W skrócie: Studio VSS.net zastępuje papierową portiernię elektronicznym modułem brama i ochrona. Pracownik ochrony widzi na pulpicie listę wszystkich oczekujących pojazdów z danymi awizacji, jednym kliknięciem generuje przepustkę jednorazową z kodem QR i rejestruje wjazd. Pojazdy bez awizacji są rejestrowane przez dedykowany formularz wjazdu nieawizowanego. Moduł LPR automatycznie rozpoznaje tablice rejestracyjne i porównuje je z bazą awizacji - bez ręcznego szukania w papierach.
Papierowa portiernia kontra elektroniczny system kontroli wjazdów
W wielu zakładach produkcyjnych i centrach logistycznych kontrola wjazdów nadal opiera się na ręcznie wypełnianych księgach, przepustkach drukowanych z arkuszy Excel i telefonicznych weryfikacjach kierowców. Taki model pracy jest powolny, podatny na błędy i nie daje żadnej analityki: nie wiadomo, ile pojazdów dziennie wjeżdżało na teren obiektu, ile z nich było awizowanych, a ile pojawiło się bez zapowiedzi.
Cyfrowa portiernia w Studio VSS.net rozwiązuje te problemy bez konieczności przebudowy infrastruktury. Pracownik ochrony loguje się do systemu przez przeglądarkę - na komputerze, tablecie lub terminalu na bramie - i od razu widzi dzienny kalendarz transportów z podziałem na statusy: oczekiwany, oczekujący na wjazd, obsługiwany, oczekujący na wyjazd. Każdy transport ma przypisane dane z awizacji: numer rejestracyjny pojazdu, imię i nazwisko kierowcy, kontrahenta, rodzaj i ilość towaru, przydzieloną rampę i okno czasowe.
Ekran pulpitu głównego roli brama i ochrona w systemie Studio VSS.net prezentuje dzienny widok kalendarza transportów. Interfejs podzielony jest na trzy kolumny odpowiadające statusom: transport oczekiwany (szary), oczekujący na wjazd (niebieski) i oczekujące na wyjazd (zielony). Każdy blok transportu zawiera ikonę ciężarówki oraz dane identyfikacyjne kierowcy i firmy. Widok Dzień jest aktywny - dostępne są też tryby Tydzień, Agenda i Oś czasu.
Automatyczne wystawianie przepustek jednorazowych
Gdy pojazd przyjeżdża na bramę, pracownik ochrony wyszukuje transport na liście oczekujących - po numerze rejestracyjnym, nazwie firmy lub nazwisku kierowcy. Weryfikacja trwa kilka sekund. Po znalezieniu transportu system wyświetla pełne dane awizacji: przydzieloną rampę, okno czasowe, rodzaj towaru i numer dokumentu CMR lub WZ. Pracownik zatwierdza wjazd jednym kliknięciem, a system automatycznie generuje przepustkę jednorazową.
Przepustka zawiera kod QR z zaszyfrowanymi danymi transportu, numer rejestracyjny pojazdu, imię i nazwisko kierowcy, nazwę kontrahenta, termin ważności przepustki i numer dokumentu wygenerowanego przez system. Miejsca na podpis kierowcy i pracownika ochrony spełniają wymogi formalne dokumentacji wjazdowej. Cały proces - od przybycia pojazdu do wydruku przepustki - trwa mniej niż 60 sekund, podczas gdy ręczne wypełnienie papierowego formularza zajmowało kilka minut.
Wydruk przepustki jednorazowej w systemie Studio VSS.net dla kierowcy z listy transportów oczekujących na wjazd. Dokument zawiera nagłówek SoftwareStudio Sp. z o.o., kod QR, napis PRZEPUSTKA JEDNORAZOWA, datę ważności, numer rejestracyjny auta, numer dokumentu, nazwisko i imię, telefon oraz firmę kontrahenta. Przepustka jest generowana automatycznie na podstawie danych awizacji - eliminuje ręczne wypełnianie dokumentów papierowych.
Obsługa wjazdów bez wcześniejszej awizacji
Nie każdy pojazd przyjeżdżający na teren zakładu był wcześniej awizowany. Dostawcy ad hoc, kurierzy, pojazdy serwisowe czy goście biznesowi pojawiają się bez rezerwacji okna czasowego. Studio VSS.net obsługuje takie sytuacje przez dedykowany moduł wjazdu nieawizowanego, dostępny bezpośrednio z menu bocznego pulpitu bramy.
Formularz rejestracji wjazdu nieawizowanego zawiera pola identyczne jak standardowa awizacja: rodzaj zdarzenia, kontrahent, asortyment i ilość palet, dane pojazdu (numer rejestracyjny naczepy, przewoźnik), dane kierowcy (imię, nazwisko, telefon, dokument tożsamości), a także pole tekstowe z opisem celu wizyty. Po zapisaniu formularza transport trafia do zestawienia bieżących transportów na równi z awizowanymi pojazdami - jest widoczny dla dyspozytorów i magazynierów i może zostać przypisany do rampy.
Ekran rejestracji wjazdu nieawizowanego w systemie Studio VSS.net, dostępny z menu bocznego. Formularz podzielony jest na sekcje: Rodzaj zdarzenia i Kontrahent; Rodzaj transportu z polem asortymentu i ilości palet; Dane pojazdu z numerem rejestracyjnym naczepy i danymi kierowcy; pole tekstowe z opisem celu wizyty. Przycisk ZAPISZ zatwierdza wpis i kieruje transport do zestawienia bieżących transportów.
Moduł LPR - automatyczne rozpoznawanie tablic rejestracyjnych
Studio VSS.net integruje się z systemami LPR (Licence Plate Recognition), które automatycznie odczytują tablice rejestracyjne pojazdów wjeżdżających na teren obiektu. Po rozpoznaniu tablicy system porównuje ją z bazą awizacji: jeśli pojazd jest awizowany, otwiera szlaban i rejestruje wjazd bez interwencji pracownika ochrony. Jeśli pojazd nie figuruje w bazie awizacji, system kieruje go do procedury wjazdu nieawizowanego i powiadamia pracownika bramy.
Niezależnie od trybu wjazdu - awizowanego czy nieawizowanego - moduł LPR prowadzi pełną historię wjazdów i wyjazdów z datą, godziną i numerem rejestracyjnym każdego pojazdu. Zakładka Wjechały pokazuje w czasie rzeczywistym, które pojazdy aktualnie przebywają na terenie obiektu, z pełnymi danymi kontrahenta i kierowcy. Zakładka Historia pozwala wyszukać dowolny pojazd na podstawie numeru rejestracyjnego, daty lub nazwy firmy.
Ekran przedstawia widok Auta na terenie obiektu w module LPR systemu Studio VSS.net, dostępny przez pozycję Wjechały w menu bocznym. Tabela prezentuje pojazdy aktualnie przebywające na terenie obiektu z kolumnami: numer rejestracyjny (wyróżniony dużą czcionką), dzień, godzina wjazdu, kontrahent, kierowca i telefon. Widok jest aktualizowany na bieżąco - służy pracownikom ochrony do szybkiego sprawdzenia, które pojazdy aktualnie znajdują się na terenie zakładu.
Korzyści operacyjne elektronicznej portierni
Wdrożenie modułu brama i ochrona w Studio VSS.net przynosi wymierne efekty już w pierwszych tygodniach użytkowania. Czas obsługi jednego pojazdu na bramie skraca się z kilku minut do poniżej minuty - głównie dzięki temu, że pracownik ochrony nie szuka informacji w papierowych awizacjach ani nie dzwoni do dyspozytorni po potwierdzenie. Wszystkie dane są dostępne na ekranie, a przepustka drukuje się automatycznie po zatwierdzeniu wjazdu.
Pełna historia wjazdów i wyjazdów z datami i godzinami eliminuje spory przy wypadkach, kradzieżach lub kontrolach zewnętrznych. Każdy pojazd, który kiedykolwiek był na terenie obiektu, jest zarejestrowany w systemie z danymi identyfikacyjnymi kierowcy i kontrahenta. Raporty z modułu LPR pozwalają analizować obłożenie bramy w ciągu dnia i tygo dnia - co daje podstawę do optymalizacji harmonogramów dostaw i liczby pracowników ochrony na poszczególnych zmianach.
Dla obiektów wymagających zgodności z normami ISO lub audytami bezpieczeństwa elektroniczna księga gości i cyfrowe przepustki to dokumentacja gotowa do eksportu w dowolnym momencie. Nie ma ryzyka zniszczenia, zgubienia ani nieczytelnego pisma w papierowej księdze - dane są bezpiecznie przechowywane w systemie i dostępne przez dowolną przeglądarkę internetową.
Jak wdrożyć elektroniczną portiernię w Studio VSS.net krok po kroku
Uruchomienie modułu brama i ochrona nie wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania - system działa przez przeglądarkę internetową. Poniższe kroki opisują typowy proces wdrożenia dla jednej bramy wjazdowej. Cały proces zajmuje około tygodnia, wliczając testy i szkolenie pracowników ochrony.
-
Skonfiguruj obiekty i bramy w systemie
W panelu administracyjnym Studio VSS.net zdefiniuj obiekty (zakłady, magazyny) oraz przypisz im bramy wjazdowe. Dla każdej bramy określ godziny obsługi, dozwolone rodzaje transportów i reguły wjazdu nieawizowanego - czy wymaga potwierdzenia dyspozytora, czy może być rejestrowany samodzielnie przez ochronę.
-
Utwórz role użytkowników dla pracowników ochrony
Nadaj pracownikom portierni rolę Brama i ochrona. Rola ta daje dostęp do pulpitu transportów, widoku oczekujących na wjazd, formularza wjazdu nieawizowanego, ksie gi gości i modułu parkowania - bez dostępu do danych administracyjnych i konfiguracyjnych systemu.
-
Podłącz i skonfiguruj moduł LPR
Jeśli brama dysponuje kamerą LPR, podłącz ją do modułu automatycznego rozpoznawania tablic rejestracyjnych w VSS.net. Skonfiguruj listę pojazdów stałych i reguły weryfikacji - pojazdy nierozpoznane trafiają automatycznie do widoku wjazdu nieawizowanego z komunikatem dla pracownika ochrony.
-
Przetestuj wydruk przepustek jednorazowych
Przeprowadź test na danych demonstracyjnych: utwórz awizację z danymi pojazdu i kierowcy, potwierdź przybycie na bramie i wygeneruj przepustkę jednorazową. Sprawdź, czy kod QR jest czytelny przez czytnik, czy dane na przepustce są poprawne i czy wydruk mieści się na arkuszu A4 lub dedykowanym formularzu przepustki.
-
Uruchom produkcyjnie i przeszkol pracowników ochrony
Po pozytywnych testach uruchom moduł na bramie produkcyjnej. Przeszkol pracowników ochrony z obsługi pulpitu, wydruku przepustek, rejestracji wjazdów nieawizowanych i zamykania transportów przy wyjeździe. Szkolenie z podstawowej obsługi zajmuje zwykle 1-2 godziny robocze.
Najczęstsze pytania o elektroniczną portiernię i awizację aut
Czy przepustka wydrukowana przez VSS.net jest wystarczającym dokumentem wjazdowym?
Tak - przepustka jednorazowa wygenerowana przez Studio VSS.net zawiera wszystkie elementy wymagane przez standardowe procedury bezpieczeństwa obiektów: dane identyfikacyjne kierowcy i pojazdu, nazwę kontrahenta, termin ważności, numer dokumentu generowany przez system, kod QR oraz miejsca na podpisy. Spełnia też wymogi dokumentacji przy audytach ISO 9001 i normach bezpieczeństwa obiektów przemysłowych. W przypadku specyficznych wymagań prawnych lub branżowych szablon przepustki może być dostosowany przez dział wdrożeń SoftwareStudio.
Co dzieje się z pojazdami, które przyjeżdżają poza oknem czasowym awizacji?
Pojazd przyjeżdżający poza przydzielonym oknem czasowym jest widoczny w systemie jako transport opóźniony lub przyspieszony - pracownik ochrony widzi informację o planowanym oknie i rzeczywistej godzinie przybycia. Decyzja o wpuszczeniu pojazdu należy do pracownika ochrony lub dyspozytora, który może zatwierdzić wjazd mimo przekroczenia okna, odrzucić go lub przekierować na czas oczekiwania. Cała sytuacja jest rejestrowana w historii z adnotacją o przekroczeniu okna czasowego.
Czy moduł LPR działa z każdą kamerą rozpoznającą tablice rejestracyjne?
Studio VSS.net integruje się z wiodącymi systemami LPR przez standardowe API. Kompatybilność zależy od producenta kamery i wersji oprogramowania LPR - dział wdrożeń SoftwareStudio weryfikuje zgodność przed uruchomieniem integracji. W przypadku braku kompatybilnej kamery moduł bramy działa w trybie ręcznym: pracownik ochrony wpisuje numer rejestracyjny ręcznie lub skanuje kod QR z przepustki przy wyjeździe. Tryb ręczny jest w pełni funkcjonalny i nie wymaga żadnego sprzętu poza komputerem lub tabletem z przeglądarką.
Słownik pojęć z zakresu kontroli wjazdów i elektronicznej portierni
- Przepustka jednorazowa
- Dokument uprawniający kierowcę do jednorazowego wjazdu na teren obiektu, generowany automatycznie przez system VSS.net na podstawie danych awizacji. Zawiera kod QR, dane identyfikacyjne, termin ważności i numer dokumentu - zastępuje ręcznie wypełniane papierowe przepustki wjazdowe.
- LPR (Licence Plate Recognition)
- Technologia automatycznego odczytywania i rozpoznawania tablic rejestracyjnych pojazdów przy użyciu kamer i algorytmów OCR. W Studio VSS.net moduł LPR porównuje rozpoznane tablice z bazą awizacji i automatycznie rejestruje wjazdy pojazdów awizowanych.
- Wjazd nieawizowany
- Wjazd pojazdu na teren obiektu bez wcześniejszej rezerwacji okna czasowego w systemie awizacyjnym. Studio VSS.net obsługuje wjazdy nieawizowane przez dedykowany formularz rejestracji, który umożliwia szybkie uzupełnienie danych pojazdu, kierowcy i celu wizyty.
- Moduł brama i ochrona
- Dedykowany widok w Studio VSS.net przeznaczony dla pracowników portierni i ochrony. Zawiera dzienny pulpit transportów w trzech kolumnach statusów, listę oczekujących na wjazd, formularz wjazdu nieawizowanego, elektroniczną księgę gości i moduł parkowania.
- Awizacja auta
- Rezerwacja okna czasowego przez przewoźnika lub dostawcę dla konkretnego pojazdu z podaniem numeru rejestracyjnego, danych kierowcy i rodzaju towaru. Awizacja auta umożliwia automatyczną weryfikację pojazdu na bramie i wydruk przepustki bez ręcznego wyszukiwania danych.
- Kod QR przepustki
- Dwuwymiarowy kod kreskowy umieszczony na przepustce jednorazowej VSS.net, zawierający zaszyfrowane dane transportu: numer awizacji, dane pojazdu i termin ważności. Kod QR umożliwia szybką weryfikację przepustki przez pracownika ochrony przy wyjaz dzie pojazdu za pomocą czytnika lub kamery telefonu.
- Elektroniczna księga gości
- Cyfrowy rejestr wszystkich osób i pojazdów wchodzących na teren obiektu, prowadzony automatycznie przez system VSS.net. Zastępuje papierową księgę wjazdów - zawiera pełne dane identyfikacyjne, datę i godzinę wjazdu oraz wyjazdu, cel wizyty i podpisy elektroniczne.
- Okno czasowe (time slot)
- Zarezerwowany przedział czasowy na dostawę lub odbiór towaru przy określonej rampie. W kontekście kontroli wjazdów okno czasowe określa, w jakich godzinach pojazd jest oczekiwany na terenie obiektu - przekroczenie okna jest rejestrowane i może skutkować odmową wjazdu lub kolejkowaniem.
Szukasz systemu do cyfrowej kontroli wjazdów i automatycznych przepustek?
Studio VSS.net zastępuje papierową portiernię elektronicznym systemem w całości działającym przez przeglądarkę. Umów bezpłatną prezentację i sprawdź, jak wygląda praca pracownika ochrony na module brama i ochrona.
Zamów bezpłatną prezentację systemu