Księga gości - kontrola wejść z 7 dni bez zapisanego wyjścia
Księga gości w menu Informacje pokazuje osoby, które weszły na teren zakładu w ciągu ostatnich 7 dni i nie mają zapisanego wyjścia. Wpisy zakłada brama, a kierownik logistyki przegląda je tutaj: sprawdza, czy wizyty są zamykane, kto je rejestrował i które firmy wprowadzają najwięcej gości. Ta strona opisuje kontrolę i analizę rejestru, a rejestrację wejścia i zapis wyjścia przy bramie znajdziesz na osobnej stronie.
Zakres listy wyznacza zapytanie i obejmuje 7 dni. Po prawej stronie paska narzędzi leżą ikony analizy danych i personalizacji widoku, a pod paskiem wiersz filtrów. Stopka tabeli podaje liczbę wierszy i pozwala wybrać liczbę wierszy na stronie. Ta liczba jest podstawą wskaźników opisanych niżej.
Na tej stronie
- Miejsce księgi w obiegu wizyty gościa
- Ten sam rejestr w dwóch rolach
- Jak czytać listę - cztery sytuacje
- Wskaźniki kontrolne do policzenia w rejestrze
- Przepustka gościa - co drukuje
- Decyzje o danych osobowych przed uruchomieniem księgi
- Czego księga gości nie robi
- Ćwiczenie: oceń dyscyplinę zapisu wyjść na podstawie wskaźników z księgi gości
- Najczęstsze pytania
- Słownik pojęć
Miejsce księgi w obiegu wizyty gościa
Wizyta przechodzi przez kilka ekranów, a księga jest tym, na którym wizyta trwa. Wpis powstaje przy bramie i widnieje na liście, aż ktoś zapisze wyjście.
| Etap | Ekran w Studio VSS.net | Co dzieje się z wpisem |
|---|---|---|
| Wejście | Formularz wejścia na teren zakładu w roli Brama i ochrona | Powstaje wpis. Czas wejścia to chwila zapisu, a numer przepustki pochodzi z licznika. |
| Przepustka | Polecenie Przepustka na pasku księgi | Otwiera się plik PDF z przepustką jednorazową i kodem QR. |
| Pobyt na terenie | Księga gości (ta strona) | Wpis bez zapisanego wyjścia widnieje na liście. |
| Wyjście | Okno Wyjście | Zapis czasu wyjścia usuwa wpis z listy. |
| Wpisy zamknięte | Księga gości historia | Widok wpisów z wyjściem nie jest dostępny w standardowym menu. |
Ten sam rejestr w dwóch rolach
Studio VSS.net otwiera księgę gości z dwóch menu. Lista i pasek narzędzi są w obu miejscach takie same, różni się zestaw pozycji obok i cel pracy. Pracę operatora, czyli ekran bramy i zapis wyjścia w trakcie dyżuru, opisuje strona księgi gości w roli Brama i ochrona.
| Cecha | Rola Brama i ochrona | Menu Informacje (Dział logistyki i transportu) |
|---|---|---|
| Cel pracy | Rejestracja wejść i zamykanie wizyt w trakcie dyżuru. | Kontrola zapisów i eksport listy. |
| Gdzie się otwiera | Menu Awizacja, pozycja Księga gości. | Menu Informacje, pozycja Księga gości. |
| Formularz wejścia | Pozycja Wejście w tym samym menu. | Brak - wejście rejestruje brama. |
| Kolumny i zakres listy | Osiem kolumn, wejścia z 7 dni bez wyjścia. | Takie same. |
| Pasek narzędzi | Przepustka i Wyjście. | Przepustka i Wyjście. |
Jak czytać listę - cztery sytuacje
Lista nie odpowiada na pytanie, kto jest na terenie. Odpowiada na inne: które wizyty z ostatnich 7 dni nie zostały zamknięte w systemie. Różnicę widać, gdy zestawi się stan faktyczny z zapisem.
| Sytuacja | Zapis w systemie | Czy wpis jest na liście |
|---|---|---|
| Gość jest na terenie, wejście sprzed mniej niż 7 dni | Samo wejście. | Tak. |
| Gość wyszedł i ktoś zapisał wyjście | Wejście i wyjście. | Nie. Wpis należy do widoku historii. |
| Gość wyszedł, ale nikt nie zapisał wyjścia | Samo wejście. | Tak. Wpis wygląda jak wizyta trwająca. |
| Wejście starsze niż 7 dni, wyjścia nie zapisano | Samo wejście. | Nie. Wpis wypadł z okna zapytania, ale nadal istnieje w rejestrze. |
Reguła listy. Wpis jest widoczny, gdy wejście zapisano w ciągu ostatnich 7 dni i nie ma przy nim zapisanego wyjścia. Zestawienia są konfiguracją bazy, więc w Twoim wdrożeniu zakres może być inny.
Trzecia sytuacja z tabeli fałszuje obraz najmocniej: lista pokazuje gościa, którego już nie ma. Dlatego jakość rejestru zależy od dyscypliny zapisu wyjść przy bramie, a nie od samego programu.
Wskaźniki kontrolne do policzenia w rejestrze
Program nie liczy wskaźników dla księgi gości, ale wszystkie poniższe da się uzyskać z listy w kilka ruchów. Osiem kolumn rejestru opisuje strona bramy, a zasady filtrów - strona filtrowanie i sortowanie.
| Wskaźnik | Jak go uzyskać | Jak czytać |
|---|---|---|
| Liczba wizyt niezamkniętych | Liczba rekordów w stopce tabeli po ustawieniu filtrów. | Wzrost w ciągu dnia sygnalizuje, że wyjścia nie są zapisywane. |
| Wiek najstarszego wpisu | Sortowanie po kolumnie Dzień rosnąco i odczyt daty oraz godziny wejścia. | Wpis starszy niż jedna zmiana robocza to zwykle wyjście bez zapisu. |
| Koncentracja wizyt | Analiza danych, grupowanie po kolumnie Kontrahent. | Udział firmy to liczba jej wpisów podzielona przez liczbę wszystkich. |
| Rozkład rejestracji | Filtr w kolumnie Zapisał. | Pokazuje, którzy operatorzy rejestrują wejścia i kiedy. |
Analiza obejmuje wszystkie wpisy spełniające bieżący filtr, także te z dalszych stron tabeli, dlatego filtr ustawia się przed uruchomieniem analizy. Wynik można przenieść do arkusza; zasady eksportu opisuje strona export do Excela. Eksport obejmuje widoczne kolumny i bieżące filtry, więc zawiera tylko wpisy bez wyjścia.
Przepustka gościa - co drukuje
Zrzut pokazuje podgląd w oknie z paskiem przeglądarki wydruków (nawigacja po stronach, powiększenie, zapis, druk), używanym przy awizowanych pojazdach. W księdze gości polecenie Przepustka otwiera dokument o tym samym układzie jako plik PDF.
| Element | Zawartość |
|---|---|
| Nagłówek | Nazwa, adres i NIP właściciela licencji, pobierane z parametrów globalnych. |
| Kod QR | Numer referencyjny wpisu. |
| Pola danych | Ważna od, Numer auta, Dokument Id., Nazwisko i imię, Telefon, Firma, Numer, Login / Kiedy oraz Cel. |
| Login / Kiedy | Kto i kiedy zapisał wpis, a nie kto wydrukował przepustkę. |
| Cel | Dla wejścia tekst z pola Nazwa firmy. Pole Do kogo i w jakiej sprawie nie drukuje się. |
| Stopka | Linie na podpis pracownika ochrony i potwierdzenie załatwiającego. |
Decyzje o danych osobowych przed uruchomieniem księgi
Księga przechowuje dane osób fizycznych, a program pozostawia ważne decyzje po stronie firmy. Poniższa tabela zbiera te, które trzeba podjąć w procedurze, zanim brama zacznie rejestrować gości.
| Decyzja | Dlaczego program jej nie rozstrzyga |
|---|---|
| Jakie dane zbierać od gościa | Formularz wejścia nie wymusza nazwiska, telefonu ani dokumentu tożsamości. |
| Jak długo przechowywać wpisy | Brak parametru okresu przechowywania. |
| Jak usuwać lub anonimizować wpisy | Brak polecenia Usuń i anonimizacji. |
| Kto ma widzieć listę | Dostęp wynika z uprawnień do pozycji menu, które nadaje administrator w uprawnieniach użytkowników. |
| Kto i kiedy zapisuje wyjścia | Program nie ostrzega o wizytach niezamkniętych. |
Telefon i numer dokumentu trafiają na przepustkę, ale nie mają kolumn w księdze. Podstawę prawną przetwarzania omawia rozporządzenie RODO w EUR-Lex, a praktyczne wskazówki publikuje Urząd Ochrony Danych Osobowych.
Czego księga gości nie robi
| Oczekiwanie | Stan w Studio VSS.net |
|---|---|
| Automatyczny czas pobytu gościa | Brak. Lista nie pokazuje kolumny Wyjście, a wpis po wyjściu znika z widoku. |
| Profil stałego gościa z wypełnianiem formularza | Brak. Każde wejście wpisuje się od nowa. |
| Zapis wyjścia po zeskanowaniu kodu QR z przepustki | Brak. Wyjście zapisuje pracownik w oknie Wyjście. |
| Alert o zbyt długim pobycie | Brak. |
| Automatyczna anonimizacja po okresie przechowywania | Brak. Program nie usuwa ani nie anonimizuje wpisów. |
| Podpis gościa | Brak. Pasek księgi nie ma przycisku Podpis. |
| Osobna kolumna osoby odwiedzanej | Brak. Pole Do kogo i w jakiej sprawie jest polem tekstowym formularza wejścia. |
Ćwiczenie w demo - lekcja lub zajęcia
Ćwiczenie: oceń dyscyplinę zapisu wyjść na podstawie wskaźników z księgi gości
Uczeń liczy wskaźniki kontrolne tak, jak robi to kierownik logistyki przy przeglądzie ruchu osobowego. Rola w demo: Kierownik logistyki. Czas: około 15 minut. Konto demo jest wspólne, dlatego ćwiczenie niczego nie zapisuje i nie używa okna Wyjście.
- Otwórz bezpłatne demo Studio VSS.net, wybierz rolę Kierownik logistyki i przejdź do menu Informacje, pozycja Księga gości. Odczytaj ze stopki tabeli liczbę wpisów.
- Posortuj listę po kolumnie Dzień rosnąco, zapisz datę i godzinę wejścia najstarszego wpisu i przypisz go do jednej z czterech sytuacji z tabeli o czytaniu listy.
- Przewiń tabelę w prawo, odczytaj kolumny Zapisał i Data zapisu i policz, ilu różnych pracowników zarejestrowało widoczne wpisy.
- Uruchom analizę danych, pogrupuj wpisy po kolumnie Kontrahent i oblicz udział firmy z największą liczbą wizyt w liczbie wszystkich wpisów.
- Napisz dwa zdania zaleceń dla bramy: kiedy zapisywać wyjście i jak często kierownik ma przeglądać listę.
Pytanie kontrolne. Dlaczego liczba wpisów na liście nie równa się liczbie osób na terenie i która z czterech sytuacji zniekształca ten wynik najmocniej?
Podstawa programowa. Ćwiczenie odnosi się pośrednio do efektu "przestrzega zasad obiegu dokumentów transportowych w procesie transportowym" z kwalifikacji SPL.04 Organizacja transportu (jednostka SPL.04.5) w zawodzie technik logistyk: ćwiczy ocenę kompletności zapisów rejestrowych, choć księga gości nie jest dokumentem transportowym (podstawa programowa zawodu technik logistyk). Pozostałe ćwiczenia zebraliśmy na stronie demo VSS.net na zajęciach z logistyki, a pełny opis systemu - na stronie Studio VSS.net - system awizacji i YMS.
Najczęstsze pytania
Jaki okres obejmuje lista w księdze gości?
Lista pokazuje wejścia z ostatnich 7 dni bez zapisanego wyjścia. Zapytanie jest częścią konfiguracji zestawienia, więc w Twoim wdrożeniu może być zmienione.
Czy kierownik logistyki może zarejestrować wejście gościa z menu Informacje?
Nie. Wejście rejestruje się w formularzu Wejście w roli Brama i ochrona. Z menu Informacje można wydrukować przepustkę i zapisać wyjście.
Czy lista pokaże gości starszych niż 7 dni?
Nie. Starszych wpisów nie pokaże ani księga, ani widok historii w standardowej konfiguracji. Wpisy nie są usuwane, ale odczytanie ich wymaga zmiany definicji zestawienia.
Co zawiera eksport listy do Excela?
Widoczne kolumny i wpisy spełniające bieżący filtr. Nie ma w nim telefonu ani numeru dokumentu, bo księga nie ma takich kolumn. Nie ma też wpisów z zapisanym wyjściem.
Kto widzi listę gości?
Każdy użytkownik, który ma pozycję Księga gości w swoim menu. Uprawnienia do pozycji nadaje administrator.
Czy kod QR z przepustki zapisuje wyjście gościa?
Nie. Kod QR zawiera numer referencyjny wpisu. Wyjście zapisuje pracownik w oknie Wyjście.
Słownik pojęć
- Księga gości
- Rejestr wejść osób na teren zakładu, prowadzony bez awizacji i bez pojazdu; lista pokazuje wejścia z 7 dni bez zapisanego wyjścia.
- Wizyta niezamknięta
- Wpis, przy którym nikt nie zapisał czasu wyjścia; do zapisu wyjścia albo do upływu 7 dni pozostaje na liście.
- Przepustka jednorazowa
- Dokument PDF z kodem QR wystawiany po zapisie wejścia; drukuje dane wpisu i linie na podpis pracownika ochrony.
- Numer referencyjny
- Identyfikator wpisu nadany przez system, kodowany w QR przepustki i widoczny w ostatniej kolumnie listy.
- Retencja danych
- Okres przechowywania danych osobowych; w Studio VSS.net nie jest realizowana automatycznie i wynika z procedury firmy.