System YMS dla operatora TSL - jeden portal awizacji dla wielu firm zewnętrznych

Kto loguje się do portalu operatora

W firmie TSL po drugiej stronie ekranu siedzi kilkadziesiąt organizacji, a nie kilku pracowników. Studio VSS.net rozróżnia dwa rodzaje kont. Konta własnych pracowników zakłada administrator w panelu Użytkownicy. Konta firm zewnętrznych zakłada dział logistyki w pozycji Zarządzanie kontami kontrahentów, a formularz oferuje tam tylko dwie role: dostawca oraz spedytor lub przewoźnik. Samodzielnej rejestracji nie ma, więc lista firm z dostępem jest zawsze decyzją operatora.

Pole Firma jest wymagane i pochodzi z kartoteki kontrahentów albo przewoźników. Jedna firma może mieć wiele kont, a wszystkie widzą te same awizacje. Kolumna Zapisał na listach pokazuje login osoby, która założyła rezerwację, dzięki czemu przy sporze z dostawcą wiadomo, czy awizację wpisał jego dział sprzedaży, czy magazyn. Konto blokuje się odznaczeniem pola Aktywne; dane konta i zapisane awizacje zostają w systemie. Konto agencji celnej powstaje osobno, w panelu Administrator.

Firma na koncie wyznacza zakres danych

Filtr firmy jest częścią zapytania, które pobiera dane listy, a nie ukrytą kolumną. Dostawca nie wybiera kontrahenta w formularzu awizacji, bo system bierze go z konta, a próba edycji awizacji innej firmy kończy się komunikatem Brak uprawnień. Zasady trzech poziomów dostępu, od roli przez kartę uprawnień po zakres danych, opisuje strona o uprawnieniach użytkowników Studio VSS.net.

Dla operatora TSL ważniejsza od roli dostawcy bywa rola spedycji. Spedytor widzi awizacje, w których jego firma jest wpisana jako przewoźnik, czyli zakres wyznacza wybór dokonany przez dostawcę. Gdy dostawca zaznaczy przełącznik Transport dostawcy, pole Przewoźnik przestaje być wymagane, a taka awizacja nie trafi do portalu żadnego spedytora. Spedytor nie zakłada awizacji. Uzupełnia dane pojazdu i kierowcy, co skraca obsługę przy bramie, bo ochrona i tak wymaga kierowcy i numeru auta przy potwierdzeniu przyjazdu. Ekrany tej roli opisuje strona o awizacjach w portalu spedycji.

Agencja celna działa według innego kryterium. Widzi wszystkie awizacje ze znacznikiem wymaga dokumentów SAD / T1, niezależnie od firmy i magazynu, z wyłączeniem awizacji wstępnych, zakończonych i anulowanych. Operator obsługujący towary spoza Unii Europejskiej nie musi więc zakładać agencji osobnych kont dla każdego zleceniodawcy.

Czego portal nie rozdziela między zleceniodawców

Ta część decyduje o tym, jak ułożyć proces u operatora, dlatego warto ją znać przed wdrożeniem. Studio VSS.net nie prowadzi osobnych pul okien dla poszczególnych zleceniodawców. Siatka okien należy do magazynu, a jej pojemność to trzy rezerwacje w oknie, wspólne dla wszystkich firm. Konta zewnętrznego nie da się ograniczyć do obiektu ani magazynu, a lista hal w portalu obejmuje wszystkie aktywne magazyny. Pola Limit per dzień, Limit zamówień i Max ilość palet w kartotece kontrahenta są zapisywane, lecz formularz nie zatrzymuje zapisu po ich przekroczeniu.

W praktyce operator rozdziela klientów strukturą lokalizacji. Jeśli zleceniodawca ma własną halę, staje się ona osobnym magazynem z własną siatką i rampami, a dostawca wybiera ją w formularzu. Jeśli kilku zleceniodawców dzieli halę, kolejność ustala pojemność okna, a zgodność z umową kontroluje dyspozytor. Jedno pole w kartotece kontrahenta wpływa na rezerwację: Czas /min/ zasila algorytm czasu obsługi, więc zleceniodawca z wolniejszym rozładunkiem może mieć dłuższe okna. Kolor z kartoteki barwi komórkę Kontrahent w rejestrach, co ułatwia odczyt listy przy kilkunastu klientach.

Oceny przewoźników jako argument przed zleceniodawcą

Operator TSL odpowiada przed klientem za czas obsługi, a winę za opóźnienie często ponosi przewoźnik. Centrum raportów awizacji ma dwie oceny o identycznym układzie: kontrahentów i przewoźników. Obejmują aktywne firmy z co najmniej jednym zrealizowanym transportem i całą historię zrealizowanych awizacji. Spóźnieniem jest znacznik Przyjechał późniejszy niż początek okna, a ocena to liczba spóźnień pomnożona przez 100 i podzielona przez liczbę zrealizowanych transportów. Wynik powyżej 30 proc. ma czerwone tło, poniżej 3 proc. zielone.

Raport trafności awizacji liczy dla każdego przewoźnika średnią różnicę między początkiem okna a przyjazdem oraz odchylenie standardowe. Średnia bliska zera przy małym odchyleniu oznacza przewoźnika, który trafia w okno. Duże odchylenie pokazuje nieregularność także wtedy, gdy średnia wygląda dobrze. Raport średniego czasu wjazdu mierzy z kolei minuty od potwierdzenia przybycia do zezwolenia na wjazd, czyli oczekiwanie przewoźnika przed wjazdem. Zestawienie tego czasu z trafnością pozwala oddzielić spóźnienia przewoźnika od kolejki po stronie obiektu.

Raporty czytają rejestr awizacji w chwili uruchomienia i liczą wyłącznie znaczniki zapisane w krokach obsługi. Jeśli brama przesuwa status skrótem bez zapisu czasu, awizacja ma puste czasy i nie zasili statystyki. Konta zewnętrzne mają domyślnie prawo eksportu i grupowania, więc zleceniodawca albo przewoźnik może sam wyeksportować do Excela listę swoich awizacji, zamiast prosić operatora o zestawienie.

Oceny opisują przeszłość, a dyspozytor potrzebuje też obrazu bieżącego dnia w podziale na klientów. Wskaźnik Kontrahenci informacje w zestawieniach KPI pokazuje każdą firmę z czterema licznikami: ile jej awizacji czeka na transport, ile stoi na bramie, ile zajmuje rampę i ile czeka na wyjazd. To liczby bieżące, a nie sumy historyczne, więc awizacje zamknięte w nich nie występują. Nazwa firmy ma tło w kolorze z kartoteki. Przy kilkunastu zleceniodawcach jedna tabela odpowiada na pytanie, którego klienta dotyczy dzisiejsza kolejka.

Komunikacja z wieloma firmami naraz

Lista kont kontrahentów ma menu Wyślij z poleceniami SMS i E-mail oraz historią wysłanych wiadomości. Okno SMS liczy znaki, a okno e-mail używa szablonu Informacja i przyjmuje załączniki do 25 MB łącznie. Przy włączonym module powiadomień YMS+ kierownik logistyki definiuje dodatkowo reguły: przypomnienie przed oknem, informację o wjeździe na rampę albo e-mail do kontrahenta po zamknięciu awizacji. Moduł ma tryby PROBA, TEST i PROD, a wysyłkę do prawdziwych odbiorców włącza tylko rola SuperVisor.

Z listu referencyjnego globalnego operatora logistycznego z 2018 roku: usługi w kilkunastu magazynach w Polsce prowadzone są centralnie na jednej bazie danych, a odbiorcy awizują się bezpośrednio. Licencja dostępowa liczy użytkowników jednocześnie zalogowanych, a nie nazwane konta, co przy setkach kont dostawców ma znaczenie dla kosztu; zasady opisuje cennik Studio VSS.net. Zakres wersji i wdrożeń zawiera strona system awizacji dostaw Studio VSS.net.