Awizacje w portalu spedytora - transporty przypisane do firmy przewoźnika

Lista Awizacje w roli Spedytor i przewoźnik pokazuje transporty, w których Twoja firma jest wpisana jako przewoźnik. Awizacji nie zakładasz tu sam: okno rezerwuje dostawca albo logistyka odbiorcy. Twoje zadanie to uzupełnić dane pojazdu i kierowcy, zanim pojazd dojedzie na bramę.

Lewe menu portalu ma trzy pozycje. Pierwsza prowadzi do kalendarza spedycji, druga do tej listy, trzecia do archiwum Historia spedycji. Pozycji Nowa awizacja spedytor nie ma. Nad tabelą stoi tytuł Awizacje dla spedycji i pasek z przyciskami Podgląd oraz Edycja, a pod nagłówkami kolumn - wiersz filtrów. Na zrzucie z bazy demonstracyjnej lista jest pusta i pokazuje komunikat Brak danych, bo żadna awizacja nie spełnia warunków opisanych niżej.

Miejsce listy w obiegu awizacji

Lista Awizacje obejmuje krótki odcinek życia awizacji: od zapisu do chwili, gdy kierowca zgłosi się na bramie. Potem awizacją zajmuje się obsługa bramy i magazynu, a portal spedytora pokazuje ją ponownie dopiero po zamknięciu wizyty.

Awizacji anulowanej portal nie pokazuje wcale: status Awizacja anulowana nie występuje na żadnej liście spedytora, a anuluje ją wyłącznie obsługa odbiorcy.

Co widzi spedytor, a czego nie widzi

Portal spedytora i portal dostawcy używają tego samego silnika list, ale filtrują je inaczej. Różnica ma znaczenie w rozmowie z dostawcą, bo on ma przed sobą inny zestaw kolumn niż Ty.

Zakres danych jednego przewoźnika. Portal zawęża listę do awizacji, w których przewoźnikiem jest firma przypisana do Twojego konta. Firmę system odczytuje z zalogowanego konta, więc widzisz własne awizacje. Kilka kont tej samej firmy widzi te same wiersze, a kolumna Zapisał pokazuje login osoby, która założyła awizację. Konta zewnętrzne zakłada operator po stronie odbiorcy w pozycji zarządzanie kontami kontrahentów; samodzielnej rejestracji nie ma.

Przewoźnika wskazuje dostawca przy zakładaniu awizacji. Gdy zaznaczy przełącznik Transport dostawcy, pole Przewoźnik przestaje być wymagane, a awizacja bez przewoźnika nie pojawi się w portalu żadnego spedytora.

Kolumny listy awizacji spedytora

Domyślny układ ma czternaście kolumn, więc część z nich widać dopiero po przewinięciu tabeli w prawo. Filtr wpisany pod nagłówkiem zawęża wiersze do pasujących wartości, a liczbę wierszy na stronie zmienia się w stopce tabeli.

• Zakres terminów - awizacje z terminem od wczoraj wzwyż, także z dni przyszłych, które nie mają jeszcze wyjazdu.
• Statusy na liście - Awizacja oczekuje na realizację oraz Awizacja wstępna; pozostałe etapy obsługuje brama i magazyn.
• Wiersze na stronie - w bazie demonstracyjnej lista pokazuje 40 wierszy na stronę.
• Limity pól tekstowych - w formularzu edycji 50 znaków dla numeru auta, naczepy, kierowcy i dokumentu, 20 dla numeru zamówienia oraz 10 dla telefonu.

Reguła widoczności awizacji. Awizacja jest na liście od zapisu do chwili potwierdzenia przybycia na bramie, o ile jej termin nie jest starszy niż wczoraj. Awizacja niezrealizowana w terminie znika z listy po upływie doby, a jej status pozostaje bez zmian.

Pasek narzędzi i menu tabeli

Przyciski działają na zaznaczonym wierszu. Dwuklik w wiersz otwiera Podgląd.

Pozycje z menu tabeli działają tak samo jak w innych rejestrach: uwagi i notatki zostają przy rekordzie, a załączniki otwierają okno z plikami. Pozycja SMS kierowca uruchamia edytor wiadomości SMS z szablonem Potwierdzenie przybycia transportu. Treść szablonu zależy od konfiguracji instalacji.

Edycja danych pojazdu i kierowcy

Formularz Edycja ma dwie zakładki. Żadne z jego pól nie jest wymagane, więc awizację można zapisać z pustymi danymi i uzupełnić je później.

Dane kierowcy przed bramą. Formularz nie wymaga danych pojazdu, ale przy potwierdzeniu przybycia obsługa bramy musi wpisać imię i nazwisko kierowcy oraz numer auta o długości co najmniej sześciu znaków. System podpowiada wartości z awizacji, więc ochrona sprawdza dane zamiast wpisywać je od zera.

Formularz Edycja nie zmienia terminu, magazynu ani rodzaju awizacji. Zmianę okna zgłaszasz dostawcy albo logistyce odbiorcy. Nie ma tu również przycisku anulowania.

Podgląd awizacji i wydruk

Wydruk składa się z dwóch tabel obok siebie. Po lewej stoją dane terminu i uczestników: Data, Czas, Kontrahent, Przewoźnik, Numer auta, Nr naczepy, Kierowca, Dokument i Telefon. Po prawej: Numer Load Plan, Nr zamówienia SAP, Numer awizo, Nr referencyjny, Login, Kiedy, Rodzaj, Ilość palet i Zawartość. Niżej leżą pola Tytuł i Opis, pole Uwagi oraz lista awizowanych pozycji. Okno podglądu ma przyciski druku i zapisu do PDF, opisane w funkcji podgląd wydruku.

Numer awizo jest numerem własnym nadanym przez dostawcę, a Numer Load Plan nadaje system przy zapisie. W kontakcie z odbiorcą podawaj Load Plan, bo numer własny dostawcy nie jest sprawdzany pod kątem unikalności.

Analiza listy i praktyka planowania

Lista działa jak pozostałe rejestry Studio VSS.net. Filtry i sortowanie opisuje strona filtrowanie i sortowanie, a zapis widocznych wierszy do arkusza - strona eksport do Excela. Nowe konta zewnętrzne dostają prawo eksportu domyślnie, ale administrator odbiorcy może je odebrać.

W praktyce logistycznej zamiana kierowcy tuż przed kursem wymaga sprawdzenia, czy nowy kierowca ma zapas czasu pracy. Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 o czasie jazdy i okresach odpoczynku kierowców przewiduje między innymi przerwę co najmniej 45 minut po 4,5 godziny jazdy. Studio VSS.net tych limitów nie sprawdza: pole Kierowca jest zwykłym tekstem do 50 znaków. Kontrola czasu pracy pozostaje po stronie spedycji.

Typowe sytuacje na liście