Uwagi i notatki - komentarze przypięte do awizacji i kartoteki
Funkcja Uwagi / notatki zapisuje przy wskazanym rekordzie osobne notatki z tytułem i treścią: przy awizacji, kontrahencie, przewoźniku albo asortymencie. Notatka zostaje przy rekordzie, więc kolejna zmiana dyspozytorów nie musi szukać ustaleń w poczcie ani w zeszycie. W Studio VSS.net słowo „uwagi” oznacza jednak kilka różnych pól, dlatego strona pokazuje, które z nich wybrać.
Okno Podgląd zaczyna się od sześciu kafli podsumowania. Pierwsze pokazują status i termin awizacji, a ostatni, Komentarze, liczbę wpisów przy niej. Zakładka Komentarze zbiera notatki, wiadomości e-mail, SMS-y i dyskusję przy awizacji, ale służy tylko do odczytu. Notatkę dopisuje się z menu rejestru, co opisuje dalsza część strony.
Na tej stronie
Miejsca na uwagi w obiegu awizacji
Formularze awizacji mają kilka pól o nazwie Uwagi, a funkcja Uwagi / notatki działa niezależnie od nich. Wybór zależy od tego, kto ma przeczytać informację i jak długo ma ona obowiązywać.
| Miejsce | Budowa | Kiedy użyć |
|---|---|---|
| Uwagi dla magazynu w formularzu Nowa awizacja, sekcja Podsumowanie | Jedno pole tekstowe, do 250 znaków. | Informacja, która ma towarzyszyć awizacji od jej założenia. |
| Uwagi w oknie Status | Pole do 500 znaków; wpis trafia do historii awizacji i do kolumny Uwagi zmiany statusu na kolejnych listach. | Polecenie lub spostrzeżenie z konkretnego kroku obiegu, na przykład z potwierdzenia przybycia. |
| Przyczyna anulowania w oknie anulowania | Pole do 100 znaków, niewymagane. | Powód anulowania awizacji. |
| Uwagi / notatki z menu rejestru | Wiele notatek przy jednym rekordzie; pola Tytuł, Treść, Rodzaj notatki i Aktywna. | Ustalenia, które mają zostać przy rekordzie i nie mieszczą się w żadnym polu formularza. |
Okno Status pokazuje dane awizacji do odczytu, pola Kierowca i Numer auta z żółtym tłem oraz duże pole Uwagi. Pod nim leżą przełączniki Powiadom e-mail i Powiadom SMS. Treść pola zapisuje się w historii przy tym jednym kroku, a potem wraca w kolumnie Uwagi zmiany statusu kolejnych rejestrów. Pierwsze trzy pola z tabeli należą więc do konkretnych operacji: zakładania, zmiany statusu i anulowania. Notatka nie jest związana z żadną z nich.
Pola notatki i ich przeznaczenie
Formularz notatki ma cztery pola. Tytuł i treść niosą informację, rodzaj ją klasyfikuje, a znacznik Aktywna mówi, czy notatka nadal obowiązuje.
| Pole | Co wpisać | Wskazówka |
|---|---|---|
| Tytuł | Jedno zdanie, po którym rozpoznasz notatkę bez czytania treści. | Zaczynaj od przedmiotu sprawy, na przykład „Kontrahent zapowiada opóźnienie dostawy”. |
| Treść | Fakty: co ustalono, kto to zgłosił i jaki jest następny krok. | Podawaj numer Load Plan zamiast opisów w rodzaju „ta ciężarówka przy drugiej bramie”. |
| Rodzaj notatki | Kategoria wpisu. | Ustal w firmie jeden podział, na przykład osobny dla spraw transportowych i osobny dla dokumentów. |
| Aktywna | Znacznik obowiązywania notatki. | Gdy sprawa jest zamknięta, a ślad ma zostać, wyłącz znacznik zamiast usuwać notatkę. |
Dobra notatka jest zrozumiała dla osoby z innej zmiany, która nie zna kontekstu. Dlatego treść zawiera identyfikatory z systemu, a nie opisy sytuacji. Numer Load Plan da się odszukać w rejestrze, a „samochód przy bramie” po zakończeniu zmiany nic już nie znaczy. Jedna notatka powinna dotyczyć jednej sprawy: kilka krótkich wpisów czyta się szybciej niż jeden długi.
Gdzie otworzyć notatki
Menu otwiera przycisk z trzema kreskami na lewym końcu paska narzędzi. Grupa Funkcje uniwersalne dotyczy wskazanego wiersza, a grupa Siatka samej tabeli. Te same pozycje znajdziesz w menu pod prawym przyciskiem myszy, w podmenu Więcej. Przed wyborem kliknij wiersz i sprawdź w stopce numer po słowie Wskazany.
| Miejsce | Jak otworzyć notatki | Uwagi |
|---|---|---|
| Rejestry Bieżące transporty i Transport nieawizowany oraz Księga gości | Menu z trzema kreskami albo prawy przycisk myszy, Więcej, Uwagi / notatki. | Notatka dotyczy wiersza, na którym otwarto menu. Bieżące transporty opisuje strona o zestawieniach w sekcji Informacje. |
| Kartoteki Kontrahenci, Przewoźnicy i Asortyment | To samo menu. | Pozostałe kartoteki nie mają tej pozycji. Pola kartoteki opisuje strona o kartotece kontrahentów. |
| Kalendarze awizacji | Prawy przycisk myszy na zdarzeniu, pozycja Uwagi / notatki. | Menu kalendarza jest konfigurowalne. |
| Portal dostawcy, rejestr Awizacje dostawcy | Menu z trzema kreskami w rejestrach Awizacje i Historia portalu. | Portal spedycji ma te same pozycje w swoich rejestrach. |
| Podgląd awizacji | Zakładka Komentarze. | Tylko odczyt. |
Zestaw funkcji uniwersalnych konfiguruje się dla rejestru, dlatego w pojedynczym rejestrze menu może być krótsze niż w innych. Gdy pozycji Uwagi / notatki brakuje, sprawdź menu kalendarza albo rejestr Bieżące transporty.
Jak dopisać notatkę do awizacji
- W rejestrze kliknij wiersz awizacji i sprawdź w stopce numer po słowie Wskazany. Notatka trafi do tego rekordu.
- Rozwiń menu z trzema kreskami albo otwórz menu prawym przyciskiem myszy i wskaż Więcej.
- Wybierz Uwagi / notatki. Otworzy się okno notatek wskazanego rekordu.
- Dodaj notatkę: wpisz Tytuł i Treść, wybierz Rodzaj notatki i zostaw włączony znacznik Aktywna.
- Zapisz notatkę. Późniejszą poprawkę wprowadź edycją tej samej notatki, a nie kolejnym wpisem.
Przykłady notatek w procesie awizacji
Notatka ma sens wtedy, gdy informacja dotyczy jednego rekordu, a nie mieści się w żadnym polu formularza. Tabela pokazuje, przy którym rekordzie zapisać ustalenie, żeby znalazł je następny pracownik.
| Sytuacja | Rekord, przy którym zapisać notatkę | Przykładowy tytuł |
|---|---|---|
| Kontrahent zapowiada, że dostawa przyjedzie później niż w oknie | Awizacja | „Zapowiedź opóźnienia - nowa godzina do potwierdzenia” |
| Przewoźnik zgłasza zmianę kierowcy po założeniu awizacji | Awizacja | „Zmiana kierowcy - dane poprawić przed przepustką” |
| Dostawy kontrahenta wymagają stałego uzgodnienia z magazynem | Kartoteka kontrahenta | „Dostawy uzgadniać z magazynem dzień wcześniej” |
| Towar wymaga ręcznego rozładunku | Kartoteka asortymentu | „Rozładunek ręczny - zaplanować dłuższe okno” |
Reguła skutku notatki. Notatka nie przesuwa okna ani nie zmienia statusu. Zapowiedź opóźnienia zapisana w notatce nie zwalnia okna czasowego. Anulowana awizacja przestaje zajmować okno, więc zwalnia je operacja na awizacji, na przykład anulowanie z podaniem przyczyny. Wiadomość do kontrahenta wyślesz osobno przyciskiem Wyślij e-mail.
Widoczność notatki i dane osobowe
Edycja i usunięcie notatki odbywają się w tym samym oknie co dodanie. Usunięcie nie kasuje wiersza z bazy danych: notatka dostaje oznaczenie usuniętej, a rekord zostaje. Formularz notatki nie ma pola widoczności ani wyboru odbiorców. Portale dostawcy i spedycji mają w menu tabeli tę samą funkcję, więc do czasu sprawdzenia konfiguracji w Twojej firmie nie zapisuj w notatkach informacji, których nie chcesz pokazać stronie zewnętrznej.
Dane osobowe w notatkach. Awizacja zawiera już dane kierowcy, więc nie powtarzaj ich w notatce bez potrzeby, na przykład prywatnego numeru telefonu. Skoro usunięta notatka zostaje w bazie, zasada minimalizacji danych wynika tu z art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia RODO (UE) 2016/679 w serwisie EUR-Lex. Gdy dane trzeba usunąć trwale, sprawę prowadzi administrator systemu, bo usunięcie w oknie notatek zmienia tylko status wpisu.
Notatka jako osobny rekord. Notatka jest zapisywana jako osobny rekord powiązany z awizacją albo kartoteką, a nie jako zmiana samego dokumentu. Dlatego jej zapis nie zmienia terminu, statusu ani okna czasowego. Zmiany pól kartotek, czyli kto, kiedy i co zmienił, rejestruje odrębna funkcja: historia zmian rekordu.
Rozmowę, która wymaga odpowiedzi, prowadzi się w dyskusji przy awizacji. Skan dokumentu dołącza się jako załącznik, a nie jako notatkę. Informację dla kontrahenta wysyła się e-mailem. Pełny opis systemu znajdziesz na stronie Studio VSS.net - system awizacji dostaw i YMS.
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: rozpoznaj, gdzie leży informacja o awizacji, i dopisz notatkę
Uczeń sprawdza, gdzie w systemie zapisuje się ustalenia o transporcie, i dopisuje je tak, jak robi to dyspozytor. Konto demo jest wspólne dla wszystkich testujących, dlatego notatkę testową usuwasz na końcu. Rola w demo: Kierownik logistyki. Czas: około 15 minut.
- Uruchom bezpłatne demo Studio VSS.net w roli Kierownik logistyki i otwórz w menu Awizacje pozycję Bieżące transporty. Przewiń tabelę do kolumny Uwagi zmiany statusu i zapisz treść dwóch wpisów.
- Kliknij wiersz awizacji i otwórz Podgląd. Odczytaj kafle, przejdź do zakładki Komentarze i wypisz rodzaje wpisów, które w niej widać.
- Zamknij Podgląd, kliknij ten sam wiersz i wybierz Uwagi / notatki z menu z trzema kreskami. Zapisz nazwy pól formularza notatki.
- Dodaj notatkę o tytule „Ćwiczenie - kontrola” z numerem Load Plan w treści, bez danych osobowych, i zapisz ją.
- Wróć do Podglądu i sprawdź, czy nowa notatka pojawiła się w zakładce Komentarze.
- Usuń swoją notatkę w oknie notatek i sprawdź, czy zniknęła z listy.
Pytanie kontrolne. Dlaczego informację o zapowiedzianym opóźnieniu wpisuje się w notatkę, a nie w pole Uwagi okna Status, i co wynika z tego, że usunięta notatka zostaje w bazie danych?
Podstawa programowa. Ćwiczenie realizuje efekt "przestrzega zasad obiegu dokumentów transportowych w procesie transportowym" z kwalifikacji SPL.04 Organizacja transportu (jednostka SPL.04.5) w zawodzie technik logistyk. Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo VSS.net na zajęciach z logistyki.
Najczęstsze pytania
Czy notatka zmienia termin albo status awizacji?
Nie. Notatka jest osobnym rekordem powiązanym z awizacją. Nie zmienia terminu, okna czasowego, statusu ani numeru Load Plan.
Czym różni się notatka od pola Uwagi w oknie Status?
Pole w oknie Status należy do jednego kroku zmiany statusu i wraca w kolumnie Uwagi zmiany statusu. Notatka jest niezależna od kroków obiegu; przy jednym rekordzie może ich być wiele, a każda ma tytuł i rodzaj.
Czy notatkę zobaczy kontrahent albo przewoźnik?
Formularz notatki nie ma wyboru odbiorców, a portale dostawcy i spedycji mają w menu tabeli funkcję Uwagi / notatki. Nie zapisuj więc w notatce informacji przeznaczonych tylko dla pracowników, dopóki nie sprawdzisz konfiguracji w swojej firmie.
Co się dzieje z usuniętą notatką?
Notatka dostaje oznaczenie usuniętej, ale wiersz zostaje w bazie danych. Dlatego w notatkach nie zapisuje się zbędnych danych osobowych, a trwałe usunięcie danych prowadzi administrator systemu.
Dlaczego w menu nie ma pozycji Uwagi / notatki?
Zestaw funkcji uniwersalnych konfiguruje się dla rejestru i roli. Notatek nie mają na przykład kartoteki Obiekty, Magazyny, Bramy i Kalendarze. Sprawdź menu z trzema kreskami oraz menu pod prawym przyciskiem myszy.
Słownik pojęć
- Notatka
- Osobny wpis z tytułem i treścią, zapisany przy awizacji albo kartotece i opatrzony rodzajem. Nie zmienia terminu ani statusu rekordu.
- Rodzaj notatki
- Kategoria wpisu, którą Twoja firma ustala sama, na przykład osobna dla spraw transportowych.
- Uwagi zmiany statusu
- Kolumna rejestrów, która pokazuje uwagi wpisane w oknie Status przy wcześniejszych przejściach awizacji.
- Komentarze
- Zakładka i kafel okna Podgląd zbierające notatki, e-maile, SMS-y i dyskusję przy awizacji, tylko do odczytu.
- Usunięcie logiczne
- Oznaczenie wpisu jako usuniętego bez kasowania wiersza z bazy danych.
- Rekord wskazany
- Wiersz, który kliknięto w tabeli; jego numer widać w stopce po słowie Wskazany, a funkcje uniwersalne działają właśnie na nim.