, wskaż magazyn i sprawdź, czy kalendarz pokazuje kafelki, choć lista Awizacje jest pusta. Zapisz różnicę.
Pytanie kontrolne. Dlaczego ta sama awizacja może stać w kalendarzu spedytora, a jednocześnie nie występować ani na liście Awizacje, ani w Historii, i który etap procesu to tłumaczy?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "planuje realizację usług transportowych" z kwalifikacji SPL.04 Organizacja transportu (jednostka SPL.04.3) w zawodzie technik logistyk, w zakresie kryterium "określa poszczególne fazy procesu transportowego" (podstawa programowa zawodu technik logistyk). Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo VSS.net na zajęciach z logistyki, a pełny opis systemu - na stronie Studio VSS.net - system awizacji dostaw i YMS.
Najczęstsze pytania
Czy spedytor może założyć awizację w Studio VSS.net?
Nie. Pozycja Nowa awizacja istnieje w konfiguracji roli, ale jest wyłączona. Okno rezerwuje dostawca albo logistyka odbiorcy, a spedytor uzupełnia dane pojazdu i kierowcy w formularzu Edycja.
Dlaczego awizacja znika z listy Awizacje w dniu dostawy?
Po potwierdzeniu przybycia kierowcy na bramie awizacja opuszcza listę Awizacje. Do portalu wraca dopiero w Historii, po wyjeździe pojazdu i zamknięciu wizyty.
Skąd portal wie, które awizacje należą do mojej firmy?
Z konta: ma ono przypisaną firmę z kartoteki. Awizacja trafia do portalu, gdy ta firma jest wpisana w polu Przewoźnik. Awizacja z przełącznikiem Transport dostawcy nie ma przewoźnika, więc nie pojawi się u żadnego spedytora.
Czy kilka osób z jednej firmy może korzystać z portalu?
Tak. Jedna firma może mieć wiele kont i wszystkie widzą te same awizacje. Kolumna Zapisał pokazuje login osoby, która założyła awizację, a konta zakłada logistyka odbiorcy.
Czy przewoźnik dostaje powiadomienia o zmianach statusu?
Nie. Zapis awizacji nie wysyła wiadomości, a powiadomienia przy zmianie statusu obsługa kieruje na dane kontrahenta z kartoteki, nie na konto przewoźnika. Wiadomość do kierowcy wysyła sam użytkownik poleceniem SMS kierowca z menu tabeli.
Czy dla spedytora istnieje aplikacja mobilna?
Nie ma dedykowanej aplikacji. Portal działa w przeglądarce, z tym samym menu bocznym co pozostałe role, a wersje na Androida i tablet są rolami obsługi bramy.
Słownik pojęć
- Spedytor
- W praktyce logistycznej podmiot organizujący przewóz na zlecenie; w programie rola konta firmy, która jest wpisana w awizacji jako przewoźnik.
- Portal spedytora
- Menu roli Spedytor i przewoźnik z trzema pozycjami: Kalendarze, Awizacje, Historia; konto jest powiązane z jedną firmą z kartoteki.
- Przewoźnik w awizacji
- Firma wskazana przez dostawcę przy rezerwacji okna; od niej zależy, kto zobaczy awizację w portalu.
- Transport dostawcy
- Przełącznik w formularzu awizacji oznaczający, że przewóz zapewnia dostawca; awizacja bez przewoźnika nie trafia do portalu żadnego spedytora.
- Wizyta
- Pobyt pojazdu na terenie zakładu w związku z jedną awizacją, od zgłoszenia na bramie do wyjazdu.
- Numer Load Plan
- Numer awizacji nadawany przez system przy zapisie; podstawowy identyfikator w rozmowie z dostawcą i logistyką odbiorcy.
- Awizacja oczekuje na realizację
- Status nadawany awizacji w chwili zapisu i obowiązujący do potwierdzenia przybycia kierowcy na bramie.